一般书信常指私人间往来的书信，也有个人对组织、组织对个人的。可用于表示庆贺、问候、规劝、吊慰、请托、推荐、邀请、洽谈工作等用途。一般书信，要求写得礼貌周全，语言简明，字迹工整，清楚明白。写后要仔细检查，看意思是否清楚，用词是否恰当，有否有漏字和错别字，准确无误之后方可发寄。
书信的格式，包括称呼、问候、正文、结尾、署名、日期等几个部分。
①称呼：书信的称呼要根据写信人与收信人的关系来确定。对特定的对方，称呼前可加上敬爱的、尊敬的、亲爱的等敬语，以示礼貌和尊重对方。称号要写在信的第一行，顶格写，称呼后面加上冒号。
②问候：问候语写在称呼的下一行，空两格，可以独立成一小段。一般的问候语有您好、你好等。问候语后面加叹号。也可根据对方的不同情况，从节日、身体、工作、学习等方面问候，根据不同的情况写不同的问候语。
③正文：正文是书信的主要部分，中心内容都写在这里。正文中的话要说清楚，做到表情达意，简明扼要。正文写在问候语的下一行，开头空两格;如果要写的事很多，可以分段写;如果是回信，最好先写收到对方来信，然后回答来信中提出的问题或要办的事情，告诉对方有什么结果等。
④结尾：结尾语是正文写完之后，加上致敬或祝愿的话来收束全文。结尾语要根据对象的不同而有不同：一般写此致敬礼;给长辈可写敬祝健康;平辈可写祝工作顺利、祝身体健康;给晚辈可写愿你进步;如果是节日可写祝贺节日快乐等等。结尾语的祝、敬祝、此致等可紧接正文写，也可独占一行，空两格写，健康、快乐、敬礼等要另起一行，顶格写。
⑤署名：署名是写完结尾之后，签上写信人的名字，一般写在右下侧;如果是直行，就写在左下侧。署名也要看写信人与收信人的关系，它的称呼是对应的。
⑥日期：信的最后要写明日期，写明日期可使对方了解你写信的时间。日期写在署名的后边或下边。
信写完后，如有补充，可补写在最后。一般先写附，加上冒号;写完后再写又及两个字来说明。
亲爱的外祖父：
您好!
最近一个时期，对于我毕业后选择职业志愿的问题，我和妈妈各有各的想法，意见总不能统一。所以，我去信和您谈谈我的想法，希望能得到您的支持。
做一名优秀的技术工人一直是我最大的愿望。您还记得吗?小时候当我独自把坏掉的插座修好时，您夸我心灵手巧，说我长大了一定是个有出息的`人。
做一个技术工人并不可耻。假设一间工厂如果只有脑力劳动者而没有一名优秀的技工，那么机器出现故障时由谁来修理它，让它重新工作呢?
即使作为一个工人，我也能继续学习专业知识，在工作岗位上边实践边检验学到的知识，锻炼自己，以便成为一名优秀的技师。
记得大科学家爱因斯坦说过：兴趣是最好的老师。兴趣加上勤奋，我就会在通往成功的路上步子迈得更快更稳，当然我也许会遭遇困难，但有了兴趣，则虽苦犹乐，乐在其中。如果一个人对自己从事的事业兴味寡然，那么他便失去了前进的动力，很难有所作为。
亲爱的外祖父，我想，也许我的选择在一段时间内会让母亲失望、难过，但相信在不久的将来，她会理解我的。请相信我的选择，请让我走自己的路!
祝：
身体健康，万事如意!
您的外孙：小光
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