[关键词]企业；档案管理；信息化建设；必要性；有效途径
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2012.22.048
[中图分类号]G275[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2012）22-0086-01
档案是一个企业生存与发展中强有力的无形资产，档案管理人员通过对企业的各种资料构建完善的档案信息，不仅方便企业进行全方位的精细化管理，还可以使企业在以后的发展中对各种经营管理的问题进行经验的借鉴，帮助企业在激烈的竞争中少走弯路，实现最为简洁高效的可持续性稳定发展。而且，当前社会发展的大趋势也要求国家各企事业单位实施有效的档案管理工作，企业如果不能积极地迎合这一潮流需求，必定会导致其在未来的发展中严重地落后于其他同行，因此，企业构建有效的档案建设是极其必要的。本文主要是以企业新时期实施信息化的档案建设为内容，分析了其信息化建设的必要性及途径，以求推动企业档案建设工作顺利有效的开展。
1企业当前实施信息化档案建设的必要性分析
21世纪，社会已经开始在各个方面实现高科技的信息化建设，企业推动档案管理工作的信息化建设是一种顺应时代潮流的表现，也是企业自身的发展为企业提出的又一必然要求。企业实施信息化的档案建设主要就是借助于网络技术以及信息技术等高科技的手段，来处理档案资料的相关收集、整合、保存以及管理和利用等工作，从而使企业的档案工作得以实现效率的有效提升。本文下面就具体分析一下当前企业进行信息化档案建设的必要性：
（1）社会当前向信息化方向的全面高速迈进，使得全球各项事业都开始被卷进信息化建设的工作中，积极地做好档案建设的信息化是社会对企业发展提出的必要任务。档案记录着企业在建立之初到发展的当下所经历的全部事情，对于企业未来的发展是一种有效的信息平台，尤其是对于发展时间较长的大中型企业来讲，这种档案资料更是意义重大。而且，我国为了加强企业对档案信息化建设的重视，还在档案建设的“十五”计划中，对此项工作做出了明文规定。因此，企业必须迎合时代的要求，来推动档案信息化建设。
（2）企业自身在当前社会环境中的经营管理，要求其各项工作的开展必须利用现代化、信息化的方式，否则就会陷入落后的状态。对企业的档案工作来讲，传统的档案管理方式以及管理经验已经被时代逐步淘汰，无纸化及自动化的档案办公成为了一种时代的必然，这种信息化的办公方式不仅能够为档案的相关工作提供完善通常的系统，还可以帮助企业达到对于档案信息的及时高效的利用以及修正、完善，从而为企业进行各项经营管理工作提供先进、准确、便利、安全的资源借鉴。
2企业当前开展信息化档案建设的相关途径
2.1为信息化建设构建畅通的机制
企业当前在开展档案信息化建设的过程中，由于此项建设工作还未能使相关的领导及管理人员做到全面关注，从而导致了其运行机制的不畅，严重地影响了其具体的建设工作，企业必须构建一个畅通高效的机制来为信息化建设提供一个完善的环境。
（1）企业应该从档案的信息采集、储存、加工、整合、形成、保存等全部环节，来为档案工作设定必要的工作要求以及工作规范，并且设立专门的负责人员对各项工作进行负责，保证档案工作实现主动有效的开展。同时，企业要切实地将档案全部工作的顺序理顺，并以清晰明确的制度来辅助及监督其开展，从而使其工作的流程得以完善。
（2）企业还必须为信息化的档案建设来设定有效的标准，使档案信息建设的各项工作能够有规范可以依照，并且帮助监督控制人员及时地针对这些规范对建设中存在的各项问题进行及时地揭露及完善，最终推动档案建设全方位、多层次、高领域的各项工作的顺利开展。
2.2完善信息化建设的意识及理念
信息化的档案建设是当前时期各个企业都已经开始实施的工作，然而，这项工作的具体实施由于缺乏必要的意识和观念作为保障，致使其中呈现出了诸多的缺陷，不能真正达到对于建设质量的有效提升。所以说，企业还必须通过完善其信息化档案建设意识及理念来推动建设工作的高质量落实。
（1）企业相关的档案工作人员必须意识到当前时代传统的人工档案管理已经不能够适应时展的需求，只有真正地借助于工作人员与高科技信息手段双方面的力量，使档案工作实现从手工开展转移到信息化实施、从单重管理工作到管理利用双侧重、从封闭到开放模式等各方面的意识的有效转变。
（2）企业的档案负责部门及人员必须转变其工作的理念，避免简单地将档案工作当作一种可有可无的存在，或者是迎合国家政策导向的形式化工作，而是立足于档案的有效利用以及其作用的全面发挥来开展新时期的档案工作，使档案得以在各个环节实现对于信息化手段的全面有效利用。
2.3加强信息化的设施及人员配备
（1）企业必须为信息化的档案建设引进足够的计算机设备以及数据处理软件，并保证软件涵盖住档案的自动压缩、解压缩及监控需求，并且根据时展要求以及企业经营管理状况的要求，来对这些设备及软件进行及时地更新换代，使档案工作能够始终得到硬性的基础设备支撑。
（2）企业还要努力地引进先进的高素质的档案管理人才，使这些人才从专业的档案知识以及熟练的管理建设经验方面实现对于档案的全面的信息化建设。同时，企业还要积极地对档案人员进行继续教育培训，避免人员的工作理念以及工作手段产生与时代的脱节。
档案信息化是档案部门运用现代化信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。它把分散的信息资源以信息化的形式储存，以标准化的方法管理，以网络化的方式连接，从而提高资源的利用率，实现资源共享。它主要包括档案信息数字化、档案网站建设以及数字档案馆建设三个不同的阶段和方面。
一、企业档案信息化建设存在诸多问题
1、企业档案信息化建设发展不平衡。有些企业开展了档案信息化建设，有些则没有，特别是一些中小企业。同时，企业的减员增效也波及到企业的档案部门，相当数量的企业档案部门的生存和发展受到了威胁，信息化建设也就无从谈起，即使已开展信息化建设的企业在发展中也很不平衡。
2、企业档案信息化的基础条件薄弱，技术、资金不足，人才缺乏。当前，企业档案信息化建设的总体状况是认识不足，重视不够，基础条件薄弱，信息化程度低。缺乏应有的设备和技术支撑，对企业档案信息资源开发的深度不够，数字化信息资源少，企业档案网站建设良莠不齐，信息化管理人才短缺，对档案信息资源数字化和网络化研究不够。
3、企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接。文档一体化管理是企业档案信息网络化管理的发展方向，它使生产活动、文书处理与档案管理工作实现有效衔接，进而提高信息处理能力，实现档案信息的无缝连接和有效管理。由于我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍，档案工作很难在系统上实现与各生产、管理环节之间的连接，文档一体化管理的实现困难重重。
二、加强企业档案信息化建设的对策
1、加快企业档案信息化标准规范的制定。标准规范是档案信息化建设的基础，是不可或缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。因此，档案信息化建设一定要着力解决“交通规则”方面的问题，这些“交规”就是我们所要构建和遵循的关于档案信息化建设的标准和规范，主要包括电子文件归档和电子档案的管理，以及档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，逐步形成关于企业档案信息化的标准规范体系。
2、重视企业档案信息应用系统建设。这是档案信息资源开发利用和档案信息、网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广，关系档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益。
3、加强档案信息资源建设。档案信息是企业的核心资产，它的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。档案信息资源开发利用的程度是衡量档案信息化水平的一个重要标志。收集企业各个业务环节形成的真实记录，包括各种文档、科研资料、合同等；并以此为基础建立档案信息网络和电子信息资源中心库，为企业档案利用提供便利条件。
关键词：企业档案；信息建设；措施
一、企业档案信息化的必要性
（一）企业文档一体化办公趋势加强的重要选择
我国信息技术和网络技术得到了进一步的普及，文档一体化已经成为档案管理未来主要的发展趋势，必须要将档案管理系统与各个系统进行有效的结合，并且实现高效管理，才能够真正的提高企业档案管理的效率，并且降低企业成本。
（二）增强企业市场竞争的重要途径
市场信息本身具有的时效性以及准确性对企业的收集、存储数据库提出了较高的要求，为了能够更清晰的认识到自身的优缺点，必须要不断的提高企业档案的信息化建设，才能够全面的分析出自身的优缺点，并且在最短的时间内得出最为科学、正确的结果，为企业的决策提供强有力的依据。
二、企业档案管理信息化建设存在的问题
（一）缺乏必要的重视
为了能够更好的发展企业，大部分企业管理人员将大部分精力放到拓展企业建设中，一味的追求经济效益，而忽视了对企业档案信息资源的管理工作，甚至一部分企业管理人员没有意识到企业档案资料管理的重要性，在大部分时间内一直都在沿用传统的资料管理方法，进而导致企业档案管理工作十分的落后，远远没有紧跟时展的步伐。
（二）缺乏规范的策划与指导
企业在进行档案信息化建设的时候，由于缺乏综合素质较高的信息技术人才，进而导致信息化建设的时候，管理人员并不能起到很好的引导作用，导致建设工作比较缓慢，并且收效十分有限。另外，档案管理在进行信息化建设的时候，缺少规范的策划和指导，浪费了大量的人力、物力，甚至还会影响到企业的发展。
（三）企业缺少必要的技术投入
企业档案在进行信息化建设的时候，对于技术的依赖性比较高，甚至一部分档案资料经过时间的腐蚀，导致一部分字符并不能清晰的辨认，需要相应的仪器设备来完成相应的输出工作，进而导致企业往往需要购进大量的先进设备，对企业具有必要的资金需求。档案信息化建设工作并没有真正的引起企业的重视，导致企业并不愿意进行技术建设的投入，从一定程度上阻碍了档案管理信息化建设的进程。
（四）档案信息化建设发展不平衡
一部分企业能够开展档案信息化建设工作，但是，一部分中小型企业并没有进行档案信息化建设工作。即便是已经进行档案信息化建设的企业，其发展也存在着不平衡，比如规模比较大、效益比较好的企业，其档案信息化建设投入比较大，并且取得了比较好的效益。一些规模比较小、效益比较差的企业，档案信息化建设工作比较落后，甚至流行于形式，并没有得到真正的落实。一般情况下，大型企业信息化建设往往要超出中小型企业，东部发达地区企业超出中西部企业。
（五）档案管理标准与规范不统一
大部分大中型企业档案管理的标准存在着一定的差异性，企业系统档案管理标准并没有得到真正的统一，档案数据以及录用信息不对称，往往会导致大量的档案信息丢失。企业档案信息化建设的时候，不仅会对原有的数据进行更改和迁移，还必须要保障其安全，所以，短时间内实现档案管理标准与规范的统一已经成为迫在眉睫的内在需求。
三、企业档案信息化建设的有效途径
（一）制定档案信息化建设的制度与方案
档案信息化建设的方案必须要符合相关规定和标准的要求，并且要从企业发展的宏观角度以及微观角度加以确认，最终将其发展为战略高度，实现企业档案信息化建设工作的顺利开展。
（二）培养积极服务企业和社会的思想
为了能够充分的发挥出企业档案的作用和价值，必须要树立科学、良好的服务意识，并且要将档案信息开放，实现资源的共享，档案管理工作不能仅仅局限于查询以及利用等方式，必须要不断的深入探索，挖掘出信息档案的更多价值。企业档案部门必须要不断的更新自身的理念，充分的意识到档案信息化建设的重要性，将其上升到战略角度，进一步增强档案信息化建设的投入，不断的促进我国档案信息化建设工作，才能够更好的为企业、为社会服务。
（三）加强信息化人才培养
企业档案管理人员必须要不断的提高自身的综合素质和专业技术水平，加强管理科学、信息技术以及计算机技术等知识，才能够适应档案信息化建设的需求。企业档案管理人员必须要积极探索企业档案信息服务方式，主动开发企业档案内有用的信息，才能够充分的发挥出企业资料档案的作用和价值。企业档案部门必须要积极的引用信息技术以及计算机技术等方面的优秀人才，从资金和技术等方面给予支持，尽快建立管理型人才，并且逐渐的培养复合型人才，来满足档案信息化建设的需求。
（四）提升企业管理
企业档案信息化建设能够有效的实现各个业务部门之间的衔接，形成的文件能够直接通过文件管理系统归入到档案系统，档案管理人员对整编库进行有效的审核，将合格的文件直接归入档案数据库，没有合格的文件就退还给相关部门。进而能够实现档案管理系统与业务管理系统之间的有效衔接，实现了文件随办随归，及时的保障档案归档工作的准确性和完整性。
（五）构建档案信息化建设管理的规范体系
为了能够保障企业档案信息化建设工作的顺利开展，必须要建立相应的规范体系，所以，企业必须要采取必要的措施，制定规范的标准体系，随着网络技术的快速发展，网络不仅能够为人们提供必要的服务，还会带来诸多负面影响，如果不能规范信息资源建设的标准，就会导致档案信息化建设比较混乱。所以，企业必须要建立完整而规范的档案管理信息化建设标准，为企业档案信息化建设提供稳定的环境，并且保障其标准型和有序性。另外，为了能够保障档案信息化建设的安全，必须要设置相应的权限，从根本上保障企业信息资源具有一定的限制性，方便企业的管理。
作者:陈月霞单位:国网宁夏电力公司石嘴山供电公司
在企业档案管理工作中一般只是针对相对重要的资料以及具有较高重要作用的基础性与过程性资料进行管理。而对重要性相对较低的资料，通常只是由企业各部门以及具体项目经办人自行进行保管。同时，由于企业不同部门的资料保管人员在档案管理能力以及管理手段等方面参差不齐，加之现代企业管理人员的流动性较强，随着时间的推移，这些基础性资料将面临着流失的风险，这将对企业的长期经营发展造成不利影响。传统档案管理不能适应信息化发展需要，随着信息技术在企业经营管理中的广泛应用，传统的档案管理方式与所采用的技术手段已经不能很好的适应企业现代化发展需要。尤其是在办公自动化应用趋势的加快，企业所产生的数字档案资料正义惊人的速度增长。很多大型企业内部已经逐步实现使用电子邮件在企业内部传递的联系方式。基于此，企业档案信息化建设工作成为了档案管理工作的主要环节。
二、企业档案管理潜在的信息化要求
（一）现代企业市场开发信息需求
现代企业市场开发工作中对企业竞争力的控制不仅仅在于对企业整体质量的控制方面，而且还体现在提高企业市场竞争能力的有效性方面。所以，强化企业对技术竞争的优势作用，提高企业进入、占领市场的速度，同时获得市场信息调控权利，为企业市场开拓提供强有力的基础支撑。
（二）企业发展政策信息需求
企业发展过程中，不但需要结合国家发展的基本国情以及国家整体发展趋势，同时还要重视国家政策以及国家资金调控对企业在整体技术创新方面的约束，把握好企业技术创新的各个环节。而只有企业具备与发展政策信息化同步时，才能实时掌握企业政策信息，为企业的发展提供内部动力。
（三）企业档案管理的技术信息
在企业档案管理的信息化建设过程中，为了防止信息闭塞对企业整体发展造成的不利影响，同时调整企业档案管理工作中的一些重复性建设工作，并避免在档案管理技术创新过程中出现的失败，必须为上述工作提供信息化支持。只有在相关人员掌握了信息化技术之后，才能对企业的前景控制起到一定的提高，这样才能从本质上提高企业档案管理的创新质量。
（四）潜在的人才信息
现代企业经济和技术方面的竞争从根本上讲是人才的竞争，是能够在企业内部经营管理过程中发挥作用的人才的数量和质量。在档案管理信息化建设工作中，不但要强化档案管理信息化建设的技术性人才培养，而且还要对各类人才的信息档案进行基本控制。所以，在现代企业信息化人才建设过程中，人才档案的信息化管理成为了企业人才资源建设的基础性工作。综上所述，在企业的档案管理信息化建设工作中，企业的档案管理工作不但需要对企业整体的技术性设施进行信息化管理，而且还要针对档案管理工作中的信息资源开发、传播进行合理控制。这样才能在资源建设过程中最大程度的给企业的发展提供精确、超前的信息资料。通过调控的方式提升企业档案管理的信息化水平。
三、企业档案管理信息化的建设策略
（一）符合企业档案信息化建设发展的基本方向
企业不同阶段所产生的档案资料都有可能成为信息检索者所关心的资料内容，因此在档案管理工作中必须对所有这些不同阶段、不同形式的档案资料进行整理，同时价值更高的综合档案信息。为了确保档案信息具有一定的政治性和系统性，必须对档案信息进行精选，只有这样才能为用户提供更加完善的服务。随着信息技术的快速发展，现代企业的档案的生成方式发生了对应的变化，例如，可以在计算机、通讯过程中进行文件起草、签发、管理以及归档等工作。因此，对应的档案管理机制也必须与之相对应。在档案管理现代化建设工作中建立起满足多种机读形式的档案管理体系。
（二）创新企业档案管理手段
现代企业的档案管理工作必须要朝着新技术的应用以及多手段的档案管理方向发展，而且这还是提高档案管理工作水平及档案管理效率的有效方式。在管理过程中，档案管理部门必须坚持档案的信息化发展方向，通过利用多种信息技术及手段，逐步拓展信息化发展建设的宽度和广度，积极探索出信息化条件下档案管理的新方法。例如，在档案管理过程中不仅仅只是通过将传统纸质档案数字化处理的方式，而且还必须将电子信息交流过程中产生的信息档案化，增强档案管理的深度。
（三）整合信息档案网络，实现资源共享
企业的传统档案管理工作中因为缺乏合理有效的信息沟通，这主要是因为部门之间的割裂导致的。因此，在档案信息化建设工作中，首先要建立起具有统一著录格式与编排方式的当那管理体系，在各个档案部门之间通过规章制度的方式建立其统一的档案管理方式。同时，还要实现企业内部信息资源的共享，让更多的信息利用者能够获得数量更多、范围更广的档案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企业档案信息，在服务企业成员的同时，间接的推动了企业的发展。
（四）面向社会，完善档案信息服务体系
知识经济时代，信息化是现代企业档案管理工作的发展方向。因此，企业档案管理部门要善于通过捕捉极具时效性的信息以得到进入市场的机会。这时，主动提供企业中的部分信息为社会利用，不但可以提高企业的市场影响力，而且可以通过获取社会信息使用反馈，逐步完善企业档案信息服务体系，为建设更加完善的信息服务提供基础。
（五）加强电子档案管理
[关键词]市场经济；信用档案；管理；利用
[DOI]1013939/jcnkizgsc201705141
我国的市场经济建设还处于初级阶段，市场经济体制不够完善，社会信用体制尚未健全，由此导致市场环境相对混乱，信用缺失现象普遍存在。比如假冒伪劣产品、盗版产品充斥市场，偷税漏税和走私活动难以禁绝，银行骗贷、死账坏账屡见不鲜等现象，对我国市场经济的进一步发展造成严重阻碍。
1信用档案简介
信用档案是社会信用主体在社会活动中形成的相关信用记录，包括道德、法律、政治、经济等内容。信用档案是新兴的档案类型，对其概念的定义和解释有多种说法，无论是作为一个抽象概念还是一种特定档案类型，信用档案的存在意义是解决信用缺失的社会现象、为打造信用社会而服务。
社会信用主要包括政府信用、企业信用、个人信用等方面，所以信用档案的建立也与之对应，包括政府信用档案、企业信用档案和个人信用档案。其中，政府信用占据社会信用的主导地位，在市场经济体制下，政府的经济职能包括宏观调控和微观管控两方面。政府信用档案又分为国际信用档案、国情信用档案和社情信用档案，是对政府信用的全方位监督和记录。企业信用档案是对企业生产、经营、缴税等方面的信用记录，反映企业的基本情况、经营情况和企业信誉度。个人是社会活动和经济体系的基本组成单位，个人信用档案也是社会信用档案建设的基础，可以用个人信用档案来限定个人的贷款额度、透支额度，确保银行借贷的有效回收。
2建立信用档案的必要性
建立完善的信息管理措施，让信贷记录有迹可循，及时制止不良信贷的继续和对社会信贷环境的影响。信用档案的建立就是解决企业和个人信用问题的有效办法，同时也为企业和个人规避信用风险提供保障，符合我国市场经济快速发展的需要，为规范市场秩序、促进良易、维护社会稳定提供有力工具。在我国加入世贸组织，参与国际市场的竞争中，信用档案也为维护我国整体市场形象、提高市场竞争力发挥了重要作用。
3我国信用档案建设现状
31信用档案的评估机构
信用社会的建设带动信用档案和征信机构的全面建设发展，从2000年开始，我国各大城市相继成立了个人信用服务机构，建立个人信用档案信息中心，全面提供个人信用查询、风险评估、资质认证等业务服务。2002年，我国北京市政府建立了“企业不良行为警示系统”，是第一个地方政府建立的企业信用评估机构。中国人民银行相继建立了全国企业信用评估系统，把全国超过400万家企业的信用记录收录其中。此外，我国还有许多中介性质的信用评估结构，配合开展信用评估业务。
由此可见，我国信用档案的评估机构正在不断发展壮大，但就目前来看，这项工作在许多偏远地区才刚刚起步，已经建成的评估机构也存在管理不规范、资源利用率低等问题，还需要加大建设力度。
32信用档案的建设状况
我国的信用评估机构正处于起步阶段，对信用档案的建设也在积极进行，相关机构出台了一系列信用档案建设、管理规定，企业信用档案和个人信用档案在部分行业已经初步成型。甘肃省提出实施信用代码制度意见，为中小企业建立信用档案指引方向。深圳注册会计师行业协会提出信用档案暂行规定，指导行业内的信用档案征集工作。上海资信有限公司将上海15家银行的个人信用信息进行集合，为社会所用。
可以看出，我国的信用档案建设工作正从摸索、尝试阶段逐渐走向实践、应用阶段。信用档案逐步成为企业、个人的经济身份证。
33信用档案的保管状况
从我国目前的信用档案建设程度来看，信用档案并非一类特殊的档案实体，只是为了将其信用作用凸显出来，所以采用信用档案的表述。信用档案夹杂在传统档案中，被广泛分布于工商、公安、医疗、税务等各个公用事业部门，做专项收集的难度很大，有些得不偿失。所以对于已有的信用档案应按照传统的档案分类、保管方式进行保管，只对新建的信用档案采取新的保管模式，单独设置信用档案保管分类。对已有的信用档案进行参见使用，最大化发挥信用档案的作用。
4信用档案管理体系
41加强信用档案法制建设
诚信建设离不开法律的支持和保障，信用档案的建设也需要法制化，确保信用档案建设的顺利实施。我国的信用档案建设正处于起步阶段，还需要经历漫长的建设过程，国家应建立适当的法律保护措施，确保信用档案的建O持续进行和规范化建设。
42坚持政府推动
信用档案广泛分布于各个档案部门，不能独立反映政府、企业、个人的信用状况，需要政府推动档案资源的共享，搭建信用档案信息平台，实现信用档案和其他档案的配合利用，充分发挥信用档案的建设价值。政府应对信用档案信息平台的建立开发适度干涉，打破部门之间的信息屏障，促进资源的相互利用。
43坚持档案部门参与
信用档案建设离不开档案部门的积极参与，档案部门应结合传统档案的建设经验，建立完善的信用档案体系和查询体系，使其操作便捷，方便利用。同时，档案部门还要开展信用档案的收集整合工作，将各个征信机构联系起来，形成信用档案网，为社会提供全面的信用档案信息。
44征信机构发挥作用
各地的征信机构是信用档案建设和应用的先锋单位，在信用档案管理中也要发挥先锋作用，引领信用征集的方向、方式和管理方针。
5信用档案的公开利用
建立信用档案是为了对信用主体的信用状况进行记录，方便信用信息的查询，以信用档案调节市场交易意向，从而改善信用缺失的现象、维护市场秩序。信用档案的公开利用是信用档案建设的重要环节，但是一些信用档案内容涉及信用主体的隐私信息，所以信用档案的公开利用要建立在法律基础之上。
政府信用档案是信用档案的一部分，建立政府信用档案不可能对政府信息进行全面收集，一些涉及国家机密的信息不能对外公布，没有成立档案的意义。但是外来投资者会尽可能尝试了解政府的经济政策、财务情况，以决定是否进行投资合作以及投资规模。企业、个人信用档案的建设利用也涉及商业机密和个人隐私问题，可以通过建立合同、行政、司法等手段为企业机密和个人隐私提供保障，确保企业、个人信用档案的合理利用。
6结论
信用档案的建设、利用为建设信用社会奠定基础，是一项需要持之以恒的重要工程。只有全面解决信用缺失问题，建立良好的市场秩序和市场形象，才能让我国在世界市场经济竞争中占有有利地位，推动我国市场经济更好更快地发展。
参考文献：
[1]林静浅谈基于市场经济与资源利用的企业信用档案管理[A].中国航空学会管理科学专业委员会中国航空学会管理科学专业委员会2014年学术会议论文集[C].中国航空学会管理科学专业委员会，2014（9）
（一）档案管理理论的需要
随着企业办公自动化系统的全面普及应用，档案管理信息化建设已经成为一种必然趋势。同时企业档案管理信息化的建设使得档案部门的工作不在只是像以前那样的企业资料存储，而是一个具有文件收集、鉴定、查询、共享等功能的综合性的以数据库为主的系统。另外，由于企业间的交流、沟通方式已由传统的档案接收方式转化为现代的网上传输等方式，因此传统的档案纸质管理也已转变为电子化管理，这对档案管理、利用也提出了更高的要求，如快速查找、网络信息共享等。
（二）工作效率及工作成本的需要
传统的档案管理工作不仅在资料收集时需要大量的人力、物力、财力，同时在资料应用时会浪费工作人员大量时间，在查询档案信息时路途远、耗时长、满足不了企业各单位利用者的快速查询、利用档案的需求。另外，随着企业的不断发展，档案的数量不可避免的增加，而无限地扩大档案储存室面积、设备以及增加档案管理人员并不能从根本上解决问题，企业成本也会大幅上涨。而信息化的档案不仅可实现工作人员的及时查询、充分共享，更能够为企业在档案室扩建等方面节省开支。
（三）中小企业管理的需要
随着中小企业的不断发展，规模的不断扩大，为更好地管理企业的各种资源，企业要求档案机构要实现多复合型功能，要具有统一的标准规范来对档案进行信息录入，同时也要求实现档案管理工作的及时性、有效性、效率性。企业总公司和各分公司的档案数据集都应存储在总公司档案管理信息系统中，以便企业总部能及时了解各分公司的运营情况，同时当各分公司需要本公司数据库时，在得到授权许可时，可进行访问。另外，信息化的档案管理可以在一定程度上提供企业与顾客的沟通平台，有助于企业了解消费者的消费习惯、消费能力、消费意向等，同时企业可以利用这个平台很好的宣传产品服务等，有效地为企业带来经济效益。
二、中小企业档案管理信息化的积极作用
（一）资源共享、提高效率
所谓的信息化时代最主要的标志就是资源的共享，很多学者已经指出信息资源的战略地位，信息资源已成为社会经济发展的重要组成部分[3]。随着计算机技术的进步，信息化的档案有利于实现中小企业的资源共享。同时信息化的档案极大地减少了档案管理人员的工作量，工作人员可以有效完成档案检索和立卷归档，提高档案工作质量的同时有效减少建档时间，极大提高了中小企业档案工作人员的工作效率。
（二）快速查询、高效利用
档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务，企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累[4]。信息化的档案明显缩短了二次文献信息编著的时间，同时传统档案管理下的检索方式是档案管理人员从档案目录中找出所需的档案，然后根据记录到库房中查找，费时费力[5]。档案管理信息化以后，企业工作人员可以即时查询，可以通过模糊查询、组合查询、分类查询等查询方式迅速查找到所需要的大量资料。这不仅将档案管理人员从以前繁重的劳动中解脱出来同时也极大地提高了各部门工作人员的工作效率。
（三）快速备份、高效管理
由于火灾、地震、虫害、鼠害方式对企业档案的损害越来越重，企业通常会采取档案备份的手段来尽量减少档案损伤，传统档案在备份时不仅大量的增加了档案管理人员的工作量，同时也增加了企业在档案室面积、设备等方面的压力。信息化后的档案信息备份，档案工作人员可以通过简单地系统内数据读取，然后根据企业数据的需要进行定位、存储、编辑、修改等工作，实现了企业档案信息的快速备份，让档案管理人员更加简便快捷的对档案信息进行管理。
（四）利于决策、增加效益
中小企业的档案资料详细记载着的企业发展至今的经营理念、管理经验、活动失误等资料，企业通过对完整、有效信息的整理和分析，有利于企业在发展中计划、组织、管理、控制、创新等工作的有效进行，以达到企业的决策及时、管理得当。这也使得企业的资源合理配置，极大提高了企业的经济效益，并为不断提高企业文化软实力奠定了坚实的基础。
三、企业推进档案管理信息化的支持体系
档案信息系统建设时，要在前期调研与分析的基础上，根据用户需求，将复杂的软件、硬件、业务工作等有机结合连接成完整、可靠和有效的整体，达到满足用户要求的完整体系[6]。
（一）网络系统的建设
网络系统是档案信息化管理的存在环境，网络信息系统包括外部网络系统和内部网络系统。档案管理信息化建设对于外部网络系统的要求是具有稳定、可靠、相对安全的网络运行环境；对于企业内部的网络环境要求则是具有稳定的内部网站、邮件系统、数据库、局域网等，以确保档案管理信息化的安全运行。
（二）硬件设备的配置
企业应尽快为档案管理部门配备信息化管理所需的计算机、扫描仪以及各种互联网设备等现代化档案管理设施，充分利用现代科学技术在档案管理中的作用，加速开发相关应用软件[7]。并根据企业的实际情况确定档案管理部门各种硬件设备的数量、型号以便充分利用档案信息资源的优势，挖掘企业在各个方面的潜力，为企业带来更多的经济效益。
（三）应用系统开发
目前建设成的数字档案馆应用系统主要包括：信息采集、日常管理、信息服务、系统设置、权限和数据安全、档案数字化工作管理、配套软件产品设计七个部分[8]。这些应用系统完成档案资料的收集、鉴定、分类、存储、利用等功能，但由于各个企业的经营理念、所在行业、产品服务等的不同，企业应该根据自身需要在这些应用系统上建立独属于自己的应用系统以便更好地为企业服务。
（四）安全系统的开发
在电子文档的形成、处理、归档、电子档案的保管、利用等各个环节，电子档案面临的安全威胁是来自多个方面的，而不再是单一的某一个因素在起作用[9]。因此，为了档案资料的安全管理企业应该配备网关、防火墙、入侵检测等安全保障设施，保证计算机网络系统、信息系统、档案资料的安全。
四、中小企业档案管理信息化建设面临的问题
（一）档案管理工作备受冷落
档案管理工作历来都不被企业重视，尤其是中小企业。近年来，国内外许多企业选择进行组织扁平化，通过削减管理层次、精简管理机构、裁减管理人员，来达到降低管理成本、提高市场应变能力的目的，以至与许多企业都视档案管理部门为裁员增效的最佳部门，这种思想严重阻碍了企业档案部门的生存和发展[10]。
（二）硬件设施落后，资金不到位
企业档案信息化建设需要硬件和软件的支持，而硬件和软件的建设将会消耗大笔资金。中小企业尚处于发展阶段，大量资金用于企业的产品开发与市场扩大，档案管理信息化作为一种新生事物，目前并没有得到大多数人的认可和重视，许多中小企业目前从领导到员工一直忽视档案管理工作，这就使得档案管理信息化一直止步不前。作为企业优秀的人才，应该学会高瞻远瞩地看到档案信息化的价值并在人力、物力、财力等方面给予支持，才能为档案管理信息化建设提供必要条件。
（三）档案管理人员知识单一
目前大多数中小企业在薪酬方面，档案管理人员的薪酬远远低于同企业的其他部门工作人员的薪酬，这不利于档案管理人员提升工作积极性和树立职业自豪感，最直接的结果是高学历、高能力、高层次的人才极力避开档案管理的工作。档案管理信息化建设与传统的企业档案管理工作相比，需要档案管理人员不光熟悉掌握档案管理的基本原理、方法和手段，还要掌握计算机管理和网络管理等新技术和新知识，并利用这些新技术和新知识完成企业的档案管理工作[12]。这就要求企业需要一直具有综合能力、高素质的档案管理人员。而目前大多数企业档案管理人员知识结构单一，不能满足档案管理信息化建设的需要。
（四）档案信息安全有待提高
档案信息安全是档案管理信息化建设中一个重要的环节，这要求企业应该配备网关、防火墙、入侵检测等安全保障设施，保证计算机网络系统、信息系统、档案资料的安全。档案信息安全首先要求设备安全，例如2008年4月东方航空公司设备故障导致数据丢失，导致了6架飞机未能获得译码数据，由此造成的飞机不能按正常航班进行飞行，给该企业造成了巨大的信誉损害以及经济利益的损失[13]。其次，档案信息化安全还要求网络环境安全、操作安全等方面。由于目前档案管理信息化建设还处于不完善阶段，档案信息安全还有待提高。
五、推进中小企业档案管理信息化建设的主要措施
为改善目前中小企业档案信息化建设中的相关问题，需要从观念、设施、知识、安全性等方面进行，不断与时俱进，接受新观念、学习新知识，进而解决档案管理信息化建设中的根本问题。
（一）加强宣传档案信息化建设及增强全体员工的档案意识
首先，鉴于中小企业全体员工对档案管理信息化工作重要性认识的薄弱，政府、社会应加强相关宣传，普及档案管理信息化相关的知识，强化档案管理的法律、制度，提高企业员工对档案管理工作的重视程度，认识档案管理信息化工作的价值和意义。其次，加强企业内部宣传工作，让企业各级领导意思到，信息化的档案资料不仅仅是企业历史的记载，通过及时、有效地对档案资料的记载和分析对企业适应时代潮流、适应发展需求有很大的作用。最后，加强档案管理部门员工培训，举行定期档案工作交流、总结会议，增强档案人员的工作重要性的意识，提高档案管理工作人员的业务能力。
（二）及时更新档案管理信息化相关的设备
与传统的纸质档案相比，信息化的档案资料需要媒体设施的配合。第一，中小企业应配备计算机、扫描仪、复印机、服务器、文件数字化等先进的硬件设备。第二，企业要在通用、可靠、节约、高效、成熟的基础上配备必须的软件设备，并在应用系统是兼顾开放性、安全性。第三，优化内部网络系统、防范外部网络系统，借鉴已有的成果和经验，将档案与互联网、办公自动化等系统连通，完善计算机网络和数据库系统，扩大现代信息设施覆盖面，积极推广相关管理软件[14]。
（三）培养优秀的档案管理人员
企业档案管理信息化的建设需要优秀的管理人员，信息化建设中的企业档案管理者应该具有多方面的的知识和技能，不仅要掌握档案管理的知识，如档案学等关于档案收集、鉴定、录入等有关方面，还要掌握现代科学技术的管理，如计算机、信息化工具等。首先，企业应清除已有的综合素质不能满足工作要求的员工，招聘专业的档案管理人员，彻底解决企业内部档案管理人员综合素质问题以实现档案管理工作的科学化。其次，定期为档案管理人员提供学习新知识、新技能的专业培训课程，以加强档案管理人员的职业道德、业务水平、技术能力等，以更好的服务企业、挖掘优势。最后，建立完善的企业档案管理人员绩效考核程序，档案管理人员进入企业后的工作内容、工作量、所管理的资源利用率、为企业带来的经济效益应作详细考核，以作为以后工作晋升、薪酬水平的依据。只有一支优秀的档案管理队伍，从而推进中小企业档案管理信息化建设的进程。
（四）建立档案信息安全保障系统
档案的原始性、唯一性、文化传承性，以及广泛的社会参考与利用价值，决定了档案信息安全管理的特殊性，不仅要保障档案内容信息的真实、完整、有效、可读及不被窃取或泄露，而且要保障档案文件的原貌与历史痕迹，更重要的是需要长期地、持续地获得安全保管[18]。因此在档案管理信息化的建设中要求工作人员：首先，建立档案管理风险评价体系，采取切实有效方法和措施来预测风险，以提前建立健全安全防范体系，努力维护档案信息的安全性。其次，建立技术保障体系，以提高系统免疫力，这是增强档案信息安全的“硬”手段；采取防偷窃、生物识别身份认证措施，这是增强档案信息安全的“软”手段。最后，采取加密措施，安全管理的最终目的，就是保障网络上传输的、系统中存储的、用户访问到的档案信息真实、完整和有效，数据加密、硬盘加密、容灾备份等，都是保障信息安全的有效措施[16]。
（五）建立规范制度体系，规范档案管理信息化的操作流程