英文书信一般由以下六部分组成:信头、信内地址、称呼、正文、结尾、签名。
5.1.1信头(Heading)
信头是指发信人的地址和日期,通常写在第一页的右上角。行首可以齐头写,也可以逐行缩进写。地址的书写顺序由小到大:门牌号、街道、城市、省(州)、邮编、国名,最后写发信日期。私人信件一般只写寄信日期即可。例如:
123TianheRoad
TianheDistrict
Guangzhou510620
GuangdongProvince
P.R.C.
Jan.8,2010
5.1.2信内地址(InsideAddress)
信内地址要写收信人的姓名和地址。在公务信件中要写明这一项,在私人信件中,这一项常常省略。该项写在写信日期下一行的左上角,格式与寄信人地址一样。
5.1.3称呼(Salutation)
称呼是对收信人的称谓,应与左边线对齐,写在收信人姓名、地址下面1-2行处。在称呼后,英国人常用逗号,美国人则常用冒号。在私人信件中可直呼收信人的名字,但公务信件中一定要写收信人的姓。大部分信件在称呼前加“Dear”。如:
DearProfessor/Prof.Bergen:
DearDr.Johnson,
对不相识的人可按性别称呼:
DearSir:或DearMadam:DearLadies。
如果不知收信人的性别则可用DearSirorMadam:
5.1.4正文(BodyofLetter)
正文是书信的主体。与中文信件不同的是,英文书信的正文的开头不是先写一些问候语,再阐明写信的目的,而是直接说明写信人的身份及写信的目的,然后提出写信人的情况、想法或要求,并加以必要的解释或说明。英文书信陈述目的时,应该直截了当,意思明确,层次清楚,言简意赅。
书信正文的第一句话或第一段,通常被称为起首语。一般说来,人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始,即先将对方来信的日期、主题加以简单描述,以便使对方一看便知该信是回答哪一封信的。如果是第一次给别人写信,也可用开头语作必要的自我介绍,并表明自己写信的主要目的。
5.1.5结尾礼词(ComplimentaryClose)
公务信件的结尾礼词包含两部分:发信人的结尾套语与署名。结
尾套语写在签名上面一行,第一个字母要大写,套语结尾后面要加逗号。在公务信件中,发信人常用的结尾套语有:
Yourstruly,Yourssincerely,Respectfullyyours,Cordiallyyours,Yourscordially等。
私人信件中,发信人常用的结尾套语有:
Sincerelyyours,Lovelyyours,Yourlovely,Yourlovingson/daughter等。
5.1.6签名(Signature)
写信人的签名常位于结尾礼词正下方一二行。除非是给很熟悉的人写信,签名一般须写出全名。签名常常较潦草,不易辨认,因此在签名的正下方须打印出全名。
第二节书信作文的出题形式和写作要领
1990年到2002年1月之间的四级考试作文题中,书信作文共出现两次(2001年6月和2002年1月)。下面,我们先来看看2001年6月四级考试的作文题:
Directions:Forthispart,youareallowedthirtyminutestowritealetter.SupposeyouareZhangYing.WritealettertoXiaoWang,aschoolmateofyourswhoisgoingtovisityouduringtheweek-longholiday.Youshouldwriteatleast120wordsaccordingtothesuggestiongivenbelowinChinese:
1、表示欢迎
2、提出对度假安排的建议
3、提醒应注意的事项
ALettertoaSchoolmate
June23,2001
DearXiaoWang,
Yours,
ZhangYing
从上面的例子可见,书信作文不仅给出正文部分的内容的提纲,而且还给出书信各部分的结构的框架。也就是说,我们只要考虑如何表达提纲部分的内容,而不用考虑书信的结构。
在写书信作文时,首先要把书信正文的提纲内容细化,扩展成更细的英文提纲,然后用简洁、明了、礼貌、正确和得体的语言表达出细化了的提纲内容。例如前面的那封信就可以列出下面的提纲:Topic:ALettertoaSchoolmateQuestion:Whataretheholidayarrangementsandpointsforattention?
Outline:
I.Extendingmywelcome
II.Holidayschedule
1、1stday–campus
2、2ndday–theartgallery&musichall
3、3rdday–mountainclimbing4.next3days–otherplacesofinterest(SwanCave,GoldenLake?)
5、Lastday–departure
III.Pointsforattention
1、Trainnumber&timeofarrival
2、Sunglasses
IV.Lookingforwardtoseeingyou.
2Conclusion
范文:
ALettertoASchoolmate
June23,2001
DearXiaoWang,
I’mverygladtolearnthatyou’regoingtovisitmeduringtheweek-longholiday.Myparentswillalsobehappytoseeyouagain.Iamsureyouwillenjoyeveryminutehere.
Ihavearrangedourschedulefortheholidayasfollows.Onthefirstdayyouarrive,I’llshowyouaroundourcampus.Onthesecondday,we’llvisittheartgalleryandthemusichall.Nextday,we’llclimbahillinthenortheasternpartofthecity.Onthetopofthehill,wecanhaveawonderfulbird’seyeviewofthecity.Duringthenextthreedays,we’llmakesomeshorttripstosomeplacesofinterest
书信是人们在日常生活和工作中进行交际的工具。由于民族语言和习惯上的差异,英语信件在书写格式及表达方式上与汉语不大一样,有些地方迥然不同。英文书信分为两大类:公务信件和私人信件。公务信件是单位与单位或单位与个人之间来往的书信,可能是推荐信、求职信、入学申请书、邀请信,或询问、答复、反映意见(如投诉信)等的信件。私人信件是指亲戚朋友之间的通信。这两类书信各有自己的格式。一般说来,私人信件不拘形式,信文多用手写,也可打印;公务信件要求比较严格,必须遵循一定的格式,信文一定要打印。
一般格式
英文书信的构成可分为7个部分:
信头(Heading),日期(Date),收信人姓名及地址(InsideNameandAddress),称呼(Salutation),信文(Bodyoftheletter),结束语(Complimentaryclose),署名(Signature)
信头(Heading)
信头是指发信人的单位名称或地址。一般情况下发信人只需把自己的地址写(打字,手写均可)在信的右上角,离开信纸的顶头约1英寸,占二三行或四行均可,格式如下:
①齐头式
②缩进式私人信件一般只写寄信日期即可。
Example:123TianheRoad
TianheDistrict
Guangzhou510620
GuangdongProvince
P.R.C.
Jan.8,2010
日期(Date):
①年份应写全,例如不能用“99”来代替“1999”;
②月份应写英文名称,除May,July外,可用缩写,如:Sep.,Oct.。但不要用数字
来代替,如7/4/99或7,4,99,因为在英国此日期代表7thApril,1999,而美国则代表4thJuly,1999。
③日期可用1,2,3,4…11,12…21,22…31等,也可用lst,2nd,3rd,4th…11th,
21th…22nd…31st等。
日期的几种写法:a.July7,1998b.1stOctober,1998
c.30Nov.,1997d.Sep.3rd,1999
④特别注意英文书信日期应紧接着写信人地址下一行,不能像写中文书信那样写在书信签名之后。
收信人姓名及地址(InsideNameandAddress)
写信人的地址和日期写好以后,接着就要写收信人的姓名和地址,一般的事务信件或给较生疏的朋友的信件要写,而在给极熟的朋友的信中则可省去。这一项写在日期下一行的左上角。收信人姓名写一行,收信人地址可分两行或三行写,和写信人的地址一样,上下可取齐,也可以向右缩进。在姓名前一般要加上称号,称号因人而异。
①对普通男子用Mr;②对未婚女子用Miss;③对已婚女子用Mrs,对婚姻状况不明确的通常
用Ms(后跟本人姓);④对男子用Master;⑤对教授或博士(医生)用Prof.或Dr.
称呼(Salutation)
称呼指的是信文开头的那种称呼,如Dear,Mr,Uncle,各种称呼因人而异。称呼直接写在收信人地址的正下方,中间空一至二行。在称呼后面一般是用逗号,但也有用冒号的。现归纳如下:①对父母、兄弟、姐妹等;a.Father,b.MydearMother,c.DearSister,d.DearTom,
②对亲戚:a.MydearAuntie,b.DearCousin,c.MydearCousin,
③对朋友、同学a.Mydearfriend,b.DearMrJackson,c.MydearMrJackson,d.DearSir,
④对未婚女子:a.DearMissLuce,b.MydearMissLuce,
⑤对一般女子,不论是否结婚:a.Madame,b.DearMadame,
⑥对已婚女子:a.DearMrsHelenJackson,b.MydearMrsHelenJackson,
⑦对公司、工厂、学校等:a.DearSirs,b.Sirs,c.Gentlemen,
⑧如果不知收信人的性别
:DearSirorMadam
信文(Bodyoftheletter)
信文是信件的主体部分,也就是信的内容。正文应在称呼下两行开始。信的开头第一个字母通常和称呼开头第一个词平齐。也有往后退四个或八个字母的。正文是书信的主体。与中文信件不同的是,英文书信的正文的开头不是先写一些问候语,再阐明写信的目的,而是直接说明写信人的身份及写信的目的,然后提出写信人的情况、想法或要求,并加以必要的解释或说明。英文书信陈述目的时,应该直截了当,意思明确,层次清楚,言简意赅。书信正文的第一句话或第一段,通常被称为起首语。一般说来,人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始,即先将对方来信的日期、主题加以简单描述,以便使对方一看便知该信是回答哪一封信的。如果是第一次给别人写信,也可用开头语作必要的自我介绍,并表明自己写信的主要目的。
下面介绍一些开头语和结尾语。
开头语①相当于中文的“敬君者”。
a.Ibegtoinformyouthat…
b.Ibegtotakethisopportunitytoinformyouthat…
c.Ihavethehonortoaddressyouthat…
d.Iwriteinahurrytoinformyouthat…
e.Ihavethepleasuretotellyouthat…
f.I'mverymuchdelightedtoinformyouthat…
②相当于中文的“接读某月某日来信,一切知悉”。
a.IthankyouverymuchforyourletterofMay20th…
b.YourletterofMay20thhasbeenreceivedwiththanks.
c.ItgivesmegreatpleasuretoreceiveyourkindofMay20th.
d.InanswertoyourkindletterofMay20th,Ideeplyregretthat…
e.IhavereceivedyourkindletterofMay20th.
f.Wordscan'texpressmydelightonfindingyourfavorofyesterdayonmydeskthismorning.
g.YourletterdatedMay20thhasbeenreceived.
结尾语
采用三种方法:
①采用分词短语:句末用逗号,不用句号。例如:
a.Waitingforyourgoodnews,
b.Lookingforwardtoyourearlyreply,
c.Hopingtohearfromyousoon,
d.Hopingyouareenjoyinggoodhealth,
e.RegrettingthatIcan'tgiveyouamorefavoritereply,
f.RegrettingthetroubleI'mcausingyou,
g.Wishingyoueverysuccess,
h.Wishingyouapleasantjourney,
i.WishingyouahappyNewYear,
②采用介词短语,例如:
a.Withbestregards,
b.Withkindregardstoyourfamily,
c.Withbestwishestoyouandyours,
d.Withbestwishesforyoursuccessandhappiness,
e.Withbestwishesforyoursuccessinyournewfieldofwork,
f.Withbestregardsandwishingyouallsuccess,
g.Withwarmestregards,
h.Withbestregardstoyouandyourfamily,
i.Withtheseason'sgreetings,
③采用完整句子:
a.Wearewaitingforyourgoodnews.
b.Ihopetoreceiveyourearlyreply.
c.Welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience.
d.Ithankyouverymuchforyourservices,andwishyourcontinuedsuccess.
结束语(ComplimentaryClose)
结尾套语写在签名上面一行,第一个字母要大写,套语结尾后面要加逗号。
结束语的一般写法如下:
①业务书信常用:Yoursfaithfully,Faithfullyyours,Yourstruly,Trulyyours,Sincerelyyours,
②公函常用:Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yourssincerely,
③私人书信常用:Sincerelyyours,Yoursverysincerely,Yoursaffectionately,Yoursever,
④给亲戚朋友的信常用:Love,Allmylove,Your(ever)lovingson/daughter/cousin,etc.Youraffectionatenephew,lovingly,Lovinglyyours,
署名(Signature)
写信人的签名常位于结尾礼词正下方一二行。除非是给很熟悉的人写信,签名一般须写出全名。签名常常较潦草,不易辨认,因此在签名的正下方须打印出全名。如果是用打字机或电脑写的信,在写信人签名的上方,同样应该打上写信人的姓名。
下面是署名的例子:
①个人署名:truly,W.J.Watson,Yoursfaithfully,
②公司署名:LegendComputerCompany,WangLin,SalesManager
除以上七个部分外,有时一些英语书信还包括:
(1)附件(Enclosure),以Enc.表示,如“附有。。。。。。证明”应写为Enc…Certificate;
(2)附言(Postscript),以P.S.表示;发信人有时在写完信后又想起一件比较重要的事没有说,可以在信末署名下面几行写上,P.S.,然后将要补充的话写上。不过要注意写信时最好将事情一次讲清楚,尽量少用或不用P.S.。
(3)抄送件(CarbonCopyto…),以c.c.表示,说明一式多份抄送其他有关人员。这些都是次要的补充部分。
P.S.主要在私人信件中使用,事务信件中应避免使用,以免造成写信人粗心大意的印象。Enc.和c.c.大都用在商贸信函中。
信封(envelope)。英语的信封和中文的一样,有三部分组成,即发信人地址、收信人地址和邮票。只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置(信封的右上角)和中文的一样外,英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角,收信人的地址应写在信封偏中右偏下处,如下:
2.书写款式
英语书信的款式一般有两种:齐头式(BlockStyle)和折衷式(Semi-BlockStyle)。齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用,以显示信件内容的严肃性,真实性,可靠性。而折衷式则显的比较随便,主要用于家人、朋友、私人之间来往的信件。如果两人
之间不是第一次通信,相互比较了解,可以省略信内的双方地址。
以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。
A:齐头式信件款式:
注:用齐头式信件写信,其正文与称呼之间空一至二行。(转载于m书业网)每段的第一句句子不需要空
格,但段与段之间需要空一至二行。齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。第一种写在左下方,这是最常用也是最正式的。另外也可以写在右下方,这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。下面是另一种齐头式信件的格式。
书信是人们在日常生活和工作中进行交际的工具,也是高考书面表达中常见的考试文体。由于民族语言和习惯上的差异,英语信件在书写格式及表达方式上与汉语不大一样,有些地方迥然不同。本章将向大家介绍一般格式及各种常见信件,如家信、祝贺信、道歉信及自荐信等。
一般格式
英文书信的构成可分为8个部分:
信头(Heading),日期(Date),收信人姓名及地址(InsideNameandAddress),称呼(Salutation),信文(Bodyoftheletter),结束语(Complimentaryclose),署名(Signature),附言(P.S.)
信头(Heading)
信头是指发信人的单位名称或地址。一般情况下发信人只需把自己的地址写(打字,手写均可)在信的右上角,离开信纸的`顶头约1英寸,占二三行或四行均可,格式如下:①齐头式②缩进式
注意:写地址的次序与中文不同,应先写门牌号码街道,然后城市和国名。写地址时采用齐头或缩进式,以及每行后要不要加标点符号,都没有固定的规定。如写给经常往来的亲友,这项地址也可以省略。
日期(Date):
写日期注意下列各点:①年份应写全,例如不能用“99”来代替“1999”;②月份应写英文名称,除May,July外,可用缩写,如:Sep.,Oct.。但不要用数字来代替,如7/4/99或7,4,99,因为在英国此日期代表7thApril,1999,而美国则代表4thJuly,1999。③日期可用1,2,3,4…11,12…21,22…31等,也可用lst,2nd,3rd,4th…11th,21th…22nd…31st等。
日期的几种写法:a.July7,1998b.1stOctober,1998c.30Nov.,1997d.Sep.3rd,1999④特别注意英文书信日期应紧接着写信人地址下一行,不能像写中文书信那样写在书信签名之后,这是很多学生的常见错误。
收信人姓名及地址(InsideNameandAddress)
写信人的地址和日期写好以后,接着就要写收信人的姓名和地址,一般的事务信件或给较生疏的朋友的信件要写,而在给极熟的朋友的信中则可省去。这一项写在日期下一行的左上角。收信人姓名写一行,收信人地址可分两行或三行写,和写信人的地址一样,上下可取齐,也可以向右缩进。在姓名前一般要加上称号,称号因人而异。
①对普通男子用Mr;②对未婚女子用Miss;③对已婚女子用Mrs,对婚姻状况不明确的通常用Ms(后跟本人姓);
④对男子用Master;⑤对教授或博士(医生)用Prof.或Dr.
称呼(Salutation)
称呼指的是信文开头的那种称呼,如Dear,Mr,Uncle,各种称呼因人而异。在称呼后面一般是用逗号,但也有用冒号的。现归纳如下:①对父母、兄弟、姐妹等;a.Father,b.MydearMother,c.DearSister,d.DearTom,
②对亲戚:a.MydearAuntie,b.DearCousin,c.MydearCousin,
③对朋友、同学a.Mydearfriend,b.DearMrJackson,c.MydearMrJackson,d.DearSir,
④对未婚女子:a.DearMissLuce,b.MydearMissLuce,
⑤对一般女子,不论是否结婚:a.Madame,b.DearMadame,
⑥对已婚女子:a.DearMrsHelenJackson,b.MydearMrsHelenJackson,
⑦对公司、工厂、学校等:a.DearSirs,b.Sirs,c.Gentlemen,
信文(Bodyoftheletter)
信文是信件的主体部分,也就是信的内容。正文应在称呼下两行开始。信的开头第一个字母通常和称呼开头第一个词平齐。也有往后退四个或八个字母的。下面介绍一些开头语和结尾语。
开头语
①相当于中文的“敬君者”。
a.Ibegtoinformyouthat…
b.Ibegtotakethisopportunitytoinformyouthat…
c.Ihavethehonortoaddressyouthat…
d.Iwriteinahurrytoinformyouthat…
e.Ihavethepleasuretotellyouthat…
f.I'mverymuchdelightedtoinformyouthat…
②相当于中文的“接读某月某日来信,一切知悉”。
a.IthankyouverymuchforyourletterofMay20th…
b.YourletterofMay20thhasbeenreceivedwiththanks.
c.ItgivesmegreatpleasuretoreceiveyourkindofMay20th.
d.InanswertoyourkindletterofMay20th,Ideeplyregretthat…
e.IhavereceivedyourkindletterofMay20th.
f.Wordscan'texpressmydelightonfindingyourfavorofyesterdayonmydeskthismorning.
g.YourletterdatedMay20thhasbeenreceived.
结尾语
采用三种方法:
①采用分词短语:句末用逗号,不用句号。例如:
a.Waitingforyourgoodnews,
b.Lookingforwardtoyourearlyreply,
c.Hopingtohearfromyousoon,
d.Hopingyouareenjoyinggoodhealth,
e.RegrettingthatIcan'tgiveyouamorefavoritereply,
f.RegrettingthetroubleI'mcausingyou,
g.Wishingyoueverysuccess,
h.Wishingyouapleasantjourney,
i.WishingyouahappyNewYear,
②采用介词短语,例如:
a.Withbestregards,
b.Withkindregardstoyourfamily,
c.Withbestwishestoyouandyours,
d.Withbestwishesforyoursuccessandhappiness,
e.Withbestwishesforyoursuccessinyournewfieldofwork,
f.Withbestregardsandwishingyouallsuccess,
g.Withwarmestregards,
h.Withbestregardstoyouandyourfamily,
i.Withtheseason'sgreetings,
③采用完整句子:
a.Wearewaitingforyourgoodnews.
b.Ihopetoreceiveyourearlyreply.
c.Welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience.
d.Ithankyouverymuchforyourservices,andwishyourcontinuedsuccess.
结束语(ComplimentaryClose)
结束语的一般写法如下:
①业务书信常用:Yoursfaithfully,Faithfullyyours,Yourstruly,Trulyyours,Sincerelyyours,②公函常用:Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yourssincerely,
③私人书信常用:Sincerelyyours,Yoursverysincerely,Yoursaffectionately,Yoursever,④给亲戚朋友的信常用:Love,Allmylove,Your(ever)lovingson/daughter/cousin,etc.Youraffectionatenephew,lovingly,Lovinglyyours,
署名(Signature)
下面是署名的例子:
①个人署名:truly,W.J.Watson,Yoursfaithfully,
②公司署名:LegendComputerCompany,WangLin,SalesManager
附言(Postscript)
发信人有时在写完信后又想起一件比较重要的事没有说,可以在信末署名下面几行写上,P.S.(Postscript
的缩写),然后将要补充的话写上。不过要注意写信时最好将事情一次讲清楚,尽量少用或不用P.S.。
以上英文书信结构8个部分在信内的位置如下:
假定你是英国学生(John),在上海二中学习,于6月1日给Babara写信,谈谈伦敦与上海的不同,100~120字,内容如下:
伦敦上海
汽车靠左行汽车靠右行
很多人乘汽车上班多数人骑自行车上班
阴天多晴天多
一星期工作五天一星期工作五天
懂汉语人少懂英语的人多
学生较放松学生较勤奋
参考词语
气候:climate