关键词：档案管理档案数字化档案信息化共享
数字化档案馆国家战略观要求档案工作应立足国家档案事业发展全局，全面制定和实施数字化档案资源管理的国家战略，从国家层启动数字档案馆工程，明确国家数字化档案资源的管理目标、指导方针、总体发展规划及相关法律法规与标准体系，制定相关的管理制度、管理程序和技术标准，完善管理措施和技术措施，提高部级数字化档案资源的集中控制力度，解决数字化档案的永久保存和有效利用等问题，消除数字胡啊档案信息的区域性孤岛，推进数字化档案资源从机构层面向国家层面，从分散式管理模式向集中式管理模式，从环节式分段管理向无缝式流程管理的战略转型，确保数字化档案资源在我国国民经济发展和文化传承中的重要地位。
开展档案信息化，档案工作者需要改变一些传统的观念。档案工作者对信息化工作的认识需要从无到有、由浅入深，对信息化工作的开展也应从旁观者不如到实践参与者，对信息化应用系统的使用也应从初级应用阶段发展到能够提出更多、更深档案工作业务需求的研究与发展阶段，只有这样才能加快档案信息化的应用效果。
一、打破档案馆传统的行政管理方法，实施需求驱动战略
需求驱动是档案信息化建设应该遵循的重要战略。档案信息化建设的范畴十分宽泛，它是档案管理理论的发展，是档案管理手段的变革，是信息社会的需要，并不是一个阶段性的工作。因此，开展档案信息化建设必须从电子档案的形成和管理、资源的整合与利用出发明确系统建设内容，需求驱动才能成为现实、才能获得相应的发展条件。比如在自动化网络办公环境下，文档一体化会变得十分急需；有了现金的应用网络，人们对信息的网络服务会变得比较迫切；在熟练使用计算机档案目录信息和网络检索的情况下，全文检索的需求又会提出来；为了保护珍贵的历史档案（实物原件）及其内容信息，需要将其数字化成电子的图像文件，在网上提供利用，减少库房档案的翻阅次数；随着政府职能转变，管理工作的科学化、规范化和高效率的要求越来越高，档案信息系统的辅助决策功能的开发也逐渐提上了议事日程。
二、IT资源管理应走向专业化服务轨道，保障滚动发展战略
信息化建设的各项工作都将是一个逐步发展、渐进完善的过程，不可能一步到位，因而确定滚动发展战略非常重要。
1、信息技术发展的日新月异，必然导致档案管理应用系统功能的不断完善和拓展，不应一味追求设备更新，二是要善于接受新的思维和应用技术。
2、数字化档案信息的积累是一个没有止境的过程，也是档案信息化建设最为核心的内容，信息积累得越多所拥有的资源才越丰富，能够提供的服务才会越宽，开发潜力才会越大，档案工作的地位和作用才会得到更充分的体现。无论是文档一体化、馆藏数字化、还是信息资源的整合都将是一二个滚动发展的过程。
3、就数字化档案资源的共享和开发利用而言，从目录检索、全文检索到社会化开发、知识化管理、辅助决策支持，从单份的档案信息到基于对象管理的信息链接加工，从本单位共享、行业共享、区域共享到全国共享、全球共享，以及开发档案信息资源等都是一个滚动的递增与发展的过程。
4、在自动化办公、信息化管理的基础上，档案工作还将逐步实现数字档案馆和智能化控制的目标。这些都是一个滚动发展和持续完善的过程。
三、探索科学决策新途径，保障应用普及战略
一谈到信息化建设，大家都会联想到资金的专项投入、设备的专门购置。事实上，一方面没有信息化的基础设施建设就不可能开展信息化应用工作，另一方面在全国绝大多数档案专门管理机构都已经不同程度地购置了信息化基础设施并开展了一定规模的管理信息系统和信息资源建设后，能够真正用起来并取得成效才是最重要的。只建设不适用，或使用得非常浅显都是当前信息化建设存在的问题。当前首要的工作是在资源应用的推广、普及和深层次使用上下大工夫，在项目的规划、设计、实施中着力强调应用普及问题，将她们纳入制度建立和培训工作中。必须在更新管理观念、改变管理手段、加强培训引导、建立健全制度方面上下齐动，重点是要发挥决策者和重要业务职能部门的关键作用。应用普及工作将关系到档案信息化建设的发展和生命力，关系到国家信息化战略基础性信息资源建设的成败。
四、保障信息化稳定发展，实施专业化服务战略
档案信息化是关系到国家信息化战略实施的基础性工作，也是社会化需求很强的工作。档案信息化建设单靠档案部门自身力量是很难全方位地实现其战略目标的，也很难达到预期的效果，必须依靠、联合专业的IT服务公司，采用咨询、规划、设计、研发、实施、培训等系统建设的外包模式，甚至是服务器、数据的专业化管理和技术维护，计算机网络设备和应用软件的售后服务，以及更新升级等都必须依托社会化的信息技术服务力量，才能获得更大的发展空间，才能及时解决信息化建设与发展过程中遇到的各种问题，才能有效探索和拖动档案信息产业化与发展过程中遇到的各种问题，才能有效探索和推动档案信息产业化与发展过程中遇到的各种问题，才能有效探索和推动档案信息产业化的市场途径。
五、传承档案文化，实施产业化发展战略
档案是支撑社会经济发展的宝贵资源，档案记载着国家的文化遗产，对档案的类用也会不断地形成新的社会文化，而且逐渐成为社会生产力的重要组成部分，档案文化产业的发展是综合国力最直观最具体最真实的反映。面对文化产业的浪潮，我们不能再把文化看成是在思想观念、风俗习惯、增强民族凝聚力等方面其作用的软力量，而要把它当作一种像科学技术一样能产生巨大经济效益和社会效益的宝贵资源。在信息社会和知识经济时代，信息资源对经济增长和经济增长方式的改变，将起到越来越重要的作用。档案作为社会的原生信息源如何进行社会化的开放、开发利用是时代赋予档案事业发展的历史性机遇和档案工作探讨新思路的责任和义务。走档案信息产业化的路无疑是符合时代需要的发展战略，一方面为档案事业的发展注入活力，增强造血机能，创造新的运行机制；另一方面为信息社会的经济增长提供强大的推动力。
数字档案馆、数字档案馆信息资源和数字档案馆信息资源国家控制力概念
数字档案馆是信息时代的产物，现阶段对数字档案馆的概念界定尚无统一，但是基本上都认为数字档案馆有两个发展阶段：第一阶段是单个数字档案馆，几乎是传统档案馆的数字化，亦称为狭义的数字档案馆。随着技术的成熟和行业的发展趋势，所有的单个数字档案馆将连结成一个超级数字档案馆，这是数字档案馆建设的第二阶段，也称为广义的数字档案馆。受经济发展水平和技术因素影响，我国现阶段的数字档案馆建设尚处于第一阶段。
信息资源必须满足人的需求，具有可获知性、可用性。数字档案馆信息资源的结构复杂，从其来源看，有传统馆藏的数字化资源，有无纸化办公背景下接收的电子档案，也有网络上采集的具有档案价值的数字信息，同时也包括了数字档案馆自身在运转过程中所产生的各类原始信息。从信息的状态来看，有在线信息，这些信息是在网络中流动的动态信息；也有离线信息，因其价值或者是密级原因而处于相对静止状态。由于资金和技术的限制，目前国家控制力的实施范围主要分布在具有重要社会价值的档案信息资源，如数字化档案信息、立档单位移交的电子档案以及网络采集的重要档案信息，其他如数字档案馆员工、设备信息等在国家控制过程中暂时居于次要地位。
国家控制力即国家控制能力，是国家将自己的意志、目标转化为现实的能力。现代政府在文化管理中应具有以下职能：保存和发扬已有民族文化，促进新文化产生以及提高公民创造、获取文化和信息的能力。为了实现这些职能，政府被赋予权力对相关条件进行控制。数字档案馆信息资源国家控制力是指政府对数字档案馆建设、运转过程中的相关变量进行协调、组织从而达到政策目的或者与目标相近程度。政府采用的数字档案馆信息资源政策能够又好又快实现目的，控制力强，反之则小。
影响数字档案馆信息资源国家控制力的因素
1布局结构
数字档案信息资源的存储保管必须有一个空间载体和虚拟载体，国家实现对这些资源的控制也必须通过这些载体来实现。目前我国数字档案馆分布存在以下不足：建设主体单一，区域建设不平衡，资源特色欠缺。国内较有代表性的数字档案馆有深圳数字档案馆、青岛数字档案馆、杭州萧山区数字档案馆、浙江省数字档案馆、胜利油田数字档案馆等。这些已建成投入使用的数字档案馆分布在经济发达的东部地区，建设主体以政府牵头为主，对传统馆藏数字化、接收立档单位电子档案以及有价值的网络信息采集，主要目标是建立综合性数字档案馆。作为科研、教育单位的高校和以效益为目的的企业在这次数字档案馆建设中的缺位，西部地区缺乏可借鉴的符合不发达地区实际的数字档案馆建设经验。虽然实施控制的主体是国家，但是没有相关部门的合作，谈何控制?西部地区数字档案馆的建设没有一个成功实践的参考，在建设过程中可能出现更多的问题，载体失控，谈何资源控制?
2国家控制手段
国家对数字档案馆信息资源的控制手段是多种多样的，控制手段直接影响控制的效果。以国家为主导的数字档案馆建设就能对其信息资源进行直接有效的控制；如我国第一历史档案馆和第二历史档案馆的数字化建设。档案事业管理采取集中分布式制度与我国等第式的行政机构划分相适应，在数字档案馆建设中，各级政府发挥其主导作用，协调相关的利益关系，为数字档案馆建设创造良好的环境。数字档案信息级数增长，各地的数字档案馆建设都以国家为主体并不现实，运用法律手段、经济手段、行政手段等宏观调控方式将被更多应用于数字档案馆信息资源控制。从影响范围和效果来说，这些宏观调控手段的渗透力最强，作用持久。在我国的数字档案馆建设中，政府都或多或少进行了直接参与，但是在法律法规建设、经济投入方面还有待加强。
3经济基础
数字档案馆建设需要雄厚的资金支持，其信息资源的接收、采集、保管、安全、共享、利用等都必须有技术支撑。近年来，我国经济持续平稳快速发展，信息技术革命也对档案事业的发展产生了深刻影响，新的技术背景下国家对档案的控制方式以及力度也随之变化。传统档案的国家控制主要是通过行政机构的划分对档案实行分级管理，在信息技术条件下，行政机构在信息获取上一改以往上下行文的金字塔结构，变为扁平化组织，更有利于加强国家对数字档案馆信息资源的控制。
4思想基础
现代复杂的国际竞争中，数字档案成为新的竞争情报。维基解密网站公布了美军的相关机密档案，引起了国际关系的变动。因此，数字档案馆信息资源的重要性不言而喻，为控制这些数字资源，国家制定了相关的法律法规以及指导政策，《档案法》第四条规定各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划；2010年6月17日，国家档案局《数字档案馆建设指南》，提出数字档案馆的建设目标是逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。此外，数字档案馆国际学术研讨会、《加强电子文件信息资源国家控制力的战略思考》研讨会分别召开。
5组织基础
数字档案馆是动态、发展中的事物，不是一朝一夕完成的，需要多个部门持续协作才能完成的系统工程。部门之间的利益冲突，必须有一个中间机构予以协调，所以在数字档案馆建设中，必须有一个专门协调、指导、负责数字档案馆的行政机构。市场经济条件下数字档案馆建设也要遵循市场经济的需求法则，但是市场调节不是万能的，社会对文化的需求有时候并不在当代就能体现出来，如果完全依靠市场调节，必定会有大量人类遗产被遗失在当代。为避免这些损失，必须由国家行政机构弥补这些缺陷。国家意志在文化领域的体现，国家职能的实现也不能没有档案，尤其是在这个“谁控制了网络谁就控制了世界的时代”，也需要设立一个统筹全国数字档案馆事业的行政机构，充分发挥数字档案馆信息资源的影响力和带动力。
增强数字档案馆信息资源国家控制力的有效途径
1适当调整数字档案馆布局结构
经济发展是数字档案馆建设的基础。沿海地区经济发展水平，数字档案馆的建设走在全国的前列，
成为西部地区数字档案馆建设的典范。但是，毕竟经济基础不同，依靠市场调节，东西部地区的数字档案馆水平差距会越来越大，西部地区没有实践参考价值的数字档案馆，依靠各地方摸索，其质量良莠不齐，并且缺少足够的资金投入，在设备、技术的选用上很难实现先进性和适用性的结合，最终是对资源的浪费，这样的数字档案馆布局不利于国家控制。在已有的国内实践和世界实践过程中，经验都表明不能没有示范馆。在我国，继深圳数字档案馆建设成功后，各地以其为参考模型，兴起一股数字档案馆建设热潮。美国的911数字档案馆、日本关西数字档案馆建设为世界数字档案馆功能定位提供了新的思路。但在全国各类数字档案馆建设中，如企业数字档案馆、高校数字档案馆、专题数字档案馆、地方数字档案馆都面临经济因素、经验教训的示范问题。因此，国家在继续鼓励东部地区探索数字档案馆建设，总结经验教训的同时，也要适当增加对西部地区数字档案馆的投入，启动国家为核心的示范馆建设计划，为东西部地区、各种类型的数字档案馆建设提供科学的管理办法和系统实施方案，通过示范馆的作用，从制度、技术、设备、人才、标准等方面影响各地、各类型数字档案馆的建设，以影响力实现控制力。
2综合运用各种调控手段
数字档案馆是新时代背景下国家加强档案信息资源控制的新工具，主要可以通过经济手段、法律手段和必要的行政手段达到控制目的。
经济手段是指国家通过经济利益的调整而实现资源的配置。数字档案馆建设前期需要大量的资金投入，数字化档案的输入输出设备、数字档案的接收、管理系统、网络档案的采集系统以及这些信息资源保管的数据库、数字档案信息资源的流通、利用系统等购买和维护都需要不菲的成本，国家通过财政支出方向，调控数字档案馆的建设，各馆根据资金状况对数字档案信息资源进行分级保管和利用。
法律手段是指国家通过制定和运用法律配置资源。法律必须明确数字档案的所有权、处分权、收益权。生产资料公有制的经济制度，减少我国数字档案信息资源的所有权、处分权、收益权争议，但是，因为模糊的公权，降低了这些权利的效力，容易与个人利益相冲突。因此，数字档案馆信息资源的控制，不仅要有法律明文要求，更重要的是有法必依，执法必严。
行政手段，是指国家行政机构通过行政命令、指标、指示等方式来实现调控目标。数字档案馆是21世纪档案馆发展的必然趋势，但是相对传统档案馆来说它还是个新事物，数字档案馆的建设也会遭遇到排斥或敷衍了事，所以，国家必须通过行政命令的方式督促各地方认真完成建设任务，贯彻执行、完成国家制定的各项相关的指标、指示。在行政机构的设置上，应该设立一个专门负责数字档案馆的小组，制定数字档案馆发展规划，促进数字档案馆信息资源管理的标准化，实现资源的共享、利用。
3继续完善相关思想体系构建
数字档案馆信息资源国家控制力的加强必须建立在相关的基础理论、标准研究、法律体系、政策制定的基础上。数字档案信息资源具有电子文件的特征，电子文件的前端控制、全程管理、风险管理原则为国家控制力实施提供了坚实的理论基础。都伯林元数据标准、档案信息著录、标引标准、主题词表等有利于确保数字档案信息资源的真实性、有效性、准确性、统一性。法律是国家控制的另一重要工具。此外，国家在制定发展规划之时必须把数字档案馆信息资源建设纳入预算，从政策方面施加控制。
4纳入电子政务建设规划
针对会计档案进行全面有效的数据化保存，将能够促进档案的条理化管理和应用，促进其朝着数字化、现代化的方向发展。会计档案数字化保存，充分应用了网络技术的优势和作用，将一些物质载体方面的档案转化为电子信息，从实体转向了虚拟。在实际开展会计档案数字化保存工作的过程中，可以积极按照扫描、图形处理以及统一数字化文字格式、分门别类保存工作方式，积极提升工作效率，将电子文件和目录进行有效整合，充分发挥数字化保存工作的优势。
二、会计档案数字化保存的必要性和重要意义
1.会计档案数字化保存的重要背景和必要性
各个企业、单位在生产经营的过程中，财会部门都需要积极开展相应的会计核算工作，相应的将会产生会计档案。会计档案，主要是指会计核算活动过程中自然形成的，按照一定规律，进行集中性、科学化的保存的专业文件材料，其中主要是包含了年终决算、会计账簿、会计报表以及会计凭证等方面内容，具有备查的重要目的。通过会计档案，能针对企业、单位的经济业务的情况进行全面了解，记录下经济活动的各项情况，同时还能够为后续积极开展经济活动，提供相应的决策支持。随着网络通讯技术、快速反应技术等方面的不断发展，当前会计档案已经不仅仅表现为纸质的形式，更多的还以数字影像化文件的形式大量存在。
2.会计档案数字化保存的重要意义
针对会计档案进行数字化保存工作，能够表现出积极的意义和作用，主要是体现在以下几个方面：第一，通过针对会计档案进行数字化保存，能够有效保证会计信息系统的安全性和可靠性。在当前社会中的会计信息系统内部，信息处理工作具有着明显的自动性和集中性，信息载体方面在不断发生改变，且信息共享程度在不断上升，这样需要积极采用良好的方式和手段，针对会计档案进行有效控制，积极开展数字化的保存工作，将能够起到良好的效果。会计档案数字化保存工作，能够减少复制和篡改情况的出现，这对于保障信息系统的安全性具有积极意义。第二，积极开展会计档案数字化的保存工作，能够不断提升审计工作的效率。通过会计档案，能够针对企业和单位运行过程中的各项经济业务活动情况进行审计，及时发现经济往来中的经济错误，从而予以有效解决，降低工作失误。采用数字化保存的方式，能够有效促进审计工作的顺利进行，积极提升了审计工作的执行效率。第三，针对会计档案的查询和保管问题进行有效解决。传统的纸质档案在保存的过程中，容易出现发霉、变质以及缺漏和遗失的问题，针对这一情况，积极采用数字化保存的方式能够起到良好的改善效果。电子影响管理工作技术的不断发展，促进会计档案积极开展现代化的管理工作，针对文件、资料进行数字化的保存，不需要针对原文件进行反复性的查阅和复印，这样能够有效保护文件资料。
三、会计档案数字化保存工作的实施情况
当前针对会计档案进行数字化的保存工作，能够积极使用扫描仪、摄像机等方面的设备，有效降低了工作难度，提升了工作效率。在现代的信息技术条件下，积极开展会计档案数字化的保存工作，需要针对其中涉及到的各项内容进行全面有效的控制和管理，积极提升该项工作的实施效果。
1.采用实时数字化的处理系统
积极采用实时数字化的处理系统，对于数字化保存会计档案，具有积极意义和作用。实时数字化的系统，主要是指在会计电算化系统之中，加入相应的数字化技工系统。首先，需要针对纸质原始资料和文件进行扫描加工，将其作为数字化影像文件进行保存，同时还需要保存原始纸质文件。其次，针对于数字化原始凭证影像文件中的内容，需要积极采用文字识别系统开展相应的识别工作，其中能够识别的将作为记账凭证，而不能够识别的需要进行人工录入，从而进行保存。再者，针对于经济活动中产生的记账凭证、总账、明细账以及会计报表等方面的内容，都需要积极开展相应的保存工作，也是通过数字化影像文件的保存方式进行的。
2.充分发挥集中分批处理系统的优势和作用
针对于一些经济业务量较小，并且配置方面不够全面的单位和企业，积极开展会计档案的数字化保存工作，可以采用分批处理的方式进行。集中分批处理系统，主要是专业的会计管理人员，在年末或者月末针对这段时期内产生的各类会计纸质凭证进行全面扫描，从而保存为数字化的影像文件。一般情况下，大多数的单位和企业都是采用了实时处理的方式，对于集中分批处理系统的应用，需要采用较为专业的高速扫描仪，才能够发挥积极作用。
四、会计档案数字化保存过程中存储介质方面的保护技术
针对会计档案进行数字化保存，需要积极采用良好的保护机制作为保障，减少档案处理过程中出现的失误问题。通常情况下，为了有效减少和控制用户自行更改数字化影像文件，针对会计档案进行数字化保存的过程中，多是采用了常见硬盘，同时不可逆的存储载体，也能发挥良好的作用，比如说一次性的写入式光盘，这种存储介质，能够帮助用户针对信息内容进行追加，但是对于已经写入的信息是不能够予以消除的。同时在软件的作用下，还能设置数字化影像文件为“只读”状态，这样用户同样不能够进行修改，保障了会计档案保存过程中的安全性和可靠性。针对于会计档案进行数字化保存，还需要做好备份处理工作，减少信息文件的丢失情况出现。一般保持一式三套的状态，就能够起到良好的效果，第一套用作利用和查阅，第二套被封存起来进行保管，这是备用的文件，而第三套则被当作是异地保存的重要文件，这样能减少一些自然灾害发生所产生的不良影响。
五、数字化会计档案的查询和检索情况
针对会计档案?M行数字化的保存，一方面是为了有效保护其安全性；另一方面是为了更加积极有效的利用会计档案。针对会计档案进行查询和检索，就是一项重要工作内容。会计档案在数字化保存的过程中，想要积极提升查询和检索的效率，需要将文本和查询、检索进行良好结合，积极形成相应的互联形式。当前情况下，能够促进三者之间形成良好互联效果的方式主要是包含了这几个方面：第一，在电算化系统之中，增加影像文件的保存位置，促进数字化影像文件能够积极保存在系统之中，这样经济会计业务数据库将能够和影像文件形成良好的互联效果。第二，对于集中分批式的处理系统，可以积极建立起相应的文件管理数据库，这主要是采用了文字系统识别的方式，或者以人工方式录入一些关键字，其中将会包含较多方面的条目，为开展检索和查询工作，提供良好的前提条件。