【关键词】学校；档案工作；规范化；标准化
在学校的管理工作中，档案管理是一项重要的内容。从档案管理的作用来看，一方面是档案可以为学校的建设和发展提供有效的参考资料。另一方面是利用档案资料，可以对学校的各项建设进行科学合理的评估。总之，档案管理工作具有重要的价值，所以促进档案管理工作的规范化和标准化，对于提升档案管理的质量具有重要的意义。为了实现对学校档案工作的规范化和标准化管理，分析管理中的问题并进行针对性地解决作用巨大。而本文所探讨的，正是学校档案管理工作中存在的问题以及规范化和标准化管理的策略。
一、学校档案管理工作中存在的问题
（一）管理制度不健全。在目前的学校档案管理工作中，制度不健全是存在的一个主要问题。就管理现状而言，制度不健全主要体现在两个方面：第一是档案管理的责任制度存在缺陷，在实际管理的过程中往往会发生责任遗漏的情况。档案管理要想获得较高的效果，必须要对档案分门别类地进行处理，但是目前存在的分类混乱严重影响了责任的落实。第二是在管理档案的时候，级别划分存在问题。在一般管理中，根据档案的价值会进行不同等级地划分，而等级不同，采取的管理也会存在差异。目前，等级划分的衡量标准缺陷严重，所以档案价值的判断有失标准。
（二）管理标准不统一。管理标准不统一也是目前学校档案管理工作存在的主要问题。标准的不统一主要是因为档案管理缺乏执行统一标准的环境。就目前的管理现状而言，档案管理的流程和步骤划分模糊不清，所以在具体的管理中很难利用统一的标准进行管理。再者，档案管理的目标建设也缺乏先导性，所以在实际管理工作中缺乏统一的目标，目标缺失导致的管理混乱也是管理标准得不到统一的重要原因。简而言之，目前学校档案管理工作标准的不统一，基本来源于管理环境的混乱，所以要实现标准统一，需要从管理环境入手。
（三）管理人员队伍素质不高。管理人员队伍的素质不高，对于管理的标准化和规范化影响也非常巨大。由于管理人员素质不高，所以对待档案管理的态度存在着轻视，正是由于这种轻视使得档案管理的价值没有充分地发挥出来。再者，档案管理人员在实际工作中缺乏科学的管理理念和管理方法，也会存在档案分类或者分级的错误，更有甚者，会因为操作的问题造成档案资料的毁坏，这种现象的存在使得档案管理很难得到进一步的提高。
二、学校档案管理工作标准化、规范化的管理策略
（一）强化管理制度，实现制度规范化。要实现学校档案管理工作的标准化和规范化，必须建立规范化的制度，从目前的管理现状来看，规范化的制度需要从两方面来确立：第一，要建立健全管理责任制度。在管理中，要将工作进行分级和分类，然后根据工作人员的现状进行设置或者是部门的划分，通过这样的方式，使得工作人员有明确的管理范围，从而可以实现责任的全面落实。第二，要详细档案的分级制度。在管理实践中发现，档案的重要性存在着差别，所以在实际工作中要对档案进行分级处理，通过级别的统一，然后采取统一的管理方式，进而实现管理的标准化和规范化。
（二）打造统一的管理标准。打造统一的管理标准对于档案管理的标准化和规范化而言具有重要的作用。要实现管理标准的统一，需要做好两项工作：第一是对档案管理的流程和步骤进行明确地划分。在不同的管理阶段和管理层次，档案管理会存在差异，所以对档案管理的过程进行步骤划分，更有利于在各个过程中实现标准化和规范化。第二是在档案管理的过程中，要确定统一的管理目标。在管理目标确定的情况下，管理的标准更容易明确。简而言之，要实现管理标准的统一，需要强化管理目标。
（三）培养和建设具有标准化和专业性的管理队伍。要实现档案管理工作的规范化和标准化，专业的管理队伍打造不可缺少。而专业化的档案管理队伍打造需要进行两个方面的培养。第一是进行档案管理理论的培养，使管理人员对档案管理的重要意义和价值有更加深刻的认识，从而在工作中能够重视档案管理，认真对待管理工作。第二是对管理人员进行实际管理的培训，包括对档案资料的分级、分类、存储以及具体的实施方法等。通过专业化的操作，可以尽可能地避免操作失误带来的分类分级错误或者是档案资料损毁问题。总之，利用专业化队伍实施档案管理，其标准性和规范性必然会得到提升，管理的效率和质量也会得到提高。
三、结语
学校档案管理是校园管理工作的一项重要内容，通过提高档案管理的效率和质量，可以使得档案资料的价值得到更大的发挥，而档案价值发挥可以帮助学校进行更为合理的发展规划和建设。所以说，深入地分析校园档案管理工作存在的问题，然后进行标准化和规范化的策略研究，可以实现校园建设的科学化。
【参考文献】
[1]张丽娟.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].世界最新医学信息文摘，2015（A5）：215-216.
[2]黄洁.浅谈中专学校档案工作的规范化、标准化管理[J].办公室业务，2016（03）：122.
一、加强地方高校科技档案建设和管理的重要性
科技档案主要指在科研过程中形成的，以文字、影像、图表、数据等多种形式载体出现的具有保存价值的材料。它是科学技术研究活动的真实记录，是大学学科建设、专业建设、科学研究及管理经验的结晶，直接反映了一所大学的学术水平与实力及管理水平，对高校的教学、人才培养及科研工作的可持续性发展起着重要作用。
1.科技档案是大学科研管理活动的重要保证。科技档案是进行科研的重要依据，是科研活动的必要条件，建立完整的科研档案是科研管理规范化、科学化、信息化的重要标志。做好科研档案管理工作，加强科研档案管理的标准化、规范化建设，是不断提高科研管理水平的有效途径。
2.科技档案是高校科技创新的重要依据。科技档案是高校各种科研活动经验的结晶，它可以为科技创新提供依据。如科研档案中专家反馈的意见和建议有助于我们不断改进科技改革，从而不断提高科研实力；科技档案管理部门系统地整理本校已获得的研究成果，科学准确地描述研究课题的分布情况和发展趋势，可使课题的后继研究人员在相关研究上避免重复劳动，为其深入研究提供切实的信息服务。
3.科技档案是高校教师科研能力提升的基础和支撑。加强高校科研档案管理，是高校教师科研能力提升强有力的支撑。有助于学校在学科、专业建设上形成特色。如在了解教师科研方向及重点后，可以组织、协调相关学科、相近学科的教师在某一个或几个领域内分工合作，在知识创新上、在新兴学科或边缘学科的发展上出成果，形成自己的特色。可以密切高校教师与社会各方面的联系，促进全社会更好地认识科技成果对推动社会生产力快速发展的巨大贡献，从而更加尊重科技人员创造性的劳动，并为科技进步、科研环境的改善、科技成果转化提供有力的支持。
二、地方高校科技档案建设和管理中存在的问题
目前有影响力高校的科技档案在学校科研工作中发挥了积极的作用，提升了科研的整体管理水平，推动了科技管理的改革，促进了科研水平的提高。但绝大部分地方高校对科技档案建设没有引起足够的重视，主要存在的问题有：
1.科技档案管理意识薄弱，科技档案的数量和质量不高。部分高校科技实力已积累了一定的水平，但科研档案管理工作并非是学校档案管理工作中重点，造成科技档案管理工作投入不够，大多停留在项目申报材料和结题材料的简单收集。科研水平的提高是一个长期渐进的积累过程，众多地方高校虽经过几十年的发展，但其科技活动并不多，尤其与地方经济发展相结合的科技成果较为缺乏，而且科研活动的质量偏低，使得形成科技档案数量较少且质量不高。
2.科技档案管理制度不健全，管理缺乏规范性。科技档案管理具有科研管理和档案管理的双重特点，但科技档案管理对科研管理部门来说并不是日常工作的重点，管理人员配备不足，而对于档案管理部门来说科技档案只是档案管理的一个组成部分，用于科技档案开发和管理上的精力不多，导致科技档案管理被边缘化。科技档案建设和管理的制度不够健全，归档的要求、时间、范围、内容及职责等不明确，科技档案建设和管理工作不够规范，随意性较大。
3.缺乏专业档案管理人员。由于人事编制不足的因素，地方高校的科研管理部门及学院、系等二层单位均没有设立专门的科研档案管理机构。绝大部分地方高校科技档案管理人员是兼职的非专业人员，一方面，管理人员没有经过专门培训，缺少档案管理学的专业知识，不能对资料进行规范地收集、归档；另一方面，兼职人员还承担着许多其他业务工作，难以抽出很多时间和精力潜心钻研档案建设和管理工作，导致档案管理不够规范。
4.档案管理信息化建设不足，科技档案的社会开放功能低效。大多地方高校虽推广应用档案管理软件，但只是限于档案目录信息化管理为主，科技档案还是以纸质为主，处于人工管理状态。科技档案的利用，目前还只停留在记录、保存阶段或仅局限于评职称或者项目结题时提供佐证材料等方面，重保管、轻利用，不能充分发挥地方高校科研档案服务社会经济发展的价值。
三、加强地方高校科技档案建设和管理的措施
1.加强科技档案的认识和领导，转变思想观念。正确认识科技档案的特征与作用是提高科技档案管理水平的前提。传统的管理理念往往把科技档案只作为一种历史材料保存，基本上只能发挥科技档案的借阅、查询、佐证等简单功能，没有对科技成果进行有效的归纳和后续整合，严重制约了科技成果转化与产学研的结合。要通过各种媒体做好宣传工作，使学校领导和各级科技管理人员牢固树立档案观念，充分认识科技档案工作的重要意义，加强领导，把科技档案建设和管理工作真正落到实处。
2.健全档案管理制度，明确管理职责。科技档案管理工作的顺利开展需要相应规章制度的规范和约束。学校要按照《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和档案管理法规，并根据高校自身的实际工作情况，建立健全科技档案管理工作的各项规章制度，明确档案管理人员职责和分工，使得在实际工作中有章可循，确保收集的材料客观准确、完整连续。此外，学校还应将科技档案工作纳入工作计划，引入科技档案管理制度及相关人员的职责范围的年度业绩考核机制。
3.加强档案管理的技术开发，提升科技档案的社会服务功能。要充分利用计算机、网络等技术，开发软件，建立科技档案数据库，使得档案管理工作更加科学化、规范化，提升科技档案管理的质量。实现科技档案管理的科学有效管理，有助于充分挖掘科技档案潜能，逐步开发科技档案的情报服务、专题服务、咨询证明服务等功能，更好地为地方高校教学改革和科学研究服务。强化社会服务意识，加强科研档案成果转化，有利促进科研转化和产学研的结合，提高高校核心竞争力。
4.加强科技档案人才队伍建设。科技档案管理队伍素质的高低成为档案事业高效发展的关键因素，高校科技档案信息化管理要求管理人员具备较强的档案专业素质和具备一定的信息技术知识。因此，要注重引进专业化的管理人才，加强科技档案工作者的继续教育，提高工作人员运用先进的管理手段的能力。
高校档案管理作为学校日常管理的重要内容，主要服务于学生工作。档案作为高校发展的主要记录者和见证者，对于学生的发展尤为重要，它能够真实的反映学生在校期间的政治追求以及学业进步等情况，是学生行为的代表。但是随着我国高校教育改革的不断深化，各高校都在不断扩招，学生数量急剧增多，这就给档案管理工作提出了更高的要求。但是传统的管理方法具有一定的滞后性，无法满足现代高校档案管理的要求，所以高校应加强对档案管理方法的改革，采用规划化、标准化的管理理念，提高高校档案管理的质量。
一、高校档案管理规范化的必要性
随着高校对档案管理重视度的不断提升，档案管理的情况有所改善，利用率也有所提高，但是现行的管理条例仍存在较多的问题，管理规范化问题还没有得到有效解决，有关部门仍需加强改进，不断提升档案管理质量。高校档案采用规范化管理的原因主要有以下几点：
（一）没有规矩不成方圆
当前，涉及高校档案管理的制度主要有材料收集制度、鉴定制度、保密制度等，这些制度的建立主要为了保障各项工作的开展能够有据可依，但是在现有的高校档案管理人员体系中，制度的落实情况并不可观。[1]造成制度落实不佳的原因主要有以下几点：首先，制度的建设并不完善，现有的档案管理制度并没有形成完善的体系，管理内容也没有经过严谨的理论验证，导致制度与实践之间存在一定的差异，很多制度都无法落到实处；其次，现有的档案管理人员配置不合理，管理人员的素质也不能满足要求。高校在进行档案管理人员招聘时并没有建立明确的标准，很多工作人员的专业素养都不够，而且在?F有的条件下，要求管理人员不仅要具备扎实的档案管理知识体系，还要能够熟练操作计算机，善于利用现代技术实现档案管理的信息化；最后，管理人员工作的积极性有待加强。工作人员的态度和行动力会直接影响管理的效果，但是现有人员大部分都消极怠工，执行力不足，无法发挥制度的优势。
（二）只有严起来，才能落下去
档案管理制度的建立最主要的是为了规范管理人员的行为，制定严格的操作标准，从而建立标准化的管理准则，提高管理效率和质量。而要真正将制度落到实处，最主要的就是建立严格的落实政策，加强对管理人员日常行为的监督，只有从意识上加强对工作人员的要求，才能从根本上解决高校档案管理存在的问题。自《档案法》出台以来，各高校都逐步建立了与此相对应的制度和政策，但是人们并没有建立对系统的认知，在思想上也没有提高重视度，从而导致在操作上严不起来，进而出现档案管理混乱的现象。
二、加强高校档案管理规范化的措施
为了提高档案管理效率和服务质量，高校必须从以下几点加强对档案的规范化管理：
（一）优化档案管理的路径
随着现代科技的不断发展，社会各行各业都在向信息化、智能化方向转变，只有采用信息化的管理方法，加强对信息技术的使用，才能进一步提升管理效率，提高服务质量。在新时期的档案管理中，必须依靠高校领导层的力量，自上而下的推动档案管理工作的开展，逐步提升档案管理在高校管理中的地位，加快信息化建设。[2]首先，高校应加强对信息技术的引进，加强对管理人员的日常培训，建立开放的信息化环境，从而为信息化措施的落实提供积极的环境支持；其次，应制定完善的档案管理制度并加强对落实情况的监督，不断提升制度的使用率，充分做到档案的规整与接收同步，保证档案的完整性；最后，应引进优秀的档案管理人员，加强对网络技能的培训，从而全面提升工作人员的整体素质，实现信息化管理，不断提升管理人员的信息化操作水平。
（二）探索优化档案管理的对策
档案管理作为高校工作的重要组成部分，应作为校园建设的主要成分。首先，应建立档案管理的意识，提高对档案管理重要性的认识，逐步转变工作人员的态度，提高他们工作的积极性，加强其它部门对档案管理部门的配合，从而为档案管理工作的开展提供积极的环境支持；其次，应加大对档案管理工作的资金、技术及人才投入，各部门应积极响应领导层的号召并将政策落到实处，基层工作人员应加强对自身素质的建设，转变传统的管理思想，积极学习先进的管理方法，从而提高基层档案管理工作的规范化，进而实现高校档案管理规范化的目标。
（三）加强收集工作，使高校学生档案更加立体化、规范化
学生档案作为学生在校期间表现的主要记录者，其记录的内容将会伴随一个人的一生，所以要求在进行档案记录及管理的时候应尽可能全面的了解学生的情况，加强收集工作，从而使档案更能反映学生的全面发展。自2002年以来，国家档案局给各高校提出了档案信息化建设的目标，要求各高校充分利用信息化的手段，加强对现代信息技术的应用，不断提升档案管理的现代化水平。信息化技术的应用不仅能够加快信息传递的效率，还能拓宽档案的应用范围，另外，计算机的应用能够使档案管理更加规范化，同时具有数据记录准确、存储量大等优点。高校在对档案进行规范化管理时，要根据不同档案的特点制定相应的管理方针，例如：在对学生档案进行管理的时候，对于技能型的学生，应加强对学生专业能力、特长等内容的收集，从而使档案更能反映学生的特点。高校还可以对学生成长的数据进行整理、分类，为用人单位提供更加完整、准确的成长资料，突出学生的优点。
关键词：不在编人员人事档案构建
一、“不在编人员”概述及其人事档案现状
地方高校“不在编人员”，是指存在于高校事业编制以外的聘任制人员，地方高校不在编人员总体分为三大类：教学人员、管理人员和工勤人员。由于“不在编人员”身份各异、学历职称层次不一、签订的劳动合同期限不一、工作稳定性较差等诸多特点，因此，学校对他们的管理就成了临时、被动的管理。
目前，“不在编人员”的人事档案材料的管理现状主要是：一是管理不规范。“不在编人员”的人事档案没有纳入学校的正常人事档案管理，一般是由学校的劳资部门代管，更未按照在编人员的人事档案规范整理。二是档案材料不齐全。这类人员的人事档案资料仅是身份证、职称证，以及来学校后招工录用情况、劳动合同、工资发放资料等，而来校前的档案一般仍留在原单位或在人才交流中心，因其属于临时人员基本无档案材料。三是没有形成按人建档。这类人员的档案材料仅是简单存放，没有按照人事档案每人一档，仅仅是将材料分类存放，如：工资表一类、招工表一类、劳动合同一类等等。四是“不在编人员”存在“弃档”的情况。由于不在编人员在与学校合同到期后，人事档案资料仍然留在学校，个人一般不调转。甚至遇到诸如社保补缴、工龄连续、失业救济、养老退休等实际问题本人也不会来找回，形成所谓的“弃档材料”“死档材料”[1]40。
二、规范管理“不在编人员”人事档案的必要性
新形势下，如何通过规范管理“不在编人员”人事档案，以保障这类人员的切身利益，充分降低学校的用工风险，维护社会稳定，促进学校各项事业顺利发展，已成为地方高校人力资源管理的新课题。“不在编人员”作为学校事业编制的有益补充，工作在不同的岗位，也为学校的发展作出了贡献，特别是发展较快的地方高校，“不在编人员”队伍正逐步壮大。一方面，“不在编人员”人事档案的缺失，会直接导致他们在办理工资、退休、医疗、工伤、养老保险等事宜时，无法提供有效的依据，使自身利益受到损害；另一方面，这类人员人事档案的缺失，会导致非常严重的后果，如有些地方高校作为“被告”被告上法庭，也有的会因此背上沉重的经济负担。规范管理“不在编人员”人事档案工作，不仅可以为学校领导、组织人事部门对“不在编人员”考察了解提供准确、可靠的信息和依据，更能为地方高校避免一些不必要的人事纠纷，有利于地方高校健康快速发展。
三、合理构建“不在编人员”人事档案的建议
（一）出台关于“不在编人员”人事档案管理的规章制度。
地方高校可以根据现行的《干部人事档案材料分类目录》，参照在编人员的人事档案管理办法，结合“不在编人员”的实际情况，将这类人员的人事档案收集范围、整理方法、存放档案的库房地址、专业的管理人员及人事档案管理的职能部门等都加以明确，对这些“不在编人员”，要建立相应的人事档案，并以“人”为单位进行归档，严格制定材料的归档范围，并由学校人事处统一规范管理[3]71。
（二）“不在编人员”人事档案的构建要方便实际应用。
这类人员人事档案的构建，要突出他们的岗位特点，不仅仅局限于普通人事档案材料，设计的人事档案的类目，要能真实反映“不在编人员”的个性信息，真正发挥人事档案的价值。并且，人事档案中要增加有个人参保、享受福利待遇等项目，最大限度地避免出现劳资纠纷等问题，做到有据可查。
（三）“不在编人员”人事档案材料的收集要个人和部门相互配合。
人事档案材料的收集离不开个人、用工部门和人事档案部门的配合，定期对“不在编人员”在具体工作中形成的档案材料进行收集，及时追补和不断补充新的材料。人事档案部门要对个人提供的材料进行审核甄别，提交的复印件必须对照原件，确认无误，并标明与原件相符字样，才可入档。用工部门提供的录用审批表、拟安排岗位工种情况表、劳动合同书等资料，也要是有盖章负责人签字等材料才能入档。
（四）“不在编人员”人事档案实现信息化管理。
“不在编人员”的人事档案的管理要实现信息化。采用合适的人事档案管理软件，设立具有针对性、完善的电子目录，在收集纸质文档的同时注重电子文档的收集，逐步实行信息化管理，最终使这类人员的人事档案管理也纳入地方高校办公自动化系统中。从而使相关部门的利用在符合相关手续的前提下更简便，从而最大限度地提高学校管理工作效率，也体现了这类人员档案的价值。
（五）“不在编人员”人事档案实行动态化管理。
“不在编人员”人事档案的管理应随着招录、聘用而构建，随着辞职、辞退而调转。地方高校在进行“不在编人员”档案管理时，一定要动态化地随劳动合同的续约或终止及时地确立人事档案归属，以避免出现劳动用工管理的问题。
四、保障“不在编人员”人事档案合理构建的基础
（一）建立健全完善的管理制度是“不在编人员”人事档案合理构建的前提。
依法治档是一切档案工作的前提，以《档案法》为基础，建立健全严密的切实可行的“不在编人员”的人事档案管理制度，规范归档、收集、整理等各环节的管理，使“不在编人员”人事档案管理走上规范化、制度化。
（二）领导重视是完成“不在编人员”人事档案合理构建的必要支撑。
领导重视是构建“不在编人员”人事档案工作的前提条件。学校领导要将“不在编人员”档案管理工作提到议事日程，对该项工作要给予重视和支持，并将其纳入整个人事档案工作计划之中。学校应配备足额的高素质档案管理人员、提供必要的“不在编人员”人事档案用房、配套设备、管理软件、经费等。
（三）高素质的档案管理人员是构建“不在编人员”人事档案质量的保证。
档案管理人员不仅具有一定的理论水平和政治素养，熟悉关于党和国家在档案工作方面的方针和政策，还要具备相应的专业知识和管理技能，要熟悉学校“不在编人员”用工及岗位分布情况，这样才能在工作中打破常规，创新工作，使“不在编人员”的人事档案管理更加规范、合理。
总之，在地方高校“不在编人员”人事档案构建中，一定要打破传统的档案管理误区，本着有利于促进地方高校人事制度的改革，有利于提高人事管理的专业化水平的宗旨，主动承担新劳动合同法对档案管理工作提出的更高要求，对“不在编人员”档案材料采用科学规范的收集整理。在此基础上，对“不在编人员”档案进行合理开发利用，为地方高校提升管理水平、完善人力资源的配置、减少和避免劳资冲突、建立和谐的劳动关系起到积极的作用。
参考文献
[1]黄斌.论聘用制环境下地方高校人事档案管理的完善[J].兰台世界，2010（14）.
[2]叶丽宝.健全地方高校临时工档案管理促进档案服务民生[J].办公室业务，2011（12）.
关键词：高校；基建；档案管理
高校基建档案是指高等学校的基建项目从酝酿、决策到建成交付使用全过程中形成的，对学校和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，是高校基建工程质量保障和责任追究的重要依据。一份好的基建档案是学校编制发展规划的重要依据，是做好后勤保障工作的重要指导，也是高校基建维权的重要数据。在当前高校基建工程迅速发展的新形势下，做好高校基建档案管理，已经成为了学校基础设施建设的重要部分。
1高校基建档案管理的重要意义
1.1是高校基建建设的重要凭证
基建档案真正地记录着基建工程的内容、规模、过程等重要信息，是对学校进行规划设计和科学管理的重要依据。从基建工程的土地征用、勘察测量、规划设计、施工合同、施工进程、监理到竣工验收中的各种文书、图像及数据，都被详细地记录到基建档案中来，因此基建档案管理成为了高校基建建设的重要凭证，为之后的基建工程的考察和处理问题提供了科学依据。
1.2促进了高校基建的科学发展
高校基建档案是校内基建工程的真实写照，其中的资料如施工设计图纸、工程地质资料、扩建改建资料等都可以给高校之后的基建工程提供一个参考，这大大节约了工程成本，促进了高校的基建工程的科学发展。对于那些深埋在地下的管道及隐蔽的工程来说，技术人员在基建工程勘测和施工中已经掌握了一定的数据信息，保存下来的档案可以为之后的扩建、维修、整改等提供依据，技术人员可以准确地找到他们的位置和走向，然后进行施工，这大大提高了基建工程施工的工作效率。
1.3是高校基建工程维权的保证
高校基建工程记录了学校的各种基建工程施工建设到建成的全过程，是学校界定房产、地产及设备产权等各种产权的法律依据，加强好高校基建档案管理，保存了学校各种产权依据，在一定程度上避免了不必要的产权纠纷，也有效解决了一些产权纠纷。例如，当高校基建工程建设过程中与周边农民或者施工单位发生一些争议问题，可以通过基建档案这一依据去解决。
2高校基建档案管理过程中存在的问题
2.1档案管理缺乏完整及准确性
高校基建档案具有独立成套和专业复杂的特点。过程从工程项目的勘测、设计到施工和竣工，周期较长，涉及部门多。而档案资料的来源涵盖面也相当广泛，不仅局限于校园内部，还涵盖到各级政府部门和有关单位。正是因为基建档案管理的复杂性，很多高校的基建档案管理过程中容易缺乏完整性及准确性。主要表现为不积极收集档案资料，不及时归档，资料中批文、研究性报告不全等。在施工过程中的一些资料档案，因为监理人员或者承包方人员的专业素质、责任意识和人员更换等问题，导致了档案资料的真实性、完整性严重不足。此外，一些基建档案管理人员缺乏工程建设专业知识，对于基建工程项目不太了解，很难分清资料是否重要，因此在基建档案管理中对材料没有做到心中有数，使得档案管理缺乏完整性及准确性。
2.2基建档案管理缺乏规范性
在高校基建档案管理的过程中，存在着领导重视不够的问题。他们往往认为工程质量大于工程档案管理，对于档案管理人员很少配备专业专职人员，人员流动比较频繁，甚至存在着在岗不在职，换岗不交接的情况。这就使得很多重要资料严重流失，影响了正常的基建档案管理工作。在具体的工作中，我们会发现，很多基建工程项目的资料丢失，造成了图像与实物不符，很多资料不符合归档要求，如一些关键性的资料居然是复印件，有些资料签章不全等等。此外，在基建档案管理的过程中，还存在着归档纸张不一、字迹不清晰、涂改次数多等情况，这些都是基建档案管理缺乏规范性的表现。
2.3基建档案管理技术性不强
随着高校基建工程的不断扩大和发展，很多高新技术被运用到基建工程设计和施工各种来，这也就要求基建档案管理也要与时俱进，采用现代化和数字化的管理手段，以发挥基建档案管理的重要作用。而目前，很多高校的基建档案管理仍然沿用传统的档案管理方式，以纸质、胶片等一般载体归档及保存，档案管理工作也仅仅局限于接收资料和保管资料，档案管理服务也仅仅局限于等待上门查阅和借用。这种落后的档案管理手段严重影响了档案的利用率。在进行查阅的时候，查阅效率低，既浪费时间又浪费精力，借阅时借阅原件很容易造成原件的流失及破损，这些现象都远远不能满足现代社会发展的需要了。
3提高高校基建档案管理效率的对策
3.1更新档案管理观念，建立健全管理制度
提高高校基建档案管理效率，首先要更新管理管理观念，将基建档案管理工作纳入到学校管理中来，建立起科学的档案管理制度，以发挥好基建档案管理的作用。①领导要积极转变重视工程质量、轻视档案管理的陈旧观念，充分发挥领导的作用，做好基建档案的指导、协调和监督工作。由于基建档案归档工程涉及部门较多，不仅要提高档案管理员的认识，还要提高施工人员、技术人员、材料管理人员、财务管理人员、审计人员等的思想认识，调动起他们的工作积极性，将基建档案管理工作纳入到学校管理中来，才可以保证档案管理的科学性和协调性。②要建立健全基建档案管理的各种制度，确保基建档案管理有规章可循，有制度可依。高校应该结合自身实际，建立专门的档案管理组织机构，制定适合本校和基建工程特点的档案归档规章制度，并在管理体制、岗位职责、档案质量、奖惩问题、监督问题等方面做出明确规定，以提高基建档案管理的实效。
3.2提高管理人员素质，加强管理队伍建设
高校的基建档案管理工作要想提高质量，人员是关键。档案的收集与整理是通过档案管理人员来完成的，只有加强好人员队伍建设，才能确保档案文件的形成与整理归档规范，收集完整、分类科学、质量达标，才能提高基建档案的管理水平。首先，要选拔具有专业水平，懂得档案管理知识、工程管理知识、信息技术知识的人员作为档案管理员，并确保管理人员的专门性，防止一人多责现象的出现。其次，要提高档案管理参与人员的整体素质，主要包括专业素质和思想素质。基建档案管理人员要具备良好的职业素质和业务能力，并具有较强的责任心，时刻关注基建工程的活动，主动收集资料，才能做好档案管理工作。高校要创造和提供多种途径提高管理人员素质，如开展技能培训班、组织讨论交流、进修学习等。最后，新形势条件下，基建档案管理人员要更新观念，不断学习现代化管理知识和技能知识，积极学习新软件、归档新方法，多涉猎工程、管理、经济、文化、信息方面的知识，促进自己的业务水平和档案管理能力得到提高，更好地适应现代社会的发展。
3.3明确同步归档、规范归档的要求
为了确保基建档案管理的完整性及规范性，应该明确同步归档、规范归档的要求，让档案管理人员及时归档，并保障归档的质量。从基建项目的设计开始，一直到项目的竣工阶段，都应该树立档案管理与工程项目工作同步进行的思想：在项目的立项阶段，档案管理工作就应该开始启动；在项目的建设过程中，档案资料的收集、整编、审定都要依次进行；在项目的竣工阶段，成套系统的竣工资料必须要同时提交和保存。基建档案管理工作具有较强的复杂性，基建档案管理人员只有以高度负责的责任心来面对，对各个阶段的档案资料胸有成竹，对档案材料的形成过程了如指掌，及时完整准确地收集和整编好这项资料，才能确保项目档案资料的完整与规范。需要注意的是，在确保规范归档的时候，应该做到以下三点：①归档资料要符合要求，真实，准确，清楚，手续完备，凡是不符合要求的档案资料都应该被淘汰掉。②竣工资料要规范齐全，图纸不能破损和被污染，关键性资料必须完好无损。③档案资料立卷要符合要求，卷内文件要合理排列，案卷编排要清楚整齐，以便日后查阅和调用。
3.4运用现代化管理手段，提高科学化管理水平
随着科学技术的不断发展，信息时代给基建档案管理工作带来了新的发展机遇，基建档案管理应该积极响应时代的号召，运用现代化的管理模式与方法，将计算机管理技术运用到档案管理中来，全面提高档案管理工作效率和工作质量。传统的档案管理方法落后，手段被动，高效的基建档案管理要积极突破传统档案管理方法，大胆运用现代化的管理技术，充分运用信息技术优势，提高档案管理的主动性，将档案管理的有效作用发挥出来。现代化的管理技术操作方便、查找快速、存储安全，具有传统管理技术无法比拟的优点。高校应该充分运用自身信息技术的优势，运用计算机网络平台，打造信息化、数字化的档案管理发展道路。例如，高校可以建立计算机数据库的档案管理系统，让档案管理系统化、数字化，方便档案的整理与调用，通过建立相应的配套设施，配备电子数据档案信息，实行基建档案网络远程传输、查阅、收集与保管，既节约了人力物力资源，又节约了财力资源，还促使基建档案管理逐渐规范化和有序化。
总之，高校基建档案管理对于高校基建工程的发展及高校的长远可持续发展具有不可忽视的作用。高校要充分认识到基建工程发展的独立成套、专业复杂、来源广泛、实用性等特点，在高校基建档案管理中提高档案管理的思想认识，建立健全档案管理制度，提高档案管理人员素质，加强档案管理队伍建设，强化归档的规范化和同步性，运用现代化管理手段，使基建档案管理朝着科学化、规范化、系统化的方向发展，以发挥基建档案管理的重要作用。
参考文献
[1]王军.科学管理视域下高校基建档案管理的效用观[J].郧阳师范高等专科学校学报.2012（05）.
[2]李瑞.高校基建档案管理工作之我见[J].新西部（理论版）.2012（14）.
[3]杨莹.新形势下如何做好高校新区基建档案管理工作[J].河南建材.2012（03）.
【关键词】学校；档案管理；工作探讨
一、学校档案管理工作的重要性
档案工作就是用科学的原则方法和组织制度管理档案，并提供各种服务。从档案工作的性质来讲，它是通过档案管理和提供档案信息，为社会各项实践活动服务的一项工作，是一项专门的档案业务工作。档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会的重要工作。学校档案是学校集体或个人在教育教学和生产实践活动中直接形成的，具有查考价值的各种文字、图像、声音等材料，是一定时期学校在教育、教学、科研和社会实践活动中的真实反映，是对学校建设的真实记录，它客观地反映着领导决策、基础设施建设、学科建设、人才培养等各方面的过程和成果。对我们广播电视大学来说，档案不仅记载着学校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化学校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。另一方面，档案也反映了一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等，所以，档案事业是一个学校不可缺少的方面。
二、档案管理工作的载体演变及学校档案管理的双轨制
档案是人类社会活动的产物，是人们社会实践活动的历史记录，档案有5000多年历史，有人类活动，就有档案的存在。我国的档案事业的发展源远流长。由于人类生活的年代不同、形成的档案也不同，档案的演变是随着当时社会变革、变化积淀而形成的。
1.口头档案
指出现文字以前，人们通过言传身教留下的传说、故事、轶闻等。
2.实物档案
即具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案。如商代的甲骨档案、金石档案简牍档案、缣帛档案等。
3.文字档案
一般是以纸张为载体的文献，由汉代开始，一直沿用至今，由于用纸书写文件和办理文书多是在案几上进行的，所以人们称纸为“文书”、“文案”、“案卷”等。
4.电子档案
二十世纪末出现的电子档案，是计算机信息技术在档案工作中的运用实践。电子档案使档案管理、使用发生了新的变化。档案管理走向了信息化、网络化阶段。
对于高校档案管理，2007年3月18日，中国高等教育学会档案工作分会下发的《高等学校档案管理办法》规定：高等学校应建立和完善归档制度，实行纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。就是说在归电子档案的同时，还要把纸质档案一同归档。
随着信息技术的发展，电子文件的优势越来越凸显，对传统档案的管理方式提出新的质疑和挑战，从而打破了传统上以文字档案为主的档案管理系统的平衡。电子文件的出现，不仅是存储方式的改变，更是档案管理范式的转变。档案“双轨制”管理就是对档案的存储采取纸质与电子并存的管理办法。“双轨制”不仅是管理方式、方法上的调整和扩充，还从根本上改变了传统档案管理的理念，是对传统档案管理理念的一次扬弃，给传统的档案管理注入了新的活力。在管理层面上，“双轨制”是对纸质档案和电子文件的并存管理，但在操作层面上，“双轨制”则意味着从对纸质档案的管理过渡到对信息、知识和数据挖掘、融合与输出，是对信息的疏导和规范。
三、强化学校档案管理的功能与服务
1.加强档案管理标准体系建设
建立健全教学档案管理制度。要根据《档案法》《高校档案管理规范》等规定，结合本单位实际情况制定教学档案工作规章制度，明确各级各类人员的职责和任务，确定各类档案的内容、保存范围和时效，做到有章可循。从档案形成部门的源头抓起，加大三级档案管理工作力度，形成档案管理的公共大环境，使高校教学档案管理的建设纳入规范化、科学化、制度化的轨道。在加强档案管理标准体系建设方面，科学制定分类大纲、档案归档范围和保管期限表等档案管理的基础性文件。
2.规范管理制度，服务教育教学
建立科学完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。制定具体制度规范学校各部门，使其做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有条例、库管有措施、开发有目标。特别是在信息采集上，优选档案材料、确保档案材料齐全完整，是做好档案工作的前提和基础。档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。
3.注重档案管理工作的信息化建设
当今是知识经济时代，作为一种知识管理，档案管理在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。档案信息化是学校信息化建设的必然要求和重要内容，档案信息化与教育的网络传递和教学资源的共享息息相关，档案信息作为原始信息源必将发挥重要作用。档案管理信息化建设是在网络环境下，通过计算机技术和现代网络技术的应用，改变原有的手工作业管理模式为自动化集成管理的工作方式。这就要求学校既要保证在信息化硬件建设上的投入，也要注重档案管理者知识结构的更新。
4.保证档案管理的延续性，提高档案管理者素质
档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。另外，要建立健全必要的人员进出管理制度，促进档案工作持续稳定发展。这就要求我们要稳定档案干部队伍，保证档案管理的延续性。同时，要加强对现有档案人员的继续教育，提高档案管理者素质。在新的历史时期，高校档案管理者急需现代化信息管理技术全面的人才，而要做好高校档案工作，档案管理者首先必须具备一定的理论水平和过硬的政治素养，能以辩证唯物主义的立场、观点和方法来观察分析问题。懂得党和国家关于档案管理方面的政策，有着正确的世界观、人生观和价值观，这样才能在工作中明辨是非、坚持真理、实事求是，并通过严谨细致、精益求精、卓有成效的工作，实现档案管理工作人员的自我价值。其次，档案管理人员要有良好的职业素质，懂得档案工作基本理论原则和方法；具备较强的工作能力和文字表达能力；熟悉档案管理内容，进行档案信息深层次研究和开发。第三，档案人员也要努力拓展知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以适应档案管理最新发展的动态。
参考文献：
[1]朱文.如何加强科研档案管理标准体系建设[J].科技档案,2010(1).