【关键词】房产档案；管理；现代化；数据库技术
随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济与社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移。档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。
房地产业呈现出强劲的增长势头，房产档案的数量急剧增加，档案的利用率也大幅度提高，这使得传统的以手工处理为主的房产档案管理方式越来越暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较高等问题，庞大的档案库和旧的管理模式已不能适应工作发展的需要。因此以计算机技术为核心的现代信息处理技术与现代档案管理理念相结合，提高房产档案的利用价值，成为目前迫切需要解决的问题。我们要充分利用计算机系统信息化、传递网络化、存储海量化、服务快捷化、资源共享化的显著特点，实现房产档案管理的电子信息化建设。
1、新形势下房产档案管理需求及特点
在现代社会的发展过程中，社会的发展对房产档案有了新的需求，其作为法律凭证是现代房产交易以及房产纠纷解决的关键。而房产档案的动态使得其要求现代房产档案管理能够根据其特点进行管理与控制。例如：针对城市规划、改造、房产买卖等权属转移变更进行科学的管理。而且现代计算机技术的运用改变了传统手工记录档案的方式，为提高房产档案管理工作质量、提高工作效率奠定了技术基础。新时期下房产档案管理工作要求房产档案能够以科学的、快速的、准确的房产档案信息提供完善的服务。针对现代房产档案管理的种种需求，我国房产档案管理工作必须加快房产档案管理现代化进程，以此提高房产档案管理工作质量。
1.1房产档案的特点：法律凭据性。房产档案是政府职能部门依照法律规定，代表国家对房地产所有权及相关权利进行登记、确认和规范的管理活动中所形成的，是房地产行政管理法定职责的体现物，能够合法地证明权利人与房屋土地之间权利关系的原始凭证，为实施产权管理和产权保障提供可靠的法律依据。
动态性。房地产档案与其它门类档案相比，其鲜明的特点在于它的动态性。主要有两方面的原因：一方面是房地产本身发生了变化，例如旧城改造、城市规划、房屋拆除产权灭失等；另一方面是房屋外部条件的变化引起房地产的变化，包括房地产买卖、交换、赠与、继承、划拨、转让、分割、合并、裁决等原因致使权属转移变更。房地产档案的动态性决定了必须对房地产档案实行动态管理，以保证房地产权利现状的一致性和现势性。
区域性。法律明确规定一个行政区划的房地产发证机关只能有一家。房地产档案管理的基本原则是属地管理。而每一宗房地产权属状况的记录和管理都是唯一的，在一个地区中的房地产档案处于独占和垄断地位，房地产档案管理是否科学合理，将直将影响到该地区房地产市场的管理秩序和发展进程。
2、房产档案管理现代化的实现
现代化条件下的档案工作比传统的档案更需要标准化和规范化，它需要有统一的档案信息采集标准，统一与规范的数据类型，主要包括电子文件归档和电子档案管理。没有档案基础，没有档案基础业务的标准化和规范化，就没有档案事业的现代化和信息化。
2.1以房产档案管理现代化优势提高服务质量：房产档案现代化运用了现代科学技术手段与方法，实现了房产档案管理优化的目的。因此，房产档案现代化将计算机技术作为核心、引入了信息处理技术以及数据库技术。通过这样的方式使房产档案管理工作能够以信息技术作为基础开展数字化管理。而且随着现代网络技术的发展与应用，房产档案管理工作也发生了变化。运用网络技术、数字化技术实现了房产档案信息收集、整理、查询、利用以及管理的数字化、现代化。房产档案管理现代化提高了档案的管理水平与工作质量，为房产档案信息利用、房产经济发展提供了更加完善的服务。
另外，房产档案管理现代化海威电子档案管理的应用奠定了基础，为我国房产档案管理技术与水平的提高奠定了基础。房产档案管理现代化的优势为我国房产档案管理工作水平提高、房产档案管理工作效率的提高奠定了基础，同时也促进了我国房产档案管理工作的开展。
【关键词】房产档案；信息化；档案保管
引言
房产管理档案（以下简称房管档案），是各级房产行政管理部门在管理过程中，经过收集、管理、鉴定，按照一定的程序和手续形成的反映房产状况的有保存价值的文字材料、图纸、照片、影片、录像带、录音带、磁介质磁盘等各种载体的材料。房管档案信息化建设，是指以计算机技术为基础，结合网络等各种高新科技，将房管实体档案转化为计算机数据，并通过计算机系统对档案数据进行信息化管理的过程。房管档案信息化不仅能够规范、简化房管行业档案管理的过程和手段，提高房管档案保管与利用的效率，而且能为政府机构间共享数据、方便公众查询、深化档案编研利用提供有效的技术支撑。
一、房管档案信息化建设的意义
1、有利于实现房管档案规范管理
近年来，本市房管系统虽在档案管理制度建设方面有了一定的进展，但有些相关制度还未建立起来，标准化管理还未实现。另外，系统内的一些部门和单位存在操作不规范的问题，诸如档号不规范、案卷标题不规范、案卷缺少卷内目录、组卷混乱等。实现档案管理信息化，从源头上规范管理制度，利用扫描等手段，将实体档案转化为数字形式，录入档案信息系统，并自动生成档号、目录等数据，能提高归档及时性和准确性，避免操作误差、恶意篡改，实现规范管理。据有关部门统计，本市房管档案绝大部分的实体档案由各区县房管部门自行保管，且保管方式不一，储存条件不同。实现档案信息化管理能彻底改变传统的保管方式，实现数字化存储、分类管理、统一保管，并通过系统安全性建设提高房管档案保管的安全等级。
2、有利于提高房管档案管理效率
传统的房管档案管理方法是依靠人工采集并加工，周期长、消耗大、纸质存储占据空间大，难以满足现代管理的需要。利用计算机技术，将传统实体档案转化为计算机数据形式，建立档案信息数据库，进行信息化管理，则可以极大地促进房管档案管理模式改变，从源头上实现房管档案信息收集、整理、保存、查询、利用管理的现代化，提高档案的管理效率，为本市房产经济和社会发展提供服务。
3、有利于实现房管档案信息共享
目前，本市房管档案信息化水平较低，部分区县房管档案数字化率不高，没有建立一套完整的信息系统。部分已建立信息系统的区县，档案信息网络只是覆盖在档案管理部门内部，并没有扩大到整个房管系统中，全市缺乏统一的信息化平台，造成全市房管档案信息无法实现共享。将房管实体档案转化成计算机数据信息，建立全市统一的房管档案数据库，利用网络技术，形成一个既能保证数据安全，又能严格区分权限操作的档案信息库，则能有效整合资源，为相关政府部门、社会公众有效利用房管档案资源提供便利。
二、对房管档案信息化建设的几点建议
房管档案信息化建设可以从以下几方面入手：
1、夯实实体档案管理
夯实实体档案管理，就是要加强档案的收集、整理和保管工作，从制度建设、整理方法、库房建设等方面入手，逐步实现房管档案管理的规范化、系统化、科学化。房管档案以权属登记档案为主体，此外还包括住房保障、物业管理、房屋拆迁、住宅配套、房屋修缮等活动中形成的有关文件。其中公房档案、物业档案、拆迁档案等，是和百姓切身利益紧密相关的。但由于这些档案来源分散、渠道多元，存在收集不齐全等现象，不利于房管档案的规范管理和科学利用。因此，要从源头抓起，加强档案收集工作，为房管档案信息化建设打下扎实基础。加强实体档案管理，一是要健全组织领导，推行责任管理，将档案工作纳人目标管理，完善内部监督制约机制，并将档案归档工作纳人年度考核范围内；二是狠抓归档管理，认真把好档案的归档关，严格房管档案收集、分类、整理、立卷、保管等规范操作，做到收集齐全、整理规范、编号科学、保管安全。
2、建立信息化管理机制
房管档案信息化建设要做到规范化、标准化，必须要从实际出发建立规范的信息管理机制.既要按照国家推荐信息化管理的标准，又要根据房管系统业务特点和自身需求来制定相关管理标准体系，并在实践中不断进行完善。在信息化建设前，要根据档案法律法规和《电子文档归档与管理规范》等有关文件，结合房管档案实际情况，制定电子档案管理标准的实施细则；在信息化方案设计时，要从文件产生、流转、办理，档案移交、接收、整理、录人、查询、统计等各个环节全面考虑，使信息化建设方案既符合国家的标准，又有利于实际的操作。此外，还应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，对档案数据库管理的软件、硬件的文件格式、数据指标等进行统一规范。
3、分步实施信息化建设
在实施房管档案信息化建设时，不应一拥而上、一步到位，而应根据现有条件，有计划、分步骤地实施。第一阶段应做好房管档案信息化的需求分析，在现有基础上，继续推进房管档案数字化试点工作，规范数字化的流程和相关标准，初步建立房管档案基础数据库；第二阶段应逐步完善房管档案信息系统，初步建成全市统一的网络构架和目录数据库，在统一数据库的基础上推进实体档案的统一管理；第三阶段应进一步完善全市统一的网络构架，逐步完善文本数据库，并对平台进行统一管理和利用，完善各信息系统的本地储存和网络备份，利用中间服务器完成全市房管系统各机构的数据交换与互通；第四阶段应开发建设一个全市统一的房管系统档案信息平台，按照权限实行分级管理，利用网络技术.进行房管档案信息的网上咨询、查找、电子文件的实时归档及直接提供使用。
4、重视系统安全管理
房管档案信息化管理实现了工作方式的现代化，进一步规范了工作流程，提高了工作效率，促进了档案信息资源的共享与互通，但同时也对网络的安全管理提出了更高的要求，这包括信息系统硬件、软件、数据和网络等各方面的安全。因此，要订立详尽的责任制度、安全保密制度，完善权限分级体系，做好服务器的配置，制定机房的防火防雷等安全措施。同时，要设置网络防火墙，对传输的数据加密，定期进行数据备份，防止数据信息损失，并做好病毒防治等工作。只有保证系统的安全顺利运行，房管档案管理现代化的目标才能得以实现，否则一切都无从谈起。
5、提高档案人员素质
房管档案涉及到个人隐私、商业秘密和国家机密，需要档案管理人员具有正确的政治方向和良好的职业道德；房管档案信息化建设，需要档案管理人员具有相应的档案管理和信息技术等方面的知识。因此，要进一步加强房管系统档案管理人员的教育培训，通过岗位培训、继续教育、专题讲座、交流考察等方式不断提升房管系统档案管理人员在档案管理、房产业务、计算机操作、网络应用等方面的技能。此外，房管系统档案人员队伍应加大新鲜血液的注人，吸纳既懂房管行业档案管理工作又熟练掌握信息技术的复合型人才，以适应房管档案信息化建设的需要。
参考文献：
[1]黄禹康.关于房地产档案馆信息化建设的调查与思考[J].中国房地产.2004（04）.
一、房地产档案数字化的技术原理以及要点
房地产档案数字化的技术就是对房屋的档案采用数字化的发展趋势，但是很多的情况是房地产档案管理脱离的数字化的改革，或者大量的户主的名字存在造假，这样对我国的房地产档案数字化的目标提供了很大的阻碍，但是由于各方的利益的缘故，我国房地产档案数字化的技术一直处于这样曲折发展的情况。房地产档案数字化的技术的发展主要面临以下几个问题：
（一）房地产企业不配合工作。有些人认为一个人拥有什么应该受到隐私权保护，但是我国推行了不动产登记制度，其目的在于方式商人炒房，让我国的房地产经纪逐步回归到一个正常的水平线上来，对投机者起到警示作用。同时是实现我国共同富裕的一个重要的手段。但是房地产企业手里握着大量的住户资料却不愿意配合我国的行政人员的工作，导致工作难以展开。
（二）档案填写不规范，重要信息全无。档案信息的不规范是一个重要的问题，首先档案信息因为是房地产企业进行对内部资料的转录所以难免有着很多的漏洞和信息，有些档案户主只有一个姓名，身份证号码以及其他信息都没有。所以不能用于不动产登记以及其他的用途，档案形同虚设，同时在档案中还存在很多档案的填写不全的现象。随着信息技术与计算机技术的不断发展，房地产档案资料随时处于更新状况，而在搜集房地产档案资料的过程中，极易出现信息和资料收集遗漏的现象，因此，需在档案资料的整理和收集中，采取动态化的信息管理形式，以完善房地产的档案管理工作
（三）缺乏人才的管理培养。人才的培养是一个重点的项目，在人才的管理上，我国房地产档案自动化发展有着很多问题，其中最大的问题在于不同形式的档案文件需要一个统一的制式进行资料的整理的分析，在档案的处理过程中，人员素质低就会造成档案的管理工作进展很慢，在施工的过程中，档案整理的进程慢直接影响了下一步不动产登记的进度。但是想要处理这些资料就必须具备多种信息的处理的能力，不仅对常见的计算机软件操作熟悉，对于一些冷门的软件知识也要熟练掌握。
二、房地产档案管理中有效运用数字化技术的策略
（一）建立健全的管理制度。在房地产档案管理的过程中，需建立健全的管理制度，从管理人员的培训到硬软件的要求等，均需给出明确的规定。档案管理制度的主要内容有：一是规划和控制已存储的数字档案资料，并对其进行密级分类：将敏感和机密的资料信息进行加密处理，也可将其脱机存储于一个安全性较高的地方，以此预防房地产档案资料信息被变更、窃取或者毁坏；二是系统运行环境安全管理制度：包括房地产档案机房的出入控制、环境条件的保障管理、自然灾害的防护、防护设施的管理等内容；三是应用系统运行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作权限的管理、操作监督管理、操作恢复管理、操作规范管理、操作责任管理和应用系统的备份管理及应用软件的维护安全管理等内容，通过相关的技术，预防数字档案信息出现窃取、修改的问题，从而增强数字档案信息的安全性。同时组建信息保管制度，并严格将其落到实处；建立房地产的数字化档案的记录制度，记载资料信息的搜集、管理及使用等情况，并在记录中确保信息的真实性。
（二）规范房地产档案资料。在房地产档案资料信息管理中，传统的手工搜集、整理纸质材料，容易出现材料丢失、储存不当、资料信息不规范等档案管理不到位的现象。因此，采取数字化技术对房地产档案资料进行管理，不但能达到档案资料纸质管理和信息化管理齐头并进的目的，而且能使档案资料管理更加完善，避免或者减少档案资料遗失、损坏等。同时还可通过视频、音频等技术手段，使房地产档案资料管理更加丰富化、动态化。
（三）建立数据的系统和内部的平台。房地产信息有关个人的重要的财产信息，按照现在中国人消费模式，房产是最大的支出之一房地产档案所以可以侧面的体现一个人的资本情况，所以这是重要私人的信息，房地产档案数字化的管理过程中，要注意的方面就是建立良好的数据库，通过数据库的管理提高房地产管理方式，同时要建立可靠的数据传输平台，在很多的时候在数据的传输模式是按照数据的质量决定的，房地产档案数字化的管理上通过平台与管理方式，要确保平台的安全性和传输高速性。在房地产档案数字化管理的过程中，还需注意以下两点：一是组建数据库。可通过扫描仪对纸质档案进行扫描，将扫描资料组建成数据库的形式，降低人工录入出错率，提高管理人员的工作效率；二是建立传输平台。在房地产档案信息的数字化管理过程中，需以实现其价值为中心，以此有效利用房地产档案的数据库。但是在建立传输平台的过程中，需确保传输平台安全性、高效性和保密性，从而防止档案信息在传输过程中丢失，或者人为窃取
【关键词】档案信息化建设；档案信息化安全保障；房产；档案信息系统
0引言
随着现代信息技术的发展，各行各业都处于数字化信息社会的环境之中。电子文件的大量出现，对传统的档案管理理论及其方法有严峻的挑战。近年来，随着房产行业的快速发展，房产管理档案在住房保障、交易评估、权属登记、私房落政、旧房改造、市场调控、优秀历史建筑保护和诉讼仲裁等方面的作用日显突出，政府、社会对房管档案规范化、信息化管理的要求和需求日益迫切。党的“十六大”明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”，并及时提出要“以信息化带动工业化”战略决策，将信息化建设列为国民经济和社会发展的重要内容。因此，房管档案工作必须跟上国家信息化建设步伐，实现档案信息化建设与国民经济和社会需要同步发展，笔者就房管档案信息化建设谈谈粗浅的认识。
1房管档案信息资源建设
房管档案，是各级房产行政管理部门在管理过程中，经过收集、管理、鉴定，按照一定的程序和手续形成的反映房产状况的有保存价值的文字材料、图纸、磁介质磁盘等各种载体的材料。房管档案信息化建设，是指以计算机技术为基础，结合网络等各种高新科技，将房管实体档案转化为计算机数据，并通过计算机系统对档案数据进行信息化管理的过程。房管档案信息化不仅能够规范、简化房管行业档案管理的过程和手段，提高房管档案保管与利用的效率，而且能为政府机构间共享数据、方便公众查询、深化档案编研利用提供有效的技术支撑。房管档案资源信息化的核心内容即档案信息资源的建设，而档案资源信息化的对象主要是档案资源。因此，房管档案信息资源建设水平直接决定档案信息化内在质量，关系到档案资源的有效开发和利用程度。首先，房管档案信息化离不开现代信息技术的支持。无论是档案资源加工的数字化，还是档案信息传输的网络化，都是以计算机技术、通信技术以及相关信息技术为工作手段和技术基础的，档案资源信息化离不开信息技术在档案领域的应用。房管档案信息化建设通常所用的信息技术主要包括数据技术、数据库技术与数字化技术、网络及数字通信技术、数字信息存储技术等；其次，信息设备是实现房管档案信息化的物质支持。基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、档案数字加工的输入、输出、存储、传输及其他设备；最后，充足的高质量的房管信息资源是信息化的基础。档案的信息化建设，档案部门对本单位的档案信息资源进行合理配置、分工协调，形成档案信息资源库，以有效提供房管档案信息。只有建立起资源配置合理、特色突出、利用方便的档案信息资源库，才能有效地实现房管档案共享。
2加强房管档案标准化的建设
房管档案专业工作的标准化，就是制订、修订各种类别、各种层次的档案专业标准，将其付诸实施的工程。既要按照国家推荐信息化管理的标准，又要根据房管系统业务特点和自身需要来定制相关管理标准系统，并在实践中不断进行完善。在信息化建设前，要根据档案法律法规和《电子文档归档与管理规范》等相关文件，结合房管档案实际情况，指定电子档案管理标准的实施细则，使信息化建设方案既符合国家的标准，又有鲤鱼实际的操作。夯实实体档案管理，加强档案的收集、整理和保管工作。必须认真组织力量，深入探索，把握房管档案信息化建设的特点和规律，加速推进房管档案信息化建设。逐步实现房管档案管理的规范化、系统化和科学化。要建章立制，进一步强化档案信息化建设和制度规范，制定和完善房管档案标准化建设和管理的法规标准，使档案信息化建设驶入规范有序的发展轨道。健全组织领导，推行责任领导管理，将档案工作人员纳入目标管理，完善内部监督管制约机制，并将档案归档人员纳入年度考核范围内，狠抓归档管理，认真把好档案的归档关，严格房管档案收集、分类、整理、立卷、保管等规范操作，做到收集齐全、整理规范、编号科学、保管安全。
3房管档案信息化安全保障系统建设
实施档案信息网络管理必须努力确保档案信息的安全。房管档案信息化管理实现了工作方式的现代化，进一步规范了工作流程，提高了工作效率，促进了档案信息资源的共享与互通，但同时也对网络的安全管理提出了更高的要求，这包括信息系统硬件、软件、数据和网络等方面的安全。与一般信息相比，房管档案信息材料对安全、保密等方面要求更为严格，而计算机网络的开放性、集成性、共享性等特点，又使上网档案信息的安全受到一定的威胁。因此，要订立详尽的责任制度、安全保密制度，完善权限分级体系。实施档案网络信息化管理必须努力确保房管档案信息的安全。首先，必须对档案信息进行分析，分清开房档案信息和非开放档案信息，确定非开放档案信息的保密程度以及对不同利用者的限制范围；其次，制定严格的安全管理制度。应从机房管理、软件管理、监督管理等几个方面着手维护计算机系统的物理安全。其次，用户分类、设置权限。既要保证有权用户对房管档案信息的有效利用，又要研制用户的使用权限，保障档案信息的安全可靠；最后，数据备份，防止电子文档信息的丢失或失真。同时，要设置网络防火墙，对传输的数据加密，并做好病毒防治等工作。只有保证系统的安全顺利运行，房管档案管理现代化的目标才能得以实现，否则一切都无从谈起。
4房管档案管理人员队伍的建设
一、在房产档案管理系统建设中，要制定统一的技术规范。
房产档案的信息来自于房产权属管理的过程，因此，需要从房产权属登记系统中采集相关数据形式的电子档案。技术规范包括如业务分类、数据分项、数据定义等，没有统一的数据规范和标准，就会影响到数据的准备性和完整性。同时，系统中应尽量延伸和拓宽档案数据的采集面，并规划和设计出必要的数字化实现途径，尽可能地促使更多的登记业务内容转换成房产档案需要的业务信息流。接收到的数据完整、真实、规范是保证形成的房地产电子档案安全准确的前提条件，并为各相关业务部门业务系统今后进一步实现信息资源共享奠定技术基础。
二、要实现电子档案的动态更新，保证电子档案与房产权属现状严格同步和一致。
房地产档案与其他静态档案不同，随时可能因为房产权属的改变而发生增量变化，因此，电子档案管理系统应与房产权属登记系统实现实时同步地动态更新。在档案数字化管理系统中实现权属档案异动的动态更新机制，通过相应的系统接口根据受理登记部门的工作成果，能够反映出房产的权属变化（转移、变更、抵押、查封、注销等），并在第一时间把这些情况反映在电子档案中。
三、考虑软硬件的合理配置、整理性和先进性，做好周密完善的备份方案。
房地产档案数据由于有大量的图像原文信息，突出特点是数据容量大、增长速度快、安全性要求高。首先要建立安全、可靠、稳定运行的机房工作环境。在数据库管理软件平台的选择上，要考虑数据库平台的管理安全性、操作易用性，是否支持多种操作系统平台，是否支持海量数据存储等；对于数据库服务器硬件方面的要求是性能稳定、存储容量大、存储扩展性强；对于数据机器故障，采用双机并行工作，一旦一台机器出现故障，应及时启用备用机，充分保证系统的高可靠性；为弥补误操作带来的人为数据破坏，要求对每天记录的任何字段的信息变更，系统不仅记录下变更后的状态，还能够记录下变更前的状态，对于一般性操作失误或人为错误，都能够进行精确到每个字符的恢复操作；对于数据库故障，进行恢复时，应优先采用修复数据库方式进行操作，最大可能恢复出现故障的数据库；为防范自然灾害，应当经常定期异地备份，确保数据的可还原性。
四、电子档案存储时要确保数据格式的安全保密性。
目前，电子档案存储的方式一般有两种。一种是以二进制字段的形式保存在数据库中，另一种是以文件的形式保存在相应的文件夹内。
从电子档案的保密性和防篡改性方面考虑，以二进制字段的形式保存比较容易保证电子档案的安全，因为现有的数据库产品都有比较严密的管理工具和管理权限，实现对电子档案数据的安全性控制相对容易。但是，数据库文件过于庞大，又将会影响到整数据库的性能，对硬件资源消耗很大，也就间接影响到了利用效率。
另一方面，电子档案如果以文件的形式保存在相应的文件夹内，虽然数据库文件较小，提高了数据库检索性能，但是图像文件存在被修改和被非法复制、非法浏览的危险，档案的保密性和安全也面临威胁。特别是图像格式如为整理格式的话，很容易通过图像处理软件进行编辑、修改，电子档案的准确性更加得不到保障。因此，蚌埠市房地产产权市场管理处档案馆电子档案图像数据采用了特定格式保存，该格式不但压缩率高、占用空间小、便于网络传递，而且不能通过任何通图图像浏览加工软件进行浏览，更不能用图像处理软件对图像进行加工处理，因此能有效地保护电子图像和原文的一致性、保密性和防篡改性。
五、加强信息保护，建立健全档案信息安全管理规章制度以及处理各类突发信息网络事件的具体措施。
由于目前数字化档案管理是采用计算机技术，存储在计算机中，通过网络查询，有内网和外网两个网络，存在信息的安全性问题，对档案的安全管理提出了更高的要求。蚌埠市房地产产权市场管理处高度重视安全管理，中心机房、档案馆除专门制定相关的信息管理保密制度、档案查询调阅制度、档案利用制度等，同时严格按照房屋权属登记信息查询法律法规要求，加强了个人信息保护。
1、依法行政、依法治档，制定完善的《档案馆工作职责》、《档案归档制度》、《档案保密工作职责》、《档案借阅制度》、《库房管理制度》等规章制度，规范行政人员档案管理行为，加强档案行政监督，促进档案工作人员依法履行职责，提高全社会的档案法律意识，有效地预防档案管理违法违纪行为的发生，在制度上保障档案工作的科学发展，更加有效地保护和利用档案。
2、网络信息安全管理。按照国家信息安全政策和标准规范要求，建立健全信息安全管理规章制度及落实情况。为了切实加强网络安全保障工作，蚌埠市房地产产权市场管理处制定了信息中心保密工作职责、信息化岗位安全和保密责任制度、房地产产权信息系统安全管理规定、计算机网络与信息安全防范工作措施、中心机房安全防范应急预案。
3、要严格按照《物权法》、《房屋登记办法》、《房屋登记簿管理试行办法》、《房屋权属登记信息查询暂行办法》和《房地产登记技术规程》的要求，依法提供查询服务。
4、要认真参照《房地产登记技术规程》附录D《登记业务表》中提供的申请书式样，在申请中增加“信息收集声明：本申请书信息系依法定职权收集，用于房地产登记和登记资料利用”，切实做好房屋登记信息收集、使用的明示工作。
六、严格房产档案查询系统权限，建立生成“利用痕迹”。
档案检索工具，是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率，各地房地产登记机构所建立的计算机辅助检索工具，其功能要能满足各种实际情况的多条件查询模式。由于登记档案涉及个人隐私等方面，因此特别要求检索工具必须具备完善的身份验证功能，防止信息滥查和泄露。拥有了完善的档案索工具后，就要仔细梳理现行查询工作体制、机制和查询系统授权，根据不同查询目的和人员，采取系统自动筛选、屏蔽相关信息等技术手段，防范信息泄漏风险。档案信息系统和该系统中的用户必须依照其被授予的权限在指定范围内进行相应操作，以确保档案信息的安全。如果要对档案信息进行修改，必须要按照系统内设置的工作流程来执行，并执行严格的审批制度，未经批准不得对电子档案数据进行修改。
同时，系统应生成建立利用“痕迹”，保存详细的修改日志备查。解决登记资料的泄漏问题如仅仅从制度和查询人员自身约控上入手，无法从根本上解决问题，必须要有严格的监督手段。在电脑业务系统中形成资料利用日志就成为重要的环节。在什么时间、哪些人员以及对哪些内容进行了读取就成为必须留存的关键。档案证明的出具，建议选用自动生成的模板，因为这样出具证明的时间点，就可以精确到分到秒，首先解决了人为因素的影响，另外就是可以留下利用“痕迹”，以便追责。