关键词:物资采购;管理;控制
内部控制是现代企业管理的一项重点工作任务,是企业为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循、规避生产经营风险,由企业管理层及其员工共同实施的一个管理过程。而物资采购环节又是企业实施内部控制管理工作的重点,因为采购直接关系到生产的质量,关系到企业的成本和利润,是企业实现低成本,高效益的重要环节。那么,如何才能通过加强内部控制管理工作的有效实施,来提高采购工作的管理水平呢?
笔者认为,要通过加强内部控制管理工作的有效实施,来提高采购工作的管理水平要遵循四个方面的具体要求,即:正确认识是前提、制度保障是基础、程序合理是重点、执行有效是关键。只有做到这些,并结合各自企业实际,予以适当的完善和补充,才能真正达到通过加强内部控制管理来提高企业采购管理水平的目的。
一、正确认识,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的前提。
从企业管理层到具体的采购业务部门每一名工作人员对采购内部控制管理工作的重要性有个正确的认识,是保证内部控制管理工作顺利开展和取得成效的前提。www.133229.COm管理层要着眼于企业的科学发展,善于从宏观层面审视采购内部控制管理工作,并纳入重要的企业议事日程。采购业务部门的工作人员要以高度的责任感,认真履行岗位职责,服从服务于采购工作的内部控制管理要求。也就是说,企业的一切管理工作,应遵循内部控制管理要求;企业的一切决策,应统驭在完善的内部控制体系之下;企业的一切活动,都不能游离于内部控制管理之外。这既是完善现代企业管理的要求,更是全面提升企业经营管理水平的需要。
二、制度保障,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的基础。
建立完善的物资采购内部控制管理制度,既是满足提高采购管理水平的需要,也是完善现代企业制度的需要,同时更是全面提升企业经营管理水平的需要;建立完善的内部控制制度体系,通过内部控制管理制度来规范和管理采购程序和标准,并开展定期的评价和维护,必将为采购管理水平的提高、确保资金的安全完整、有效抵御和控制经营风险、实现经营管理目标等几个方面提供有力的保障。强化内部控制管理制度的建立是进一步强化公司内部经营管理、全面提升管理水平的客观要求;建立完善的内部控制制度,能够使企业的经营活动全过程均处于受控状态,确保采购业务工作有章可循,有法可依,促进采购工作的规范运转。
三、程序合理,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的重点。
内部控制管理工作其实质是强化企业的过程管理和流程管理,因此制定严密合理的采购业务管控程序就是提高采购管理水平的重点。包括采购计划方案的编制审定、供应商的选择与价格确定、合同签订与管理、物资验收入库、采购付款与往来核对、采购业务的分析与考核等管控节点。
(一)采购计划、方案的编制与审定环节。这一环节可以使企业最大限度地控制采购预算,其一般管理控制程序为采购部门根据企业生产经营需要,提出物资采购的申请,仓储或有关部门平衡库存后由物资管理部门编制采购计划,经财务管理部门审核后报采购主管领导审定。采购部门根据采购计划编制采购方案,采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。这一环节的管理控制重点是检查采购方案是否经采购部门负责人审核,是否明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购方式等,相关审定是否符合权限。
(二)供应商的选择与价格确定环节。这一环节是采购管理控制工作的重点,可以使企业的采购预算资金得到有效的使用,使企业经营成本降低,并直接关系到企业的经营效益。其一般管理控制程序为采购部门应根据审定的采购方案,通过招标、竞争性谈判采购或询价采购等方式确定供应商与采购价格。这一环节的管理控制重点为采购是否经过询比价、有无询比价记录,通过招标方式采购的是否符合招标管理规定,对大宗、批量、重要及特殊物资的采购是否采取招标方式,应集中采购的是否有违规自行采购的现象,相关审定是否符合权限。
(三)合同签订与管理环节。这一环节可以规避采购风险,保证企业的合法利益。主要通过合同范本管理,提高合同管理工作的规范化,降低合同签订风险;通过资质信用管理,建立供应商诚信档案体系,降低了履约风险;通过合同风险点管理,强化合同履行的风险意识,减少合同履行风险;通过合同会签管理,提高合同审批效率,规范业务流程;通过合同履行管理,加强经营过程的控制能力,提升公司精细管理水平;通过合同统计分析管理,提高公司经营决策自我分析能力。这一环节内部控制管理的重点是检查相关部门是否对合同进行审核,签订的合同是否送交财会、法律等相关监管部门。
(四)物资验收入库环节。采购物资到货后,物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点,质检部门出具检验报告,仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续,编制入库单,登记库存明细帐。这一环节的管理控制重点是检查物资入库验收资料是否齐全,验收入库是否符合不相容要求,库存明细账登记是否及时。
(五)采购付款与往来核对环节。财会部门应依据采购合同、入库单、发票等及时作账务处理。采购款的支付应由采购部门根据采购合同及到货情况提出申请,填制付款申请单,附齐相关单据,经采购等部门负责人审核签字后送财会部门审核,财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续,采购款支付应经相关领导审批后办理。这一环节的内部控制管理重点是检查财务入账手续是否齐全,暂估入账是否及时合理;检查采购款支付的依据是否齐全,与合同约定是否相符,相关审批是否符合权限。
(六)分析与考核环节。在“分析”环节上,企业采购部门应会同有关部门定期对计划准确率、保证供应率、质量合格率、厂家直供率以及采购管理等情况进行分析,并向企业有关会议报告;在“考核”环节上,企业应建立与采购相关的考核办法,定期对采购管理情况进行考核。
四、执行有效,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的关键。
在建立了完善的内部控制管理制度和严密合理的采购程序的基础上,是否能够有效执行就是关键。一是可以通过拓宽监督管理渠道,来保证内部控制管理工作的实施,企业纪检监察、审计等监督管理部门要切实发挥监督的职能作用,对采购业务要由事后监督向事前、事中的监督进行转变,并要充分发挥职工群众监督的作用,督促和约束采购部门的工作效率和工作质量,促进内部控制管理的有效运行。另外,还可以通过制定内部控制管理考核及其责任追究制度来强化执行力,明确相关部门及员工在内部控制管理工作中应承担的责任,加大员工内部控制管理制度执行情况的考核力度,对工作责任心不强、敷衍了事、完成不力,以致造成后果的人员进行责任追究,并视情节轻重予以通报、警告处分或给予必要的处罚来增强了各级管理人员的内部控制管理意识,以此来提升管理人员的业务水平和对内部控制管理制度的履行意识。
综上所述,通过加强内部控制管理,来提高采购管理水平,是企业改革与发展的要求,是企业提升综合市场竞争能力的要求,需要我们在工作实践中科学运用,不断完善和提升。
参考资料
关键词：施工企业；物资管理；问题与措施
物资管理是企业经营的重要组成部分。物资管理工作是一门综合性的经济工作，是物化了的资金管理[1]。在公路建筑企业项目施工中，材料费一般占工程成本的60%~70%。由于建筑企业对物资管理的重视程度不够，给企业造成了一定的经济损失，同时也给企业投标带来一定困难[2]。因而，有必要对物资管理工作进行探讨，提出相应行之有效的解决措施，以增加企业效益，增强企业核心竞争力。
1、存在问题
1.1基础管理薄弱
随着市场经济的深入发展，企业结构体制的不断改革，各级领导主要抓生产，很少顾及物资管理工作，也很少去探讨研究新时期物资管理工作，认为只要项目能完成利润指标就行，而把追求项目效益最大化喊在嘴上，但是没有落到实处；另外，项目的编制具有的临时性，一个工程项目完工后，业务人员、剩余材料、设备可能不再归该项目使用管理，所以物资管理的好坏、业务人员素质的培养、去向与项目经理的个人利益没有大的关系。本位思想严重，不负责任导致物资浪费，存货流失，收尾工作不彻底的现象发生。
1.2物资采购供应渠道选择不当
物资采购无规章，材料积压占用资金多。采购权分散；采购物资不能形成批量；选择的供应商、经销商多，厂家少，中间环节多，直采率低，价格较高；人情料、关系料，致使采购的产品质量下降。物资采购透明度低，采购单价多样化，一个品种规格多种单价，造成进货渠道混乱，所购物资质次价高；采购信息渠道来源太多，导致进货参差不齐。
1.3业务素质差，管理水平低
施工现场为了保证生产和物资部门联系，一般都设有现场小库房，由专人负责，这样便于组织材料现场集中管理。但由于现场人员素质低下，专业人员少，临时工多，现场材料管理混乱，材料浪费流失严重，给建筑企业文明施工和成本管控也带来一定的影响。
2、措施探讨
物资管理工作的核心，简单的讲即控制好所采购物资的“质量、成本、数量、时效”。通俗地讲，即在适当的时候，花尽量少的钱买到适合我们需要的一定数量的材料。针对以上存在问题，提出以下措施：
2.1建设完善健全制度，执行落实到位
应健全完善公司和项目各项物资管理制度。要求项目按照公司规范内容，结合各自项目特点，对操作实施细则进行完善和修订，并严格在项目施工过程中执行。将制度内容与公司物资收发存账务管理系统紧密结合，提高公司对材料管控能力。通过加强基础管理工作，达到公司物资策划和管理执行规范、有效，动态管理将会取得明显效果。
2.2以全面推广物资管理信息系统为切入点，加强物资信息化管理
企业对诸如物资账务管理信息系统等信息化系统进行推广，全面使用，可使物资管理标准的各项工作流程得到了进一步规范和更好的执行，对提高项目物资管理水平和工作效率，均衡项目发展起到一定积极作用，为进一步提升物资管理水平提供了良好的平台。信息化的应用，进一步提高了物资管理人员工作技能和效率，以及对市场敏锐度，物资采购时机把握更加准确。通过对不同片区项目各种采购数据的适时分析，及时采取不同的应对策略，确定物资机械的最佳采购时机，有效降低采购成本。
2.3强化前期物资策划，明确物资管理流程，树立物资动态管理新理念
企业可制订“物资管理专项策划”。按照制定的物资管理策划书对物资管理全过程从头到尾进行详细的梳理，对项目实际工作开展起到很好的指导作用。我们要重视前期物资策划工作，为领导决策提供及时、准确、可靠的依据，使物资采购奠定在市场分析的基础上，从而杜绝盲目采购的漏洞。过程中随时关注市场，对物资管理、供应商实行动态管理新理念，也达到提高经济效益的目的。
2.4加大集中招标采购力度，创新物资采供模式
为了加强物资成本控制，落实物资集中采购，可采取如下五大采购方式：①、甲供材料采购；②、公司集中招标采购；③、项目组织招标采购；④、竞争性谈判的采购；⑤、货比三家“三表制”采购。采购流程执行按照《招投标管理办法》和相关管理流程、制度执行，并要求形成书面记录和会签，公开、公平、公正的确定采购结果。
通过集中招标采购，将有限的、分散的采购资源整合，充分利用“大市场”资源吸引更多的供应商参与竞价；通过投标比价、评标，取得优惠待遇，也获得宝贵供应商资源。在物资采购方式上以招标采购为主，根据采购时机、物资种类等因素确定多种采购方式，为提升项目物资流程化管理，发挥规模经济效益，降低采购成本会取得明显的经济效益。
2.5重视采购基本流程的完善，全面落实物资采购制度，努力降低物资采购成本
不论采取哪种物资采购方式，都需要经详细的市场调查后再确定采购方案，上报企业审核后按照选定的方式采购。采购是企业管理中“最有价值”的部分，也是物资基础管理的重要组成部分。一定要根据自身的具体情况，把采购工作做好，为企业创造出最大的利益，只要能为企业降低采购成本，把适应企业的材料采购方式都可以充分灵活利用起来。
2.6进一步加强物资合同评审和管理
企业应统一制订物资合同范本供项目参考使用，项目也应加大合同会审工作。凡是订立的合同，必须经过项目采购领导小组会签确认，降低合同订立的风险和执行的风险。项目所有物资采购必须订立合同，财务依照合同支付货款，无合同应拒绝支付。项目订立的合同，及时上传到企业相关信息平台，达到资源共享。
2.7进一步加强物资人员岗位培训，建立物资管理考核激励机制，提高工作技能
随着物资市场的复杂多变，对物资主管的临场应变能力和综合技能的要求逐步提高；随着物资管理信息系统的深入实施，对物资会计岗位的电脑操作水平、会计专业技能水平要求也是越来越高。这就要求我们不定期的对物资管理人员进行物资岗位专业培训，提高他们的工作技能。我们可以按照施工企业精细管理提出的“标准化管理、程序化运作、数据化考量”的要求，重视对物资全过程的动态经济分析、绩效考核评价及奖罚兑现，保持广大物资管理人员的积极性和工作的严谨性。
3、结束语
对于物资管理工作，企业应以物资管理“质量、成本、数量、时效”这八个字作为关键控制点，进一步通过五大采购方式等有效手段进行集中管控，降低物资采购成本，提高物资人员的政治素质和业务水平。紧贴市场，把握机遇，建立健全并落实企业相关管理制度和要求，强化周转材料管理，加大对主要材料的集中招标采购力度，全面应用物资账务管理系统等信息管理系统，为企业创造更大的利益和更强的竞争力。并打造以我方为核心的供应价值链，持续提升物资综合管理能力和经营创效水平。
参考文献：