[关键词]净现值随机变量经济评价
一、引言
在若干独立方案比较和优选过程中，最常见的约束是资金的约束。在确定条件下,对于独立方案的比选,如果没有资金的限制，只要方案本身的NPV≥0,方案就可行,但在有明确资金限制时，受资金拥有量的约束,有可能不能采用所有经济上合理的方案，只能从中选择一部分方案实施,这就出现了资金合理分配问题。
有资金约束条件下的独立方案选择，其根本原则在于使用有限的资金获得最大的经济效益。确定条件下，资金有限独立方案的选择问题实质上是一个0-1整数规划问题。其基本模型为：
式中表示第i个方案的净现值；表示第i方案的总投资，I表示总的资金限额；为决策变量，=0表示不选第方案，=1表示选择i方案。
该0-1整数规划的求解在经济评价中常用的方法主要有：独立方案组合互斥化法（相当于规划中的枚举法）、净现值率排序法和0-1整数规划法。当方案数(n)较小时最常用的方法为组合互斥法。该法的基本思想是：在有资金约束条件下独立方案的比选，由于每个独立方案都有两种可能：选择或拒绝，故n个独立方案可以构成2n个组合方案，每个方案组合可以看成是一个满足约束条件的互斥方案，这样互斥方案的经济评价方法可以选择出一个符合评价标准的可行方案组合。因此，有约束条件的独立方案的选择可以通过方案组合转化为互斥方案的比选，其评价的基本步骤如下。
1.分别对各独立方案进行绝对效果检验。即剔出NPV<0的方案；
2.对通过绝对效果检验的方案，列出不超过总投资限额的所有组合投资方案，则这些组合方案之间具有互斥的关系；
3.将各组合方案按初始投资额大小顺序排序，按互斥方案的比选原则，选择最优的方案组合，即分别计算各组合方案的净现值，以净现值最大的组合方案为最佳方案组合。
当方案数目较大时，由于方案组合数(2n)较大，采用组合互斥法虽然可行但是工作量较大，所以方案数目大时常用规划软件求解，或者设计算法求解。
以上的评价方法是针对确定条件下（现金流量和参数为实数）的经济评价。经济评价时，评价的一些基础数据能够准确地估计出来，而另一些数据却不能。虽然某些数据（现金流量和参数）不能准确估计出，但是通过工程实践，人们往往能够知道现金流量和参数的分布情况。当方案的现金流量和参数为随机分布时，评价问题就成了随机条件下的经济评价。和确定条件下的经济评价一样，随机条件下的经济评价也主要面临三种类型方案的评价：独立方案、互斥方案和资金有限独立方案。对于前两种类型方案的经济评价在技术经济和工程经济等文献中基本都有所涉及，但是对第三种方案的经济评价尚很少探讨。
本文将探讨随机条件下，如何在决策准则下排序选择资金有限独立方案。本文将介绍随机条件下的决策准则及其在方案经济评价中的求解措施；给出随机条件下资金有限独立方案决策的一般模型和该模型的求解方法，最后给出数值案例利用组合互斥法展示随机条件下资金有限独立方案的经济评价。
二、随机条件下的决策准则及其数值计算
随机条件下进行经济评价时，方案的现金流量或参数具有随机性，按此现金流量和参数获得的评价指标（如净现值）也是随机变量。经济评价时需要对方案进行排序选择，所以，随机条件下，进行经济评价时首先要解决的问题是如何对评价指标为随机变量的方案进行排序。如前所述，评价指标为随机变量，也就是说，随机条件下的经济评价首先要解决的问题是如何对随机变量排序的问题。在目前的文献中，随机条件下对随机变量的排序通常是通过决策准则来完成。随机条件下决策准则较多，因此，随机条件下经济评价需要回答两个基本问题：一个就是决策者利用何种决策准则（实质上就是利用何种方法排序随机变量），随机条件下常用的决策准则有期望准则、方差准则、期望方差准则和概率值准则。本文的研究中主要采用期望准则，但也可以类推到其他准则。另一个问题是如何获取这些决策准则的计算值。关于这些值的一般计算方法在概率论和数理统计类教材和文献中均有详细介绍，在方案经济评价中，确定这些决策准则计算值的主要途径有两种：一是利用中心极限定理确定。根据中心极限定理，当方案的现金流量足够多时，方案的评价指标近似服从正态分布，因此，在此理论下，由于评价指标的分布已知，问题的关键在于确定出分布的期望值和方差值，当期望值和方差值已知后，就可以利用正态分布标准化等技术计算概率值。经济评价时，能利用中心极限定理的情况需满足条件:（1)现金流量足够多；(2)方案的各期随机现金流量相互独立；(3)方案的参数（折现率）为确定值。其中(1)是满足中心极限定理的前提条件；(2)和(3)是方便期望值和方差值的计算，因为当现金流量不独立时方差不易确定，同时当参数(折现率)为随机变量时，由于折现系数方次较高，所以直接确定期望方差较难。二是利用随机模拟确定。对于随机条件下的问题基本上都可以采用随机模拟求解期望、方差和发生概率。
三、基本假设和基本问题模型
1.基本假设
为了文中表述的方便，这里首先做出一些基本假设：
（1)各方案间相互独立。（2)方案中各现金流量相互独立。（3)将各方案中的投资现金流量和总的资金限额均表述为随机变量。这个假设主要是为了将分析问题更一般化，投资现金流量也可能不为随机变量，而为确定量，同时，资金限额也可能为确定量。当以上两者或其中一个为确定量时，仍然可按后叙方法进行分析。（4)决策者决策时采用期望值准则；这个假设也仅仅是为了后面模型的表述，决策者也可以采用其他的决策准则，在应用时，只需将后面模型里面的期望值准则换成其他准则即可推广。（5)评价指标采用净现值指标；同前面假设(4)一样，这个假设也是为了表述模型的需要，如果评价者采用其他评价指标，只需将模型里的净现值指标换成相应的评价指标即可。（6)各方案寿命确定且相等。由于假设采用的是净现值指标，所以方案比较时要求寿命相等。如果各方案的寿命为随机变量，或者寿命确定但不相等，此时只需将模型里的净现值指标换成净年值指标即可。
2.基本模型
在满足上述基本假设的前提下，随机条件下资金有限独立方案的经济评价的基本模型为：
式中表示第i个方案的净现值，表示第方案的净现值期望值；表示第i方案的总投资，表示第方案的投资的期望值，I表示总的资金限额，表示总的资金限额的期望值，为决策变量，=0表示不选第方案，=1表示选择i方案。
该模型为0-1整数规划的随机期望值模型。求解时，当n(方案个数)较大或折现率为随机变量时(折现函数方次较高不易确定期望值），通常需要借助计算软件或编写计算程序（使用算法）来实现；当n(方案个数)较小且折现率为确定值时，可以通过枚举法——组合方案互斥法来完成。本文将讨论当n(方案个数)较小的情况，n(方案个数)较大的情况将在后续的研究中进行探讨。
四、模型求解——组合互斥法
组合互斥法的基本思想就是将独立方案通过完全组合的办法将个独立方案组合成个互斥方案，然后利用互斥方案选择的方法选择方案。该方法实质上就是采用枚举法求解该规划问题，本文给出随机条件下资金有限独立方案的组合互斥法的求解过程：
1.分别对各独立方案进行“绝对效果检验”。按照本文所采用的期望值决策准则假设，该步骤就是分别计算各独立方案的净现值期望值，并判断其是否大于等于零，然后剔除掉净现值期望值小于零的方案。
2.组合通过“绝对效果检验”的独立方案
3.计算各方案组合的投资期望值并判断该值是否大于投资限额的期望值，剔除投资期望值大于投资限额期望值的方案组合，保留投资期望值小于等于投资限额期望值的方案组合。
4.计算保留方案组合的净现值期望值，选择净现值期望值最大的方案组合。
五、数值案例
设某部门未来的资金额可能为8000～8200，各值均可能发生。该部门现有A、B、C三个独立方案，各方案的初始投资、年收益和年支出均为随机变量，具体如表1所示。公司要求的最低收益率为15%，该部门会选择哪些方案？
根据上面所给的方案选择过程有：
1.分别对各独立方案进行“绝对效果检验”
式中，(P/A,15%,5)为折现率为15%，年限为5年的年金现值系数，其值为3.3522。通过第一步分析可知三个方案的净现值期望值均大于零，三个方案都通过了“绝对效果检验”。
2.组合通过“绝对效果检验”的独立方案
对A、B、C三个方案进行组合，共有23＝8各组合方案(如表2所示）。
3.计算各方案组合的投资期望值(如表2第三列所示),并判断该值是否大于投资限额的期望值((8000+8200)/2=8100),剔除投资期望值大于投资限额期望值的方案组合(A+B+C）,保留投资期望值小于等于投资限额期望值的方案组合,即序号1-7的组合方案。
4.计算保留方案组合的净现值期望值(如表2最后一列所示），通过比较保留组合方案的净现值期望值，可知A+C组合方案的净现值期望值最大，所以选择A+C两方案。
六、结论
本文讨论了随机条件下如何利用决策准则对资金有限独立方案进行评价选优。简单介绍了随机条件下的决策准则，并给出在方案的评价选择实际中，随机条件下决策准则值的计算措施：中心极限定理和随机模拟。给出了随机条件下资金有限独立方案选择的一般模型和解法（算法求解和组合互斥法求解）。并讨论组合互斥法求解的一般过程。最后给出数值案例展示了组合互斥法的具体应用。但算法求解本文尚未探讨，这是未来需要解决的问题。当方案的个数较多且折现率又为随机变量时，组合互斥法讨论起来较困难，因为一方面组合方案数目较大(n2)，另一方面决策值计算还需要随机模拟。
参考文献：
[1]张三省等:工程经济学[M].世界图书出版社，2005（9），193～211
[2]刘晓君等:工程经济学[M]，中国建筑工业出版社，2006（7），82～109
[3]陈传德张明远:基于风险分析的项目投资决策[J].中国公路学报，2006，19（1）:99～103
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
关键词：文档一体化，标准化，规范化
一、文档一体化的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各部门相对分散独立的文件管理和档案管
理统一成一个有机整体进行管理，而文件管理部门是介于文件产生形成机关单位和档案馆之
间的一种过渡性文件保管机构。
文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可
分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保
管地点和存放方式。
依据文件在不同阶段需要不同的管理方式、保管场所。免费论文。其中暂时保存阶段文件尤为特殊，
这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁，有的一段时间内有价值然
后再销毁，有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存。因此，需要一个过渡性的部门来专
门对其进行整理、保管和利用。文档一体化在理论上是成立的。在实践中也是切实可行。
二、公文制发、立卷归档是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提和关键环节
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
三、完善和落实管理制度，是档案管理规范化、标准化的保障
档案在集中统一管理原则指导下，建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，
构成一个严密完整的组织体系文件，档案工作的标准体系是档案工作领域内所有标准按其内
在联系组成的科学有机整体，它从纵向方面反映着档案更值得标准层次，或称之为级别，从
横向的方面反映着档案工作标准的种类，档案工作的标准的层次是根据标准覆盖的范围划分
的，有国家标准、专（行）业标准、地方标准与企业标准、这四个层次的不能与上一层次相
抵触，新制定的不能与尚在执行的相抵触，档案工作的标准的种类取决于档案工作标准化的
范围，档案工作标准化不仅涉及档案工作的业务技术的各个环节。还涉及到档案工作的组织
管理的各个方面，因此，档案工作标准有业务技术和管理工作的，也有强制执行的。
（一）完善档案制度。
建章立制，规范行为，没有规矩不成方圆。档案工作规范化必须有完善的档案制度作为保障。档案工作由于工作要求高，涉及部门广，同时也涉及人员多，要想把档案完全管理起来，必须制订严格可行的相关制度，让各项工作具体化、程序化。应根据《档案法》及《档案法实施办法》和工作实际，制定各类《档案管理归档制度》、从制度上保证了档案管理工作规范化、标准化进行。
（二）执行档案制度。
档案规范化、标准化管理是一项长期的、繁碎的工作，不是一日之功，更不能一蹴而就，只有坚持长效管理，执行档案制度，才能使活动中心档案管理真正规范起来。免费论文。
1．从源头抓起，杜绝随意性。在立卷前，在选材、检查、整理等一些环节中，工作人员处理时存在着很大的随意性，要从档案形成的源头抓起，杜绝各种随意性的事件发生，扼制档案不规范因素的出现。
2．加强对档案的日常管理。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
四、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。免费论文。总之，不断深化档案工作实践证明，档案管理制度是否完善和落实，是档案管理工作能否实现规范化、标准化的三个关键因素。随着改革的不断深化，各项事业和工作对档案管理工作提出的要求会越来越高，任务也越来越重。在标准化的发展过程中，最为突出的是标准化活动已扩展到我们的经济管理和行政管理领域，标准化事业的不断发展和标准文献的日益增多，以及情报信息为科研，生产部门利用而转化为生产技术，并产生巨大的经济效益，使得标准化管理工作作为一种必要的社会职能，面对新时期档案工作的需要，为使档案工作适应社会的发展，跟上时代的步伐，档案管理人员就应不断加强学习，提高认识，在档案管理三个关键因素上下功夫，开创档案规范化、标准化工作管理的新局面。
混乱的信息
根据IDG公司研究服务部门（ResearchServices）近期在首席信息官中开展的一项调查表明，平均58%的企业将自身的信息管理战略评估为“差”。这项研究还发现，50%以上的企业将自身组织的信息管理实务描述为“混乱”或“被动”。
“就用于技术和交易处理方面的全部投资来说，许多机构尚未注意到商业信息的准确性、质量、相关性和治理问题。”毕博信息管理全球解决方案负责人EdwardHagan说。“信息管理可以改变企业的文化，信息是促使企业发展的一个途径或者一个方法。领先的机构应该认识到，更加完善的信息管理是全球化企业辨别风险、扩大市场、管理成本、改善整合的关键。它们正迫切寻找解决信息数据量大和复杂性问题的方法。像现在金融危机的大环境下，国际领先的金融企业都会注重用较全面的方法来解决信息管理的问题，更好地开展它们的业务。”
日前，毕博有限公司正式在中国推出信息管理（IM）解决方案系列。该信息管理解决方案系列旨在协助企业和政府机构应对组织内部信息数量和复杂性高速增长所带来的问题。
IM解决方案系列是毕博第二个全球化的跨行业解决方案系列，融合了毕博广泛的信息管理经验，提供全面的全球化服务能力，包括从战略制定到系统部署和管理。这个全新的解决方案系列使毕博有能力在全球范围内更加迅速和广泛地提供信息管理服务，同时又具备了提供定制服务的灵活性，以解决每个客户的独特需求。
Hagan介绍，毕博信息管理解决方案系列能够解决数据治理、数据质量和主数据管理问题，并聚焦于三个普遍需要改进的领域:通过商业智能解决方案，加强决策，实现对整个组织内部信息的适当访问;在收集和共享信息及数据方面提高有效性和一致性;更加安全、更加经济地保存企业信息。
建立信息标准
“在过去十几年中，企业已经为解决信息问题而大规模投资于技术系统。这些企业现在都在问，我们如何才能从这些投资中获得回报，如何让信息管理改善商业决策和整体业绩？”毕博大中国区信息管理解决方案负责人丁嵘峰在接受采访时表示，“毕博认为解决问题的关键在于采用以业务为导向的方式，了解什么是企业最关键的信息，如何将这些信息贯穿到业务流程中，以及它们用信息支持何种决策。我们建议企业要从管控和治理的角度着手，首先搭建信息管理架构，然后通过技术手段加以应用和贯彻。”
［关键词］档案工作规范化标准化
档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者以为应该采取以下措施：
一、建立健全切合实际的档案管理制度
档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。
二、严格公文的制发
公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。
三、做好文书以及电子文件的处理工作
工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。
在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40％～65％，温度应该控制在14～24℃。
四、实施“以我为主”的立卷归档原则
“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。
五、提高纸质档案立卷的质量
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。