1、开头。写行文的缘由，背景和依据。
一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区，本单位的实际需要，疑惑和困难。
复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以^v^现将有关问题复函如下^v^一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。
2、主体。写需要商洽，询问，答复，联系，请求批准或答复审批及告知的事项。
函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。
3、结语。不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用^v^特此函告^v^，^v^特此函达^v^。若是要求对方复函的，则用^v^盼复^v^，^v^望函复^v^，^v^请即复函^v^等语。请批函多以^v^请批准^v^，^v^请大力协助为盼^v^，^v^望能同意^v^，^v^望准予××是荷^v^等习惯用语收束。复函的结语常用^v^特此复函^v^，^v^特此回复^v^，^v^此复^v^等惯用语。也有的函不写结语。
由于函的类型较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活性，兹不一一列述，仅就规范性公函的写作模式作一介绍。其他类型的函均可以比照来写。
公函一般由标题、发文字号、主送机关、正文、落款等部分构成。
◇标题
公函的标题有两种形式：一种是由发文机关、事由和文种（函或复函）构成，如《××省糖烟酒公司关于一九九×年×产啤酒分县调入计划的函》。另一种是由事由和文种（函或复函）构成，如《关于同意注销皮鞋购销合同的复函》。
◇发文字号
与一般公文相同，即由发文机关代字、年份和序号组成。但^v^和^v^办公厅的公函常在机关代字后、年份前加“函”字，如“国办i函[t99935号”。
◇主送机关
其写法也与一般公文相同，即在正文之前顶格写明受文单位，要写全称，以示尊重
◇正文
函的正文主要包括缘由、事项和结语三项内容
・缘由部分，主要写明发函的理由、根据、目的或内容的概况等。如果是复函，则首先引叙来函标题、文号或主要内容，然后再交代根据，以说明发文缘由；并用“现将有关问题答复如下”或“现将有关问题函复如下”等过渡语转入下文
・事项部分是函的主要内容部分。函的种类很多，所以函的内容表述也应因种类不同而各有侧重。比如，商洽函一般先写明自己对商洽事项的看法和打算，供对方答复时参考；必要时，还可以写出几种打算，以供对方选择。询问函在简述起因或发函目的后，应当写清所要询问的具体事项。告知函，可直接写明所要告知对方的具体事项。复函则应针对来函所提问题明确作出答复；如有不同意见，应简要说明理由；一时难以答复的，也应予以说明或解释。事项部分的`结构形式一般有两种：一种是内容单一的函，行文可用篇段合一式，将所要告诉对方的问题、事项、意见等叙写清楚；一种是内容较多的函，()则可采用分条列项式进行表述。
・结语部分所使用的习惯语也应因文而异。去函可用“为盼”、“为要”、“为荷”、“请予协助”、“特此函询”、“特此函商”、“请予研究函复”等。复函则常用“特此函复”、“专此复函”、“此复”、“特此函告”等作结语。
◇落款
一般包括署名和成文时间两项内容。标题中若已写明发函机关，落款处就只须写成文时间，并于其上加盖公章。
写作要求：
☆要开门见山。不论是去函还是复函，都应开门见山，直接入题，而且要清楚具体地表达意见，使收函者能迅速了解行文意图。千万不要兜圈子，绕弯子，使人看了不得要领。
☆要用语得体。要以诚恳、平易的态度，用恳切、朴实、得体的语言行文；不能打官腔，更不能强加于人。商洽函用语要平和，以商量的口气来表达愿望与要求；询问函用语要谦恭，以协调彼此间的协作和友好关系；复函用语要明确，不能模棱两可。
☆要一函一事。无论写哪种类型的函，都要遵循一函一事的原则，以便于收文机关及时处理。如果一函数事，可能会导致事多文乱，主旨不明，结果延误回复时间，而影响工作进程。
范文：
×x市人民政府
关于不予核减油脂定购任务的复函
x政[20x××]号
××县人民政府：
你县关于要求核减油脂定购任务的函收悉。由于省政府分配给我市的油脂定购任务，已按一定三年不变的原则包死，因此，市政府分配给各县、区的任务不能调整。望能做好工作，如数定期完成。
××市人民政府（印）
20××年×月×日
这份公函属于下行文，用于答复×x县人民政府关于要求核减油脂定购任务事宜的。此函虽然篇幅短小，但写得较好，具体表现如下：
・体例规范，格式正确。这份复函的标题由发函机关、事由和文种构成，醒目，规范；并有发文字号、主送机关。正文有引据，有复函的具体意见，有希望和要求，有结语；()文尾有复函机关和日期。结构安排完整有序，位置恰当，符合公函的写作体例和格式要求。
・内容集中，主旨鲜明。这份复函遵循了一函一事的原则，全文就“x×县人民政府关于要求核减油脂定购任务”事宜明确给予答复，即“市政府分配给各县、区的任务不能调整”。内容集中，不枝不蔓，主旨突出，态度鲜明。这样，就会使受文单位易于把握上级意见，便于不折不扣地去执行
・语言朴实，言简意赅。这份复函的用语朴实自然，恳切实在。尤其是在说明‘’不能调整“的理由时，不是用空话、套话去议论，而是用”省政府分配给我市的油脂定购任务，已按一定三年不变的原则包死一句，交代得一清二楚，可谓是言简意赅。正因为如此，所以全文也益显短小精悍。
拓展阅读：函的写法及各类
（一）函的概念与特点
函是“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”的公文，它的行文方向既可平行，又可上行、下行，但主要用作平行文。用于上行文，主要是向不相隶属的业务主管部门请求批准，或答复上级询问时使用；用于下行文，主要是向下级询问情况时使用。
函的特点是使用范围广泛、写作方式灵活。函有公函和便函之分，这里讲的是公函。
（二）函的种类
1.按照内容的不同可以分为商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、催办函、邀请函等。
2.按照行文方向的不同可以分为来函、去函、复函。
（三）函的写法
1.标题一般由“发文机关（可省略）+事由+函”组成。如果是复函，事由中要写明是答复什么问题的复函。
2.正文说明具体事由和事项。结尾通常以‘质用语结束，如“盼复”、“即请函复”、“请函复为盼”、“此复”、“特此函复”等。
（四）函的写作要求
1.正确运用文种请求事项的函与请示、复函与批复在内容上有相近之处，在使用时要分清发文机关与受文机关的关系，不要混淆文种。
2.内容简明扼要一般是一事一函，要开门见山，直陈其事，忌空话、套话，或含糊其辞，不知所云。
3.用语得体规范无论是用于上行文、下行文或是平行文，用语都应当礼貌、得体、谦和，一般用商量的口吻，不使用指示性、命令式的语言。
关于商洽委托代培涉外秘书人员的函
××大学文学院：
本集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识，业务素质亟待提高。据报载，贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班，系统讲授涉外秘书业务，公关礼仪，实用文书写作等课程。这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员带给了一个难得的在职进修机会。为能尽快提高本集团公司涉外秘书人员的从业素质，我们拟选派8名在岗秘书人员随该班进修学习，委托贵院代培。有关代培费用及其他相关经费，将按时如数拨付。
如蒙慨允，恳请函复为盼。
××集团公司(印章)
二00x年七月二十日
关于商洽委托代培涉外秘书人员的函
××大学文学院：
本集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识，业务素质亟待提高。据报载，贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班，系统讲授涉外秘书业务，公关礼仪，实用文书写作等课程。这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员带给了一个难得的在职进修机会。为能尽快提高本集团公司涉外秘书人员的从业素质，我们拟选派8名在岗秘书人员随该班进修学习，委托贵院代培。有关代培费用及其他相关经费，将按时如数拨付。
如蒙慨允，恳请函复为盼。
××集团公司(印章)
二00x年七月二十日
【提示】
这是一份商洽函。正文分六个层次：其一写本单位在岗秘书人员的素质亟待提高，这是行文的缘由，背景；其二，写知悉对方开办秘书培训业务；其三，认为对方的培训是我方秘书难得的在职进修机会；其四，以“目的句”写行文的目的；其五即为商洽的事项。最后，请求对方答复。
文章思路清晰，环环相扣，逻辑性强。“贵院”，“请函复为盼”一类具谦敬意味的词句，体现了商洽函的语体特征。值得指出的是“秘书人员”应简写为“秘书”;“随该班进修学习”与“委托贵院代培”应位置对调；“如蒙慨允，恳请函复为盼”，会导致对方不同意便不复函。所以，“如蒙”应改为“是否”，以求对方复函。
尊贵的xxx品牌xxx市场代理商、供应商、合作商：
20xx年x月x日，xxx有限公司将迎来其企业辉煌发展的第十个年头。十年来，我们与xx共同成长，风雨与共，十年来，艾宝家电由最初一个作坊式的小工厂，已发展成为如今全球最大的电热水龙头制造商。十年来，艾宝度过了无数个充满风雨与酷暑的日子，欢声和笑语，也有辛酸和泪水，这辛酸和泪水，来自于创业的艰辛，这欢声和笑语，来自于四面八方客人的尊敬与好评。我们激动，因为艾宝事业有成、鹏程万里；我们感动，因为艾宝“十年风雨、温暖有你”！十年来，你们与“最受尊敬”称号共同倡导社会责任，你们因此造就了艾宝企业的今天、明天，社会因你们的存在而变得更加温暖，你们是艾宝品牌当之无愧的“温暖使者”！
在艾宝家电十周年大庆典的日子里，我们怀着一棵感恩的心，诚挚的邀请您作为代表，出席“香港惠氏艾宝家电十周年庆典及“艾宝之星”颁奖活动”。活动定于20xx年8月7日——12日在香港、泰国两地举行，具体会务事项请参阅活动细则。
特此邀请！
xxx制造公司
20xx年x月x日
××省^v^常务委员会关于转办提案的函
×人函[**]2号
省人民政府：
省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省人民代表以主人翁精神，对改进省人民政府的。工作提出了许多宝贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。
附：〈××省第九届^v^第三次会议提案及审查意见〉（抄送单位附件各二册）
××省^v^常务委员会（盖章）
xxx年×月××日
附件：(略)
感谢函
__________________学院：
_____________第一届二次理事大会于4页8日在中土大厦成功召开，在会议筹备期间，贵学院的______博士给予了协会大力支持和热心帮忙，张博士十分关心北京物流产业的发展，并在百忙之中抽出时间参加协会的活动，使_____________的各项工作得以顺利的开展。物流协会成立至今，举办了一些国内外有影响力的活动，发展了近百家会员，为企业、行业、政府做了很多实事，这与张博士一年多来的热心参与是分不开的。
值此，_____________全体工作人员表示衷心的感谢和诚挚的敬意！在今后的工作中，真诚期望贵单位对协会工作提出更多宝贵意见，继续关心和支持协会，再次感谢！
_____________
4月12日