一、监督档案的职能和主要内容
监督档案属工程技术档案,是对工程项目质量监督过程立卷归档,其职能是为工程质量监督站监督工作服务。根据国务院《建设工程质量管理条例》和建设部《关于建设工程质量监督机构深化改革的指导意见》的精神,工程质量监督站的职责、监督程序和内容,主要监督方式都有转大的转变:即按照政府赋予的监督管理职能,加大建设工程质量的监督力度,确保工程质量。监督工作必须包括如下程序和内容:办理工程质量监督注册登记手续;制定质量监督工作方案(或制定质量监督计划及质量“控制点”);对工程参建的建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、施工单位等各方主体质量行为进行监督;以抽查为主,辅以科学的测试手段,对建设工程的实体质量进行监督;工程竣工验收的监督;工程竣工验收后出具工程质量监督报告;受建设行政主管部门委托实施工程竣工验收备案;建立建设工程质量监督档案。由此可见,工程质量监督站的职责决定了监督档案内容。监督档案围绕工程质量监督站的工作程序和内容而建立,其意义深远,在新形势下的质量监督工作中,只有充分发挥监督档案的信息资源、咨询意识和监督作用,使之显示整体效应,才能充分体现工程质量监督工作在工程质量管理系统中的地位和作用。
根据工程质量监督工作程序的要求,监督档案包括以下三个方面:
(一)基本要求
1.建设工程应按单位工程建立监督档案,档案应及时、真实、完整。字迹工整,用档案要求用笔书写。
2.监督档案统一用国际标准用纸a4号(或统一表格),按档案管理规定装订。
3.监督档案应按工程重要程度保存,保存年限按有关档案管理要求。
(二)主要内容:1.监督档案封页:标明工程名称、建设、勘察、设计、施工和监理单位名称,开竣工日期及档案编号;2.档案目录;3.工程项目报监资料,包括:①委托工程质量监督注册登记表;②工程质量监督书;③施工单位、监理单位中标通知书;④施工图设计文件审查意见;⑤施工合同、监理合同的副本;4.工程参建各方责任主体单位的资质和有关责任人员资格审理登记表及签署的质量责任书,工程质量保证体系审查表;5.质量监督记录:①单位工程质量监督计划及质量“控制点”;②工程质量监督交底会议纪要;③工程质量整改通知书及整改报告;④历次监督抽查记录;6.结构(地基与基础、主体)工程报告;7.地基与基础、主体及单位工程质量监督报告;8.工程质量事故报告(或质量鉴定报告);9.工程竣工验收备案表(房屋建筑工程、市政基础设施工程);10.竣工图纸;11.其它内容:①委托见证人员授权书;②重新组织竣工验收通知单。
(三)质量监督工程师认为应归档的必要内容:包括结构检测记录功能性质量检验结论,涉及结构安全质量问题的有关文字记载、设计变更手续及图片、光盘、录象带等实物性见证材料。
二、监督档案的建立和归档要求
监督档案的建立要抓住施工现场和材料整理两个环节:前者是真实而客观地说明工程实体和环境质量控制的过程,是监督档案的基础;后者是完善监督档案的重要手段。建立监督档案的重要是要确保地基与基础、主体结构、竣工验收“三到位”的同时,对工程实体质量的抽查、巡检,然后向对工程参建各方的质量保证体系的监督上指导延伸。如果某一住宅楼工程,结构类型为砖混六层。按照监督计划要求:首层砌体(样板墙)为“质量控制点”。一层砌体设计标号为m10水泥砂浆砌筑,二层以上为m7.5水泥砂浆砌筑。当一层砌体(样板墙)施工时,经施工现场检查实体质量符合规范要求,参建各方质量行为合法,制作m10水泥砂浆试块一组。质量监督工程师重点记录了试块制作情况和质量控制过程后转入下道工序施工。在工程进入二层砌体砌筑时,经查m10水泥砂浆强度值仅达到设计标号的92%,经设计单位演算可满足使用要求及时完善了手续,但仍造成了该工程的质量缺陷。为确保主体结构砌体质量,质量监督工程师及时会同施工单位和有关参建各方人员,加强了砌体砂浆的质量控制,从原材料和施工方法上进行了调整。在后期主体工程施工中,砌体强度都达到设计要求。因此,掌握第一手材料,跟踪工程质量及时处理质量问题,积累成果,变事后弥补为事前控制和事中控制,是每一项工程质量监督的重点,也是完善监督档案的方法。要把这两个环节紧密结合起来,是作好监督档案工作的基本保证。
监督档案应实行以质量监督工程师为主的立卷归档责任制,分房屋建筑工程和市政基础设施两类,按单位工程建档(市政工程为市政道路、桥梁和排水工程分别建档),从实施质量监督起止时间,在每项工程完成后要系统整理监督档案,内容上要有一定的技术含量和深度,具有专业性和综合性,并签字盖章齐全,前后一致,交圈完整,经部门主管领导审查验收后归档。
正确的归档程序很重要。工程项目建设周期长、点面多,质量监督工程师重实际工作轻档案管理的意识存在,影响了监督档案及时归档。因此,在制定工程质量监督计划的同时,也要作好监督档案的归档计划,对不同类型的工程项目,建立不同的归档计划。对于建设周期长的大型项目,高层建筑和市政工程,可按照单位工程,建档立卷,或由质量监督工程师根据工程实施阶段的监督工作情况进行归档。
归档手续应该是在单位工程(或子单位工程)监督任务完成后,工程竣工验收合格后十个工作日内,由质量监督工程师填写“单位工程质量监督档案归档说明书”经主管领导或技术负责人审核后,向工程质量监督站档案室移交。档案室档案管理人员验收合格后,由质量监督工程师和档案管理人员在“监督档案归档移交单”上共同签字。
三、加强监督档案管理应采取的措施
(一)更新领导观念。加强新时期监督档案工作的管理,在加大监督力度,狠抓工程质量的同时,注重监督档案的管理质量,把监督档案工作摆在议事日程,在人员配置、资金运用和管理条件上给予支持,提高工程质量监督站的综合管理水平。
(二)加强学习。要采取不间断、全方位的学习和业务培训方式,提高质量监督工程师队伍的思想和业务素质,增强责任意识和法律意识。正确运用条例、法规和强制性条文,掌握新形式下工程质量监督工作的重点,做到工程质量监督与监督档案归档并重,使监督档案的作用和价值得到充分和发挥,从而更好地保证建设工程的质量管理。
[关键词]竣工验收备案工程质量监督管理
笔者对政府工程质量监督制度和工程竣工验收备案制度的实施进行分析,浅议一下个人见解。
一、政府工程质量监督管理
1.制度建设方面。制定了一系列法律法规和规章,主要有:《建筑法》、《招标投标法》、《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》等。
2.组织机构建设方面。从20世纪80年代开始抓质量监督工作,通过几十年的努力,在全国形成了可观的监督力量,地以上城市和90%县以上城市都建立了质量监督站,且绝大多数人员都具有工程技术专业职称。
3.政府质量监督现状。(1)政府质量监督的地位,在实际工作中,很难准确掌握。监督工作有时与施工、监理、建设单位的质量责任混淆。(2)政府质量监督重点监督什么,不够明确,计划检查和随机抽查很难有机结合。(3)现有质量监督人员的素质、人才结构有缺陷。监督人员的知识水平和业务能力参差不齐,给工程质量监督管理造成了潜在隐患。(4)工程质量监督机构人力资源配置不足。
二、认识与建议
如何有效地实现监督职能,保障和提高工程质量,完善备案管理工作,下面笔者谈谈个人的一些看法和建议。
1.必须深刻理解实行“工程竣工验收备案制”的意义,切实做好工程竣工验收备案工作。实行工程竣工验收备案管理制度的主要意义如下。
(1)建设工程竣工验收备案管理制度成为法规、规章的强制性规定后,强化了国家对建设工程质量结果的监督管理,使工程从立项到开工,从施工到竣工,从验收到交付使用的全过程始终在质量监督控制下,真正保证了国家对建设工程质量实行全过程的监督管理。
(2)实行建设工程竣工验收备案管理制度后,政府对建设工程由微观监督转变为宏观监督,由阶段性监督转变为全过程监督,由直接监督转变为间接监督,从而正确界定了政府对工程质量的监督管理责任。即政府对工程质量承担监督管理责任,质量监督机构对工程质量承担监督工作质量责任;参建各方承担自己的质量责任。真正做到“谁建设谁负责,谁监督谁负责,谁设计谁负责,谁施工谁负责”。
(3)实行建设工程竣工验收备案制度,使政府委托(授权)的质量监督机构将工程质量监督的工作重点转移到监督工程参建各方的质量行为、工程结构安全、使用功能的重要部位、工程竣工验收等主要工作上来。
(4)实行建设工程竣工验收备案制度后,将工程质量验收决定权交给工程参建各方,使得工程参建各方更好地履行质量责任。
(5)实行建设工程竣工验收备案制度后,由建设行政主管部门或委托的备案部门“最后把关”,促使政府各有关职能部门更好地履行各自的职责。
2.在深入理解“备案制”的基础上,质量监督机构应从哪些方面做好工作。
(1)从观念上深刻认识。质量监督机构应保证职权行使的独立性和公正性,更客观地行使监督职能。质量监督机构应变直接管理为重点监督,变具体指导为宏观把关,质量监督人员不再是建设市场的运动员、守门员,变成了裁判员和监督员。具体而言,质量问题的出现,不应视作是质量监督人员的过错,而发现质量问题应是质量监督人员的工作职责和工作业绩。
(2)尊重主体地位。工程建设质量的责任主体主要有:建设、勘察、设计、施工、监理、检测、施工图纸审查等七家单位,这七家单位依次对各自的质量责任负责,质量监督机构的职能是检查并督促各方主体承担他们各自的质量责任和义务,质量监督机构没有权力剥夺各方主体的权力,也不应该去限制各方主体的责任,否则质量保证体系就会削弱,质监站就会承担不属于本身的质量责任。
(3)立足结构安全。保障结构的安全是质量监督职能最基本的要求,是对人民负责的底线。明确质量监督的重点是结构安全的意义还在于:较长时期以来,我国建立了各个地区、各个级别的创优评优制度,由于客观上难以检查结构内在质量,创优评优只能主要地依靠工程外观质量和施工质保资料来评选,这样造成不少企业重工程外观质量、轻结构质量的本末倒置的局面,质量监督重点的明确有利于扭转这种局面,从根本上保障工程质量。
(4)规范质量行为。质量监督的职能要求不但监督工程的实体质量,而且应当监督各方主体的质量行为,其本质是监督各方主体责任到位,使整个工程建设过程的施工管理处于符合质量标准的受控状态,达到预期的质量目标。结合目前的具体情况,笔者认为监督站应当在这样一些方面加强监督:建设单位的程序是否符合要求,各方主体的资格是否与工程相适应,各类上岗人员是否持证上岗,监理人员是否到位,材料使用前是否试验,施工技术资料是否与工程同步,内容是否真实有效。
(5)改变监督方式。质量监督要建立与之相适应的工作方法和制度。
①严把重点环节。重点在结构,在每一个工程应有监督计划,确定具体的控制点。②随机检查应是监督检查的主要方式。加强巡回检查和随机检查,保证检查内容和部位以正常施工的真实状态受检。③强化处罚力度。对检查出来的质量问题必须处理,对有关责任单位应当严格按照《建设工程质量管理条例》作出处罚。④质量监督机构应提高自身素质,没有高素质的质监队伍,很难树立权威。
关键词：卫生监督档案；信息化管理；问题；措施
中图分类号：C93文献标识码：A
一、卫生监督档案信息化建设的原则
卫生监督档案信息化建设的原则主要包括质、真、全三个方面，具体表现在：所谓质真全就是质量控制、真实性控制和全程控制的简称。首先，质量控制是指相关的档案管理部门要对成为医疗档案相应的文件在规格、内容设计等方面提出相应的要求、标准，一定要运用科学管理方法，将大量的信息资料予以全面性的系统收集、整理、登记与编制，从而有效地控制医疗档案的质量。档案管理的真实性控制是指我们在进行管理过程中一定要注重真实性的控制，尤其是构建相关的归档制度和质量检查制度，从而实现医疗档案的有效监督与控制。最后的全程控制就是指在管理的过程中应将医疗文件的鉴定、整理、归档及医疗档案的各环节中的业务进行统一设计，统一资源的配置，并成立相应的监控小组以实现整体优化的管理目标。
二、卫生监督档案信息化管理的现状
1、重视程度不够
目前，卫生监督部门对信息化建设的投入还远远不足，尽管各级政府、有关部门投入人量资金提高业务部门实力，但对于卫生监督中心档案的管理还处于纸质文件为主、电子档案为辅的阶段，卫生监督部门对与档案管理有关的信息化制度建设还未展开，尤其是对电子档案的规章制度制定几近为空，自而卫生监督档案所需要的相关配套设施和环境，如数字化网络、档案存储与档案数字化等硬件设备都需要大量的资金投入，而从国家到省、市、县的档案信息的连通与共享网络建设更是缺乏政府和有关部门的重视和资金投入因重视程度不够，卫生监督部门档案信息化建设存在制度建设不完善、资金投入不充足的问题。
2、档案管理软件落后
目前，卫生监督部门所使用的档案管理软件几乎都是而向各行业的整理版本，并没有针对卫生监督业务特点进行过优化，导致很多软件提供的功能用小上，同时又有很多业务档案所需要用到的功能软件不提供，而且相关的业务档案还需要档案管理人员进行专门的整理归档，造成了极大的人力财力的浪费。
3、人员素质较低
信息化时代档案管理需要有支专门专业的档案管理队伍，但是目前管理人员无论是工作能力或者是思想意识还较为滞后，目前卫生监督档案工作人员要么是由医疗卫生的专业人员来兼职从事，要么是档案管理专业人员来从事由于其所学专业不完全对口，医学专业人员缺乏对计算机有关软件和系统的熟练操作，容易导致档案出现安全问题;而档案管理专业人员缺乏对卫生监督等方面的专业知识，在对档案进行收集分档和整理时，往往不能快速准确的进行专业数据处理缺乏“全才”直接影响到疾控中心档案信息化管理的效率和效果。
三、加强卫生监督档案信息化管理的具体措施
1、注重卫生监督档案的组织建设和内容
卫生监督的档案室集中统一管理，是领导重视的结果，卫生监督领导非常重视档案的管理工作，建立了处长负责制，由2名专职档案管理人员负责，各职能部门兼职档案管理人员1名为具体责任人，以综合档案室为中心，各职能部门为主体，档案管理人员多为兼职的管理工作模式。卫生监督管理人员每年召开例会，对存在的问题提出解决的办法，汇总本年度档案归档情况。同时还积极争取上级部门领导支持，经常邀请上级主管部门的专业人员到档案室进行工作指导，并将档案管理纳入了卫生监督综合目标管理考核中，使局和处室档案工作层层有落实、件件有保障。其中内容包括:科研、文书、会计、基建、设备、老干部健康等档案的管理等
2、落实安全管理制度，强化安全管理技术
解决档案管理的安全问题必须从安全管理制度这了加强档案管理人员的培训，还应该落实责任制根本入手除实行赏罚分明原则，对于系统安个运作可以实施双人负责原则或最大权限原则外应该对各类文件进行安个级别划分，对此机密档案可以实施物理隔离，与外网隔绝，对网络档案或内部传输档案，可以加强对密钥的管理对有关系统的运行实行跟踪制度，自动生成系统日志以监督、维护分析、故障恢复最后，还要重视各类系统软件的日常维护和病毒防范。
3、加强档案人员培养，引进复合型人才
档案信息管理人员的道德水平和专业素养的高低对卫生监督档案信息化工作有着重要的影响，因此引进、培养高素质的档案管理专业人员是当务之急。针对拥有专业背景，但缺乏计算机有关技术的档案管理人员，通过开展定时系统培训的方法提高其操作能力;对拥有档案管理能力及计算机能力的人员来说，可以通过卫生监督部门举办的定时讲座、学术讨论等科研活动增加医学专业知识，同时经常性的与各业务部门进行交流沟通此外，加大对具有专业化背景与丰富信息技术经验的人才的引进也是个重要的档案信息化人才建设渠道。
4、注重管理，加强档案的开发利用
服务是工作的主题，做好服务工作始终是档案管理部门的宗旨。档案管理，为卫生监督的建设和发展提供了信息支持，这样才能显示档案的重要价值和实际意义。因此，加强档案的开发利用，是目前档案工作的重点和根本。我们还要为卫生监督管理提供最直接的和间接的服务，包括医学健康教育的服务。必须在今后的工作中，加强卫生监督档案管理的细致工作，最大限度地发挥档案信息资源的作用，注重并促进卫生监督管理水平全面提高，牢固的树立管理就是服务的意识，确保卫生监督各项工作的可持续发展。
结束语
总之，卫生监督档案信息化管理水平直接关系着卫生监督水平，甚至会影响着整个卫生部门的发展，上文针对卫生监督档案信息化管理水平存在的问题，提出了相应的解决措施，对于后期卫生监督的发展有着重要的意义。
参考文献：
[1]任华琦.浅谈卫生监督档案信息化建设[J].山西医药杂志(下半月刊),2013,06:702-703.