目前，许多学校教学档案管理都滞后于时代的发展，档案的管理主要是以纸质和实物载体为主，在安全保管、快速查阅、有效利用方面存在缺陷。为了确保教学档案长期保存，需要花费大量的人力、物力、财力。纸质和实物档案占用的空间也比较大，对保管的环境和储藏室要求也比较高，这无形中也增加了管理成本。教学档案大多是纸质档案，在查阅过程中，由于对纸质档案反复查阅，很容易损坏档案原件，保存的难度也加大。随着计算机和网络技术在档案管理中的应用日趋广泛，教学档案数字化也是学校档案管理的必然趋势。教学档案的数字化管理对促进档案信息资源有效整合，丰富信息资源库，实现资源共享具有十分重要的作用。教学档案数字化管理是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现教学档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。它既是传统教学档案管理手段的补充和延伸，更是传统教学档案的发展和革新。一方面，教学档案的数字化应该具备传统教学档案的基本功能，它包括了档案信息的收集、整理、保管、编目、保护、利用等；另一方面，它也与传统教学档案有着本质的区别。因此，加快学校教学档案的数字化管理是学校信息化建设的需要，是学校管理信息化进程的必然所在。
二、教学档案数字化管理的主要内涵
学校教学档案数字化的内涵主要在于加强综合档案馆（室）软件和硬件的建设。首先，要充分利用校园网络，构建网络化和分层级的档案信息管理平台，提高管理效率和档案的利用率。建立和完善网络化管理系统，通过校园网内运行，方便快捷，设置校内外访问控制列表，确保系统运行安全。其次，为了达到教学档案存储的安全性，要建立多级存储系统。教学档案的数据存储可采用磁盘、磁盘列阵、磁带库等多级存储方式，通过数据多级存储，确保数据安全。最后，为提高档案查询的准确度和效率，实现检索工具的多样化，采用案卷检索、目录检索和全文检索。要设置分类目录、专题目录、案卷目录、全宗文件目录。对档案中的一些关键词、档案号等进行编排，提高检索和查询速度，提高档案的利用率和实现快速查阅功能。教学档案在收集归档时，对纸质和实物档案的归档要进行处理，完成教学档案的电子化。鉴于电子文档可以修改，其载体呈现不稳定的状态。因此，纸质和实物载体的保存显得尤为重要。在归档时做好纸质、实物档案与电子文档的相互印证和标注，同时做好归档工作。教学档案数字化管理，要对档案实体进行扫描，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污等处理。要核对电子信息，对档案原件及数据进行审核，确认无误后，对电子数据进行归档，为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在教学档案数字化建设的整个过程中，各部门、各操作环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成教学档案信息的采集、审核和入库工作。教学档案的查阅实行分级审核方式，按管理和使用权限查阅，确保信息安全。教学档案数字化查阅，以校园网为网络基础，在校内外实现查档、阅档功能。学校综合档案馆（室）在系统安全管理方面进行多方考虑：可按日期、按时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权。按阅档权限审批，对教学档案阅档过程进行详细的记录。教学档案信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性。首先，提高了管理的效能。过去一直使用粗放型模式，即以增加办公人员和费用为唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理教学档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节省了保管费用和空间，而且查阅起来极为迅速快捷，从而避免了纸张和人员的浪费。其次，提高了教学档案管理的效率。数字化档案管理使教学资料能及时归档，并尽快提供利用，使教学档案的查阅变得更加简单、快捷。由于信息的超时空流动，数字化档案加速了信息化校园的建设，教学档案也从文件实体的保管变成了提供利用方便的信息存储和控制中心。最后，增强了教学档案原件的保护。将纸质的教学档案转变为数字电子档案以后，档案的使用更加安全。许多学校都有悠久的办学历史，尤其对历史久远的教学档案材料，数字化处理后无疑是对其更好地保护。通过教学档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改、损害和销毁的行为。因此，教学档案的数字化管理具有丰富的内涵和利用价值。
三、教学档案数字化管理存在的问题
教学档案是一所学校在教学实施过程中形成的最原始的材料。由于学校都是按照各个学科教研室进行教学管理，由各科室完成教学档案，在教学档案的管理中还存在着许多问题，具体表现在以下几个方面：第一，教学档案管理理念滞后。一些学校管理理念滞后，不注重教学档案信息资源的价值，没有及时开发和利用教学档案信息资源。由于长期采取封闭式的管理模式，教学档案没有开发利用。管理人员服务意识不强，服务技术水平低下，经费投入不足，设备陈旧，影响了教学档案数字化管理的进程。第二，教学档案信息化程度低。由于长期受传统观念和传统教学档案管理模式等因素的影响，目前一些学校在教学档案收集、管理中还是采取最原始的方法，管理信息化还处在原始阶段，没有充分利用网络信息技术，管理效能低下。大多数教学档案以纸质载体为主，在档案的收集、整理和保管过程中都是采取手工操作为主的方法。由于学校教学档案数量较多，电子档案的管理没有建立系统化，没有在校园网管理系统下运行，不利于教学档案的利用和快速查阅，造成校园网资源浪费。第三，教学档案目录查询系统不完善。学校教学档案的管理，一般采取按目录整理保存的方式，没有建立电子档案查询系统，教学档案查询时效低下，无法适应和满足教学的需要。电子档案在查询利用过程中，没有建立完善的安全保障措施，系统管理在受到“黑客”攻击时，致使系统不能正常运行。第四，教学档案信息缺乏系统管理。由于学校教学档案都是由各科室、教研室独立完成后归档，电子档案保存比较分散，缺乏系统的管理，没有依靠计算机网络系统集成，教学档案资源不能共享，以至出现重复建档、利用手段单一的现象。由于一些学校教学档案管理的信息化程度比较低，没有充分利用计算机和网络技术来提高管理的效率。
四、教学档案数字化管理的措施
一是提高档案管理者信息素养。档案管理信息化建设是为教学服务的，在教学档案数字化管理进程中，不仅仅是计算机软硬件的建设，更要体现的是人与管理技术之间的集合。所以，学校档案管理人员要掌握现代信息基本技能，掌握计算机和网络技术，熟悉计算机管理软件，熟练掌握各种现代信息技术，运用网络工具，为学校教学档案信息开发打下良好的基础。学校档案管理人员要养成良好的信息收集能力，熟悉网上的档案信息资源，引导查阅者获得更多信息资源。要逐步提高对学校教学档案信息的加工、提炼能力。学校要加强档案管理人员的信息化培训，熟练掌握现代信息技术，不断提高自身的专业能力和信息素养。
二是推进教学档案管理信息化进程。教学档案数字化能够推动学校信息化建设，它具有纸质档案和实物档案不可比拟的优点，使信息检索更方便，传递速度更快，不受时间限制，可以提高工作效率和档案的利用率。学校信息化进程是信息收集、传播和运用能力的发展，将充分显示其对教育的变革作用。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理。学校要把计算机、通讯、网络等现代计算机技术运用于教学档案管理之中。在教育信息化发展的大背景下，我们必须发挥学校教学档案实现信息化的独特优势，将教学档案保管和利用的单一功能向信息采集、管理和服务等多项职能转变，实现档案信息资源合理配置，为学校发展提供高效、优质的服务。快速、优质的教学信息支持学校的教育管理决策。学校要把教学档案信息化纳入学校数字校园建设规划中，实施数字化校园发展战略。要不断加大教学档案管理的软、硬件投入，在信息化建设中，要加大计算机设备的投入，要配备数字化设备，如扫描仪、数码摄像、摄影设备等。要充分利用信息技术的优势，更好地为学校的教育发展服务。
三是创新教学档案管理工作机制。推进学校教学档案数字化建设，创新教学档案管理机制，加快学校教学档案管理信息化进程。教学档案数字化是档案建设最基础的工作，学校要对库存的传统载体档案加工成数字档案，通过计算机检索、阅读电子档案，提高教学管理水平和效率。要加强教学档案一体化建设，通过档案数字化建设完成电子数据备份系统建设。首先，将教学档案的纸质载体与数字档案相结合，逐步推进档案的信息化管理程度。对纸质文件做好收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等工作，同时要对纸质文件建立机读目录、扫描、刻录、脱机备份，实现信息化管理。其次，建立学校教学档案的基础数据库，让学校档案数据之间可以互相转换，实现资源共享。
四是完善教学档案规范化管理。制定实施相应的标准规范，建立健全各项规章制度，是学校教学档案管理数字化建设的关键性所在。将学校档案馆藏的档案通过扫描转化为可供计算机识别和处理的数字化信息，收集电子文件归档存储。建立电子档案字符内部编码标准和数据处理格式标准。在数据利用方面，建立数据输出标准。在引进、开发、研制学校教学管理档案时，必须建立符合计算机系统管理的相关标准和技术规范，如教学档案的收集标准，分类、录入等符合标准化管理要求。建立教学档案的规范化管理体系，对教学电子档案的归档、传统载体档案的数字化处理、数字档案的保管与利用进行科学管理，才能实现教学档案的标准化和数字化管理，达到资源共享。
五是加强教学档案数据的安全管理。学校要加强教学电子档案的管理，确保数据存储安全。随着数字化的建设，网络的不安全性也日益凸显。要注重对网络安全信息技术的研究与开发，采取有效防范措施，确保教学电子档案的安全。要完善电子档案的管理制度，在查阅、利用上设置访问权限和身份认证，防止数据被更改、删除和复制，确保档案数据的原始性、真实性。做好电子档案的数据备份。在安全措施方面，可采取物理安全措施、信息加密措施、网络安全管理措施、访问控制措施等。在访问控制方面做好入网访问、权限、目录、网络服务器、网络监测、网络锁定、网络端口和防火墙等控制，通过加强网络信息安全技术，确保教学档案信息安全。六是提高教学档案管理效率。学校教学档案数量较大，给归档工作和数字化管理带来很大难度，要建立一支专兼职相结合的管理队伍，专职档案管理人员负责档案的审核、指导工作，兼职档案人员完成具体材料的收集、整理和归档及数字化工作。基础材料的装订整理和数字化处理由兼职人员完成，立卷、审核和指导则由专职档案人员完成。由于教学档案的形成涉及的部门和人员比较广，数据的收集整理按类同步分别进行。教学档案的数量比较大，为了规范管理，以学期为单位进行收集整理归档，提高教学档案的信息化程度，提高管理效率。对现有档案管理人员进行培训，提高专业能力和信息素养，进一步推进管理的效能。
[关键词]高校声像档案;数字化;管理策略
随着现代科技的高速发展，档案管理越来越多地引进了新材料和新技术，档案载体也随之发生了重大变化，形成了除传统的文书档案外的照片、影像带、录音带等多元化载体的声像档案。面对数量和种类不断增加的高校声像档案，如何更好地保护和利用这些档案、发挥其有效价值，是我们不能回避的问题。
一、高校声像档案数字化的概念和意义
本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌；另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。
二、高校声像档案数字化管理问题分析
（一）复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂；声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等；声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。（二）声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备（包括网络设备）的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。（四）数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]
三、高校声像档案数字化管理策略
（一）存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5]（二）技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统整理功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6]（三）鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。（四）保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。（五）检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。（六）开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题；将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]
作者:梁骁单位:贺州学院
[参考文献]
[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).
[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).
[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,2007,(01).
[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,2011,(03).
[5]张美芳.国外声像档案数字化进程对中国声像档案保存的启示[J].数字与缩微影像,2013,(03).
某油田地下管网系统十分复杂，且种类繁多，管理难度较大。长期以来，该油田在管理和维护区域内的天然气管网系统时，沿用的仍然是传统的人工管理的方式：通过人工测绘获得区域内管网系统的具体分布等情况，并以人工方式进行图纸管理。在实际管理过程中，工作人员需要通过大量的实地测绘工作来获得管道的分布和走向等数据信息。在获得管道具体的数据信息时，还需要采用人工计算的方式得出具体的数据结果。从总体来看，采用这样的人工工作模式工作效率低，且容易出现错误。并且随意性也较大，给查询、管理工作带来很多困难。因此，油田利用GIS技术构建集输管网数字化管理系统，以提高集输管网的管理水平和工作效率。
（1）系统设计思想。在系统设计时，以可视化作为核心设计思想，利用集输基础数据库及图形库进行系统设计。具体的系统设计思想如图1所示。其中，系统的底层由集输基础数据库和图形库组成，分别用来存储各种集输管网基础数据和不同格式的图形数据。且储存的图形是数据的表现形式，数据则为图形的具体内容。数据域与图形之间密切相关，并通过可视化发生关联，共同构成一个完整体系。在系统核心基础上进行延伸，可以以数据库和图形库为基本依托，形成完整的集输管线地理信息系统。
（2）系统设计平台。在利用GIS技术的时候，需要有一个平台为依托。油田集输管网数字化管理系统选择的开发工具为VB，并利用MO进行二次开发。
（3）系统构成。整个系统由不同的硬件、软件及空间数据构成。其中，硬件包括各种输入设备（例如数字化仪、扫描仪、图象处理设备、GPS、测绘仪）、管理设备（例如各种存储设备、主机）和输出设备（包括打印机、显示器、绘图仪）等。软件则包括各种计算机操作系统和数据库软件，有各种空间数据库管理软件、属性数据库管理软件（例如Oracle，Sybase，SQLSever等），各种GIS专业软件（包括用户界面、系统二次开发能力、系统管理软件及分析软件）等。地理数据是系统的具体操作对象，在具体的系统设计过程中，可以根据不同地理实体的具体情况，对空间数据予以抽象处理，并通过点、线、面的方式表现出来。
（4）系统功能模块设计。原油集输管网地理信息可视化系统中还包含了多个功能模块，包括可视化查询模块和数据编辑模块、图层管理模块、图形编辑模块，以及图形生成模块、统计分析模块、参数定位模块、输出模块、图片管理模块和管网分析模块等。其中，可视化查询模块具有图形驱动功能，可以实现对目标信息的查询，以及利用比例尺控制图层信息量等。图形编辑模块中包含了大量的集输管网图形符号数据编辑模块，可以实现对模块的不同操作，例如删除和添加，以及查询、修改和打印等。图形编辑模块可以为工作人员提供各种灵活的绘图工具，具备完整的集输管网图编辑器。图层管理模块负责对不同的图层进行有效管理，并对不同图层予以任意的灵活组合。图形生成模块则可以利用数据库信息，按照当前图层动态生成新的图层或图。参数定位模块通过集输气站和管线名等给定参数，自动在图件上对具体的目标予以选定。统计分析模块主要负责统计分析工作，可以对各类集输管网数据，例如阀门总数量、管段长度及管网公里数等进行科学的统计，并及时对报表予以显示和打印统计。输出模块可以实现各类数据、图形以及成果表的输出。其中，数据的输出包括多方面的内容，例如每点的平面坐标、埋深及输送介质参数，还有管道腐蚀剩余平均壁厚等。输出的成果表则主要为各种分析评价得出的结论，以及各类检测的最终数据结果等。而输出的图形也包括多种类型，例如管道与周边其他管网的空间位置和管网周围地物地貌，以及管网分类分布等。图片管理模块主要负责对各种图片进行管理，例如对图片入库和修改，以及图片与圈层目标挂接等。系统中，实现集输管道静、动态仿真的模块为管网分析模块，该模块可以在管网地理图上对最终的分析结果予以显示。
（5）应用效果分析。集输管网地理信息可视化系统建立之后，在某油田得到了应用。经过一段时间的实践应用发现，通过管理界面，可以实现对管网各种信息的快速查询和监控；利用相关软件和数据信息，快速绘制出管网的电子地图；利用管网系统，实现对整个管网的空间管理，按照实际工作需要快速计算出各种具体的统计数据等。通过数字化的管理系统，还可以及时发现各种管道异常，并快速进行定位和处理。某油田集输管网系统实现了数字化管理，对各种异常情况做到了快速反应，工作效率也得到了显著的提高。
2结语
《全国档案事业发展“十二五”计划》指出：要“贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设”。因此，我国事业单位人力资源档案管理数字化是大势所趋。目前，我国事业单位档案事业发展取得了瞩目的成绩，为进一步信息化发展奠定了良好的基础；但同时，还存在部分问题，在一定程度上阻碍了档案事业的发展。（1）档案基础设置薄弱。我国事业单位数字化资料的保存相对纸质资料的保存年限要长得多，但是其对放置环境和维护的要求也同样提高了。近年来，虽然我国经济发展较快，但是大多数事业单位在人力资源档案数字化管理的硬件设备方面，还没有达到要求。（2）信息资源的开发利用水平不高。一些事业单位的人力资源档案信息仅停留在单纯的管理层面，即使数字化的比较完善，但没有注重对档案的信息资源进行进一步的挖掘，没有进行现代化开发，忽视对数字化资源的有效利用。（3）档案信息化基础建设需要加强。①制度方面。如在进行过网络传输后，有仍旧辅发纸质文档保存的现象发生。这就形成了人力、物力、财力的浪费，势必影响电子文件的推广和应用。②网络安全方面。数字化带来了便利的同时，也给档案信息的安全性带来了挑战。网络安全的不稳定性在较高层面（如省部级政府部门）已经得到了较好的解决，但是在更广泛的层次上依然不尽如人意。（4）人员素质不能完全满足发展需要。人力资源档案数字化管理对人员的素质提出了更高的要求，他们不仅要具备专业人事档案管理方面的的知识，还要掌握相当的网络信息技术。虽然我国事业单位的人力资源档案管理部门已经补充了一定的信息技术人才进入档案管理队伍，但从总体上看，人力资源档数字化管理的人才还是较缺乏的。
2对策
2.1系统化建设人力资源档案的数字化建设是系统工程，应包含总体设计、设备选型、软件开发、档案整理及扫描录入、光盘备份、查询管理和安全措施等软硬件部分。由于事业单位每日工作中必然产生大量的文字档案，因此，要注意以下几点：第一，提高档案管理能力，保证网络控制的引入系统的性能；第二，提高档案管理的可靠性，磁盘阵列的产品严格依据设计的标准要求选用，且采用多种形式的保护，支持热插拔；第三，办公系统与档案管理系统的衔接要完善，要设计有关资料的查询功能，为多种资源创建衔接基础。
2.2制度规范化、科学化、标准化规范化、科学化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在人力资源档案数字化时，应按国家推荐的管理标准进行，根据自身发展的需求和特点制定内部的管理标准体系，并在实践中不断进行完善。档案目录和数据库应符合国家标准，利于实际操作；应对各文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一规定，对档案数据库管理软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范，方便电子目录入档案馆后能实现及时的数据共享。
2.3提高档案人员的素质档案人员应更新观念，调整心态，不断学习、掌握必要的知识和技术，使档案信息能充分发挥最大的开发利用价值，满足事业单位的科研、管理和生产的需求。具体有以下几个方面：一是意识创新，意识创新是一切创新工作的内在动力，因此要不断丰富和完善知识结构体系，培养创新意识和创新思维，将创新意识贯穿在整个档案管理工作中；二是知识创新，档案管理工作是一项非常系统的工作需要拥有诸多的知识储备才能进行，这就要求档案管理工作者要不断地丰富知识，与时俱进地掌握各种档案管理的理论知识与实践知识，探索档案管理规律，成为高质量的工作人员；三是能力创新，创新能力是企业间竞争的核心力量，创新能力是衡量档案管理工作队伍的重要标准，对于能力的创新需要工作者善于总结经验，不断改进工作方法，从而提高创新能力。
3结语
1.1平台设计原则系统建设在功能应用与接口设计方面严格遵守测绘行业的相关标准和规范，使其能够与各部门的数据和接口进行应用融合，共享专题数据，为各部门及社会各个行业所接受和使用。由于该平台的数据承载的大量政务信息（如人口信息、房屋信息、政务版电子地图等）是国家和地方的基础性和性信息资源，涉及国家安全，在技术和管理层面要建立安全保障体系，以保证信息的安全、可靠、稳定，确保信息的展示与应用符合国家的相关保密法规和政策，使整个系统受到有意、无意的非法侵入而造成系统破坏的可能性降至最低程度。为更好地推广及满足其他社区应用，平台应提供充分地变更与扩展能力，适应不同社区、不同政府机构及人员的调整。该平台从业务和公众服务的实际需求出发，以业务为中心展开平台建设，同时采用先进、主流、符合发展方向的技术、设备和理念进行设计与建设，保证平台结构的合理性与可扩展性。
1.2平台架构设计整个系统由支撑层、数据层、服务层、应用层和接入层等5个具有内在联系、结构分明的层次有机组成。支撑层是平台实现的基础和载体，它基于现有的基础设施、软硬件环境，建立一系列保障体系，是数据层、服务层、应用层、接入层的保障，纵向贯穿总体架构体系的各个层次；数据层是指通过服务层提供给应用层的各种地理信息数据以及社区管理数据的一体化数据资源体系，它是平台应用的核心所在；服务层是根据多数用户对平台管理应用的共性需求而设计的标准服务接口，通过这些服务接口可为各种不同应用提供数据、地图等整理性的服务；应用层面对平台使用对象，针对不同的业务用户提供面向最终用户的应用等；接入层实现用户在不同接入方式上的应用，如手机端以及电脑端不同的接入方式等，为平台的整理性奠定基础。系统总体框架如图1所示。
1.3平台功能设计该平台结合社区主要管理职责，分别实现了人口管理、房屋管理、设施管理、数据管理及应用维护等功能，通过这些功能的建立，突破了传统的MIS系统人不能落图、图不能管人的模式，实现了人口空间化。平台以三维精细模型为载体，通过真三维房屋管理所含的所有户和户管理所含的家庭成员信息，实现了直观的“以房管人”、“以人查房”的社区人口管理模式。另外，通过对社区内房屋及公共设施的地毯式清查以及数据库的建设，实现了对社区内部所有公共设施和房屋的管理，并结合GIS的直观性以及强大的空间分析能力，实现了如消防栓缓冲区分析、突发事件撤离路径分析等对社区有重要实用价值的功能。系统主界面如图2所示。
2数据建设情况
数据建设是平台建设的关键，也是该平台与以往社区纸图化管理的最大区别。根据平台功能需求，平台数据主要分为基础地理信息数据和社区管理专题数据。
2.1基础地理信息数据平台采用的基础地理信息数据主要包括：大比例尺地形图（矢量图）、正射影像图、地名地址数据、真三维模型数据等。由于平台管理的是社区一级的数据，因此要求数据尽可能详细，主要采用1∶500地形图以及1∶2000DOM影像图作为平台基本的工作底图，并以详实的地名地址数据为底图提供基础地理信息数据支撑。另外，平台通过二三维一体化技术实现社区真三维模型数据与二维数据的一体化展现，为社区的管理提供真实直观的信息。二三维一体化精细数据如图3所示。根据柳州市具体情况，部分数据如全市区的电子地图数据等可实现与数字柳州地理空间框架数据的共享。
2.2社区管理专题数据平台在专题数据方面围绕人、房、公共设施三类数据为社区政务、社区公众提供服务与管理功能。专题数据是该平台的核心数据，主要包括社区人口数据、房屋数据、户数据、公共设施数据等。人口数据主要包括社区内居民的姓名、性别、出生日期等与居民管理信息相关的属性数据，可通过地名地址数据与空间信息数据关联，实现人口住地位置的快速查询等；房屋数据主要包括门牌号、建筑面积、所属小区等与房屋管理信息相关的属性数据；户数据主要包括房间号、户面积、产权信息等与户管理信息相关的属性数据，还包括户型图等图形数据；公共设施数据主要包括设施类型、设施名称、负责单位等属性数据，可实现对社区内主要公共设施如消防栓、变电站等设施的属性管理，与空间信息数据关联后可实现公共设施的快速定位查看。数据是整个平台的灵魂，也是整个项目能否实现的重中之重。该项目通过和社区的合作，实现了对社区管理专题数据的全面性建设，建立了包含社区管理各方面数据的专题数据库，为平台功能的实现提供了坚实的基础。
3关键技术研究
3.1平台实现主要关键技术（1）精细的空间数据采集技术。项目获取了社区范围内高分辨率正射影像、社区精细三维模型、大比例尺电子地图数据等，并同数字柳州地理空间框架进行对接，实现了数据的共建共享。（2）多源多类型的空间数据与属性数据一体化存储技术。项目采用空间数据与属性数据一体化存储，空间数据类型多样，如影像图数据、电子地图数据、三维模型数据等；属性数据包含了人口数据、房屋数据、设施数据等，平台通过统一的一体化存储技术实现了数据的高效融合。（3）高效直观的空间数据的计算机再现技术。目前二维、三维GIS技术发展迅速，空间数据的计算机再现已从传统的二维矢量数据描述转为二三维一体化的空间数据再现，该项目通过采用高效的二三维一体化空间数据展示技术，实现了传统二维矢量数据和三维精细模型及地表数据的一体化展示，并可进行丰富的二三维数据查询及分析服务。
3.2平台的主要特点（1）采用基于SOA和J2EE技术架构的GIS平台软件。考虑到社区管理的特殊性，采用了基于SOA和JAVAEE体系的设计理念，便于实现跨平台与平台之间的互操作，并利用WebServices方法实现一种松散耦合的异构式环境的集成。（2）社区的二三维一体化管理。平台实现了对社区的三维精细化重现，通过直观的展示方式实现了社区内所有信息的表达。通过平台的一系列数据和功能，管理人员足不出户就可了解社区内每一栋建筑每一户人口的基本信息以及社区管理的专题信息，并实现一系列实用化的功能，为社区的管理提供了先进的模式。（3）对接ServiceGISOGC标准地理信息服务。平台在地图应用服务与专题应用服务方面，充分利用了柳州市现有的“地理空间框架公共服务平台”的柳州市二维底图服务与一些公共资源专题服务，形成了资源共享共建，避免了资源的浪费。
4结语