一是档案交接不及时。一些基层单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续还未办妥，以致出现档案数量等问题责任不明、界限不清。甚至有的基层单位领导或人事干部认为档案交接只是一串钥匙的交接，从而使得一部分基层单位档案工作前后脱节。
二是档案交接手续不严密。按工作性质和岗位职责要求，档案人员交接应是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而在一些基层单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，从而出现一些基层单位档案交接只有一串钥匙的现象，忽视了档案交接工作中的重要内容，忽视了档案交接工作的基本要求。
三是档案监交工作不严格。一部分基层单位的领导把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情，从而对档案交接准备工作很少过问，就连档案监交之时也懒得光临，使得基层单位档案监交工作不严格，工作程序不完整。
笔者认为：做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保档案工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。如何做好档案交接工作，笔者认为应做好下列工作，采取如下措施：
一是档案交接要纳入基层单位的议事日程、工作程序和规章制度之中。档案交接是基层单位档案管理中的重要环节，应引起基层单位的重视，尤其是基层单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作单位时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。当地档案行政管理部门要加强基层单位档案交接工作的监督检查，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任，依法进行处理。
二是档案人员离岗离职之前要认真做好档案移交准备工作。档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说在正式移交之前主要做好五项工作：1对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；2对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；3对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；4按档案移交要求编制档案移交文据及表格；5撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：1了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；2向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；3必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。
《检查办法》修订的背景
过去的2001-2010年，是我国社会经济发展全面提速的十年。中央和国家机关的档案工作在各机关领导同志的高度重视和大力支持下，得到了很大发展。在过去的十年里，国家档案局中央档案馆按照上级精神，在中央和国家机关的大力配合下，严格按照《关于中央国家机关向中央档案馆移交档案的时间安排》和《关于在中央和国家机关开展移交档案质量检查活动的通知》附《移交进馆档案质量检查办法》即老检查办法的要求，完成了十年档案移交计划的大部分工作，取得了很大的成绩。但由于科学技术的发展，特别是2005年以后，在档案界档案数字化问题的日益凸现，档案数字化加工的标准也相继出台，老检查办法已经跟不上新的形势发展。
老办法在档案接收的十年计划实施过程中，对加强中央档案馆档案资源建设和档案的科学保管发挥了积极的作用。2011年，老办法已经正式完成了历史使命。同时随着中央档案馆工作理论和实践的发展，以及档案移交整理工作的实践也进一步证明，原来老办法已不能完全适应新时期档案载体数字化、信息化和档案利用提出的更高要求，因此需要对检查办法进行重新修订。在2011年召开的中央国家机关档案工作会议上，杨冬权馆局长指出：要在移交前对档案进行数字化，并在移交时把档案实体与档案数字化数据一并移交。在今后十年档案移交工作中，凡是要移交的档案，首先必须数字化，只有把档案数字化了，才能在档案移交后本单位更方便地利用档案，才能提高本单位的档案利用效率，才能通过数字化利用代替原件利用来确保本单位档案原件的安全。所以，2011年下半年，国家档案局中央档案馆开始拟写《中央档案馆接收案卷级档案质量检查办法》，在广泛调研和论证的基础上，形成了这个新的《检查办法》，并于2012年年初得以公布实施。
《检查办法》修订的意义
《检查办法》的实施，是档案接收工作深入贯彻落实科学发展观，坚持与时俱进理念，推进中央和国家机关档案移交工作健康、持续发展的举措。《检查办法》作为移交进馆档案整理与数字化加工标准，对档案工作宏观指导和具体操作起到了引领作用。《检查办法》明确了各中央和国家机关进馆档案必须完成数字化加工工作，大大突出了档案数字化加工的重要性。充分体现了国家档案局中央档案馆领导对中央和国家机关档案数字化工作的重视。
《检查办法》的实施，将有利于中央和国家机关的档案进馆工作，使中央档案馆的档案接收标准化、规范化。由于档案数字化工作的不断发展，随之也出现了一系列技术问题，特别是电子数据的保密问题凸现出来。老检查办法在这方面基本上是空白。此外，由于初次尝试量化整理标准，有些地方规定的比较琐碎，而且对不按规定移交或不能保证档案质量的单位，老办法仅提出了将通报批评，但事实上操作难度很大。本次下发的检查办法，将检查项目适当合并，这些修改都是在总结中央和国家机关经验基础上，对大家熟悉的老检查办法重新进行了梳理。同时，预留了档案数字化的检查项目和分值。
《检查办法》的创新点
《检查办法》以科学发展观为指针，在一些影响中央和国家机关档案部门完成移交任务方面，做了适当的调整。
第一次将中央和国家机关移交案卷级档案的整理标准固定下来，规定本办法适用于对所有案卷级实体档案的检查。
第一次提出上调奖励费和开展督查的规定。凡是中央和国家机关的移交档案得分在90分以上的单位，奖励费进行上调。同时规定，对于以各种理由拒绝或拖延移交档案的单位，提出由国家档案局进行专项督查，并在一定范围内通报督查结果。
第一次规定中央和国家机关档案移交，必须全部进行数字化加工，移交目录数据为DBF文件格式，图像数据为单页TIFF或JPG格式。
第一次明确要求中央和国家机关的移交档案数据，必须移交两种载体装载，硬盘和DVD光盘各一套。
第一次明确要求中央和国家机关的移交档案数据，绝密级数据须单独刻盘移交。
学习《检查办法》需要把握的问题
中共中央书记处书记、中央办公厅主任令计划要求我们牢固树立“为党管档、为国守史”的责任感和使命感，打牢档案资源体系建设的基础。这是新时期中央领导同志对档案接收工作提出的新要求。中央和国家机关档案部门要把学习令主任讲话精神与宣传学习《检查办法》结合起来，真抓实干，再创佳绩。
一是要认真学习，科学规划。令计划主任强调，各级档案部门和档案工作者要适应当今时代的新发展，适应党和国家的新要求，适应人民群众的新期待，大力推进档案事业改革创新，努力实现档案工作科学发展，为服务党和国家工作大局作出更大贡献。中央和国家机关档案部门要在总结前十年档案移交工作的基础上，牢牢把握时展的脉搏，要真正领会《检查办法》的精神实质，科学制定本机关拟移交档案的整理方案。特别是档案的重新鉴定问题，按规定1980年以后形成的档案只移交保管期限为永久的案卷，因此，需要各单位对档案重新鉴定，这样才能确保国家的档案资源更加完整和全面。《检查办法》不仅是做好进馆档案整理工作的依据，也是加强档案资源建设，将来更好地提供档案利用服务的前提和保障。国家档案局中央档案馆保管部将加强对中央和国家机关进馆档案整理工作的监督与指导，帮助各单位编制高标准、高质量符合本单位实际情况的档案整改方案，避免在移交档案整理工作中走弯路。
二是调查研究，真抓实干。移交工作首先要保证移交档案的质量。如果移交的档案不符合案卷质量标准，不仅会造成人力、物力和财力的浪费，而且也会给移交单位将来利用本机关档案造成很大麻烦。各移交单位要认真按照有关要求，对应移交档案做一次全面检查、鉴定，对不符合案卷质量要求的档案要重新整理，查漏补缺，严把档案质量关。同时要加强档案协作组内各单位的沟通和联系，深入已经完成档案移交任务的单位取经学习，研究探索档案整理与数字化加工的规律和特点，充分考虑本机关工作实际及可能出现的新情况、新问题，使档案整理和数字化加工工作更具科学性、合理性，更符合本机关的实际情况。
三是做好衔接，主动出击。2009年的《中央档案馆电子版档案接收数据规范》规定了中央和国家机关进馆档案数字化加工标准。《中央档案馆关于含有绝密级电子版档案数据接收进馆的规定》明确了中央和国家机关绝密级档案数字化加工产品的处置和存储方法。这两个文件和《检查办法》一起勾勒出中央和国家机关档案部门在未来十年的移交工作中所需要完成的任务。在今后十年，国家档案局还将适时调整档案移交范围，不断改善中央档案馆的馆藏结构。可以说，今后十年档案移交工作与以前相比，既有延续性，也有扩展性。各单位要提前准备，摸清家底，做到早计划、早安排、早通知，确保档案移交工作有序展开。