关键词信息化集成财务管理提升目标
一、引言
伴随着中国经济的强势发展，企业对管理效率的要求不断提高，高效、领先、稳定的信息化系统已经成为企业开拓市场经营、增强市场竞争和坚持可持续发展的一把利刃。以笔者所在企业（以物流、物资贸易为主业的央企二级集团公司，以下称“公司”）为例，近年来企业持续发展扩张，业务规模日益壮大，日常管理难度随之不断增加，财务管理风险，特别是资金风险日益突出，而传统的管理模式已经不再适应企业的快速发展和市场变革频率，企业管理者清楚意识到信息系统的开发与利用程度决定着企业发展的速度和发展前景，信息系统的优化与集成已成为企业立足市场的新的核心竞争力。
二、传统财务管理模式弊端及改进措施
为了适应经济形态转化和社会进步，提升企业自身竞争力，财务管理模式必须要配合好企业内部管理转型。财务管理必须顺应潮流，充分利用互联网资源，对所有的分支机构实行数据的远程处理、远程查账、远程报表和远程审计等远距离财务监控，掌握和监控业务销售和库存等实际情况。也就是说，企业要从过去的局部、分散管理向远程处理和集中式管理转变，只有这样才能实时监控财务状况、统一调配资金，回避高速运营产生的巨大风险。现在，越来越多的企业集团已经对财务管理模式有了新的认识，明显意识到集成财务在企业管理与投资活动中起到的导向作用，越来越多的公司财务负责人也开始重视财务信息集成化的管理。那么，什么是财务集成管理和信息化集成管理，实施财务集成化管理对企业发展到底能发挥怎样的作用？
三、集成化财务管理的意义
集成化财务管理可以为企业带来的巨大经济效益的吸引与诱导，使得集成管理理念逐渐渗透到传统的财务管理实践当中。其发挥的作用主要体现在以下几个方面：
第一，有利于降低交易成本。传统财务管理由于企业之间的交易活动存在许多障碍，导致成本居高不下。实行集成化财务管理后，各个企业在区位上可以相互靠近，通过空间集聚可以大大减少交易成本。
第二，有利于资源共享，获得外部规模经济。其实就是通过实现资源共享，加快资金周转，降低各类成本，利用人才优势促进企业技术创新、开放和竞争，从而获得外部规模经济效应。
第三，集成化财务管理可以大大加速企业理财的运作能力，既提高自身在资本市场上的应变能力，又提高在产品市场、内部管理方面的应变能力。
第四，有利于风险防范，通过信息匹配实现标准化操作，提高了内部审核监督，规范了制度执行，有效防止人为性质造成的风险漏洞。
四、信息系统集成和提升管理的关系
目前，我国企业信息系统的运用正面临一个新的发展阶段。一方面应用程序得到了迅速发展和普及，出现了不少高效的单项系统成果；另一方面，信息系统普遍分散存在，即每个公司，甚至到个别部门都开发了适用本身工作的管理系统，导致多重硬件平台和软件平台共存，不能为企业决策提供综合统一信息服务。
五、笔者所在企业基本情况及财务管理中存在的急需解决的问题
（一）企业基本情况
笔者所在企业以物资贸易销售为主业，主要经营铁路运输、建设所需的钢轨及配件、油料、火工品，大型基建项目所需钢材、水泥等相关物资贸易、工程物流、物资仓储、配送等业务，同时是铁路建设项目部管物资公司和铁路建设用钢轨招标服务商。下辖20个全资子公司、8个控股子公司以及4个参股子公司，在多地区地设有70余分支机构，拥有全国25个交通枢纽城市的31大型仓储基地。
（二）行业现状
到目前为止，真正意义上的钢贸企业数量从原来的15万家下降到8万家左右，有2/3已经退出或正在退出市场，并且这种洗牌还将持续。幸存下来的钢贸企业中，留守观望、不能正常开展业务的空壳公司也占到20%左右，真正能够保持以往年度经营水平的不到40%。
（三）自身财务管理现状及问题
限于外界环境因素，笔者所在企业多少也受到了市场环境的影响，出现了不小的资金回流风险。众所周知，贸易型企业是资金密集型企业，资金就是企业的“血脉”，笔者所在企业内部组织层级多，业务范围广，资金需求量大而分散；业务环节中上下游客商数量多，自身要求与客户需求各有不同，导致了业务模式或流程细节烦琐，结算方式多样化，这就更加要求企业财务在商品流转、储藏和资金运筹方面必须具备谨慎的管理素质。
财务资金管理与控制方面，近年来公司一直实行资金集中管理，主要表现为定点上划、审批下拨，充分发挥资金内部调剂作用，建立收支两条线原则。特别是在“NC资金管理软件”的开发上线后，公司银行账户的开立审批、资金需求计划的报批、资金定点上划、资金分配拨付和资金占用情况的计算全部实现线上处理，有效提高了公司资金使用效率和降低了融资成本。这些举措主要体现在公司账面现有资金的管理和分配上，公司资金管理虽然取得了一些成效，但依然存在一些管理缺失，特别是在公司业务开展过程中对资金去向和回流情况一直无法做到实时监督，导致很多隐形风险。
主要问题表现有：
第一，银行账户监控不到位，资金集中管理有提升空间。实际情况中，个别下属成员单位为了资金使用便捷，减少审批流程，存有私自开立银行账户不上报现象，并将经营回流资金藏匿于此账户中不做归集，在集团监管外私自支配使用，大大增加了资金使用风险。
第二，内部资金使用不规范，易于出现违反支付规定的现象。集团公司要求所属下级单位在申请内部调剂时必须明确款项用途，但资金拨付后可能存在滞留或挪作他用的情况，严重影响到集团公司整体资金支配和资金安全。
第三，合同签订不严谨、业湛展较为随意。实践中，个别下属成员单位合同签订不严谨、不规范，不按规定严格履行合同义务，出现赊销行为多、客户回款慢的现象。很多企业都建立了合同评审管理体系，但审阅合同人员可能由于个人疏忽将不合规的合同审批通过，从前端就埋下风险。再有情况，合同条款内容是合理的，评审是通过的，但在落实执行中常有背离，如公司明确指出严禁赊销，但对企业来说由于激烈的竞争，产品赊销是永远存在的，大量赊销造成资金严重占用。另外，由于回款期限长、金额小，存在不同等级的减值风险。
六、财务信息集成体系的建立是解决企业现存问题的重要手段
我们既然清楚地看到了自身存在的问题和产生问题的原因，为了企业健康、平稳的发展，必须通过有效手段解决旧问题，遏制新问题萌生。而最好的办法就是顺应社会和经济发展，建立企业自身强大的财务信息化集成体系。
（一）公司信息化推进进程
2009年，公司终止了财务端浪潮和业务端钢联系统的使用，全力打造了适合自身业务模式的ERP管理系统，将财务与业务信息在同一软件中呈现，形成了从采购入库到销售出库的一个链条管理，对提升库存管理有了极大的帮助。而随着市场的不断变化，业务模式不再单一，ERP的使用也出现了弊端，特别是在资金支付环节上不能有效防控。为配合资金集中管理，将更多的人员从繁重而重复的基础工作中解脱出来，公司投入大量时间和财力研发集团层面推广的“NC资金管理软件”。同时，公司门户网、合同管理系统、客商系统和集中采购管理管理系统陆续开发完成，加之电商平台“大宗物资网”的建立，公司已经有了较为全面，但又各自单一的信息化体系。2013年，公司开始研发“NC供应链系统”，并努力实现与企业客商系统、合同管理系统、物料系统和NC资金管理系统的有效衔接。
（二）信息集成系统建立成果
2013年9开始，公司选择了业务较为全面的子公司作为试点企业开始“NC供应链系统”的研发，至2014年9月初见模型，后期将研发的中心转入集团公司层面，继续完善系统设置，在满足现有模式的运行基础上，同时考虑未来业务模式的变化，根据各成员单位的业务特点，不断完善流程建设和流程管理。
“NC供应链系统”的运行模式是以合同为起点，以资金为主线，将客商、物料分类、会计科目、银行账户的基础资料进行统一管理，支持不同类型业务开展，通过合同管理系统、客商系统、物料系统、与资金管理等软件的有效结合，形成系统集成体系，实现上级监督职能，加强资金支付控制。后期我们还将与更多的单项系统实现对接，实现更为高效的集成效果。
1.与合同管理系统对接，建立合同跟踪，努力提升财务业务一体化进程。“NC供应链系统”是以合同发起，同时又以合同结束为闭环，也就是说每一笔业务的执行过程都必须在系统中与合同相关联。以往业务人员自己登记合同台账，容易疏忽造成错误，查阅起来也不方便，现在由于与合同管理系统做了技术并联，合同信息可以被直接提取，合同具体内容一目了然。系统关于商品入库、出库、付款、回款等操作环节，其中的商品型号、数量、价格等信息都要与合同信息相对应，财务人员对单笔合同的执行情况可以实时掌控，解决了付款依据不充分的问题，随后系统还会将合同执行情况回写到合同管理系统，形成信息对应，便于更多的人掌握合同执行情况。
2.与物料系统对接，改善库存管理与监督。“NC供应链系统”建立了统一的物料分类原则，建立了庞大而标准的物料信息库，有效提升了数据统计的准确性。在以往对库存核算时，财务并不能完全实现数据实时管理，很多库存信息严重滞后，财务人员无法掌握真正的库存情况。比如货物长期滞待或发出货物未做结算的财务根本无法得知、债权确认不及时、回款期被人为拖后，新的业务开展又需要资金支持，严重增加了公司资金压力和资金成本。
现在，系统对业务权限进行了细分，设置了采购岗、销售岗和库管岗，要求职权分离，后期一旦有商品入库或售出业务人员就必须在系统中录入出入库信息，完全实现了商品流转实时跟踪，财务人员可以清晰了解本单位的库存管理情况，可以有效督促业务结算和款项催收。
3.与资金管理软件对接，规范资金支付和回收，严格执行合同条款。“NC供应链系统”与NC资金管理软件同时运行后，在付款环节，集团公司可以对拨付资金的使用流向进行实时监控。单笔支付时，业务人员在编制付款申请时必须注明对应的合同信息，财务审核人员在付款审核时必须查阅该笔对应合同的情况，根绝合同结算方式和支付条款对付款信息进行审核，确保每笔款项支付都严格按照合同执行，当合同呈现大量预付且长期无商品入库时，财务审核人员要详细了解发货情况，并合理控制支付。系统全面上线后，公司将更多地选择银企直联和电子承兑的支付方式，从业务申请付款到款项支付出去全部在NC系统中完成，提高款项支付的时效性和实时跟踪功能。在收款环节，各单位的收款账户首先必须是已经通过资金管理系统审批的，从而杜绝藏匿账户、藏匿资金的情况。单笔回款时，要求由业务发起，即收到款后由业务人员编制应收单，单据需与合同、出货批次信息对应，明确是哪个合同、哪批次货物的回款，当某合同呈现大额应收账款时，财务人员可以控制出货、控制开票，减少赊销行为。
4.与客商系统对接，规范统计口径。公司新增客商必须先走客商系统审批，审批通过后在“NC供应链系统”可以自动提取，以往各单位随意添加客商，多字少字的现象频繁，通过集中审核，避免了重复客商出现，集团公司财务可以直接查看同一客商下各下属成员单位的业务开展以资金收付情况，对公司掌握债权债务关系有直接的帮助。
5.与久其报表系统对接，实现报表数据实时汇总功能。“NC供应链系统”将建立统一的报表模板，然后设计好提数公式，每月的报表数据将会自动生成，再通过与“久其报表系统”的技术并联，今后报表的填报将变得尤为简单，也许只需要轻轻点击或者将模板数据导入即可生成，即准确又及时。通过此功能，集团公司层面可以轻松对下属单位报表进行稽核，无需担心账表不一致的现象出现，有效提供财务分析与财务评价的数据支持。
（三）集成系y建立的最终目标
公司集成信息平台建立的最终目标之一就是强化财务管理，通过对各类信息系统的技术衔接和信息提取，公司基本形成了符合自身需求的信息集成效果，对日后提升公司财务管理水平和领导决策建议有了强大保障，但这也仅是冰山一角，我们将通过不断努力，争取在以下三个方面取得更大地进步。
1.继续优化资金调控。进一步提升资金控制和使用水平，后期将坚持以预算和计划指标为管理导向，提升资金上存度，在准确了解各单位资金需求的前提下集中办理资金分配、银行授信、贷款、票贴等业务，切实降低公司整体的财务费用。通过对业务支付的集中审核，不单单要掌握资金流向，更重要的是控制资金流向，填补资金对外收支的风险漏洞，有效防止资金的坐收坐支现象出现。我们可以根据准确的资金计划，将未来可能闲置的资金进行有效整合，通过银行短期理财实现即期收益，创造资金价值。
2.增强财务执行监督。以往业务开展中，财务审核常受公司不同层面影响，可能出现个别违背规定或需要变通的情况，信息系统建立完善后，审批流程环环相扣，所有审批均按设定好的标准执行，杜绝一切人为操纵，防止潜在风险问题萌生。以往，公司多通过收集下属成员单位上报数据的形式了解公司全面经营和资金情况，现在通过集成系统，公司财务人员可在事前、事中全程监控，强化预算执行分析。
3.提升领导决策。集成模式建立后可以全面综合的反映企业资金、基础核算、报表数据、预算执行的真实情况，为财务领导和公司领导提供完善的问题对策依据和发展决策依据，以保证企业领导在最短的时间做出最合理准确的选择，带领企业健康、快速发展。
七、实现集成化管理的保障措施
第一，注意内部沟通协调与管理。公司财务部应该充分借助信息化平台，加强公司内部部门间的沟通和约束；加强对下属单位成本费用、投资决策等财务事项的控制；充分发挥资金中心作用，优化资金结构。
第二，加快信息平台和网络技术建设。在适应自身组织结构变化和管理模式的前提下加快信息系统开发，为集成化财务管理提供坚实的基础。
关键词：企业；信息化管理；自动化办公；控制
进入新的竞争时期，信息和技术成为了企业之间互相比试、切磋技艺的重要项目，如何利用信息技术和设备条件来管理企业，使企业办公发挥出最大的效率，在竞争激烈的市场中争创经营佳绩，是现阶段令国内各大企业头疼的主要问题。具体来说，企业的信息化管理与自动化办公指的是采用先进的信息科学技术，针对企业的信息资源，用系统集成的方法来整合企业的管理结构和机制，规范企业的内部管理，最大化提升企业办公效率，从而提升企业在市场上的综合竞争力，促进企业用卓越的经营绩效和管理实力争得更加稳固的一席之地。
1企业信息化管理系统的创建
1.1企业信息化管理系统的建设目标。企业开展信息化建设的前提需要对信息资源进行整合、提升企业的管理质量以及开拓更加广阔的市场。一旦加快了企业的信息化建设节奏，企业的整体信息化运作水平就会得到提升，建设更加规范的企业信息化办公管理系统也就成为了可能，更加全面化的构建办公环境，为企业战略目标的实现锦上添花。具体来说，首先要实现在线协同办公、公文的收发管理、文件报送等多项现代化办公功能。其次，建立起一个在线交流与协作共享平台，实现信息资源的实时共享。再次，要全面规范行政办公与审批的流程，使每个部门的工作更加合理化、规范化。最后，要遵循先进性、实用性、安全开放性等原则，保证企业信息化管理和自动化办公系统的科学性。
1.2企业信息化管理系统的建设原则。在建设企业信息化管理和自动化办公系统的过程中，必须要遵循相应的几项原则，来保证建设工作能够及时有效的开展，保证系统建成之后能够达到预期效果。在建设企业信息化管理和自动化办公系统的过程中，要坚持工作的规范性、系统的可靠性、系统的易操作性与易维护性、扩展性等原则，除以上这些原则以外，信息化管理系统在操作的过程中还应该充分具备人性化的特征，提供简便的网站栏目内容维护功能和用户权限管理等功能，为企业员工的管理和操作带来方便。
1.3企业信息化管理系统的建设目的。进入全新的科学技术信息时代，企业选择建设信息化管理系统和自动化办公系统的目的是采用方便的信息化设备和通信手段实现现代化的无纸办公，建立起一个能够实现企业关键办公的应用软件系统，使企业内部的各方面信息资源得到有效的整合，实现办公的协同化、分享化、同步化和信息化，从而进一步全方面的提升企业内部管理与办公效率。
2企业信息化管理系统的结构设计
2.1企业信息化系统设计总体与整理技术要求。信息化管理系统和自动化办公系统的设计主要包括模块化设计、开放与安全性设计等设计要求，以及包括软件与硬件在内的整理技术要求。其中，软件部分应采用带有多层结构的Browser/Sever模式，在系统组成结构中，应当采用技术相对较为成熟的、符合技术标准的服务器、中间件以及其他数据库产品。建立起的信息化办公系统应当保证Windows用户的正常使用，并且提供基于XML的数据交换接口，支持与第三方软件的应用集成。系统要在充分考虑数据信息安全保密性的基础上提供较为完整的数据加密接口，保证信息的安全。最后，在语言操作方面，系统应提供的操作界面应该最大化地符合中文使用习惯，保证所有的用户信息都能够通过中文显示出来，且具备多语言版本扩展能力。
2.2系统平台和体系构架要求。整个信息化管理系统应当采用B/S结构，在开发设计的过程中要采取依靠平台化的分布式处理技术，支持多层构架，各个层相互区别，采用关系型数据库，使消息服务成为可能，其次，还要求系统在构建和设计的过程中要采用模块化开发的技术，提供开放的标准接口，以保证系统后续功能的可开发性。
3企业信息化管理系统功能要求
3.1协同工作。协同工作指的是企业内部员工之间通过适当的交流和信息的互换而开展的工作，在企业的自动化办公系统中，只需要简单的文字编辑、信息传输以及意见回复和附件加载等流程，就能够实现异地工作协同，用不同的形式来完成企业办公过程中信息的传输、审批、请示、汇报等复杂多项的工作。
3.2发文管理。企业对内、外部发文都可以通过信息化管理系统中的发文管理功能实现，发文管理主要涉及到拟稿、审核、核稿、签发、印发等流程。
3.3收文管理。收文管理主要在内部发文的过程中有所应用，主要是对电子文件和纸质文件的处理，对接收到的文件、传真以及其他资料，完成记录后可供多人传阅。
3.4项目管理。OA的组成部分中，项目管理是重要的环节之一，领导与员工和其他各部门之间的及时沟通，对企业项目管理的质量会有直接的影响，因此，要管理好一个企业的项目，就必须对相关人员、时间、硬件配置等信息作好记录和了解，重点把握其中的要害关系。
3.5合同管理。合同的签订、审批和管理对企业的经营管理来说意义重大，每一次签订合同都要经过相关部门的严格审批核查，通过互联网平台大大地提升了合同审核管理的效率，缩短了审批周期，成本得到了相应的节约。
3.6会务管理。会议是企业自身管理和经营过程中的重要组成部分，会议的信息资源需要得到完整的记录和保存，会务管理能够实现会议申报、审批、安排、通知、记录、查询等功能，有需要者还可以通过系统对会议室使用情况进行实时查询，方便会议的安排。
4结语
综上所述，进入全新的科技时代，信息化管理系统和自动化办公体系的建立是企业自身发展和在市场中竞争的重要手段，采用先进的现代化设备和管理手段，能够在相同的时间内节省大把的时间，提升企业内部的办公效率，提高企业管理质量，进而帮助企业在激烈的市场竞争中立于长久不败之地。
参考文献：
[1]张冉.浅谈办公自动化中计算机计术的应用[J].科技展望，2015（25）.
[2]唐颖.浅谈办公自动化在现代工作中的应用[J].价值工程，2014（30）.