房地产档案管理的传统方式就是手工处理，极易使档案实体在人为或者自然的条件下出现差错和管理缺陷。而在房地产档案管理中运用数字化技术，可具备存储量大、出错率小、资源共享等优势，有效弥补传统管理方式中的不足，由此可知，在房地产档案管理中运用数字化技术已经成为时展的趋势。
1房地产档案管理中数字化技术运用要点分析
尽管数字化技术具备无可比拟的优势，但数字化技术运用于房地产档案管理工作中，还需注意以下几个问题：
1.1注意服务理念的创新
传统的房地产档案管理方式要求管理人员，只需向客户提供相应的咨询和证明等被动型服务即可，缺乏主动服务和优化服务的意识。因此，在运用数字化技术的过程中，房地产企业的档案管理人员需改变自身的服务理念。
1.2注意档案资料整理、收集的漏洞
随着信息技术与计算机技术的不断发展，房地产档案资料随时处于更新状况，而在搜集房地产档案资料的过程中，极易出现信息和资料收集遗漏的现象，因此，需在档案资料的整理和收集中，采取动态化的信息管理形式，以完善房地产的档案管理工作[1]。
1.3注重档案管理人才的培养
由于房地产档案管理趋于数字化，因此，需注重对管理人员的技能培训，并让其熟练掌握房地产专业知识、档案管理技术和档案管理系统维修技术等知识，并加强对档案管理人员的计算机知识、数据库管理技能、网络知识等管理知识的培训力度，为房地产企业培养一批实用型人才。
2房地产档案管理中有效运用数字化技术的策略
2.1建立健全的管理制度
在房地产档案管理的过程中，需建立健全的管理制度，从管理人员的培训到硬软件的要求等，均需给出明确的规定。档案管理制度的主要内容有：一是规划和控制已存储的数字档案资料，并对其进行密级分类：将敏感和机密的资料信息进行加密处理，也可将其脱机存储于一个安全性较高的地方，以此预防房地产档案资料信息被变更、窃取或者毁坏；二是系统运行环境安全管理制度：包括房地产档案机房的出入控制、环境条件的保障管理、自然灾害的防护、防护设施的管理等内容；三是应用系统运行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作权限的管理、操作监督管理、操作恢复管理、操作规范管理、操作责任管理和应用系统的备份管理及应用软件的维护安全管理等内容，通过相关的技术，预防数字档案信息出现窃取、修改的问题，从而增强数字档案信息的安全性。同时组建信息保管制度，并严格将其落到实处；建立房地产的数字化档案的记录制度，记载资料信息的搜集、管理及使用等情况，并在记录中确保信息的真实性[2]。
2.2规范房地产档案资料
在房地产档案资料信息管理中，传统的手工搜集、整理纸质材料，容易出现材料丢失、储存不当、资料信息不规范等档案管理不到位的现象。因此，采取数字化技术对房地产档案资料进行管理，不但能达到档案资料纸质管理和信息化管理齐头并进的目的，而且能使档案资料管理更加完善，避免或者减少档案资料遗失、损坏等。同时还可通过视频、音频等技术手段，使房地产档案资料管理更加丰富化、动态化。如图1。
2.3建立数据系统和传输平台
在房地产档案数字化管理的过程中，还需注意以下两点：一是组建数据库。可通过扫描仪对纸质档案进行扫描，将扫描资料组建成数据库的形式，降低人工录入出错率，提高管理人员的工作效率；二是建立传输平台。在房地产档案信息的数字化管理过程中，需以实现其价值为中心，以此有效利用房地产档案的数据库。但是在建立传输平台的过程中，需确保传输平台的安全性、高效性和保密性，从而防止档案信息在传输的过程中丢失，或者人为窃取[3]。
【关键词】档案管理；数字化技术；
【abstract】thedevelopmentofdigitaltechnologyandusedforurbanconstructionarchivestechnologytopromotetheefficiencyofmanagementbringgreatconvenience.Theauthorcombinedwiththepersonalworkingexperiencesundertheconditionofinformatization,urbanconstructionarchiveswithdigitalconstructiontechnologymanagementplatform,entertheorbitofamorescientificandmoreefficient.
【keywords】filemanagement;Digitaltechnology;
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）04-0000-00
城建档案管理部门肩负着保管文字、图纸、地形图、声像等各种载体的城市建设档案资料任务，是城市重要的信息基础部门。随着经济的发展和社会的进步，信息资源的重要性日益突出。城建档案工作要在城市数字化建设的机遇和挑战中，获得自己的生存和发展空间，就必须抓住城市数字化带来的契机，发展、提高自己，加速城建档案管理数字化建设，全面提升城建档案工作在城市建设中的地位和作用。下面结合笔者个人工作经验谈信息化条件下，城建档案技术管理如何借助数字化建设平台，迈入更科学、更高效的轨道。
一、城建档案管理人员要转化观念，加快档案管理数字化建设
城建档案管理人员要树立档案管理数字化意识。以加快馆藏数字化进程为基础，特别是网络化的建立，档案管理部门要加快档案管理数字化建设步伐，以适应社会公众对档案信息技术需求。所以，必须从思想上提高对加快档案管理数字化建设步伐的认识，并以积极的态度抓好这项工作，使档案管理数字化工作跟上时代的步伐。提高档案管理现代化水平。档案管理数字化建设的逐步推进，馆藏纸质或其他类型载体档案的数字化工作，已经成为档案管理数字化建设的重要内容之一。许多档案原件是非常珍贵的，把珍贵的档案原件录入计算机形成数字化的多媒体文件，用机读的方式提供作用，不仅能提高利用率，而且还有利于原件的保管。利用数据库检索方式提供档案利用所具有的全面、快速、准确的特点，扩大了档案利用范围，使档案利用更为便捷。现在由于档案管理数字化建设和计算机网络的发展为档案信息资源共享成为可能。档案学科的新名词“数字档案馆”就是旨在通过网络，使档案利用者能够跨越时空对所需档案、资料进行查询利用，将封闭的档案服务扩展成开放性的、社会化的服务。
二、管理部门要优化组织运行，提高城建档案管理的效益
管理部门要有高瞻远瞩的全局意识。城建档案数字化需要开展四个阶段的工作：其一，策划准备阶段，这个阶段主要是为档案数字化工作的开展进行战略策划，并根据计划的内容，为工作的开展作好准备及前期工作；其二，初步开展和试行调整阶段，在这一阶段各方面工作已经展开，但是也出现了一些问题，工作在不断改进中前进；其三，趋于成熟阶段，这一阶段数字化系统配置已经较为完善，数字化工作体系初步形成，但是信息库并没有建设完整，信息资源利用率低；其四，成熟阶段，这一阶段主要特征是信息库已经建立完善，档案工作流程已经完成数字化改造，依托数字化系统建立起了高效率的工作业务流程，拓展服务内容和质量是这一阶段工作的重点。这四个阶段相互依赖，逐层递进，在开展工作时必须注意各阶段的先后顺序，一步一个脚印，让前面的工作为后面打好基础，后面的工作体现前面工作的价值。防止不切实际的冒进或者漫无计划的遍地开花，避免出现目的被计划拖累的局面。需要制定详尽合理的工作计划。在开展数字化工作的四个阶段中，策划准备阶段是开头部分，也是整个工作的核心部分。只有把头开好了，后面的路才能够走得正、走得直。在制定计划时，决策者应该考虑清楚自己单位的需求，明确开展工作的目的。这是一个看上去非常简单的事情，所以往往会被轻视甚至忽视，不过越来越多的案例表明，设计时需求的混乱、开展工作时目的的不明确，是很多数字化工作陷入瓶颈的原因。
各部门要进行相关的网络建设。通过网络建设，建立规范的城建档案目录，实现城建档案部门与相关的联网，提高城建档案信息资源的利用效率，实现资源共享，使各级城建管理人员及时掌握城建工作及档案管理的基本信息，进而及时为城市建设活动提供优质、高效的信息服务。
三、建立数字化城建档案管理系统措施
城建档案应当在办公自动化管理的基础上，利用信息管理系统，将业务管理和档案管理有序链接，实现电子文件从登记、归档、著录的一体化管理。
城建档案接收是城建档案管理工作的源头，随着电子文件的日益增多，要从传统纸质档案“后控制”管理升级为“前端控制”管理，不仅要参与电子文件生成、运转、归档过程的管理，还要在办公自动化管理的基础上，利用业务管理和档案管理的有序连接，减少传统档案整理、录入环节，实现电子文件从登记、立卷、著录到归档的一体化管理。
电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘和有害气体的侵害，从理论上讲能够长期保存。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，一方面电子文件必须采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥礼会效用；另一方面对于长久保存的电子文件，还需要定期进行复制，防止信息损失。
四、加强城建档案数字化网站建设
网站是现代社会信息公开的重要工具，开设城建档案网，或将城建档案信息化纳入电子政务系统，到政府的网站上，实现信息资源在互联网上的共享，能扩大城建档案的服务范围，使城建档案成为政府政务公开的一部分，更好地为领导决策、经济建设和社会公众服务。要利用城建档案信息多元化优势开展信息的深加工，从城建档案资料的收藏者和提供者转变为信息产品的生产者、开发者和提供者，主动接近档案用户，以用户为中心，结合城市建设的进程，编研出信息成果进行提供利用，从内容、形式上实现完全不同于以往的主动服务，并利用网络环境实现不同服务方式之间的优势互补，实现大量馆际信息资源的的广泛共享，有效、快速、优质地为社会提供档案信息服务。
城建档案信息网络的成熟运用，为数字化城建档案馆提供了极好的网络环境，也为开展城建档案信息个性化服务提供了良好的条件。未来城建档案利用服务的主要方式将不再是提供物理存在的实体，而是指引终端用户通过网络获得存储在档案馆库的数字化信息。只要城建档案编制与城建档案检索采用同一系统软件，将档案内容用一定的格式固定下来，再进行分类、归档、编号等管理，在编制检索时随机调出，组成各种不同类型信息检索工具，通过网上开展电子检索服务，从而方便地互传、互换信息。可使任何一位利用者不受时间、空间的限制，在任何时间、任何地点只需有一网的电脑，即可进入城建档案管理系统查询自己需要的信息。这种网上利用服务的开展，将会使城建档案工作进入一个崭新的工作环境，进入一种良性的循环状态。
五、结束语
科技的发展对城建档案技术管理工作提出了新的要求，本文结合笔者个人工作经验，谈了数字化信息建设在城建档案技术管理中的应用，希望能为城建档案技术的提高做出自己的贡献。
【参考文献】
[1]罗婷婷;;如何提高城建档案的管理质量[J];才智;2011年18期
[2]曾娜;吴建华;;城市公共安全信息资源建设——兼论城建档案与城市公共安全的关系[J];中国名城;2011年06期
档案在整个社会的发展过程中有着其独特的作用，是整个社会信息资源不可忽视的一部分，所以，为了保证档案管理工作的顺利进行，需要有关部门在做好档案信息的管理工作的同时，更新管理设施并采用较为先进的方法和理念，使档案管理不至于落后于社会的发展。传统的档案管理模式比较复杂困难，主要表现为：档案管理量大且管理工作繁琐，档案资料多为纸质材料，材料间没有特定的规律等。随着时间的累积，档案将会越来越多，工作量将会越来越大，传统的档案管理工作模式已经不能适应高速发展的社会。随着计算机技术的引进，档案管理工作取得了较大的进展，不仅有效减少了档案管理人员的工作量，大幅度降低工作时间，而且大大提高了整个档案信息管理工作的效率，主要表现为：档案管理相关资源利用率更高、档案管理工作的相关操作更加简单方便、准确度更高、速度更快、存储量更大等方面。计算机技术给档案管理带来的另一个好处是实现了特定范围的资源共享，使得档案的服务对象大幅度延伸，不再受地理等因素的影响。总而言之，计算机应用于档案信息管理工作，使其逐渐实现了数字化、信息化、智能化，向着高效化、正规化发展。
二、计算机技术在档案信息管理中的应用
计算机技术的引入使档案管理逐步的实现数字化、自动化，其作用是非常巨大的，有效地促进了档案信息管理工作的改进，保证档案信息管理工作顺利进行。计算机技术在档案信息管理中的应用主要表现在四个方面：逐步实现档案信息管理的数字化、逐步实现档案信息管理的自动化、逐步实现档案信息网络化检索以及加强了档案信息的安全性等。
1.档案信息管理的数字化。
计算机技术使得传统的纸质资料档案管理逐渐转变为数字化的管理，将纸质档案中的信息进行有效地录入，做到了纸质档案做不到的事情，例如保存、查询、修改和检索等工作将会更加简单和有效。同时计算机网络技术也使得各地档案之间实现了共享，相关的工作人员可以通过网络实时查询相关信息，从而达到对档案信息的综合管理，有效且顺畅的进行档案信息的管理工作。随着数字化档案的不断推进，纸质档案的使用逐渐减少，不仅减少了纸质资源的使用，降低整个档案信息管理的成本，而且档案保存的时间更加长久，即使经过很长时间，档案也不会有磨损或者遗失，使得档案信息管理的工作效率提升显著。
2.档案信息管理的自动化。
现代高新技术的代表之一就是计算机技术，其飞速发展给档案信息管理带来莫大好处。计算机技术的高效信息存储、超强处理能力、多种信息同时处理、处理速度超快等特点有效实现了档案信息管理的自动化。设定相关的工作程序，计算机就能够顺利的完成信息整合、分析处理、信息查询、信息管理等工作，整个工作过程不需要人工的干预而且工作的效果比人工更好，实现了档案信息管理的全自动化，因此，档案信息的使用、研究效率将会大幅度的提升，档案信息的管理工作也将会更加科学、高效。
3.档案信息检索的网络化。
科技的飞速发展带动计算机技术水平的提升，计算机技术也得以广泛应用。计算机技术中的网络技术已实现了普及，其在档案管理中发挥着重要的作用。计算机网络技术将各地的档案变成一个统一的整体，相关工作人员进行检索工作时只需进行简单地几个步骤就能完成，计算机网络技术可以提供任何档案信息的检索，不管是本地档案信息查询，还是各处档案的综合查询。工作人员足不出户就可完成相关工作。档案信息的网络化检索使得工作人员的效率大大提高，不仅使得档案管理更加网络化、数字化、智能化，而且实现了各地档案之间的信息共享。
4.档案信息管理的安全化。
档案管理具有一定的特殊性，有时候部分档案需要严格的保密，避免信息泄露、确保档案的安全性至关重要。计算机技术的引入加强了档案的保密性。安全性工作主要有两个方面：一方面是档案资料本身的安全保密。具体来说就是对有关的档案资料附加密码，加强其安全性，使没有权限的人员不能查阅，有权限的工作人员才能查阅相关档案，杜绝档案资料的外泄。另一方面是系统软件的安全加密。加密启动盘，避免人为地复制相关信息，切断信息泄露途径。总而言之，利用技术手段，保证档案信息的绝对安全。
三、结语