1、准备周期：
周密的会议筹备要用5~7天
成立会务组、作出会议费用预算，拟定会议议题。
准备会议用品：礼品、奖品、横幅、背景、展览道具……
选择合适的会场及会议时间，统筹食、宿、行问题。
作好会议幻光片并以传真形式下发会议通知。
2、会议筹备
会场布置及最后与会名单确认及跟催。
3、会议正式召开。
会后政策执行、效果跟踪等善后事宜处理。
4、经销商会议费用预算。
5、会议备品准备：做到事事有人负责，件件有人准备。
6需要准备的文件类：
《文件通知》、《经销商意见反馈表》、《产品报价单》、《经销商奖励制度》、《促销活动方案》、《会议签到表》、《订货单》、《会议议程》、纸、笔、文件袋、宣传用印刷品。其他会议备品准备。
7、会场布置类：横幅、口语标语、会议室指示牌、展台、样品、托架、彩盒堆头、海报、灯箱、广告碟、促销品、宣传单、新产品、电视机、VCD机。
8、会议备品准备
演讲用品类：话筒、功放、笔记本电脑一台、投影仪一台、白板一块、油笔二支、板擦一块、讲台、激光笔。摄影人员2名、摄像人员1名。
人员用品：工作证、促销服、饮品、纪念品、对讲机。
9、会议通知：
尽可能让客户全部参加以正式文件下发通知，并写明议程，申明与会的必要性和文件的严谨性。发文后10分钟电话跟催，进一步明确人员、地点、时间及会议参加的不可推拖性。在会议开始前一个小时再作一次跟催和确认。县区的客户要提前通知和报到，一般是路远的
10、会议时间：
一般是选择下午，按经验来讲，上午客户一般起床晚，会议开始时间迟，较为被动，但下午时间与会人员容易困倦，所以开头必须精彩而紧张，建议会议时间是2：00报到，2：30~5：30会议进程，6：00结束用餐。
11、会前事宜
我们不要让业务员错过任何与客户沟通的机会。一般来讲，先到的比较孤单无聊，所以要作以下事宜：
让经销商填写《经销商意见表》、业务员与经销商作简短的沟通、让经销商看产品报或看新产品。
切记：千万要让业务员主动打招呼，陌生的要主动交换名片，不可冷落一个客户。
附件：
经销商会议、客户年度会议的迎宾仪式方案
为了充分展示企业的人文环境和企业文化，体现中国人热情好客的习俗，设计一下迎宾仪式方案：
流程：
一、会场（酒店大堂）迎接
由礼仪小姐陪同公司领导迎接来宾，迎接来宾的领导人数在3-5人间。
二、会场门前迎接
由六名礼仪小姐、20名工作人员组成的欢迎队伍列于通道两侧，礼仪小姐献花、同时，鼓乐声起，两队醒狮献舞。总经理带领公司全体中层以上干部在门口迎接，开始全程摄像。
三、会议室
1、会议室悬挂横幅，礼仪小姐迎宾至座位。
2、会议室活动结束后，带来宾参观工厂（公司），
送别
1、中层以上干部及来宾合影留念。
2、礼仪小姐及工作人员到队欢送,醒狮表演。
1、场景工具
1)彩色旗100面——200面。
2)悬挂吊幅的大气球两个或四个（直径2.5米）
3)门口及会议室、前横幅各备一条。
4)各种类鲜花、绿色植物布满道路两旁。
5)鲜花四束
6)礼宾花炮两串万响及花炮一支。
7)通道铺红色地毡。
8)音响设备或军乐队
2、人员
1)礼仪小姐6名
2)保安员20人
3)醒狮队两对（8人）
4)专业摄像师、摄影师
5)司仪1人
一、年会主题：“坚持梦想，合作共赢”经销商年会
二、年会时间：20xx年5月25日—20xx年5月28日
三、年会地点：东阳横店红栋酒店
四、年会目的：
１、发布20xx年营销政策，规范区域市场竞争；
２、发布20xx年营销新品，展望未来发展趋势；
３、有针对性的培训与讨论，通过教学与交流，加强经销商实际操作能力
４、介绍新的门店经销方式，让心动的数据增加厂商之间的凝聚力。
5、通过有突破性的颁奖典礼，提升经销商的荣誉感与竞争力。
五、年会主要形式：
华尔博格领导政策方向发言?优秀经销商代表经验分享?主题会场讨论互动?专题培训
新产品发布、新产品观看、定货?坚持梦想，合作共赢颁奖典礼
六、会议议程（国际会展酒店版）
20xx年5月25日
入场播放轻音乐
9:00----9:05主持人介绍到场嘉宾
9:05----10:05爱菲公司总经理兼董事长文涛致辞10:05----10:25茶息
10:25----11:25爱菲公司营销中心总经理致辞
11:25---12:00爱菲儿事业部总经理致辞
12:10---13:10午餐13:10---14:00午休入场播放爱菲辉煌光碟
14:05---15:05爱菲公司市场部总经理致辞(发言主题及其它发言人待定)
15:10---16:40合影
16:40---18:30分主题讨论交流19:30---22:00竞赛娱乐
20xx年1月24日
入场播放爱菲辉煌光碟8:30----11:00新产品专场11:10---12:20午餐、午休12:20---19:00参观清远19:00---20:00前往晚餐20:00---21:30参观新产品展示21:40返回酒店
20xx年1月25日
入场播放爱菲辉煌光碟
8:30---12:00培训
12:10---14:00午餐、午休14:10---16:10颁奖典礼16:30---18:00中场休息18:00分享晚宴
会议议程（国际会展酒店和粤晖园版）
20xx年1月23日
入场播放爱菲辉煌光碟
9:00----9:05主持人介绍到场嘉宾
9:05----10:05爱菲公司总经理兼董事长文涛致辞10:05----10:25茶息
10:25----11:25爱菲公司营销中心总经理致辞11:25---12:00爱菲儿事业部总经理致辞
12:10---13:10午餐13:10---14:00午休入场播放爱菲辉煌光碟
14:05---15:05爱菲公司市场部总经理致辞(发言主题及其它发言人待定)
14:30---15:00合影
15:10---17:30分主题讨论交流17:30---18:30前往高埗18:30---19:30晚餐
19:30---21:30观看新产品展示22:00返回酒店
20xx年1月24日
入场播放爱菲辉煌光碟
8:30----12:00新产品专场12:10---13:20午餐、午休入场播放爱菲辉煌光碟13:30---18:00培训18:20---19:20晚餐19:30---22:00竞赛娱乐
20xx年1月25日
8:10---13:30清选参观返回粤晖园13:30---14:30午餐、午休14:30---16:30粤晖园观赏16:30---18:00颁奖典礼
18:00返回酒店19:00分享晚宴
年会工作人员
工作进度跟踪表
费用预算