中国气象局气象档案馆（以下简称气象档案馆）馆藏的我国器测气象观测记录始于19世纪40年代，而可利用的数字化气象记录档案基本始于解放后。大量纸质气象记录档案无论在实体所占空间还是在内容记录时间跨度上都处于绝对优势地位，这种档案的实体状况严重限制了其信息提供利用的时间范围与空间范围，降低了其信息利用的效率，亟待数字化。在此背景下，气象档案馆于2007年2月正式启动了气象记录档案数字化项目。近期，气象档案馆决定，在做好此次低温雨雪冰冻灾害灾后重建阶段档案服务的同时，加快历史气象档案数字化的步伐，加大档案数字化的力度。
制定气象记录档案数字化方案
为顺利完成气象记录档案数字化，气象档案馆在项目启动前制定了完整的方案，对气象记录档案数字化的内涵、范围、建设原则和组织实施方案等方面作出了明确的定义与说明，对什么是气象记录档案数字化、如何开展气象记录档案数字化等问题给出了详细的阐释。
参考现有气象记录电子文件格式，我馆决定将TXT格式作为本次电子文本形态气象记录档案的标准格式。
一、对数字形态档案信息进行科学管理
数字化气象记录档案信息的编目是以传统形态气象记录档案目录为基础，结合新生成数字化形态气象记录档案信息的组成形式及内容特点，以条目的形式对数字化形态气象记录档案信息的内容种类、信息组织形式、记录责任者、观测要素、时空范围等信息内容与形式属性进行概括的工作。为规范该项工作，我馆制定了《数字化气象档案案卷级和文件级目录著录格式》，对著录内容与格式作出明确规定。
数字化形态气象记录档案的整理是指按照相关档案管理规定对新生成数字化气象记录档案进行完整性检查、质量和格式检查及逻辑分类与排序的工作，它是数字形态气象记录档案信息生成的基本环节，其工作质量直接影响到档案归档后的管理与利用。气象档案馆制定了《历史气象档案扫描电子文件检查方案》等技术规范来对数字化形态气象记录档案的整理提供技术支撑。
数字化气象记录档案的存储是将整理完成的数字化形态气象记录档案存储在特定的磁带、磁盘或光盘上的工作。根据现有电子档案存储设备及档案管理和利用的需求，我馆要求数字化气象记录档案使用磁带、光盘各存储一套。归档存储的各种技术指标，按照《电子文件归档与管理规范（GB/T18894―2002）》等相关规定执行。
二、对数字形态气象记录档案信息进行有效利用
对数字形态气象记录档案信息进行有效利用是本次档案数字化的最终目的，需要解决的主要问题是确定提供利用的范围、对象及方式。根据中国气象局《气象资料共享管理办法》规定，本次档案数字化形成的所有数字形态气象记录档案信息都应提供利用，提供利用的对象及其利用权限参照该办法中的相关规定执行，提供利用的时间顺序由数字化形态信息归档的先后顺序决定。
档案利用的方式可根据是否使用网络分为在线与离线两种。离线服务与传统气象记录档案的服务相同，按同一规章制度及程序执行。在线服务是通过建立网络平台来满足用户通过网络调用档案的需求。与离线服务相比，在线服务工作相对复杂，其主要任务是满足档案管理与利用需求的系统平台建设。为建设系统平台，我们制定了《历史气象档案电子文件应用服务系统功能需求》，委托数字化加工企业据此开发。
三、气象记录档案数字化实施原则
气象记录档案数字化实施原则是数字化工作必须遵循的强制性规则，是达到数字化总体目标的重要保证。根据档案管理需求与数字化工作总体目标，气象档案馆确定了四条原则：保证档案的安全性：气象记录档案的安全包括实体安全与内容信息安全两方面；保证档案的有序性：气象记录档案的有序性包括纸质或缩微胶片气象记录档案的有序性和数字化形态档案信息的有序性；保证档案信息的真实性：在档案数字化实施过程中保证原始气象记录档案内容信息的真实性，避免信息被篡改；便于管理和利用：利用需求不同对气象记录档案信息组织形式要求也不同，档案数字化产品的特点与形式必须兼顾档案的管理需求与用户的利用需求。
气象记录档案数字化的经验与不足
通过对气象记录档案数字化方案的贯彻执行，气象档案馆实现了馆藏194万页气象记录档案的扫描数字化，完成了数字化档案应用服务系统的开发建设。在实现档案数字化既定目标的同时，取得了宝贵的实践经验，为馆藏其他档案数字化及全国气象记录档案数字化奠定了坚实基础。
通过对气象记录档案数字化工作实施情况的分析，总结出以下经验：即只有对气象记录档案数字化流程进行全程管理、规范管理、安全管理才能较好地完成数字化工作。
1.全程管理是气象记录档案数字化成功的基本保证。根据气象记录档案数字化方案的有关规定，本次档案数字化工作实现了数字化流程的全程介入管理和全面细节管理，有效保证了传统形态信息的安全、有序，较好地保证了数字化产品的质量与应用效果。
2.规范管理是气象记录档案数字化成功的关键。由于本次数字化的气象记录档案数量巨大、种类众多、格式复杂，使得数字化工作任务繁重、技术问题繁杂、工作流程复杂、产品质量控制困难。为此，必须制定详尽的数字化操作流程及技术标准来规范具体的档案数字化工作。
3.安全管理是气象记录档案数字化的基本要求。为做好数字化过程中的档案安全保障工作，气象档案馆采取了诸多措施，如提供专用的数字化加工场地、制定规范档案移交与归还的《历史气象档案交接管理办法》、制定响应突发安全事件的《气象档案馆防火应急预案》、在数字化加工合同中明确规定档案保密与保护条款等。
4.档案修复与数字化工作同步进行。由于档案修复工作需翻阅全部档案并进行破损情况鉴定，为节约时间和减少档案原件调用次数，气象档案馆将破损档案鉴选与档案整理编页同时进行。
根据档案数字化的具体情况，结合工作实践，总结了以下三点不足：
1.前期传统载体档案整理工作不足。由于历史原因，在数字化工作开展初期许多需要数字化的气象记录档案没有编页，气象档案馆与数字化加工企业的档案交接以册而不是以页为单位进行，一方面给档案完整性检查带来不便，另一方面也给数字形态档案信息文件排序造成了障碍。为解决该问题，气象档案馆不得不对这些档案以原档案实体状态及档案内容的内在逻辑联系作为数字化文件完整性检查与文件排序的依据。
2.数字化加工进度控制不足。本次气象记录档案数字化在进度控制方面有所欠缺，未按预定计划完成数字化任务。原因主要在于气象记录档案数字化是一项任务繁重、流程复杂的工作，在实际工作中存在很多无法预见的问题。
3.档案信息安全管理不足。本次气象记录档案数字化工作对档案实体安全进行了有效的管理，但对档案内容信息安全的管理在档案内容接触范围及档案传输控制方面略有不足。第一，数字化工作委托企业进行，在客观上不可避免地扩大了档案信息的接触范围。第二，数字化过程有质量检查、格式检查、信息复制等环节，无法实现扫描与存储设备的全封闭管理，给档案内容信息的外泄留下隐患。目前，我们正针对如何对档案信息内容进行更严密的安全管理做深入研究。
关键词：高校历史档案数字化档案安全实践
高校历史档案一般是指1949年以前形成的档案，它是一所学校历史的真实写照，也是其独特的办学传统和优良学风得以形成、继承和发扬的物质载体。尤其是一些保存百年以上的珍贵档案更是研究我国高等教育起源、发展和改革的重要资料。我校档案馆现馆藏有近1万卷珍贵的历史档案，如1896年四川中西学堂和1910年华西协和大学创办资料，、郭沫若、江姐等一大批仁人志士在校求学档案，这些档案对研究近代中国西南地区的文化教育、宗教以及中西文化交流等有重要价值。但由于保存时间较长等诸多原因，这些宝贵的历史档案已出现了不同程度的破损，特别是近年大量而频繁的查阅历史档案，更加剧了档案的损坏程度。为了更好地保护这些珍贵的历史档案，同时，也为了能给大家提供更安全、高效、及时和便捷的档案查阅服务，我校档案馆启动档案数字化示范工程，实施历史档案数字化、信息化项目，同时采用缩微胶片形式对数字档案实施异质备份，保证数字档案信息的有效性和长期保存，努力建立一套安全有效的数字化档案信息资源长期保存体系。
1历史档案数字化建设模式
历史档案数字化建设目前主要有两种模式，即所谓的“内包”模式和“外包”模式。“内包”模式是指档案管理单位完全依靠自身力量实施数字化，该模式通过自己实施数字化加工过程，实际也是一个熟悉信息化、数字化软硬件设备和流程管理的过程。在进行档案数字化加工的过程中，由于经常操作计算机、扫描仪，使用扫描软件和档案管理软件，在不知不觉中提高了大家档案信息化知识水平，为适应档案信息化，为使用现代信息技术提高档案的利用率和利用效率打下坚实的基础。该模式数字化成本相对较低，能培养和锻炼队伍，但在档案数量巨大时，自行实施加工工期相对较长。“外包”模式即业务外包加工服务模式，随着社会分工日益细化、专业化程度日益增强以及数字化技术不断更新，社会上专门从事档案数字化、信息化加工的机构应运而生。通过选择专业化数字加工机构，可以在较短时间内完成较大量的档案数字化加工任务。本次档案数字化也尝试引入档案数字化加工服务的社会机构，实行业务外包，选择有一定经验和能力的专业公司协助完成历史档案的数字化工作。
2历史档案数字化建设内容及要求
我校档案馆历史档案数字化建设内容主要包括历史纸质档案整理、档案数字化扫描加工、扫描图像处理、档案目录著录、档案全文转录、数字化档案数据挂接以及采用缩微胶片实施异质备份等。
2.1档案整理
档案整理是实施档案数字化的第一步，也是保证档案数字化质量的重要程序。因此，数字化之前应根据实施数字化档案的实际情况制定档案出库档案交接档案拆卷档案修复档案扫描、著录档案装卷档案入库等一套完整的方案，并严格执行档案管理制度，保证在数字化过程中档案不丢失，不二次损失，对破损严重或褶皱的档案实施技术修复和作压平或熨平等相应处理。
2.2扫描加工及图像处理
采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。为更好地展现档案原貌，全部采用彩色单页.jpg的存储格式，扫描分辨率为300dpi；对于案卷中字迹较小、较密集的档案，可将分辨率提高到600dpi；照片档案分辨率应不小于600dpi。根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合，扫描后的原始图像需要进行优化处理，使成品图像清晰、端正，无图像歪斜、图像脏点、脏斑、字迹洇透、图像深浅不一等现象，图像拼接不能有明显的拼接痕迹。
2.3档案著录
全文转录信息以Word文件存储，全文转录的文字识别率和全文转录的合格率应达到相应要求。目录著录信息以Excel文件存储。
2.4异质备份
对数字化后的所有档案按16mm缩微胶片实施异质备份。缩微胶片制作符合《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》（DA/T44-2009）的有关要求。按GB/T18444-2001标准的要求，提供必要的长期包装存储装具，包装存储装具标示明确，便于检索利用等。
2.5成果提交要求
项目成果包括采用符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）规范要求的扫描图像、目录著录、全文转录的档案级光盘各一套和符合《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》（DA/T44-2009）有关要求的缩微胶片一套。
3历史档案数字化建设的风险防范
由于采用外包模式实施档案数字化，因此，档案安全等风险防范措施也是档案数字化的重点工作。主要风险体现在：（1）外包服务公司的选择，历史档案数字化场所以及历史档案数字化过程中外包服务公司的人员管理风险；（2）历史档案数字化的技术标准或技术规范以及历史档案数字化过程中档案的安全风险；（3）历史档案数字化成果形式及其质量控制。要求在外包服务公司的选择上须事先做好充分调研，加强对外包服务公司的资质审查，选择有较强从业经验、有较强技术人员和历史、档案专业类团队的公司。同时，要求外包服务机构必须在指定的工作场地完成项目内容；档案数字化实施过程中，不得擅自安装使用存储介质，不得擅自复制或留存档案文件和数据；不得将档案原件、复制件、数字信息等带出工作场地；工作场地可以辅助安装监控等措施加强现场的管理。根据档案实际事先确定技术标准或技术规范，并在实施工程中根据实际情况与服务公司及时沟通，实时调整技术标准或技术规范。严格质量控制，及时组织专家对工程质量和效果抽查，并反馈信息给外包服务公司，及时纠错或纠偏。由于历史档案多是竖排文字，古体文、繁体字且没有文件级题名，没有标点符号，因此，实施历史档案全文转录便是此次数字化的难点，这不仅需要信息技术人员，更需要具有历史知识和档案知识的专业人员。
4结束语
档案数字化是建设数字档案馆，实现档案资源整合、提高档案利用效率的基础。选择基于外包模式的历史档案数字化，档案数字化场所的安全、外包服务公司的资质要求以及对纸质档案的安全保护和服务人员的有效管理等是档案数字化得以顺利实施的保障，而数字档案信息资源的安全保存和有效整合，保证作为档案价值的有效性以及提高档案利用效率是实施档案数字化的根本目的。因此，提出一个保证档案安全和人员有效管理的档案数字化外包服务实施方案以及风险防范措施是非常重要的。同时，对数字化档案信息资源的长期保存机制和利用服务以及数字化档案信息资源作为档案价值的有效性进行探索是也档案数字化后续工作的重要任务之一。
参考文献
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