关键词：档案信息化工程档案图标竣工图
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
一、档案信息化
档案信息化的实质是档案信息资源进行整合，利用现代信息技术为用户提供档案信息服务。它包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形成融合形式的更广泛更有价值的信息。档案信息化不仅可以使档案机构由实体保管职能向提供信息服务职能转变，而且能够实现信息资源的合理配置和科学管理，让档案在信息社会里担负起自己的重要角色。
档案信息化可以依托计算机技术，实现档案信息资源及时获取更便捷的服务。传统信息环境下，档案信息提供服务的方式包括利用者进馆查看和借阅等形式。而在现代信息技术下，档案信息通过档案信息管理系统平台，可以浏览与下载，从而打破传统的信息思维模式，进入到广域的档案信息化思维中。
一个现代化城市的可持续发展，必须具有安全保障，特别是面对突发事件和灾害，要能够快速做出正确决策和有效响应。档案信息化通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有纸质载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置。进行信息化有效开发和利用，信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案信息的核心内容。为确保城建档案的建设和正常运行，必须建立统一的规范标准，包括城建档案的数字化规范、建设工程电子文件元数据标准，数据存储标准、数据安全策略及数据使用规范等。
二、对于工程档案管理提出的几点建议
档案工作人员中档案信息化建设的基本力量，其能动性事关信息化建设的成败。档案工作人员在思想上要树立档案信息意识，认识到档案信息化建设的重要性，才会具有强烈的使命感和责任心，认真做好信息化过程中的各项工作。
（一）确立工程档案发展的方向：工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程，从工程立项开始，直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是在不同单位或部门来实施所形成的文字资料，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度。信息管理是提高工程档案管理效率与效益的最好方法。首先，工程项目从立项开始，主管领导就要指定专业资料员负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作，制定明确的岗位责任。其次，加强对工程基础设施建设前期档案工作的组织领导。确定工程基础建设前期的主要工作人员，明确每个人的工作职责，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。
（二）现实存在问题：工程档案中每个环节产生的文件都很重要，都能充分说明工程的质量、进度和监理情况。图纸是整个工程最有说服力的部分。所以从审图开始都要有每个责任都的签名，施工图纸上必须有施工单位加盖的竣工图章。竣工图章内的内容不得空白。施工中需要修改的部分不得在原图上修改，必须出修改图，图纸可由建设单位绘图或设计单位绘制，并加盖出图章、审核章。施工单位负责在新的图纸上加盖竣工图章，才可作为竣工图。有一点很重要，笔者在工作中发现有的竣工图章盖在竣工图图标上，压住了图标上的说明，导致图标上的内容看不清楚，所以需要档案资料员认真对待重要的工程竣工图的这一部分，注意将竣工图章盖在图标的空白处并认真填写内容。图纸的存档要求是将图纸折叠成为A4纸一样，如果大于A4时，在图纸存放档案盒时，图纸会与盒子产生磨擦，长期的使用，会使图纸折叠部分磨开、断裂看不清楚，使图纸失去利用的价值。
三、档案资源开发利用的重要性
档案利用是城建档案信息资源，是现代化城市高速发展的必然要求，现代化城市的发展不是盲目的，而是有计划、有步骤的稳步发展，是层层推进、踏踏实实稳步发展。
（一）档案是开发利用工作的基础，存储城建档案材料的数量越多，质量要求也会更高，存储的类别信息资源也越来越丰富。要做到对每一项城建工程档案都要积极主动进行收集，档案管理人员要积极走进工程施工现场，做到材料业务上的指导，及时纠正工程档案的不足之处，资料员要认真对待现场资料，要做到真实与工程进度同步。对于重点建设的工程，采用全程跟踪的方式进行现场资料的收集，以做到在第一时间收集原始材料。
（二）具备档案专业知识，档案工作者必须系统学习和掌握档案学知识，具备全面扎实的实践技能。档案学理论来源于档案工作实践，档案工作实践又迫切需要档案学理论的指导。档案工作者要了解和掌握档案专业知识：一方面，档案是一种知识载体，档案工作者要发挥档案的社会效益，就要熟悉档案的内容，掌握档案内容所涉及的知识；另一方面，档案工作者在对档案进行收集、整理、保管、编研、提供利用中始终贯穿着分析、研究、综合、判断等各种科学的研究活动。档案工作者只有熟悉和掌握档案专业理论知识，并具有一定的广度和深度，这样在实际工作中才能发现新情况，解决新问题。
（三）掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的，具有较强的语言表达能力，对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史，才能了解档案产生的历史背景和作用，更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要，因为档案工作的各个环节，如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的。若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。
四、档案宣传工作的重要性
要让大家了解档案对建设者的重要性，定期召开工程基础建设档案工作会议，对工程基础设施档案工作实施实行统一管理，对各个环节的档案工作与项目建设同步进行。“没有规矩，难成方圆”。对于工程档案来说，规模大、工期长、形成材料多，特别是由于其所涉及的单位和环节众多。所以要想在工程建设档案管理中做到规范化、标准化，仅靠档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，加强和完善有关制度建设，就成为做好工程基础建设档案管理工作的根本保障。城建档案的自我宣传正是提高档案的利用价值，是档案馆与社会各界建立良好联系的重要桥梁纽带。我们通过图片展示、制定
关键词：档案信息化建设；档案管理；管理措施
在档案信息化建设与档案管理过程中，相关管理人员必须要制定完善的管理制度，优化档案信息化建设体系，增强档案信息化建设效果，保证可以提升档案管理工作质量。
1明确档案信息化
档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的指导之下，各个部门与机构全面应用现代化信息技术，对档案的信息资源以及数据等进行搜集、整理等，保证可以提升档案管理工作效率，优化档案管理工作体系，增强其发展效果。档案信息化就是在档案管理过程中，相关管理人员利用档案实体保管方式，将其作为管理工作的重点项目，然后利用数字化管理技术开展相关工作，向档案管理实体提供信息化服务，转变传统档案管理模式，打破传统档案管理方式的局限性。档案信息化建设必须要明确以下几点：第一，要保证档案信息化建设的数字化与网络化，第二，要保证可以利用档案信息可以有效接收与传递，提升档案信息数据储存效率与质量，达到管理一体化目的。第三，要保证档案信息资源共享，提升档案信息资源的利用效率。第四，要保证档案管理模式的更新，转变传统的档案管理方式[1]。
2档案信息化建设问题分析
档案信息化建设中还存在较多问题，影响着档案信息化建设的有效性，难以提升档案管理工作质量。具体问题表现为以下几点：
第一，档案信息化数据异构性问题。就是在档案移交成为电子档案中，各个单位与部门之间的数据库不同，并且各个部门的数据来源于数据特征等不同，在实际情况下，会出现内部结构处理方式复杂等问题，导致出现档案信息化数据异构性问题[2]。
第二，高度分散问题。档案信息化建设中，各个档案会散落在管理部门或是经济单位，例如：在建设局与税务局财务报表实际移交的时候，会出现各类重复或是分散的信息数据，相关管理人员要利用大量时间筛选出有价值的信息数据，这就导致档案信息化建设效率降低。
第三，管理方式滞后。在档案信息化建设过程中，经常会出现管理方式滞后的现象，难以提升档案信息化建设质量，主要因为档案信息化建设人员还不能根据信息化建设需求对其进行有效的管理，难以提升信息化建设工作效率与质量。
第四，管理观念滞后。当前，部分档案信息化建设与管理部门还没有认识到档案信息化建设工作的重要性，难以提升档案信息化建设与管理工作质量，甚至还在应用传统的纸质管理措施，无法增强档案信息化建设效果[3]。
3档案信息化建设与档案管理措施
档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，减少档案信息化建设与管理中存在的问题。
3.1建设专门的网络档案系统
档案信息化建设部门需要建设专门的网络档案系统，在网络档案系统中，技术人员可以综合利用数字化平台，例如：建设公众、内部等信息服务网，发挥网站的作用，同时，还要统一档案信息化建设标准，积极建设档案信息化硬件与软件基础设置，提升档案管理水平，促进信息资源共享工作的进步。
3.2重视电子文件管理工作
档案信息化建设部门必须要重视电子文件管理工作，减少其中存在的问题。首先，要重视计算机网络体系的建设，提升文件传输效率，在文件传输之前，要将档案信息转换成为电子档案格式，提升数据的可靠性与整理性，同时，还要保证电子档案的价值。在传输电子文件期间，必须要保证网络安全性，提升电子文件传输工作效率与质量，同时，还要保证电子文件数据下载的真实性，将其储存在光盘中[4]。
3.3制定完善的技术处理制度
在档案信息化技术处理过程中，相关档案管理人员与技术人员必须要制定完善的管理制度，减少档案技术处理工作问题，提升档案技术处理工作效率与质量。在电子文件技术处理中，必须要重视电子文件保存问题的解决，在长时间电子文件保存中，必须要重视保存的准确性与安全性，定期对其进行复制处理，并且建立完善的竞争机制，避免出现电子文件保存不当的现象。
3.4积极应用现代化管理措施
档案信息化建设部门必须要积极应用各类现代化管理措施，提升资源共享管理效率与质量。在此期间，档案信息化管理人员必须要将传统档案管理方式转变成为现代化的档案管理模式，积极应用网络化技术与数据化技术，提升数据化档案管理质量，减少其中存在的档案管理问题[5]。
3.5树立正确的服务意识
档案信息化建设部门必须要树立正确的服务意识，利用先进服务观念开展工作，提升档案信息化建设质量与效率。在档案信息化建设部门实际服务期间，相关管理人员必须要制定完善的管理制度，要求树立正确的服务意识，根据档案信息化管理部门的需求，提升档案信息化建设工作效率与质量，减少其中存在的问题，并且采取有效措施解决问题，增强档案信息化建设工作效果，进而优化档案信息化管理体系。
3.6制定完善的管理制度
档案信息化建设与管理部门必须要制定完善的管理制度，优化档案信息化建设与管理体系，提升档案信息化建设效率。首先，相关管理部门必须要重视档案信息化管理的软件与硬件质量，增强档案信息化建设效果，减少其中存在的问题。其次，档案信息化建设与管理人员必须要制定信息资源整合体系，打破传统档案管理方式的局限性，发挥现代化档案管理工作作用。最后，必须要提升农村管理工作效率，增强档案信息化建设工作效果，避免出现病毒感染的现象与问题，同时，还要重视档案信息化建设与管理工作服务质量。
4结语
档案信息化建设部门与档案管理部门必须要根据其实际情况制定完善的管理制度，优化档案信息化建设体系，提升档案管理工作质量与工作效率，增强档案信息化建设效果。
参考文献
[1]赵群.解析档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].办公室业务，2014（23）：150-151.
[2]杨志联.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2016（3）：48-48.
关键字：电子档案；纸质档案；对比分析；并存发展
计算机科技高速发展，电子档案的应用使得档案管理更加便捷有效，但是由于电子档案自身的缺陷也为档案管理带来了一定的困难，因此如何更好的解决纸质档案和电子档案并存发展、配合应用的关系就成了档案管理中非常重要的一点。
1纸质档案和电子档案的优缺点
随着电子计算机和互联网的发展，纸质档案已经无法满足档案管理的全部需要，电子档案逐渐占据重要地位，但是事物都具有都具有两面性，电子档案和纸质档案都有各自的优缺点，客观分析他们的优势和劣势，善加利用，才能更好地应用到档案管理之中。
1.1电子档案的优缺点
电子档案形成文件便捷快速。电子档案录入一次，可以多次输出，方便档案的查找和利用，而且电子档案的输出和输入不受到时间地点的限制，只要能够找到相应的档案，千里之外都能共享电子档案资料。电子档案在输出过程中不受形式的限制，可以集文字、图像、声音于一体，形式表现多样化。
电子档案是一种高密度的储存方法。以前有磁带、磁盘，现在有U盘、硬盘，都是小体积可随身携带的物品，但是其中储存的信息量惊人，最大程度发挥了共享资料的优势。
电子档案传递信息迅速。电子档案由计算机通过网络在全球范围内传播，传送速度非常快，和以只能通过邮寄的方式来传输的纸质档案相比，可谓是天壤之别。
电子档案稳定性差。
1.由于电子档案不受时间和地点的限制，不仅可以在电脑上多次输出，还可以用U盘等设备多次复制，这种不受载体限制的相互复制，很难确定哪一个是原件，更无法确定有没有人为的更改。
2.一旦电子档案遭到病毒的侵害，可能会无法挽救，变成废品。
3.电子档案依赖相应的技术设备。当存储电子档案的设备由于挤压、磨损等原因损坏时，电子档案也将失效；即使正常保存，这些设备的存放寿命也远不及纸质档案，例如光盘的使用寿命已经是载体中比较长的，也只有30年左右。电子档案载体如此短的寿命，影响了它的整体使用时长。计算机更新换代非常快，电子档案又依赖于特定设备和软件，如果使用这些及其设备形成的电子档案需要保存很长时间，而在此期间一旦厂家不再提供相应的技术支持，就容易造成数据丢失。
1.2纸质档案优缺点
纸质档案与电子档案相比有明显的优势，阅读上具有便利性，易于安全保存，不易丢失。纸质档案可以做到有一定的法律效力，比如带有当事人印章、手印和签字的档案，具备了相应的法律效率，但是电子档案的法律效力尚不明确。纸质档案具有耐久性，现代文件用纸的寿命能够达到200年以上，可以较长时间保存重要档案。
纸质档案的缺点也是非常明显的，占据空间较大，能够储存信息的密度太小，查阅档案不方便，整理起来也比较麻烦，而且纸张容易损坏，因此需要妥善保存和管理。纸质档案的信息共享性较差，在同一时间同一地点只能供一位用户使用。同时，传递速率也较差，可以通过邮寄的方式传递，既是目前快递业发达，远距邮递也是需要以天为单位计算的，和以互联网传递的电子档案无法相比。
2两者应并存发展
通过上述对电子档案和纸质档案优缺点的对比分析可以发现，二者各有优势，但是也各有缺陷，不可互相替代，但是应该相互配合使用，弥补彼此的不足之处。
在电子档案归档保存时将相同内容的纸质档案也一并保存，纸质档案具备的长久保存和真实可靠的优势，电子档案有检索速度快、存储密度小的优越性能。这就决定了纸质档案和电子档案必须共存，并且同步发展和管理。
2.1档案管理人需具备完整的档案管理知识
由于互联网发展迅猛，很多老一辈档案工作人员对新鲜事物接受速度比较慢，对电子档案的操作流程并不理解，这就要求对档案管理人员进行系统化的培训，使其具备完整的档案管理知识。
而档案管理人员自身必须更新自己的观念，接受电子档案，学习相关知识。在增强自身档案管理方面的知识的同时，学习计算机应用的基础知识，并运用到日常档案管理工作之中。
2.2电子档案全过程管理
由于电子档案非常依赖其设备和软件，因此要对电子档案做到全过程管理，也就要求档案管理部门在电子档案的制作形成、归纳整理和保管应用等全过程发挥作用，肀Vさ缱拥蛋傅恼媸岛陀行А
档案管理部门中应设有专门人员负责电子档案的存储和登记，实现办公和档案管理相结合，以便于日后电子档案的管理和利用。
2.3同步归档
由于电子档案所具备的法律效力尚不明确，而且自身有一些缺陷，为了避免造成不可挽回的损失，对于同一内容的电子档案和纸质档案应当同步接收归档。比如，大学毕业生的档案移交问题，因为档案对于大学生之后的发展起着非常重要的作用，所以在毕业时，人才市场等负责档案移交的部门会做到将纸质档案和电子档案同步接收和归档，不仅保证档案内容的完整和准确，还能使档案更为长久地保存。
同步归档可以让电子档案和纸质档案达到优势互补的目的，更能扬长避短，避免出现不必要的损失。
2.4建立联系
电子档案和纸质档案相结合的方式能够更加有效地保管和利用档案内容，为了能够把两者配合使用，应当在两者之间建立相应的联系。
如果目前库存中有大量的纸质档案，而电子档案内容很少，那么在条件允许的情况下，可以将纸质档案中重要的内容进行扫描转换，制作成为电子档案，并把两者同时归档；如果只有电子档案，可以选择电子档案中永久保存的重要部分打印出来，转换成为纸质档案，这样如果电子档案的设备不小心损坏，电子档案失去价值，还存有的纸质档案就可以发挥作用，挽回一些损失。
在电子档案和纸质档案之间可以利用数据库和软件建立通道，使得二者结合，实现方便快速的检索和有效的管理应用。
2.5利用档案的管理措施
由于电子档案容易被改动，而且改动之后难以分辨原始数据和改动数据，使得在利用工作中管理人员经常难以控制，并且由于互联网的发展，人们在网络上就能更改自己的档案信息，更是为档案管理增加了困难。
为了保证档案的真实完整，有关部门可以采取相关措施，比如更改信息前必须验证口令和身份，并及时登记，对于非常重要的档案，必须经过有关部门领导的审批才可进行更改。对于更改过的电子档案应当及时记录并与更改前的电子档案保持关联，保证档案内容的延续性和完整性。
比如毕业生在档案管理网站上查找并审核自己的档案内容之前，必须登录自己的账号，保证查看的是自己的档案内容，在提出修改的过程中必须严格按照审核要求，如果需要学校老师和领导的批准和证明，必须出示相关资料才能进行修改，否则不予修改。
3总结
由于计算机和互联网的迅猛发展，电子档案已经在档案管理中扮演举足轻重的角色，但是通过对电子档案和纸质档案优缺点的分析，可以发现两者配合使用更加有利于档案的管理和应用。本文第二部分还为电子档案和纸质档案配合提出5点建议，希望可以为档案管理工作提供新的思路和方向。
参考文献
[1]阮芳.纸质档案应与电子档案并存――开放教育环境下的档案工作[J].天津市经理学院学报，2013，01：37-38.