关键词：档案馆；组织文化；管理沟通
沟通能够使得管理更加顺畅有效，它是组织为了达到管理目标而进行的信息与情感交流。但目前有关管理沟通的研究大多是针对企业等营利性组织的，对非营利性组织则鲜有关注，针对档案馆的管理沟通研究更是鲜有涉及。档案馆不仅是法律规范范畴的文化事业机构，更是一种事实上的文化组织，有其自身的管理目标。因此，档案馆在管理过程中应强调对各种信息、情感的交流与沟通，并借此推动档案馆组织文化的形成与发展。笔者以公共档案馆为例，对这一问题进行研究。
1管理沟通对档案馆组织文化建设的价值分析
管理沟通是在一定的组织文化背景下进行的思想意识的双向传递[1]，有效的管理沟通对组织文化的建设起着举足轻重的作用。档案馆组织文化的建设是期望通过统一馆员的人生观、价值观并对其进行规范和约束，使其在工作实践中自觉地将个人目标纳入到档案馆的管理目标[2]。因此，从管理沟通视域来研究档案馆组织文化具有重要价值。
1.1缓和档案馆内部人际关系
档案馆职员中女性占大多数，2011年我国档案馆女性职员已经占到总人数的59.49%[3]，且从近年档案专业招生情况来看，该比例仍会居高不下。档案馆作为一个女性员工占多数的社会组织，可能更容易受到资源配置、激励机制、任务分派等因素的影响，以及由于价值观、文化背景、成长环境等不同带来的个体认知差异而产生的情感冲突，而且会有由于女性员工较多可能带来的一些特殊人际关系问题。档案馆中的这种组织冲突是档案馆建设和谐组织文化氛围过程中亟待解决的问题，而有效的管理沟通不仅可以缓解档案馆的内部冲突，在很大程度上消解感情伤害、积极性打击、甚至人身攻击等关系紧张现象，同时也可以避免不良人际关系环境的形成。有效的管理沟通还可以使各部门协调运作、提高组织效率，从而活跃档案馆文化氛围，建立“和而不同”的文化环境，实现档案馆的和谐管理，形成良好的人际关系。
1.2提升档案馆领导力
组织行为学专家麦克沙恩认为，领导者所要做的唯一的重要事情就是创造和管理组织文化[4]，而良好的组织文化又有利于提升领导者的领导力，可以说这是一个互为因果的关系。档案馆馆长等领导大多从其他行业调动而来，缺乏对档案行业的感性认知与直观感受，以及对档案馆事业管理的专门经验和情感归属。有效的管理沟通将有利于弥补这种行业缺陷：一方面，有效的管理沟通有助于档案馆领导者掌握更全面的专业信息，进而进行全面科学的判断，做出科学的决策，提高对档案馆事务的决策能力；另一方面，有效的管理沟通可以进一步促进档案馆组织文化的不断完善，使馆员在心理和行为上做出积极反应。良好的档案馆组织文化将使领导与员工之间建立起相互信任、相互欣赏的良性关系，有利于提高领导力、培养合作关系、调解矛盾、增进信任、加强凝聚力等，从而使馆员心悦诚服地按照要求完成任务，形成一种具有领导魅力的档案馆组织文化。
1.3增强档案馆凝聚力
文化具有凝聚功能[5]，其蕴含的价值观一旦被馆员认可并接受，就会产生强大的向心力和凝聚力，使馆员齐心协力地实现档案馆组织建设目标，积极参与馆内的组织活动，从而更好地为公众服务。沟通力作为凝聚力的主要测度指标[6]，必然会增强组织的凝聚力，并促使档案馆形成一种良性组织文化。一方面，有效的沟通可以提升馆员的工作满意度。档案馆长民主式的管理沟通风格可以使馆员合理地获取相关信息，在心灵上找到一种自我价值感与存在感，不断提高工作环境中的适应力，使得馆内关系更为融洽，进而有利于形成自由活跃的文化氛围。另一方面，有效的管理沟通可以减少档案馆由于组织分工和专业化的不同而产生的信息不对称现象，消除信息鸿沟导致的馆员之间的不信任感，并且形成一种良性的信息交流和共享环境，提升馆员内心的平衡感，增强组织的向心力。
2档案馆组织文化建设中管理沟通障碍的成因分析
我国档案馆工作人员或多或少地在沟通渠道、沟通媒介等方面存在沟通障碍，导致沟通的延迟、信息的失真、水平方向沟通的缺乏等。为了培育有效的沟通，并最终形成科学的档案馆组织文化，有必要对沟通障碍进行合理分析。
2.1档案馆内部沟通意识较薄弱
我国档案馆虽然是文化事业机构，但是在用人方面属于“参公”制度，再加上“局馆合一”的体制，档案馆内部的“行政”氛围比其他文化事业机构更加浓厚，“领导意志”以及“服从意识”比较突出。大多数情况下馆内沟通基本以“会议”布置以及“文件”下发的形式进行，很少有面对面的情感交流与业务沟通。久而久之，下属会认为领导的决策自有道理，馆内制度也很合理，养成不思考领导决策的惰性，使得档案馆的管理活动变成了一个强制性的执行过程，缺少必需的人文关怀以及良好的交流互动，沟通反馈渠道的不理想也在一定程度上影响了档案馆内部沟通意识的形成与发展。我国很多档案馆馆长，可能兼任局长、各种委员、各种小组主任、各种组织理事长以及各种组长等职务，导致事务众多、分身乏术，无法专心致力于档案馆的管理。而且据调查多数馆长任职是听从组织安排的做法，而非完全出于对档案事业的热爱，再加上档案馆位于权力系统的边缘地带，馆长工作热情以及创新力都受到一定程度的影响，进而也影响了档案馆管理的沟通互动。
2.2档案馆机构设置有待优化
内部机构设置决定了信息的流向和方式，与组织沟通网络有密切关系。从当前情况来看，我国档案馆机构设置主要有两种：一种按业务流程设置，另一种按档案馆类型设置[7]，形成金字塔形的层级制机构设置。这种结构经过多年发展，虽然具有一定的稳定性和高度的集中性，利于档案馆的决策形成以及政策贯彻，但是从管理沟通的角度来看，这种结构又存在一定的缺陷。一方面导致管理层次多、信息交流有障碍，如从馆长、处长、科长、科员到普通工作人员等，信息经过多层过滤会流失，信息噪音越来越多，信息越来越失真。另一方面，该结构下的档案馆内部各职能部门之间相对较独立，各部门人员大多只关心本部门发展，部门之间很少就共同发展问题进行交流和协调，缺乏横向合作与沟通。此外，档案馆内部“行政”属性的强化使得基层馆员对工作中的问题没有决策权，“民主”意识的淡薄在一定程度上也限制了基层馆员交流与沟通的积极性与主动性，影响了沟通效能。
2.3档案馆馆务信息公开有待提升
工作人员有了解组织内部各类信息的意愿，并通过这一方式来寻找在组织环境中的舒适感和归属感。然而从当前情况来看，我国档案馆的内部馆务信息公开并没有呈现出常态的透明化与科学化，据调查的几个发达地区（如江浙一带）的档案信息网站，网站内容多是档案政务、政策法规、查阅服务、档案展览、档案论坛等等，缺少与馆员切身利益相关的信息。访谈的档案馆工作人员也大都反映其所关注的档案馆财务预决算方案、重大基建和固定资产设备的添置、激励制度等信息较少通过正式的沟通渠道有效公开。信息获取不及时带来的沟通延迟问题会使得小道消息流传，而小道消息可能是不完整甚至是错误的，从而增加猜疑；另一方面，馆务信息公开不到位还涉及馆员的知情权保护问题，知情权是公民作为民事主体所必须享有的人格权的一部分，基本的权益得不到满足，馆员在组织内的工作满意感就会降低，进而影响档案馆的服务水平和理念。
3管理沟通视域下优化档案馆组织文化建设的对策与建议
档案馆组织文化的建设离不开有效的管理沟通，其精神文化决定了员工的沟通理念和沟通积极性，制度文化决定了沟通方式和沟通风格，物质文化决定了沟通媒介和沟通渠道。同时，有效的管理沟通又反过来促进档案馆组织文化的建设。针对当前档案馆在管理沟通方面存在的问题，可以从以下几个方面来进行完善以达到建立科学档案馆组织文化的目的。
3.1档案馆主体树立良好的沟通意识
档案馆领导者要树立正确的沟通意识，意识到管理沟通应贯穿于档案馆的整个管理过程，时时刻刻树立沟通理念，鼓励工作人员开诚布公地交流。通过积极主动沟通，树立亲民性，淡化领导权威，用欣赏、关怀等情感因素做到情感留人、事业留人等来提升员工的工作热情与积极性。在交流沟通中注意表达方式，注意选择恰当的沟通渠道以及把握沟通时机，同时还要注重收集反馈信息以及学会换位思考。另一方面，也要鼓励工作人员养成必要的沟通意识和沟通习惯，给予工作人员积极回应的渠道以及反馈方式。通过档案馆主体之间树立良好的沟通意识，实现提高档案馆工作人员归属感、责任感与使命感的目标，提高其职业的忠诚度，为组织营造自由和谐的文化氛围，赋予组织更深的内涵。
3.2档案馆组织结构设置的科学化
档案馆组织结构要与管理结构相结合，使馆员及时获得准确无误的讯息，为此，档案馆应该采用矩阵型[8]的二维组织结构。首先，横向上档案馆根据专业分工设置综合办公室、收集指导部门、管理利用部门、技术编研室、信息自动化等职能部门，各部门各司其职。尽量不要依据档案管理流程来设置职能部门，因为档案管理中有流程，环节太繁杂，流程太多，会使信息噪音不断地累积与增加，不利于信息的保真；同时也可能由于工作人员专业不对口、业务不熟悉等情况影响到正常工作的顺利开展。其次，纵向上依照工作任务设置项目组。依据不同阶段的不同工作重点、工作项目设置跨部门的工作小组，如资料收集工作组、网上资源整合工作组、数字化工作组、信息服务工作组等，统筹利用各部门的专业优势更好地完成工作任务。这种组织结构一方面便于领导管理，各部门各司其职，领导的决策和目标可以准确下达到各部门；另一方面，纵向上的部门交叉加强了部门间的协作，实现了档案馆人力资源的充分利用，增加了馆员的组织归属感和参与感，有效解决部门之间的沟通协调问题。在这点上可以借鉴其他类型档案馆所取得的成功经验，如安徽大学档案馆采用了矩阵式的组织结构，取得了不错的效果，专职档案人员在担任科室任务的同时也负责特定的工作项目，员工的自我价值得以实现，工作满意度得到提升，对待工作的态度越来越严谨，档案馆组织文化也越来越和谐。
3.3档案馆馆务信息公开的透明化
档案馆馆务信息公开的透明化离不开沟通渠道的科学安排。一方面，档案馆应该不断地拓宽正式沟通渠道，在传统的文件层层传达、召开会议、电话、电子邮件的基础上引进办公自动化系统，并嵌入意见反馈系统；并且充分运用Web2.0技术，采用即时沟通工具，如QQ、微信以及主题论坛，搭建新型的内部沟通渠道，提高信息的及时性。另一方面，合理运用非正式沟通渠道，在一些工会所开展的集体活动中采取个别谈话等方式，在轻松自由的氛围中进行沟通。在此基础之上，档案馆馆务公开内容还必须做到务实，公开内容要从实际出发，着眼于馆员比较关注的规章制度、财务、人事等信息，如可以在档案馆大厅设置“馆务公开”专栏，及时全面的公布大家所关注的热点。而且，馆务公开要尽量做到民主，在注重馆员知情权的同时也要保护馆员民主参与的权利，公开措施要从深度上保障馆员的民利。如可以建立会议制度，会议成员由领导班子和各部门代表人员组成，来决定涉及档案馆内部机构设置、发展规划、临时聘任人员的选择等；涉及馆员切身利益的职务晋升、评优、福利、岗位津贴分配等；涉及馆藏建设、资源开发等相关问题。组织内部良好的沟通机制和畅通的沟通渠道，一方面保证了馆员的知情权和民主参与权，另一方面也避免了小道消息的流传，端正档案馆的组织文化氛围。
3.4档案馆建立沟通审计机制
[关键词]知识门户档案信息化信息化服务
[分类号]G273
计算机及网络技术催生的信息革命对人们的社会生活造成了深远的影响，也为档案事业的发展提出了新的挑战，主要表现为两方面：①档案馆能否积极应用先进技术，使自身的管理水平和业务能力站上新的高度；②面对大量的电子文件与电子档案，档案馆能否善用自己在长期档案管理实践中积累的经验，解决网络环境下电子文档管理的新问题。若应对得当，则正如加拿大档案学者特里・库克所说：“我们就可能抓住了一个绝妙的时机来提高我们的地位……像古埃及档案同神一样，重新坐回上帝的身边”。为此，当前各国档案界无不将信息化服务作为应对挑战的主要手段，美国、英国及加拿大等国的国家档案网站已基本实现在线档案资源整合及国内各档案数据库的“一站式”检索，并可提供形式多样、内容丰富的档案全文信息，有效地促进了档案利用。
1我国档案信息化服务瓶颈剖析
我国档案信息化工作通过多年来的建设，历经从计算机辅助检索到档案网站，再到数字档案馆的发展进步，已取得相当的成绩。但具体到档案信息化服务方面，用户却始终无法方便快捷地从档案馆获取急需的、有应用价值的信息资源与服务，造成档案资源利用率低，档案馆无人问津的尴尬局面。究其原因，是因为我国档案信息化服务实施过程中还存在诸多障碍：
1.1共建共享组织不力
我国各级主管部门对档案信息化服务缺少“顶层设计”，导致档案馆共建共享工作滞后，具体表现为：①档案馆之间各自为战，权威标准的缺乏使得大多数档案馆仍孤立、分散地进行资源建设和服务开发，形成了大量的“信息孤岛”，档案信息资源往往因存储结构或载体的不同而不能互通，给用户利用造成了很大不便；②与其他信息服务机构缺少合作，图书、情报等信息服务机构中一些先进的服务方式颇值得档案部门借鉴，其信息储备也可作为档案资源的有力补充，扩大档案服务范围，但一直以来档案部门未能与之实现资源共享，致使档案信息化服务发展缓慢；③与档案形成机关对接不畅，政府机关形成的文件是档案馆馆藏的不竭来源，然而我国档案馆与其他政府机关缺乏配合，使得档案文件接收不畅，“原材料”更新缓慢自然不利于档案信息化服务的顺利运行。
1.2信息开发层次偏低
目前国内档案部门对档案信息资源的开发意识较薄弱，政策上对开发工作的权责分配不够明确，再加上开发手段、技术、人员等方面的不足，直接导致我国档案信息资源开发深度的缺乏。例如作为我国档案信息化建设主要成果的档案网站，多数只包含“局馆概况”、“领导致辞”及“全宗简介”等栏目，内容质量偏低。档案馆中可供利用的档案材料大多也处于一次文献状态，没有得到有效的开发与增值。这样的信息开发层次无疑会增加用户利用档案资源的难度，产生负面的影响，使得用户怯于接受档案信息服务，从而影响了档案资源利用率，制约了档案信息化服务的有效开展。
1.3服务理念落后
随着信息技术的不断进步，用户对信息服务的要求也在逐步提高。当前用户需要的首先是知识化的服务，要求档案馆不再只提供孤立的信息片段，而是可以解决具体问题的知识；其次是个性化的服务，要求档案馆能够针对用户个人的需求提供专门服务；最后是互动式的服务，不但要求档案馆与用户进行互动，还需要档案馆搭建用户间互动的平台。但是目前我国档案信息化服务工作仍主要以档案馆及其馆藏资源为导向，以闭门造车的方式进行，未能充分考虑用户的利用需求，其服务理念还相当落后。
2档案知识门户及其优势
2.1档案知识门户的概念
面对瓶颈，我们只有开拓视野，充分借鉴其他领域的相关经验，才能取得突破。放眼图书、情报及企业领域可以发现，建立知识门户是推进其信息化服务的最新手段与方向。面对“信息孤岛”和内外网互动问题，企业界选择了企业知识门户(EKP)作为应对措施；图书、情报领域也开始了关于知识门户的理论研究和实践探索，泰达网上图书馆、上海图书馆网上联合知识导航站的建立起到了良好的表率作用。鉴于此，发展档案知识门户极有可能成为档案信息化服务取得突破的关键。
追本溯源，档案知识门户是网络门户的一种，所谓网络门户则是互联网资源与服务的统一接入点，为人们提供了获取某领域相关信息的中心人口。知识门户即是一种支持知识获取、传播和存储的网络门户应用。其概念最初发源于企业领域，目前学界普遍将其理解为企业知识管理系统与信息门户的结合，是企业业务参与者所需相关知识的统一入口，提供高级商务智能和决策支持。将知识门户与档案管理实践有机结合则形成档案知识门户，它着眼于管理和服务两个方面。对内，档案知识门户构成知识管理系统，辅助档案业务处理，挖掘馆员隐性知识，搭建馆员学习交流平台，以保障档案管理部门的高效运转与稳定发展；对外，档案知识门户发挥知识服务系统的作用，依托掌握的各类信息资源(尤其是档案信息资源)，综合运用知识发现、获取、组织、挖掘、转化等方法，供给用户包含新智力要素的知识信息，帮助用户在解决问题的同时提高知识获取与知识创新能力。综上，笔者认为，档案知识门户是为满足档案信息化需要应运而生的一种应用平台，它以档案机构内外部异构资源与服务整合为基础，以融入新智力要素的知识发现、转化、开发和导航为手段，在促进机构知识管理实现的同时向用户提供统一知识资源获取入口和个性化获取方式，实现知识交流共享与创新。
2.2档案知识门户的优势
2.2.1尊重用户需求用户需求可分为三个层次：基本需求、期望需求和潜在需求。基本需求是服务提供过程中必须满足的属性与功能；期望需求不是完成服务所必须的，但是用户想要得到满足的需求；潜在需求则属于用户自身并未认识到，但得到满足后会带来高满意度与惊喜的需求。长期以来，档案馆资源导向型服务方式是制约档案信息化和档案价值广泛实现的重要因素之一，而档案知识门户恰能提供用户需求导向服务，即以用户需求为核心，满足用户各层面需求的服务。档案知识门户以广泛全面的知识采集整理、准确清晰的知识导航与便捷的获取手段满足用户基本知识需求；通过定制服务、专家匹配、在线交流及备忘录等功能满足用户的期望需求；凭借对用户行为的收集与挖掘及据此完成的知识资源推送主动发现且及时满足用户的潜在需求，从而实现用户需求导向型服务。
2.2.2服务差异化由于身份、年龄、教育背景及利用目的等不同，用户对档案知识资源的需求也会有千
差万别。如，历史学家需要的可能是真实、准确、互相关联且完整性较高的原始记录及历史事件的内在联系，而普通公众更感兴趣的可能是历史掌故类阅读材料。因此，档案信息化服务必须体现差异性，以差异化服务满足个性化需求，才能有效提高用户满意度。
档案知识门户不但对知识资源按学科领域进行纵向梳理，更能够按知识深度横向分层，以针对性地满足有着不同知识需求层次的用户。其丰富的个性化服务内容、清晰的导航功能和灵活的个人应用界面，更为用户以最习惯的方式获取到最需要且最适合的知识提供了有力保障。
2.2.3扩大档案服务可及性档案知识门户除定向收集档案资源外，还可通过互联网采集全球范围内知识资源，从内容上保证了档案信息化服务的普适性。同时，作为数字档案资源的统一获取入口，它帮助用户在不了解专业档案检索途径的条件下，仍可在第一时间检索获取所需档案材料，且比普通搜索引擎具有更高的准确度。这不但意味着现有档案资源在网络服务设施上的集中展示，更赋予任何有利用需求的用户方便获取档案知识资源的能力，使得档案信息化服务的可及性得到前所未有的扩展，充分发挥档案社会服务作用，进而扩大档案行业影响力。
基于以上突出优势，笔者认为，将知识门户与档案业务实践有机融合而成的档案知识门户无疑是我国档案信息化服务突破当前瓶颈的努力方向。
3档案知识门户体系架构及其功能
由于目标及环境的不同，档案知识门户在技术上不会有也不需要固定的解决方案，但设计完善的体系架构则能为其提供统一而良好的建设平台。所谓体系架构，指系统各组成部分及它们之间的交互。美国学者奥斯汀认为，典型的组织架构应包括三层(数据层、业务处理层和用户界面)，加拿大学者杜非则认为包括知识管理辅助工具、知识获取工具、知识存储、知识原型和用户界面的五层架构更适合于知识门户系统。本文在参考融合此两种架构模型的基础上，结合档案实践具体特点，设计了档案知识门户体系架构，如图1所示：
3.1档案知识门户架构
3.1.1知识基础层知识储备是档案知识门户提供服务的基础。档案馆通过信息资源采集与开发模块对馆藏信息资源、合作单位共享资源、内外部网络信息资源及馆员经验知识进行广泛地收集，并由专人进行分类、加工和整理后存入知识库。鉴于所采集的知识类型、格式各有不同，知识存储也可采用文件服务器、数据库、群件服务器、文档管理系统或网站等多种形式来实行，每种存储形式都是独立的物理实体，它们联合起来则构成统一的虚拟知识库。中间件为门户的功能集成与拓展提供支持，通过应用集成接口档案馆可实现外部服务或内部业务的广泛集成。
3.1.2应用功能层档案知识门户应包括个性化、业务支持、协同共享和知识地图4个主要功能模块。其中，个性化功能贯穿着整个门户的服务理念与过程，贴合用户需求，使用户以最习惯的方式获取到最需要的知识；业务支持模块可作为馆员的办公入口，协助馆员完成日常工作；协同共享模块提供了馆员、用户、专家及合作单位等多方交流平台，为馆内各业务的协同开展及馆内外知识共享、转化与创新提供了良好的环境；知识地图能够跨越逻辑分类和存放地点的限制，在数据孤岛间建立连接，实现异构资源的虚拟整合，支持知识检索与导航，为用户展现整个馆藏中的知识对象。
3.1.3用户界面层档案知识门户通过应用程序调用接口实现功能响应，通过页面聚合技术完成可视化的需求反馈，最终由个人界面将知识内容以用户要求的方式呈现给用户。这里的用户可以是一般意义上的档案馆用户也可是档案馆馆员、管理者或合作单位等。此外，档案知识门户还可通过用户界面实现访问控制和身份验证，满足档案信息资源保密性的要求。
3.2档案知识门户功能实现
概括来讲，档案知识门户为档案知识管理与知识服务提供了实现平台，通过知识管理的理论与方法提供知识服务。其主要功能包括如下方面：
3.2.1资源整合资源整合是档案知识门户的核心，是其他功能的前提，可分为基础资源整合与应用资源整合。前者通过信息采集与开发对形态、来源、结构、格式及内容各异的档案信息资源、知识和服务进行无缝集成，为知识服务提供“原料”基础。后者能够屏蔽各种应用系统在技术、接口和实现语言方面的差异，通过一个核心组件服务器将其集成在一起实施各系统的独立或联合应用。
3.2.2知识开发档案知识门户依托整合的信息资源，对其进行加工、过滤、提炼、分类与重组，自动抽取元数据，帮助用户认知档案知识信息及其相互间关系，使档案信息资源从独立的信息片段升华为系统的知识，在存入知识库的同时以可视化知识地图的形式为用户导航。对档案机构来讲，档案知识门户在整合的业务环节中注重对个人隐性知识的析取与总结，使其提升为组织显性知识，为档案机构组织文化形成、自身成长和长远发展提供支持。
3.2.3统一获取在资源整合的基础上，用户可以通过档案知识门户“一站式”地检索并获取所需的各种异构档案知识与服务，或与掌握知识的个人或机构取得联系，从而完成知识发现，获得面临问题的解决方案。组织内部员工与合作伙伴可透过门户的应用资源整合功能掌控各业务环节，获取业务处理相关信息与数据，高效履行办公与管理职能。
3.2.4交流共享档案知识门户为档案部门、协作单位、员工和用户构筑了交流沟通平台，以虚拟会议室及网络留言板等形式迅速建立知识拥有者和知识需要者间的联系，促进显、隐性知识间转化，以达到知识共享目的。在这种交流共享的过程中，知识会不断得到升华，产生创新。各参与主体均可通过档案知识门户获取所需知识，解决实际问题。
具体来说，档案知识门户的资源整合功能在异构信息资源间建立了广泛连接，实现了档案馆、档案形成机关与合作单位的三方互通，有效解决了我国档案信息化服务共建共享组织不力的问题；其知识开发功能帮助档案馆对档案信息进行深入开发与整理，促进从信息到知识的升华，为档案馆知识服务提供了内容支撑，能够充分改善档案信息开发层次较低的现状；其资源统一获取接口大大削减了用户获取档案知识资源与服务的障碍，提高了档案信息化服务的知识性、互动性和主动性，满足用户个性化需求，解决了服务理念更新的方法论问题；其交流共享功能为档案馆馆员协同工作、充分交流以及用户获取馆内外知识资源、参与讨论、进行利用反馈架设了平台。
我叫**，今年47岁，有24年的工作经历、22年的中共党龄，1989年7月调入省档案局，1998年3月任主任科员；党校研究生学历。
我这一次竞争的岗位是：历史档案管理处副处长。
我之所以选择这个岗位，基于以下四点考虑：
第一，自己需要实现工作转型。
我选择历史处，就是要通过竞争实现人事干部向业务干部的转型。我到局就在人事处工作，历经20年，希望有机会能到业务部门工作。这次局党组拿出6个副处长职位通过竞争选拔干部，是学习实践科学发展观活动进行整改的一项重要举措。因此我以这次学习的收获为动力，积极竞争，争取实现从行政管理到保管利用的跨越。王珉书记在去年全省干部工作会议上讲过，现在的中国只有想不到的，没有做不到的。我信奉这句话。一个人只有面对压力才能迸发潜能和动力。我渴望档案管理理念的新突破。我相信，只要我踏下心来认真学习和钻研，没有做不成的事情。
第二，我了解历史档案管理处的工作职责。在人事处我有机会和条件参与编制各处室职能、职位等工作。2000年以来我多次参与局（馆）机构、编制和人员调整工作，参与实施全省事业单位人事制度改革工作。在工作中，根据三定方案和事业发展，对局（馆）内设机构和所属事业单位的职能进行调查研究。因此我了解历史处的工作职责。近几年来历史处围绕局馆中心工作，开展馆藏旧政权档案系统化整理和科学保管工作，向社会公布、转让历史档案信息资料，开展档案鉴定和重点档案抢救工作，在局（馆）两个体系建设中、在综合评估中发挥了重要作用。
第三，我具备担任副处长所需要的组织领导和协调能力。在人事处工作期间，特别是在局、馆合并以来，由于工作性质和岗位需要，按照局党组的要求，在处长领导下，在干部管理、干部教育培训等方面做了大量的、具体的组织协调工作。对外与省委组织部、原省人事厅、劳动厅等相关职能部门沟通协调，对内向局处领导请示汇报，与各处室、所、社、中心组织协调落实各项工作。同时承担了大量的文字工作，先后起草了人事管理、干部任免、考核奖惩、机构改革、增设机构、调整编制、招考招聘、干部教育培训、持证上岗、岗位保健补贴等方面的文件30余份。在具体工作中，我能够动脑筋想办法，能够在岗位职责范围内独立处理一些具体问题，按章办事。通过三年工商管理专业研究生课程的学习实践，使我从管理学角度理解了如何当好处级领导。2001年以来，在领导和同志们的关心支持下，我曾连续六年次被确定为年度考核优秀等次，2007年被评为局（馆）优秀党员。在省委党校研究生班学习期间被评为优秀学员。
第四，赴外省工作交流的收获，决定了我的选择。2007年7月，我按照局党组的要求，作为首批赴外省工作交流的干部，在甘肃省档案局（馆）工作两个月。在这期间，我有机会全面了解全省档案事业发展和局馆自身建设情况。通过虚心学习、广泛交流、主动工作，进一步拓宽了视野，锻炼了把握中心、捕捉信息、独立思考、协调工作等方面的能力。我通过参与档案资源建设年活动和工作考察，注意了解档案管理处室的情况，对历史档案管理的工作和性质有了更进一步的认识，被那里拥有丰富的馆藏资源和深厚的历史文化底蕴所深深吸引。也促使我开始关注历史档案管理工作。
我们局馆历史处负责保管、整理清王朝乾隆十九年以来旧政权各个时期的40余万卷历史档案，其中：清代满汉合璧全宗档案、时期关东军宪兵队档案、中央银行档案、中朝关系档案等珍贵档案是我馆镇馆之宝，是我省历史的鉴证。我是学中文的，这对我有着很大的诱惑力，我愿意在这里发挥作用。
竞争历史处副处长岗位，是我职业生涯中的一次挑战。如果这次竞争成功，我将积极协助处长、配合副处长做到以下4点：
1．虚心学习，勤奋钻研。我将系统学习历史档案管理的基础理论和业务知识。特别要向老同志、向处里全体同志虚心学习，尽快地熟悉业务，进入角色，开展工作。
2.找准位置，当好助手。按照分工摆正位置，强化大局意识，当好参谋助手，在工作中做到出谋划策到位，参与决策不越位，承担责任补位，执行任务当前卫。
3.协助处长、配合副处长围绕中心，服务民生，履行职责，做好历史档案的整理、鉴定和抢救工作，落实各项规章制度，强化全处同志依法管档的责任意识，加强档案安全。协调有关处室做好历史档案数字化和档案文化产品加工工作，进一步统一、规范全省历史档案管理标准，加强专项业务指导。
4.协助处长，配合副处长，开展有针对性、有效的思想政治工作，团结同志，关心同志生活，进一步营造心齐、气正、和谐的历史档案管理处。
1、大力加强档案资源建设，积极开展机关企事业单位归档文件整理。区直机关各单位档案作为全区档案资源的重点，我们一直将档案源头建设作为业务指导的重要内容。今年我们通过协作组会议部署，集中和个别指导相结合、电话咨询和现场指导相结合的方法，全程跟踪指导，严把归档文件质量，从材料的分类、排列、编号、装订、录入等方面细致指导，对档案基础薄弱、新更换档案员的单位，加大指导力度，监督指导各单位按时保质完成归档文件整理，截止目前已对80多家单位的8230多件归档文件进行了检查验收。
2、全面开展新农村建设档案“规范化建设年”活动。2013年按照局工作思路，将开展好社会主义新农村建设档案工作作为年度重要工作来抓，有重点、分步骤地开展新农村建设行政村建档工作。一是在科室内全面学习局制定的《关于在全区开展社会主义新农村建设档案工作实施方案》，进一步细化工作步骤，明确工作标准，为积极有序地开展新农村建设档案工作提供保障。二是加强对全区6个涉农办事处和所属行政村的专兼职档案人员培训，为全面推进新农村建设档案工作的规范化、标准化奠定基础。三是狠抓工作落实，自4月底开始以办事处为单位，分别组织92个村开展集中建档。建档现场，一方面及时通报各办事处行政村建档工作进展情况及上级工作要求，增强建档的紧迫感，另一方面加强面对面交流，现场指导，在对重点业务知识进行再学习的基础上，解答业务问题，手把手教授分类方法及档案立卷办法，直至能基本掌握独立立卷技能。四是跟踪服务，靠上指导、协助建档，截至目前已对十六里河10个村、兴隆16个村、七贤6个村、白马4个村、党家5个村、陡沟2个村，共计43个村进行了分类指导，共整理档案900多卷。
3、集中开展“档案业务培训年”。2013年为贯彻落实济档字[2013]9号文件精神，全面提高档案干部队伍整体素质，适应新形势、新任务需要，上半年在全区集中开展了档案业务培训，针对机关企事业、行政村、社区居委会、社区教育等不同范围，分四批举办培训班。培训班采取专题讲解、课件演示、难点讨论、上岗考试等方式展开。各期培训结合受训人员的主管业务和工作实际，从材料的收集、分类、整理、建立检索工作等方面讲解教授相关业务知识，收到培训人员的欢迎。四期培训共培训专兼职档案人员370多人，颁发上岗证230件。
4、继续开展省社会主义新农村示范乡镇创建。上半年对拟争创的七贤街道办事处进行了重点指导。一是对办事处机关各科室部门档案进行规范整理，指导宣传科、组织科、统计站、财管所、土管所、社事科、计生科、经济发展科、新农合、新农保规范整理档案320盒2240卷共计17920件。二是指导行政村开展建档，指导6个行政村分拣档案700多件，初步组卷140卷。三是指导办事处综合档案室升级改造建设，按争创标准指导办事处调整了档案室，添置橱具、温湿度自动控仪、去湿机、防磁柜、消毒灭菌剂等硬件设施，现筹备工作仍在积极进行之中。
5、抓好机关档案室科学化管理，为档案科学化评估试点做准备。档案管理科学化评估是推动机关档案室管理上水平的重要措施，今年对拟晋升特级的地税分局、拆迁办、舜耕街道办事处3个单位，从体制人员、制度设施、档案管理、开发利用、监督指导等方面进行指导，提出完善意见，现各单位已完成档案整理录入、检索工作编制及部分硬件设施的添置完善。
6、强化指导，服务部门工作。一是指导二七保障中心整理档案210件，继续保持规范化管理。二是指导财政局整理归档文件765件，为档案服务工作提供保障。三是指导第六次人口普查整理档案30多卷，为档案进馆，日后查考奠定基础。
7、指导国土局及时开展破损山体整治档案整理。指导中结合工程项目特点，在与工程监理人员充分沟通的基础上，提出规范整理意见，整出规范样板，做好帮带工作，确保工作顺利开展、移交进馆，截至目前已完成15个项目3600件档案的整理。
8、积极推进食品安全信用档案工作开展。一是协调区食安办，确定试点单位名单。在区食安办的支持配合下，先后确定军得力食品有限责任公司、圣都食品有限公司为试点单位。二是加强指导，稳步推进。3月在区食安办协调支持下，组织区内相关食品安全企业参加了市局举办的企事业单位档案人员培训，从业务上进行系统学习，为建档试点奠定了基础。三是联合区食安办到市工商局分局、英雄山工商所、市质监局分局质检科、军得力食品有限责任公司进行实地调研，对三家单位在监管食品流通和食品生产中形成的材料，进行了详细的摸底了解，为下步开展试点做好准备。
9、进一步深化档案资源体系建设。一是认真抓好正常的档案接收进馆工作。将接收作为丰富馆藏主渠道，指定专人负责，加强应进馆档案的接收进馆工作。对区属各单位的应进馆档案情况进行调查摸底。采取电话、走访等多种方式加强了与区委办、区纪委、区教育局、区民政局、区计生局等单位的联系，及时了解室藏档案数量、整理编目等情况，全面了解掌握全区进馆档案情况，为有计划的开展档案进馆奠定基础。对档案进馆进行了指导。指派负责科室的同志到各单位对档案进馆进行了现场指导，明确了档案的进馆标准要求，安装并指导档案管理软件的使用，并对进馆档案的整理编目等工作中出现的问题进行现场解答，确保各单位进馆档案的齐全完整，符合规范要求。今年接收区委办文书档案306卷。二是加强重大活动档案的收集管理。今年继续贯彻《省重大活动档案管理办法》，及时跟进我区开展的重大活动、重要工作，开展区重大活动档案的收集、整理、移交、保护和利用工作，确保重大活动档案的真实、完整，为促进政治、经济、文化和社会发展发挥重要作用。4月17日，中共中央政治局常委、全国人大常委会委员长到建新社区调研社区服务管理创新，实地视察了解社区服务管理情况。我馆在第一时间同区人大、区委宣传部、二七街道办事处相关承办单位进行了联系，对视察活动中形成的档案材料进行了收集，目前收集到了部分照片及相关文字介绍材料。继续定期跟进收集采集“第一书记”档案材料，切实做好该项重大活动档案的收集、整理、保管、移交工作，确保选派“第一书记”、实施“千日攻坚，村村提升”工程档案资料的齐全完整。定期收集全区重要工作活动记录的文字和照片资料。目前共收集了文字材料99份，照片162张。三是继续开展了民生档案的进馆工作。接收进馆区公证处2007年公证档案3241卷；同区婚姻登记处进行了联系，明确了婚姻档案进馆规范目录等相关事宜，将2010年婚姻档案收集进馆，共计8303件。完成了科学发展综合考核的目标任务。四是抓好机构改革和企业改制过程中档案的处置和进馆工作。对原区劳动局档案的接收进馆进行了指导，四月初完成了全部档案的进馆工作，共接收文书档案262卷、184件。五是认真做好档案采集工作，开展了社会记忆档案的收集。为保存展示我区乡村变迁珍贵的可靠资料，开展了乡村记忆工程档案的现场采集和收集工作。有重点的开展了乡村记忆档案的采集接收，对兴隆片区村容村貌、名胜古迹、自然景观、旧村改造等进行了拍摄，共拍摄照片443张。
10、不断完善档案利用服务体系建设。一是结合我区实际工作情况，在全区档案利用服务工作人员中开展了“假如我是利用者”大讨论活动。我们把今年我区开展的“开风气之先，创至善之业—精神大讨论”活动的部署和市局“假如我是利用者”讨论活动的有关要求相结合，积极围绕活动的主题，开展了形式多样的大讨论活动。通过向利用者发放征求意见表、深入社区村居进行走访等多种形式开展调查研究、汇集民情，同时大家站在不同角度进行换位思考，撰写研讨文章，在此基础上召开了专题讨论会，大家积极参与、畅所欲言。通过大讨论活动大家增强了履行职业道德规范的主动性和自觉性，认识到了档案利用工作在服务民生过程中存在的问题，进一步澄清了模糊认识，深刻感受并理解了广大利用者特别是基层群众对档案服务的诉求，今后工作中要更加强化服务意识，改进服务方式，贴近公众，抓住群众对档案需求的重点、热点、难点问题，找准切入点，寻找利用工作的突破口，找准主攻方向，大胆实践，做到想利用者所想，急利用者所急，努力优化档案利用环境，提高服务水平，将“假如我是利用者”和“精神”大讨论活动转化为弘扬“精神”，建设“首善之区”的实际行动上来，为人民群众服好务。二是继续抓好“文档服务连心桥”档案服务品牌建设。我区档案馆继续坚持“服务机制完善、服务行为规范、服务态度热情、服务方式多样、服务效率快捷、服务质量优质”的品牌标准，增强窗口意识、品牌意识，强化优质服务。以服务对象满意为目的，健全完善了各项规章制度，继续实行了文档查阅服务的首问制、承诺制、责任追究制、限时服务制和接待利用人员工作规范等“四制一规范”的优质服务长效机制，开展了微笑服务等一系列标准化、制度化、规范化服务。三是努力打造服务工作亮点。档案馆设立了“文档服务惠民岗”，根据档案利用需求，实行提供相关部门联系方式，减免查档费、电话查询、咨询服务，为未查到档案的利用者提供查找线索等多种人性化服务形式。今年由于受“国五条”等多项政策影响，特别是3月份以来，来馆查档群众激增，并出现集中办理的情况，为方便群众查询利用，窗口科室工作人员主动放弃午休时间，做到了随到随查，努力提高“便民、利民、惠民”服务水平，同时在接待查档过程中，严格依法办事，杜绝人情查档，没有发生出假证伪证及投诉等现象。利用窗口被评为区“巾帼文明岗”。2013年上半年共接待查档利用1604人次，6943卷次。四是继续畅通服务渠道，加强民生档案信息区域共享服务平台建设。2012我区顺利实现了与全市十一个综合档案馆的民生档案信息区域共享服务。为提升民生档案信息区域共享服务能力，档案人员勤练服务平台查档技能，畅通服务渠道，大大缩短了跨馆远程出具相关证明的时间，解决了许多市民为查询档案经常到处咨询，往返奔波的困扰，满足了人民群众方便快捷查阅民生档案的要求。今年共接待民生档案信息区域共享服务利用人员29人次，25人次通过共享服务平台查到了档案。市民徐女士还专门致电“12345”热线，对区档案馆工作人员热情的接待服务态度、熟练的业务能力，跨馆帮助其查找到所需档案提出了表扬。五是不断丰富完善服务手段，进行了资料编写。上半年进行了资料编写的准备工作，收集了人代会、政协会文件汇编所需资料，收集了全区基本情况统计数字汇编资料以及全区大事记资料，目前此项工作正在进行中。
11、全面开展数字档案馆建设。一是及时向区分管领导汇报，积极争取领导重视支持。及时向区分管领导汇报并邀请分管副区长李咸梁同志来到我局对数字档案馆建设等各项档案工作开展情况进行了调研。李区长并表示要力争在信息化建设资金和库房问题上向档案局提供必要的支持。今年在区领导已协调解决10万元数字化建设科技经费的基础上，区财政预算又批了10万元用于数字化建设，从去年至今已落实数字化资金36.65万元，截止目前我区用于数字化档案馆建设的资金累计已达80余万元。二是重点做好馆藏档案全文数据库建设和文件级目录数据库的补充完善工作。近年来一直不断补充完善档案文件级目录数据库和全文数据库，现档案馆案卷级数据库46286条，文件级数据库555231条，全文数据库82万页。今年重点扫描了馆藏的婚姻档案以及馆藏重要全宗中的区委、区政府全宗的档案，共扫描档案约2669卷，截至目前已完成扫描40.5万余页。三是加强档案软件建设。为有助于数字档案馆的长期发展和服务功能的提升，2012年由区领导协调区财政，为馆档案管理软件升级批拨了专项经费，购置了数字档案馆系统。目前档案管理软件正在安装调试当中，预计月底之前经过升级后的档案管理软件将正式投入使用。
12、增强安全意识，确保档案的完整与安全。一是档案馆坚持严格执行档案管理的各项规章制度，三管齐下，确保档案万无一失。加强对利用档案的审查监管，严格遵守《保密法》等有关法律法规的规定，确保开放档案没有泄密内容，档案利用工作中严格查档手续，按规定提供利用。落实安全工作职责，完善档案库房及各办公室安全措施，实行了出入库房登记制度、定期安全管理记录制度，做到了定期打扫检查库房、定期更换防鼠、防虫药具、按时记录及时调节库房温湿度，确保了实体档案的完整与安全。重视数字档案的安全，指定专人负责，对数字档案信息进行备份，并根据其存储介质的特殊性，设置了专门库房和橱具进行保管，确保了信息数据绝对安全。我们今年已对所有库房和全部1200余节纸质档案橱柜重新更换了防鼠和防虫药具。请公安消防支队的专业人员开展了消防演练，详细讲解了消防安全常识，对库房安全隐患提出了整改措施。据此将对局馆消防和防汛设施进行检修和更新。二是采取措施消除库房安全隐患（档案局馆现有面积1456平方米，其中库房900多平方米）。在去年对库房自查中，及时发现了档案库房存在安全隐患。档案库房的走廊存在漏水现象；附楼二层、三层库房走廊的地面存在严重变形，走廊地面出现了东低西高、多处存在裂缝等现象。以上问题的存在对档案的安全保管构成了威胁，档案馆及时向区通报了相关情况。区政府分管领导高度重视，由区机关事务管理局联系省建筑设计研究院对存在安全隐患部分进行了鉴定。经鉴定库房走廊存在安全隐患，需采取措施进行加固），区政府批拨了专项经费，目前库房加固工作正在进行相关程序。
13、健全完善档案开放利用中的鉴定、划控制度和机制，做好档案的开放工作。今年根据国家、省、市档案局对档案开放利用中审慎进行划控、鉴定工作的通知精神，结合我馆的工作实际，对档案馆档案开放利用中审慎进行划控、鉴定工作情况进行了全面自查和整改。一是制定完善规章制度、建立健全机制。重新调整了档案鉴定领导小组成员，明确档案局（馆）主要领导为第一责任人，负责对馆藏档案和开放档案的鉴定审查监管监督检查。并根据相关法律法规和规定的要求，制定了《区开放档案实施办法》、《区档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的实施细则》，档案鉴定指定专人负责。二是重新审核已开放档案内容。截止目前我馆向社会开放档案十二批，共计2977卷、61275份文件。其中43710件文件在网上向社会公布。接市局通知后，我馆立即组织工作人员对已开放档案重新进行了一次严肃审慎、严格细致地审核，凡涉及历次政治运动中敏感领域内容的以及知名人物的负面信息等方面的档案，都将列入控制使用范围并从开放档案的目录中撤出，以确保开放档案中无涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密和个人隐私，无损于党和国家的形象与社会稳定，确保档案信息安全，维护党和国家的根本利益。经过对开放档案重新审核鉴定，梳理出需限制使用的的档案226件。三是严格执行开放档案的鉴定审批制度。今年我馆计划开放第十三批档案，这部分档案包括馆藏1982至1983年应开放档案，我馆将指定专人，按照《保密法》、《档案法》、《各级国家档案馆开放档案办法》等相关法律法规和规定的要求，对拟开放档案逐卷逐件逐页进行鉴定，并将鉴定和开放档案情况进行详细记录、逐件登记，凡严禁公布的有损党和国家利益及公民利益的不宜公开的档案，一律不予对外开放。鉴定后的档案经过档案馆主要负责人审核无误后，将报请区委、区政府批准同意方后可对社会开放。目前我馆正在进行第十三批开放档案的鉴定。四是完善利用未开放档案的手续。在接待查档过程中，凡利用未开放档案，严格依法办事，并按照《市区档案馆档案资料查阅须知》完善查档手续，杜绝人情查档，没有出现泄密和不利于社会稳定的情况发生，没有出假证伪证及投诉等现象。五是严把上网内容的审核关。接市局通知后立即组织局馆工作人员对上网文件、档案、目录，特别是上网的开放档案等内容重新进行了审查，确保各种不应上网公开的信息不在网上，严防把不宜公开的档案误公开。同时严格执行相关的保密制度和网络安全管理规定，确保文件、档案、目录不上传到非网络上。
14、落实上级规定，做好了档案的统计等工作。一是做好档案馆各项工作的登记统计工作。二是按照上级业务部门的要求，及时、准确地进行了档案统计年报等各项数字的统计与上报。今年档案统计年报由原来的纸质报送改为由全国档案事业统计年报信息统计系统报送，统计范围覆盖全区各单位，范围广、工作量大。负责统计的工作人员为确保统计数字的完整准确，制发了通知对统计报表的填报提出了具体要求，在全区90余单位的档案人员中进行了统计工作培训，逐一讲解了新的统计软件的使用和统计数字的要求；在对各单位上报的统计数字进行了严格审核后，按时完成了统计年报的上报工作。
15、围绕局中心工作，积极开展档案宣传月活动。一是6月8日上午，局在英雄山胜利广场举办了“档案在你身边”宣传活动。活动以图片展板、发放档案宣传单等形式向群众普及了档案知识，宣传了档案工作，并以现场咨询的形式，解答了群众所关心的档案查询问题，使群众进一步了解了我档案局（馆）近年所取得的成就，感受到了档案文化的魅力，增强了档案意识。二是利用档案信息网、政务网、党建网等公共宣传平台，积极开展了“档案在你身边”网上图片展及“国际档案日”网上宣传活动，充分发挥网络信息平台传播迅速、受众面广的强大功能。三是精心组织了“档案馆开放日”活动。活动当天共接待社会各界来访者近百人，来访者分别参观了档案库房、阅览室、爱国主义基地、珍贵档案展览室等，工作人员就馆藏档案、百年商埠文化等做了详细地讲解。来访者中有区离退休的老干部，他们在参观结束后，感慨于近年来档案工作各方面的快速发展，欣然为档案馆题词，表达了对档案工作的肯定以及对今后档案事业发展的殷切希望。通过这次“档案馆开放日”活动，使社会各界群众免费进行了查档与咨询，让群众零距离接触和了解了档案工作，增进了对档案工作重要性的认识，促进了区档案工作的发展。四是组织全区档案人员积极参加了市局开展的档案知识竞赛活动，进一步学习了档案业务，了解了档案知识，增强做好档案工作的本领。还组织了全区档案人员积极参加国家档案局举办的“档案在你身边”征文活动。五是组织档案人员开展了一次消防安全演练活动，邀请区消防大队的消防专业人员来局里做了消防知识的专题讲座，并进行了实地消防演练。通过讲座和演练，档案局全体工作人员和有关物业人员明确了消防知识，并掌握了使用消防器材的方法，进一步消除了安全隐患，提高了档案消防安全系数、档案安全意识和防范能力，全面促进了档案安全工作的发展。六是尝试开展“口述”档案采集活动。联合区老干部局，对了解发展历史的老干部，进行抢救性的“口述”档案采集活动，现已采集两位副厅级离休老干部的口述档案。七是组织开展城市记忆工程和乡村记忆工程档案采集活动，真实记录建设及变迁。八是组织开展一次档案业务培训暨“档案在你身边”讲座。针对社区档案工作需求，对社区档案人员进行一次社区档案工作业务培训。同时，邀请家庭档案工作专家进行“档案在你身边”讲座，进一步提高社区档案人员的业务素质和对家庭档案工作重要性的认识。
二、主要措施和工作中的亮点、特色：
1、以“文档服务连心桥”档案服务品牌建设为抓手，强化服务意识，优化服务环境。坚持“服务机制完善、服务行为规范、服务态度热情、服务方式多样、服务效率快捷、服务质量优质的品牌标准，增强窗口意识、品牌意识，强化优质服务。以服务对象满意为目的，认真落实文档查阅服务“四制一规范”（首问负责制、服务承诺制、责任追究制和档案接待利用人员工作规范）优质服务长效机制，并根据档案利用需求，实行提供相关部门联系方式；减免查档费、电话查询、咨询服务；为未查到档案的利用者提供查找线索等多种人性化服务形式。在接待查档过程中，严格依法办事，杜绝人情查档，没有发生出假证伪证及投诉等现象。
2、“培训、指导、督察、验收”，业务指导四步工作法见实效。我局采取组织发动、集中培训、分类指导、检查验收的“四步工作法”推动新农村建设档案工作。具体做法是：第一步，组织发动，明确任务。一方面，争取领导支持，召开政府牵头，档案、民政、农业部门参与，涉农办事处分管领导和档案人员参加的全区新农村建设档案工作会议，进一步统一思想，提高认识，加强领导，明确任务，落实责任，形成了各部门齐抓共管的良好局面。另一方面，根据全市统一要求，结合本区实际，出台实施方案，确定全区新农村建设档案工作指导思想和任务目标，细化工作步骤，明确工作标准，为积极推动和全面提升这项工作奠定了基础。第二步，强化培训，集中立卷。根据行政村地理位置分散、档案人员业务水平较低等特点，通过业务培训、集中立卷，实现了理论与实践有机结合、普遍指导与重点指导结合，收到了事半功倍的效果。一是对行政村档案人员进行全员培训，通过专题讲解、课件演示、难点讨论、上岗考试结合的方式，深化了培训效果，提高了行政村档案人员对业务标准的理解能力。二是以办事处为依托，组织开展行政村集中立卷活动。由业务指导人员面对面演示档案整理操作过程，手把手传授档案分类、编号和卷皮、目录、备考的填写方法等，对具体业务问题进行现场解答，使业务指导更具体、直观、生动，达到了熟悉标准、掌握操作、尽快提高的目的。第三步，跟踪服务，分类指导。针对行政村档案工作发展不平衡的实际，多措并举，提前介入，分类指导，主动服务，最大限度地推进工作：对工作有积极性但业务不熟的，通过电话、网络等方式实现随时服务，重点帮助解决档案业务规范问题；对主观认识有差距的，通过与办事处协商解决办法，加强与村负责人的交流沟通等，引导、激发其开展档案工作的自觉性和积极性；对工作进展滞后的，进行全面重点指导，带领和帮助其从基础做起，逐步建立并规范档案工作。第四步，加强监督，检查验收。检查验收是业务指导的最后关口，也是狠抓落实保证质量的重要环节。建档工作基本完成后，要以办事处为单位，组织对各行政村整理的档案进行检查验收。通过检查验收，不仅可以对工作进度慢的单位进行督促，而且可以有效保证档案整理质量，提高规范化程度，同时也有利于行政村档案人员知道，哪些卷是质量好的，哪些方面还存在问题，便于今后纠正。“四步工作法”的施行，有效弥补了业务指导人手短缺的不足，提高了指导效率，增强了指导效果，得到了农村档案人员的支持和好评，使行政村建档工作真正取得了实效。
3、协调有力，各部门积极配合，助推工作。一是积极协调区下派办和各涉农办事处，争取上级部门和主管单位的重视和支持，力争依托区第一书记驻村帮扶和办事处档案人员，打造内外协同，上下联动的有利局面，加大建档力度，切实加强对农业和农村档案工作的组织领导、宏观管理和业务指导，形成强势不断推进新农村建设档案工作。二是积极争取食安办支持。在区食安办的支持配合下，先后确定市质监局分局、市工商局分局、军得力食品有限责任公司为食品安全建档试点单位。并联合区食安办到市工商局分局、英雄山工商所、市质监局分局质检科进行实地调研，对两家单位在监管食品流通和食品生产中形成的材料，进行了详细的摸底了解，并进一步协商了试点工作，为下步开展试点做好准备。
4、坚持严格执行档案管理的各项规章制度，三管齐下，确保档案万无一失。一是加强对利用档案的审查监管，严格遵守《保密法》等有关法律法规的规定，确保开放档案没有泄密内容，档案利用工作中严格查档手续，按规定提供利用。二是落实安全工作职责，完善档案库房及各办公室安全措施，实行了出入库房登记制度、定期安全管理记录制度，做到了定期打扫检查库房、定期更换防鼠、防虫药具、按时记录及时调节库房温湿度，确保了实体档案的完整与安全。三是重视数字档案的安全，指定专人负责，对数字档案信息进行备份，并根据其存储介质的特殊性，设置了专门库房和橱具进行保管，确保了信息数据绝对安全。
三、当前工作中出现的主要问题及其原因：
目前，我局（馆）库房面积为1456平米，现有的库房面积远远没有达到省档案局《关于档案馆新馆建设的指导性意见》要求的“人口较多，文化底蕴丰厚的县（市、区）档案馆建筑面积应不少于5000平方米，人口较少的县（市、区）档案馆建筑面积应在3000平方米左右。”的标准。我档案馆现有库房主要集中在办公楼副楼的一、二、三层和主楼的一楼，由于库房紧张现占用了部分办公用房，约计750平方米（建筑面积），加之馆藏档案的数量和门类剧增、部分单位的应进馆档案尚未进馆、档案进馆范围扩大等诸多原因，档案库房面积缺口加大，远远不能满足馆藏档案的要求。综上，为确保我区档案的齐全完整和安全管理，我局（馆）目前急需库房面积约为300平方米。为了便于安全管理，所需库房希望在我局（馆）现办公楼的四层给予解决。恳请相关部门充分考虑我局（馆）的实际情况，帮助协调，解决我局（馆）库房面积严重不足的问题。
下半年，局将继续努力推进各项工作开展，以实际行动做好各项工作：
1、拓展领域，贯彻好《市城市社区档案管理办法》，进一步规范社区档案工作，适时开展社区档案检查验收。
2、做好重点建设项目档案工作监督指导，组织完成重点建设项目档案管理登记工作。
3、继续开展“新农村建设档案规范化建设年”活动，以办事处为单位组织完成行政村集中立卷。
4、积极推进“省社会主义新农村示范办事处”、“市社会主义新农村示范村”创建，按标准指导七贤街道办事处、东河、吴家、大西、井家沟、小庄、陡沟村完善各项业务工作，确保省级示范办事处、市级示范村创建成功。
5、贯彻落实全市食品安全意见和国家档案局“10号令”，积极推进工作，抓好军得力、圣都食品有限公司建档试点。
6、继续深化农业农村档案工作，抓好林改、新农合、农民合作经济组织建档工作。
7、继续完善数字化档案馆建设。一是加强信息化建设。一方面要努力提高数字化、信息化技术及硬件水平，实现信息化载体、平台的完善提升。二是继续做好馆藏档案全文数据库建设和文件级目录数据库的补充完善工作。三是做好应进馆档案的全文数字化工作。
8、做好档案的收集征集工作。根据相关规定制发《区档案馆接收档案范围细则》，扩大档案接收范围。
9、不断提升档案利用服务水平，努力为人民群众提供方便快捷的档案利用服务。
10、加大档案资料的保护和管理力度，确保档案的完整与安全。一是做好档案库房的维修。二是积极要求增加库房面积。近年来馆藏档案的数量和门类剧增，出现了档案馆库用房紧张的问题，以后每年档案进馆单位和数量将大幅增加，致使馆藏存放压力陡增。今年需争取增加库房面积，用于缓解档案库房严重不足的局面。三是严格执行档案管理的各项规章制度，加强库房管理，确保档案的完整与安全。
随着欧美各国档案专家对档案服务与互联网络关系认识的深入，越来越多的档案馆在国际互联网上建立了自己的网站，迄今为止，已有2000多个档案馆开通了自己的主页。
美国档案与文件署网站：简称NARA网站，其网址为：HTTP://WWW.NARA.GOV.NARA是美国联邦国家档案馆、文件中心和总统图书馆的业务领导机关，1949年由国家档案馆改组而成。改组后，国家档案馆成为该署的一个组成部分。该网站维护比较及时，主页更新周期最短，大约每10天进行一次。更新后的页面，不仅保留了前几期的最新内容供检索，还会刊登出最新馆藏信息及公众通知。该网站内容含量丰富。美国档案与文件署设有：国家档案馆司、行政管理司、联邦文件中心司、联邦登录处、文件管理司、总统图书馆司等。浏览者可以通过联机方式阅读其丰富多彩的内容，只需简单的点击，就可跨越美国3个世纪的历史，涵盖美国联邦机构工作和档案馆工作的方方面面，包括与档案相关的法律法规、行业规章、NARA的发展战略、总统手迹等。更值得推荐的是网站的展览大厅，存放着美国珍贵的历史文件，每隔一定时间，都会予以更新。NARA网站在注重档案内容的同时，还兼顾了档案管理、保管与服务的一些相关信息，如总部及各分馆和文件中心的开放时间、最新动态、展览、培训、讲座等，检索方式便捷。NARA在主菜单中设计了检索标签，提供“检索NARA网页”与“搜索NARA网站数据库”两种方式。美国政府专门成立了保护与存取委员会(CPA)。
CPA是美国图书馆资源委员会的团体会员，它的信息保护与存取研究受到某些基金会的支持，其研究活动受到大专院校、档案馆、图书馆、出版部门及有关协会与组织的支持。它的目标和任务是扶持与发展图书馆、档案馆等机构的合作，以保证各种形式的信息能得以保护。CPA在英特网上有一个网页，专门介绍CPA的出版物。在网页的出版物一栏，可以浏览CPA的《通讯与交流》、《新闻文札》与《报告》。《通讯与交流》是对用户进行保护信息的教育，《新闻文札》是公布CPA的重要活动。在《报告》这一栏可以查阅到信息保护、电子存贮、非纸质文件保护及对国家信息网络的评价。这些研究报告有的可以免费浏览其全文与摘要，有的是以网络收费的形式有偿提供信息服务的。
加拿大国家档案馆网站：简称NA(NATIONALARCHIVEOFCANDA)网站，网址为：HTTP://WWW.ARCHIVES.CA。加拿大国家档案馆是加拿大唯一一个中央级的联邦国家档案馆，成立于1872年，由于历史原因，加拿大的档案采用英、法两种语言文字，因此NA的网站也使用两种文字版本。该网站在关于NA中说：“政府历史档案包括60多公里的文本、地图、照片，19000公里的缩微胶卷，2000多公里的数据卷宗，它们记录了加拿大从18世纪至现在的各方面历史。”它还和加拿大省和地区档案馆、国际档案理事会、加拿大网上档案资源、加拿大国家图书馆进行了热点链接。“在线研究工具——档案网”可以帮助用户从加拿大国家档案馆的各种数据库及自动系统中查找到大量信息。按载体形式分类，可分为文本档案、声像档案、胶片档案、照片档案等；按主题分类，则可分为“土著居民档案”，“邮政档案”、“战争档案”等。“公众服务”栏里，浏览者可进行家谱研究、军事档案和其他历史题材的档案发掘，这里还注明了来访、咨询、复制、借阅及有关法律、限制等信息。“政府服务”栏里提供了政府关于档案保管与利用的措施。“出版物”栏里刊登了国内最新的档案图书、《档案工作者》等期刊出版的情况，极大地方便了国内外的档案研究者。“展览”栏里展示加拿大档案珍藏。该网站较有特色的是保护信息网络数据库(CIN)，CIN它可经由加拿大文化遗产数据库(CHIN)得到，是国际互联网上可免费浏览的保护信息资源。它的职能是便于用户检索有关文献、档案、文物保护与修复方面的资料。在数字环境下，磁盘、光盘、缩微品、远程网络提供等多种载体形式将大量运用。这样，利用者使用档案信息时更加方便和快捷，只需对档案信息进行简单处理即可直接使用，从而加快了档案信息的传播速度。CIN的信息资源来自以下几个部门：加拿大保护协会、加拿大保护分析实验室、国际文化遗产保护与修复中心、国际博物馆理事会及国际遗址理事会。该数据库的大多数文献是以英文撰写的，主题关键词以英、法两种文字标出，文章标题保留出版物的原始文种，并附有英文译意。其中有：保护信息目录数据库(BCIN)：BCIN是保护信息网CIN的目录数据库，共收入16万条保护技术方面的目录与引文，它们包括：保护技术报告、保护记录汇编、论文、著作、视听资料、未出版的资料，从世界各地网络上收集到的最新信息等大量有参考价值的保护技术文献。信息服务智能化，从而能够提供强有力的新技术支持，使用户能够细化需求，分析结果，变换信息形态，更好地利用档案信息资源。保护用品数据库(MCIN)：MCIN是保护信息网络CIN的保护用品数据库，它含有1000多种用于保护档案、文献的商业产品以及这些产品的技术数据、使用经验等。厂商数据库(ACIN)：ACIN是保护信息网络CIN的厂商数据库，它含有全球范围内700多个制造保护用品销售商信息、224个零售商、43个批发商及217个可提供400多种以上保护商品的供应厂商信息。此外，还以表格形式列出保护用品及与40多个国家的保护技术厂商联系的信息及电子邮件信箱。
澳大利亚档案馆网站：简称NAA网站，网址为：HTTP://WWW.NAA.GOV.AU/。“馆藏特色”栏里介绍了内阁文献、英国皇家专门调查委员会文件、联邦政府与各部门档案以及总督总理部长的材料。时间跨度从“1901年澳大利亚联邦成立时”开始，还包括一些“19世纪殖民地档案”。在“法律与管理支持”栏里，分别从控制与检索、处置、保护、贮存、保管、利用、电子文件、收费等方面详细阐明了澳大利亚的档案法律法规以及NAA的档案管理制度，还介绍了各州和地区档案馆、专业协会、其他专业档案馆等资料。PADI是保护数字信息存取工作组的英文缩写。它是1993年12月由澳大利亚档案馆、澳大利亚图书服务信息委员会、澳大利亚国家保护办公室与澳大利亚电影录音档案馆共同组建的特别工作组，用以指导电子格式的文件、资料的保护与管理。现今，PADI除以上主要成员外，还吸收了数学与信息学会、通讯技术部及澳大利亚国家博物馆参加。PADI的目标与任务是为澳大利亚的数字信息和非数字信息的存取提供最大程度的保护，保护国家数字信息的调研，制定信息存取与保护的原则、策略等。PADI在国际互联网上有一个网页，在此公布PADI的研究成果（全文数据库）、提供数字信息保护与存取方面的最新信息、论文、研究报告，与保护有关的书目提要、情况研究、有关政策与策略及即将召开的学术会议。在该网页上还链接有数字信息保护与存取的其他数据库的网址。PADI在网页上留有该特别工作组的电子邮件信箱，可以在浏览文献过程中随时与PADI进行学术交流。
欧洲档案信息一体化网络形成及发展：1998年英国国家的档案委员会在名为《英国档案馆的发展道路》的报告中提出了建立英联合王国网络档案馆的计划及15条具体的建议。该计划的实施，由英国皇家历史手稿委员会负责建立并维护国家总网站，提供英联合王国的档案目录，并链接到所属的全部网站。其中，英格兰档案网络与苏格兰、威尔士及高教系统等的档案子网络共同构成了全英联合王国的一体化档案网络。通过该网络全国各种档案机构所提供的档案目录信息都能展示给用户。欧盟档案界开展了跨国界的协作，并将其作为专业发展的新方法，共同为欧盟档案一体化网络（简称EUAN）的建立而努力。EUAN计划是由欧洲档案委员会提出并资助的，它本身是欧洲“信息2000年计划”的一个组成部分，目前已有多名成员加入了该网络，包括：瑞典国家档案馆网络、苏格兰国家档案馆网络、意大利国家档案馆网络和世界社会历史学会网络等。其中，以瑞典国家档案馆网站为总网管。创建一体化的档案网络比各档案部门分散上网更易实现档案系统整体优势的最佳化，从而充分发挥其潜在价值。