一事业单位档案管理中存在的问题
1、落后的传统档案管理模式
传统的档案保存方式是主要是以人纸质文档的形式保存，实行目录式管理，这样的方式即会耗费大量的人力、物力、财力，且查阅档案极其不便，同时档案文件容易损坏，不能得到有效保存。伴随着科学技术的快速发展，档案管理也出现了新的方式和方法，档案管理日益朝着信息电子化方向发展，传统的档案管理模式已经落后。
2、档案管理人员的专业素质普遍不高
随着档案管理工作不断出现新的变化，对从事档案管理的相关工作人员的专业素质也就提出了更高的要求。而在现代从事档案管理的队伍中显然有许多人员不能适应新时期档案管理工作的需要，特别是能够熟悉档案内容，对档案信息具有进行深层次分析与开发能力的人才十分匮乏。因此，提档案管理人员的素质，引进有经验，有才干，愿意长期从事档案管理工作的专业人才就显得尤其重要。
3、领导层对档案的重视程度不够
一直以来，大多数人认为档案管理工作只是一种抄抄写写，保管东西性质的工作，不是主要工作，不能创造出实质性的效益。对档案工作没有形成正确的认识，对档案工作没有给予足够的重视。认为只不出现丢失、泄密等重大事故，能够应付外调、查档就行。没有将档案工作纳入到日常工作议程，因此在这方面投也相对较少，软硬件设施不齐，很难吸引优秀人才从事相关工作。
4、档案管理信息化程度不高
随着科学技术的发展，信息技术在档案管理中已得到普遍应用。信息技术在档案管理中的应用，使得对档案信息的提取、加工和管理都更加方便、快捷，提高了工作效率。电子档的信息也更便于保存，提取和修改，提高了档案的使用率，降低了管理成本。虽然档案信息管理系统已经成功开发，但某些单位仍在使用老旧的档案管理模式，不能跟上时代的步伐，这样即不利于档案的保存，也不利于工作效率的提高。
二对档案管理工作目前存在的问题的解决方法
1、要加强对档案管理的重视程度。
随着时代的进步以及事业单位改革的加深，各单位领导应加强对档案工作的重视，把档案工作提到日常工作上来，要建立分健全相关工作机制，定期对档案工作进行审查，督导，并采取有效的考核制度，进一步推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。
2、不断加强对档案工作人员的培训，提高档案工作人员专业技能和素质。
尽管科技的进步给我们的工作方式带来了巨大变化，但决定一切的关键因素还是人。推进档案工作进步，首先要注意人才的引进，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。其次就是要加大对现有人员的培训力度，使他们不断提高自身的专业修养和技能，以便让工作人员能适应当前社会和经济快速发展。档案人员也应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变，扎实有效地推行专业继续育。
3、加大对档案管理工作的投入。
不断加大对档案管理工作的资金投入，健立健全档案管理工作的保障制度，使得档案管理工作处于时时有保障的状态。同时完善档案工作所需的各种软硬件设施，使档案工作能更好地开展。
4、各单位人员要转变对档案管理工作的忽视理念。
要清醒地意识到档案管理工作的重要意义，改变人们长期以来对档案工作的偏见，加大档案工作的宣传力度，让人们意识到从事档案工作也有很好的发展，也能学到很多东西，也能实现人生的自我价值。
5、对档案工作也应引入竞争机制。
有关《档案法》可操作性差的问题与《档案法》“软法”之说，是一个非常流行的观点，但是，“可操作性”到底指的什么？如何区别可操作与不可操作？到底是“可操作”，还是“不可操作”呢？长期以来，都没有系统与深入的研究，这里，笔者尝试对《档案法》的“可操作性”作一些探讨。
1“可操作性”的含义
《档案法》的“可操作性”，是一个使用频率很高的词组，其含义似乎不言自明。截至2012年底，在知网期刊数据库中，涉及“档案法”或“档案法律”，再或“档案法律法规”中同时涉及“可操作性”的就有2328篇。但在这2328篇文献中，只有宫晓东在《对档案法律可操作性原则的认识》一文中对此作过论述，他认为：“所谓‘档案法律的可操作性’，是指档案法律具有通过一定的操作程序而不受守法者和执法者任意理解或任意说明的干扰，并确切地、公开地加以实施和促使法治目标得以实现的一系列特性。包括：档案法律的公开性、档案法律的确定性、档案法律的不矛盾性和档案法律的适中性等具体原则。”[1]其观点多是从立法原则来说的，与执法实践有一定的距离。
对于法律的“可操作性”，档案学以外的其他学科有以下的表述与界定：
成序认为：“法律的可操作性指的是一部法律制定出来，应该具备法律的可执行性，有法律执行的手段和后果。”[2]这种观点将法律的可操作性与法律的可执行性相等同，即可操作性就是可执行性。姑且称之为“操作论”。“操作论”一方面将在社会实践中能否得以执行，作为衡量法律法规是否具有“可操作性”的标准，另一方面也强调了法律法规“可操作性”的实践性，即任何法律法规的“可操作性”只能在执行实践中来检验，在执行实践中来判定。
徐忠麟、周辉认为：“法律的可操作性是指法律具有通过一定操作程序并确定、公开地加以实现的特性，主要包括法律的公开性、确定性、不矛盾性及适中性等方面。”[3]这种观点将法律的可操作性用其他一些具体的特性来表述，使其更加容易被理解、被认同。这些特性包括：程序性、公开性、确定性、不矛盾性及适中性，等等。姑且称之为“特性论”。这种观点更多是从立法原则与要求的角度来解读的，与执法实践存在一定的距离。
张恒山认为：“法律的可操作性是指法律能给司法机关提供能够实施强制违法行为的操作依据。”[4]姑且称之为“依据论”。这一观点明显是从司法角度来表述的，是对立法机构在立法时的要求。
由此，可以看到，有关法律法规的“可操作性”并不是一个不言自明、有公认含义的词组。至少有上述“操作论”、“特性论”、“依据论”等三种不同的表述与界定。那么，档案同行在2328篇文献中提及的“可操作性”到底是指什么呢？从现有的资料看，档案界里宫晓东的观点是唯一有关档案法律法规“可操作性”的论述，与徐忠麟、周辉的“特性论”十分相似，具有明显的立法研究的色彩，与档案执法实践存在一定的距离。从众多涉及档案法律法规可操作性文献中的表述看，“依据论”更能反映来自基层档案执法实践一线的诉求。
2“可操作性”与“不可操作性”
在档案法律法规“可操作性”的文献中，有许多关于《档案法》可操作性不强、可操作性差、可操作性弱的说法。如，1992年，王景高就指出：“在《档案法》及其《实施办法》颁布实施以后，各地各部门特别是基层档案部门普遍反映，我们的法律、法规‘不配套’、‘不具体’、‘操作性不强’。”[5]到1996年《档案法》修改前，1993年至1995年3年间，涉及《档案法》操作性的文献有179篇，提及“操作性不强”、“操作性差”的就有22篇，占12.29%。就在1996年《档案法》重新颁布实施当年，涉及《档案法》操作性的文献有112篇，认为《档案法》“操作性强”或具有“可操作性”的有74篇，占到了66.07%。提及《档案法》“操作性不强”、“操作性差”的有10篇，占8.93%。持“操作性不强”、“操作性差”观点的文章基本上都发表在《档案法》重新颁布前的上半年。有相当一些文章认为：“《档案法》及《实施办法》作为档案工作的法律法规，由于立法不完善，法律概念的内涵过窄、外延过宽，原则性强、操作性差。”建议：“在修改完善《档案法》时，一要加强可操作性，不但要有‘质’的规定，也要有‘量’的要求，以便于执法人员执行。”[6]那么，《档案法》到底是“可操作”，还是“不可操作”呢？什么又是不可操作的法律法规呢？档案界却没有进行过系统的研究与论述。档案界外是这样认为的：“法律的可操作性，即法律在操作上的可能性或可行性，泛指法律适用的可能性。一般的，如果存在能行的方法，将某法律条文适用于具体案件，则称该法律条文是可操作的。否则，是不可操作的。此处‘能行的方法’即‘能行的操作规则或方法’，泛指适用法律时，每一步都由法律事先给定的规则明确规定并且在有穷步内可以结束的方法。所谓每一步都由事先给定的规则明确规定，意指法律适用的做法即第一步如何做，并且，在某一步做完以后，下一步如何做都由事先给定的规则明确规定。能行的方法还要求能在有穷步内完成。操作时永无休止不能结束的方法不是能行的。”“法律条文的不可操作性，包括法律概念以及由法律条文建立的法律规范的不可操作性。如果不存在能行的方法，判定任一现象或行为是否为某法律概念所指称的对象或者是否具有法律概念所反映的那类现象或行为的特征，则称该法律概念是不可操作的。法律概念的不可操作性就是不可判定性。此处‘能行的方法’就是法律规定的能行的划界标准和判定方法。如果不存在能行的方法，将某法律规范适用于具体案件，则称该法律规范是不可操作的。不失一般性，法律概念和法律规范的不可操作性，统称为法律的不可操作性。”“我国法律中的不可操作性可以分为三类：法律的不完全性，法律的不协调性，法律的不明确性。”[7]张淑芳认为：“不可操作的行政法规范是指那些在立法上存有缺陷，诸如有前因无后果、有后果无前因、有质的规定而无量的规定、不能独行而无促行规则、设定条件过多无法满足条件、可选方案混乱致无法选择等的行政法规范。”[8]依据上述所讲，《档案法》的确存在着不可操作性或操作性不强、操作性差的问题。这些问题的存在，一方面，是由于立法技术不周全造成的，诸如：法律的不完全性、不协调性、不明确性等。另一方面，则是由于更为深层次的立法理念、法律理念、行政理念的影响，部门法律的规定性被立法主体所忽视，立法过程偏离了管理技术准则、或者技术准则设定不科学或应该设定而没有设定、技术规则设定不规范、技术管理准则设定不切实际所造成的。[9]限于篇幅，有关《档案法》中存在不可操作的对应条款，这里就不一一列举。
3《档案法》“可操作性”的异化
档案界将“操作性不强”、“操作性差”视为《档案法》得不到有效落实与执行的主要原因，亦成为修改档案法律法规的主要诉求与主要内容。“可操作性”成了许多人评判《档案法》立法效果的标准。《档案法》必须具有可操作性似乎成了一个模糊的、不证自立的命题，而《档案法》不具备可操作性，已经成了一些人手中的“棍子”，随时可以指责《档案法》，并已然成为很多人不执行或曲解《档案法》堂而皇之的“标签性”理由。在许多涉及《档案法》“操作性不强”、“操作性差”的文章中，作者往往不假思索地就用此来指责或批评《档案法》的不完善。如果从完善立法的角度看，这种认识或想法是有一定道理的。但是，把这一问题不假思索地用到档案行政管理与档案行政执法领域就“变味”了，就会产生与法制理念立法初衷完全不同的结果。“可操作性”的观念一旦超越立法范围，成为“棍子”或“标签性”理由以后就会出现功能的异化。面对档案行政管理者，特别是基层档案行政管理部门的工作者，要求《档案法》既简便，又易于操作的愿望，必须看到其合理的一面。但也必须认识到，任何一种要求或诉求，都存在一个“度”的问题，期望仅仅通过单一的、完善立法的途径，来解决《档案法》的可操作性问题是幼稚的，也是不现实的。
应当说“可操作性”的本意，应该是指档案行政执法者的操作，但多数涉及《档案法》“操作性”问题的文献作者，都把问题的解决寄希望于完善立法或对《档案法》进行修改。然而，《档案法》的可操作性问题，不是一个直观通透的对立法单方面提出的要求，《档案法》是否具备可操作性不仅涉及立法的质量，还涉及理解者和应用者的能力，还涉及《档案法》本身与社会的关系。《档案法》是有粗疏一些的问题，但这可以通过解释来解决问题。以《档案法》“可操作性”作为尺度评判的立法文本，都是以完善立法文本作为目标，这实际上是试图用立法解决档案执法的“操作性”问题，把这种思路绝对化就可能导致档案执法者的懈怠。也就是当面临所谓“疑难问题”的时候，或者面临不愿解决的问题的时候，不是根据现有的档案法律解决问题，而是试图通过完善立法来解决问题。档案执法者的任务就是根据《档案法》解决问题，至于《档案法》是否完善、是否具有可操作性，那只是在修改时才需要考虑的问题。
4解决《档案法》的“可操作性”在于要操作
虽然，《档案法》中存在着不可操作性的问题，但是，面对现实仅仅消极地抱怨于事无补，更不应以此为借口而不予操作。现实中，恰恰严重地存在着以《档案法》不具可操作性不予操作的现象。因而，作为档案行政管理部门应在档案执法实践中通过操作来解决可操作性的问题，从理解、解释《档案法》开始，到运用操作《档案法》，这才是解决《档案法》的“可操作性”的必经之道。
4.1《档案法》的关键在于操作。《档案法》不完善、操作性不强已经是事实，如果不去执行操作，势必使《档案法》束之高阁，成为名义性或标语性的档案法律。这既不利于依法治档与档案依法行政，也不利于档案事业的发展。不论现行的《档案法》是否具有可操作性，都要付诸实施，只有操作《档案法》，才能使《档案法》落到实处，才能在档案执法实践操作中学会操作。
4.2操作《档案法》要明确范围。根据《档案法》第二条和第六条的规定，档案行政管理部门管理的范围就是那些产生和保管“对国家和社会有保存价值的”档案的国家机构、社会组织以及个人与“对国家和社会有保存价值的”档案相关的档案事务。对于“对国家和社会有保存价值的”档案，属于国家所有的档案范围，由国家档案局或与有关专业部门制定的具有规章性质的办法与标准认定。如8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《关于人民法院诉讼档案保管期限规定》等。对于非国家所有的档案则由各省确定具体范围，如《江苏省非国家所有档案管理办法》等。明确档案行政管理部门管理范围是操作《档案法》的基础，对于管理范围之内的必须做到管好用好保证安全，不能推三阻四不作为。
4.3操作《档案法》要明确程序。《档案法》是行政法，执法操作要遵循一般行政执法程序，这既是依法行政的要求，也是便于执法操作的手段。由于档案行政行为对象的特定性、内容的具体性和行为方式的多样性，决定了其程序的多样性和差异性，操作《档案法》就有档案行政检查程序、档案行政许可程序、档案行政处罚程序、档案行政强制执行程序，等等。比如，档案行政检查程序一般是：告知——亮证——询问——检查——笔录——处置等。
4.4操作《档案法》要明确责任。《档案法》虽是部门行政法，但是，《档案法》的执法者却不只是档案行政管理部门一家。一些说《档案法》操作性差的，其实，是没有明白《档案法》规定的档案行政管理部门的执法责任，而是想独有处置权。对于各执法者及其责任在《档案法》第二十四条作了明确规定，执法者主要分为三部分，一是档案行政管理部门；二是有关主管部门，包括组织部门、监察部门、当事人的主管部门的上级主管部门和当事人的主管部门；三是司法部门。对于属于档案行政管理部门的执法责任范围内的要坚决履行自己的责任，查处档案违法现象；对于需要移送司法部门、组织部门、监察部门、当事人的主管部门的上级主管部门的档案违法案件，档案行政管理部门要积极移送、协调和配合；对于属于当事人的主管部门处理的档案违法案件，档案行政管理部门要积极监督与督促。
4.5积极探索“操作性不强”的补救方法。对于《档案法》中操作性不强的部分，要通过档案行政执法实践探索有效方法予以补救。一是通过解释制度实现操作。如档案立法名词术语专业性强，怕引起档案行政执法主体或相对方的不理解或误解而作进一步的解释。二是通过档案行政行为介入予以操作。行政行为介入是指行政主体在作出行政行为时，其他的社会参与主体如机关、团体、社会组织、公民个人等也加入到行政主体的行为过程中来并对行政主体在作出行政行为时的意志进行约束从而达到行政行为目的的一种行为状态。也就是《档案法》在实施过程中也让相对方来介入，使其中的不确定因素在行政主体和相对方共同认知和理解基础上得到了确定。三是通过提高行政法认识予以操作。所谓行政法认识，是指行政主体对行政法律规范的原则精神的领会，它直接影响行政执法的质量。《档案法》的内涵会因不同境况而发生改变，尽管其字面没有发生变化，只有在将《档案法》适用于具体的事实时才能认识到《档案法》的真谛。操作性不强的《档案法》本身的不确定性决定了它通过提高行政主体认识予以操作也是一条较好的途径。档案行政管理部门在认识操作性不强的《档案法》时，要以法理知识基础来认识，以行政主体的独立意志来认识，以遵照立法者意图来认识。
注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《转变档案行政管理职能研究》的阶段性成果，项目批准号为：2012-R-05。
参考文献：
[1]宫晓东.对档案法律可操作性原则的认识[J].北京档案，2001（9）：22～23.
[2]成序.从政策定位到法律规制的理性复归——《违法行为矫治法》的立法理念与取向[J].政法论坛，2006（3）：168～174.
[3]徐忠麟，周辉.法治的文明属性探讨[J].江西理工大学学报，2009（4）：53～56.
[4]张恒山.论义务的价值[J].政治与法律，1991（4）：45～47.
[5]王景高.在《档案法》的旗帜下开拓前进[J].山西档案，1992（5）：5～8.
[6]王丽华.浅谈“依法治档”的难点及对策[J].秘书之友，1996（4）：39～40
[7]王洪.论法律中的不可操作性[J].比较法研究，1994（1）：13～23.
【关键词】人事档案；管理工作；探讨
Discussionpersonnelrecordsmanagementproblemsandsolutions
HaoJie
（HandanCityZhangfuheirrigationwatermanagementofficeHandanHebei056001）
【Abstract】Theauthorcombinedwithpracticalworkexperience，analysisofthecurrentproblemsinthemanagementofpersonnelfiles，introducedPersonnelFileManagementmethods，foryourreferencereference.
【Keywords】Personnelfiles；Management；Discussion
在新形势下，人事档案管理只有坚持与时俱进，在人、物、制度等各个方面不断完善，寻求创新和进步，才能更好地发挥档案工作服务职工，服务工作的作用，才能更好地实现人事档案管理的学以致用、物以致用，真正实现人事档案的价值。
1.当前人事档案管理存在的问题
1.1人事档案管理得不到必要的重视。
1.1.1档案主人个人不重视。市场经济浪潮中，很多人“漂”到大城市就业，而且绝大多数人群就职在各种类型的企业、公司。公司中调整档案工资、进行职称评审、提供合同鉴证、办理社会保险和出国政审等人事项目并不需要档案材料，因此也不重视档案。
1.1.2部分用人单位不重视。企业必须在市场上寻找最优秀的人才，以应对激烈的竞争。但现有的人事档案，在很大程度上已经不能够帮助他们正确判断某个人的真实才能和客观背景，有些档案因为各种原因造成信息失真，甚至提供了与实际情况截然相反的结论，人事档案在有些用人单位的作用呈现出尴尬的局面，亟待改进。
1.1.3部分人事档案管理人员重视程度不够。部分专门管理人事档案人员存在工作慵懒散漫的工作态度，形成的人事档案材料不能及时入档，例如每年的工资材料，干部任免或调动材料、各类鉴定材料、出国政审签证材料等材料形成后，有些管理人员把材料堆放在一起归为散材料，甚至随手一放，时间久了，不免造成档案遗失。此外档案在不同单位之间转递的时候，很多环节操作不严，有些工作人员拿到档案时没有查看前一段时期的档案是否完整就填写档案转递单，甚至不填。再加上多数人事档案都是隔一段时间集中整理，等集中整理时才发现材料缺失，这时就不好界定材料遗失的时间和责任。再补材料不但要开具各种证明，费时费力，还可能造成材料信息失真。
1.2人事档案管理标准化、规范化有待完善。
1.2.1内容失真。以往个人填写材料比较随意，如出生年月公历、农历填写随意，且没有说明，参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，前后几件材料填写的往往不一致。人事档案部门并不能每次都进行严格的审核把关，及时发现问题，解决问题，导致任其一错再错。
1.2.2材料不全。由于缺乏对人事档案认识的指导，有些个人并不能辨别哪些材料需要入档，哪些不需要。一些继续教育的学历、参加职称评审的材料，个人拿到后就自己保管，而不是交由人事部门入档。有些分管人事档案工作的人员疏忽懒散，没有及时收集相关材料归档，或收集后予以堆放，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。
1.2.3人事档案多头管理，形式多样。人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位都可能是人事档案的管理部门，随着人才流动，包括学生毕业、就业、考录国家机关事业单位或者进入企业公司，“档随人走”，档案管理的要求难免产生一定程度的矛盾冲突。
2.做好人事档案管理工作，从人、物、制度三方面入手
进一步做好人事档案管理工作，需要各方加强对人事档案和人事档案管理的重视，尽快形成统一的切实可行的规范和标准。笔者认为可以重点从以下几个要素出发：
2.1人的因素。
2.1.1提高人事档案管理人员的综合素质。
（1）人事档案关系职工个人方方面面的利益，可以说人事档案管理的责任重大。这就要求人事档案管理人员具备良好的职业道德、信息道德和保密意识，在档案信息的管理、转递和查阅等活动中，严格遵循信息制度规范。
（2）随着科学技术的进步和信息化、网络化的发展，知识和技术在社会发展中扮演的角色越来越重要。对于人事档案管理人员来说，不坚持与时俱进及时更新知识、提高技能，就会跟不上时代的步伐，更满足不了档案管理工作的要求。作为一名人事档案管理人员，首先必须正确和深入的研习各级组织在新时期的人事档案工作精神，充分认识这项工作的重要意义。及时学习掌握和更新档案专业知识，了解人事档案信息的收集、归档到查阅利用的全套理论与方法，并能将这些档案学理论与计算机网络与通讯技术、声像技术、多媒体技术、数据库技术、数据存取技术、人工智能技术等现代信息技术相结合。
2.1.2考虑部分人事档案信息向个人开放。出于安全的需要以及方便组织管理的目的，传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定，但这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，因为信息垄断而使“组织意见”主观随意性增强。如果部分信息向个人开放，及时发现和更正不符信息，能更好地确保人事档案真实性。
2.2物的因素。
就是指优化档案管理设备，实现人事档案管理数字化、信息化，也可以称作硬件建设。这是信息社会对人事档案工作的要求，也是人事档案工作发展的必然方向。传统档案的整理工作采用人工操作，工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大，而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。人工立卷因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。实现人事档案计算机辅助管理势在必行，各级相关部门也越来越重视硬件建设，重视人事档案管理的数字化和信息化建设，适当增加投入，优化计算机网络与通讯设备、声像设备、多媒体设备、人工智能设备等。
2.3制度的因素。
完善人事档案管理制度，人员是基础，制度是保障。可以说，加强制度建设，建立良性运行机制是开展档案工作的关键和保证。随着社会主义经济体制改革的深入和国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，传统人事档案制度已远不能适应现代人力资源开发的需要。这就需要建立和完善一系列人事档案管理制度，从档案收集、归档、保管和利用等方面多措并举，明确收集的范围和要求，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效鉴别，及时去伪存真、查漏补缺，并且采取切实有效的措施，杜绝整理和保管档案过程中人为因素对档案的破坏，明确人事档案利用的方式和方法，保障人事档案的安全性和真实性。同时，各相关单位、部门要建立并执行标准统一的档案制度，从档案形成的前身抓起，从公文制发开始抓起，严格公文用纸质量、幅面尺寸规格、排版形式的统一、规范、标准，严格检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限等。
3.结束语
在社会主义政治经济体制改革深入推进的新形势下，传统人事档案管理已经与新形势需要不相适应，亟待从人、物和制度等多方面进行改进，从而更好地服务社会，真正体现人事档案的价值。
参考文献
[1]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障，2011，（02）.
[2]吕春影.人档案管理中存在的问题及完善措施[J].蹼阳职业技学学报，2010，（11）.
[3]潘姝.人事档案管理现状及对策[J].丽水学院学报，2009，（06）.
[4]羊建国.对当前人事档案工作的几点思考[J].湖南社会科学，2009，（04）.
一、村级档案管理工作存在的主要问题及原因
（一）档案意识淡薄。
意识是行动的先导，提高村民的档案意识，扫除思想障碍，是强化村级档案管理工作的关键。村民的档案意识尤其是村干部的档案意识薄弱是一个普遍性的问题，也是阻碍村级档案管理工作的思想根源。
1、与己无关。通过调查了解到，知道《档案法》等相关法律法规内容的村民仅占少数，多数村民认为档案是为村干部和部分村民服务的，管理是村干部的事。村民主动利用档案发展经济、维护自身权益的意识就更差了，遇到问题时想不到利用档案解决问题。村级档案利用率不高，与村民缺乏档案意识有直接关系。
2、档案无用。多数村干部不仅没有把档案工作摆在应有的位置，而且没有充分认识到档案工作的重要作用，觉得“档案袋里不出粮食”，不建立档案照样“一年又一年”。
（二）不注意形成档案，为日后的提供利用留下了隐患。
由于缺乏档案意识，村民在生产活动和村务活动中不注意形成档案。一方面认为，简单的生产活动和村务活动无法形成或没有必要形成档案；另一方面，村干部工作制度不规范，在解决矛盾和处理问题过程中，存在着说了算，定了干，事情办完无档案的现象，美其名曰：“干部就是活档案”。由于没有形成档案，日后必然是无档可查，由此造成了重复劳动或无效劳动，甚至造成更严重的后果，从而阻碍农村生产力的发展，影响社会的进步和劳动力素质的提高。我区白沙镇某村在解决某次林权纠纷时，经调解协商，当事双方达成了解决协议，但由于当时未形成材料，村两委会换届后，其中当事一方又将此问题翻出来要求解决，给镇、村两级组织的工作造成了相当被动。究其原因，与村干部尤其是村主要干部文化水平低有直接关系，他们干工作全凭脑子记和多年的实践经验，开会没记录，解决问题无记载，当时根本就没有形成档案，现在必然是无档可查，强化档案管理也就成了一句空话。
（三）档案缺乏系统整理。
一部分村历年形成的档案没有进行系统整理，有的甚至零乱、分散地保管在历任村干部家里，谁经手，谁保管，一人一只箱，一年一包帐，档案管理基础工作非常薄弱。
（四）不注意保管档案。
由于缺乏档案意识，不知道什么是有价值的档案，使一些本来很有保管利用价值的档案随意销毁或丢失。有些村没有档案室，也没有档案专用装具，在工作活动中形成的文件材料用报纸包，或用纸箱、蛇皮袋装，或随意处理，缺乏安全保管档案的意识。
（五）档案利用工作薄弱。
1、室藏档案与农民利用档案的需求不相适应。
室藏档案满足不了农民利用档案的需求，是阻碍村级档案管理工作开展的又一个突出问题。具体表现是：室藏档案门类不全，结构不合理。从档案的门类上看，室藏全部档案中，会计档案、文书档案占了绝大多数，农业科技、民主管理等方面的档案仅占极少部分。从现有档案的时间上看，九十年代以来的档案占80%以上，年代久远又有很高价值的档案几乎是凤毛麟角。从现有档案内容上看，文书档案绝大部分是上级文件，各种承包合同和会议记录占一部分内容，反映农民生产活动的农业科技档案只有很少的一部分。从调查情况看，村民利用档案时，没有找到所需内容或找到但内容不全的占75%。分析上述问题的原因，主要是村级档案管理工作起步晚，建档时间短。另外，执法检查不到位也是一个重要原因。
2、遇到问题不知道利用档案来解决或无意识地利用档案是村级档案管理工作中存在的普遍问题。
由于缺乏档案意识，不知道利用档案解决生产和生活中的实际问题，使一些本来可以利用档案走捷径解决的问题却事倍功半。有的虽然利用档案解决了问题，但由于不是有意识的活动和自觉的行动，这种利用仍然属于盲目的利用，日后工作不可避免的还会出现这样或那样的问题。如我区白沙镇某村一户农民承包了一口鱼塘，未到承包期限村里就要收回另行发包，该户农民虽然着急万分，却是一筹莫展，后经人提醒向镇里反映，才由镇里派干部查到村里的有关记录后，此问题才得到圆满解决。
3、利用档案的方式方法单一，是制约村级档案利用工作开展的客观因素。
目前，我区村级档案室只有案卷目录一种检索工具,对及时提供利用档案带来诸多不便。调查表明：主动提供利用档案的村仅占8%。存在问题的原因,主要是档案局和镇街两级档案部门宏观管理和微观的监督指导不够有力。
（六）人员素质低，虽有人管但不懂得如何管。
（七）档案移交工作混乱，无人监交，也没有办理交接手续。
二、解决村级档案管理工作存在问题的对策
通过开展调查研究和采取有力措施,要在提高村级档案管理工作的认识上有所突破;在解决村级档案管理工作的措施上得到加强;在服务新农村建设的方式方法上有所创新。
（一）提高认识，加强领导，切实把村级档案管理工作纳入议事日程。
为了把党中央国务院关于建设社会主义新农村的各项政策落到实处，各镇街要进一步增强责任感和使命感，充分认识强化村级档案管理工作的意义，切实加强领导，把村级档案管理工作纳入议事日程，纳入了各自建设社会主义新农村工作的统一部署中，确保档案工作与其他工作同步开展，并逐步解决档案工作所涉及的人员、经费、库房、装具等问题，从人力、物力、财力上对档案工作给予支持和保证，使村级档案管理工作逐年有所进步，逐年有所提高。
（二）抓好典型，整体推进，为强化村级档案管理工作打下坚实基础。
在开展村级档案工作时，要坚持因地制宜，不求大、不求全，只重实效，立足于贴近百姓，服务大众，根据各地实际情况，制定工作方案，明确工作方向和重点。区档案局采取了“树立典型、以点带面、整体推进”的工作思路，通过抓好珞璜
镇郭坝村、支坪街道花圃村、先锋镇锈庄村3个典型示范村引路，为强化我区村级档案管理工作打下了坚实基础。
（三）完善制度，规范标准，为强化村级档案管理提供制度保障。
随着村级档案工作的逐渐开展，需要逐步建立健全各项规章制度，制定一批符合村级档案工作实际的业务建设规范，规定村级档案管理的原则要求，明确村级档案管理人员的岗位职责，建立健全文件材料归档制度、档案保管制度、档案利用制度等村级档案管理制度，统一档案分类、保管期限、收集范围、安全设施、档案装具、检索工具、利用登记等业务标准，对村级档案实行科学、适用、简便、灵活的整理办法，做到制度简明实用，标准统一明确，确保归档及时、整理规范、保管安全，为强化村级档案管理提供制度保障。
（四）加强队伍建设，提高业务素质，为强化村级档案管理工作提供人力保障。
村级档案工作能否搞好，档案人员的素质至关重要，必须要有一支档案队伍作保证，并加强这支队伍的培训工作。一方面对他们进行职业道德教育，树立爱岗敬业的思想，强化服务意识，提高他们的政治素质；另一方面，对他们进行专业知识教育，提高他们做好档案工作的业务水平，为深入开发档案信息资源服务。
在方法上，按照“以干代训，以训代促，边干边学”的工作思路，针对村级档案管理人员中兼职多，档案业务差，日常事务忙，文化素质低的情况，运用多种途径进行档案法律法规和档案业务知识培训，通过培养示范村骨干、以会代训、现场指导、专题讲座、分片轮训等措施，进一步提高村级档案管理工作的整体水平。
（五）充分开发利用档案信息资源，为新农村建设提供有效服务。
村级档案工作的开展不仅丰富了农村信息资源，而且为农村经济建设、文化建设、基层组织和基层政权建设、维护社会稳定和广大群众的根本利益提供了卓实有效的服务。
1.努力将村级档案室建成农民致富的信息中心和农民接受教育的基地。首先，要求有条件的村改善档案室的外部环境，方便农民查阅利用档案。利用党、团员活动室举办展览，进行村史教育、革命传统教育、现代科技知识教育等等。还可以将图书室与档案室合并，形成档案、资料、图书为一体的信息中心。其次，应将丰富室藏作为档案员的重要职责之一，采取多种方式，及时收集广大农民在生产生活中积累的各种门类和载体的档案。只有室藏内容丰富，对农民才有吸引力，才能真正发挥信息中心和教育基地的作用。
2.丰富室藏，建立农民需求档案。村级档案管理工作要关注推进社会主义新农村建设进程中的热点、难点和焦点问题，重点收集反映农村“生产发展、生活宽裕、乡风文明、村容整洁、管理民主”的文件材料，确保档案的齐全完整；要搞好档案信息资源的开发利用工作，必须解决目前存在的室藏结构不合理、门类不齐全的问题，解决这一问题的最好办法，就是大力丰富室藏，建立农民需求档案。近年来，我区在开展档案工作服务创新活动中，涌现出了一批建立农民需求档案，为农民致富服务的典型；根据我区实际，我们要大力推广珞璜镇郭坝村、支坪街道花圃村、先锋镇锈庄村3个示范村的经验，推动我区村级档案资源开发利用工作的开展。总之，通过推广典型经验，使室藏档案更加丰富，门类更加合理，农民需要的特色档案更加齐全，使村级档案资源的开发利用工作更加深入，使档案更好地为建设社会主义新农村服务。
3.档案室要利用政务公开栏等多种形式公布致富信息和有关农民致富的方针、政策等。档案室要变被动服务为主动服务，应充分发挥广播、板报、政务公开栏等宣传工具，定期或不定期的向广大农民公布致富信息、科技知识以及政府或涉农部门有关致富的方针政策，鼓励农民科学种田和尽快致富，充分发挥室藏档案、资料的作用。
4.编制检索工具，开展目录交流。为了使广大干部和村民了解室藏和准确及时地提供利用，除编制案卷目录外，有条件的村，还应编制多种内容的专题目录，如：村务公开档案专题目录，村代会专题目录，土地、果树、山场等承包合同专题目录等等。另外，还可以在村与村之间开展目录交流，以便使广大村民更多地了解致富信息和掌握更多的科技知识，从而拓宽村民致富的思路和途径。
5.印发档案复制件。有条件的村，可以将政府和涉农部门有关致富的方针、政策、以及各方面的信息、科技知识等，印成复制件，发给广大村民，使农民在床头上就能学习、研究致富的方法和途径。
6.鼓励有条件的村编写《村史》、《大事记》、《基础数字汇编》等编研材料。通过编写村史等编研材料，一方面可以开发现有室藏档案，另一方面通过调查研究，可以收集到许多室藏没有的珍贵档案，这些编研成果还可以留给后人查考利用。
7.对经济条件好的村提出现代化管理、利用的要求。档案管理、利用工作的现代化要与本村办公现代化同步发展。如我区郭坝、绣庄等村就开始运用计算机进行档案管理。
（六）加强对村级档案管理工作的检查督导，促进村级档案工作有效开展。
首先，档案局、涉农主管部门、各镇街要加强联系、密切配合，加强对村级档案管理工作的检查督导，一级抓一级，一级促一级，形成齐抓共管、协调联动的局面，促进村级档案工作有效开展。
关键词：新常态；互联网+；档案管理；创新
1“新常态”发展中的档案管理
“新常态”是经济学领域的热门词汇，在经济社会发展过程中逐步形成的有别于以往的一种新的状态，在经济和社会发展形成新的趋势性、不可逆的发展状态。在档案管理工作中，要形成适应和符合当前经济社会发展的新趋势，为经济和社会发展服务好。从档案管理的本身看，档案管理中“新常态”包括以下几个方面：一是引进新思想、新概念。档案管理有着相对固定的理论与实践体系，在管理和服务过程中有着相对成熟的技术与标准，但是在新的经济社会发展形态下，要大胆引入新的思想、新的概念，将相关学科与档案管理工作相融合，使信息资源管理、系统论、控制论、情报学以及新的信息技术运用到档案管理工作中，形成新的档案管理体系与系统。二是创新档案管理与服务的技术。对于档案管理在理论研究与实践过程中，依旧按照传统的档案管理技术与标准，在新形势下难以更好的为政府、企业和个人提供所需的服务，因此在档案管理工作中既要按照传统的管理方法、管理技术实现档案管理的科学化、规范化，同时要在提高档案管理质量、提升档案使用效率方面进行创新研究，使档案管理工作能够服务当前经济和社会发展的需求，为经济社会建设提供服务。
2“互联网+档案”的档案信息资源开发利用
互联网+档案是一个全新的命题，围绕这一命题有诸多问题需要进行研究，从互联网+的本质上看，应从互联网的基本属性也就是信息资源开发利用进行互联网+档案的研究，就互联网+档案中的信息资源开发与利用的意义看有以下几个方面：
一是充分开发利用档案信息资源在政治方面的意义。我国档案管理与服务的对象组成主要是政府、企业、公众（个人）三类群体，作为档案主要拥有者的政府部门，具有推进档案信息资源管理、整合及利用信息资源的历史责任。政府职能从单纯的管理型向管理服务型的转变，是党和国家在新的历史条件下贯彻落实经济发展“新常态”的充分体现。政府带头创造和使用档案信息资源，引导企业、公众使用档案信息资源，不仅是执政能力的体现，也是“新常态”发展中推进社会进步的具体表现。
提高执政能力的表现之一是政策对社会发展预期的引导能力，超前预测的支持和科学判断的基础是档案信息资源的充分利用。运用档案信息资源的比较、分析研究，在区域功能结构调整、经济结构调整，以及生产结构的改变、生活方式的转变等等方面，在掌握可靠的资料和运用科学的方法进行先期模拟、推理，对掌握事物发展、变化的全局具有深远的意义。
二是充分开发利用档案信息资源在经济方面的意义。我国经济运行模式已经从政策推动转为政策和市场共同推动，并逐渐向市场推动为主体过渡。国家调控市场，通过市场引导企业发展的宏观控制就要求有大量的详实的档案信息资源作为制定政策过程中的可靠依。另一方面社会全口径的档案信息资源有效积累程度，也是一个国家或地区社会先进程度的标志。档案信息资源作为继物质资源、能源资源后的人类发展的重要资源。档案信息资源是重要的社会资源，互联网与信息技术及其附加在它们上的各种应用是手段和目的。失去了根本也就失去了长久发展的根基。目前，我国经济发展面临越来越严重的资源、能源和环境压力，迫切要求全面转入科学发展的新阶段。面对新形势新要求，必须深化信息技术应用，树立增长靠效率，效率靠档案信息资源的意识，将档案信息资源战略融入决策、战略之中，大幅提高档案信息资源对经济发展的贡献率。
三是充分开发利用档案信息资源在社会发展方面的意义。档案信息资源开发过程中，缺少统一的规划，条块分割所带来的是诸多的档案信息孤岛，互联网+本身的信息资源处于多重分割、互不相通的离散状态，长期发展下去根本就起不到“带动作用”。这些情况的存在严重影响对档案信息资源的利用，若不及时解决，问题堆积将越来越严重延时解决将带来更大的人力、物力、资金的投入。档案信息资源的有效积累和利用对社会进步所起到的作用是其他资源所难以替代的，在发达国家和地区已经证明了这一点，同时档案信息资源的可以重复利用的特性是其他资源所不能比拟的。对它的深入挖掘能产生新的知识、新的资源这一特性在社会各个领域应用所产生的结果远比“倍增”效果大，对改变人的生产、生活方式具有深层次意义。
四是充分开发利用档案信息资源在实际应用方面的意义。现阶段我国要解决的矛盾：经济增长与财政收支差距；经济增长与社会矛盾的缓解同步；经济增长与经济效益的提高同步。解决这些矛盾，运用解决复杂系统的理论和方法比“头痛医头、脚痛医脚”的临时性解决问题的方法更具合理性。复杂系统的连动效应，是多维参数共同作用的结果。单参数的变化、多参数的变化对系统的运行结果都有影响，而多系统的交叉影响更具有复杂性，这些问题的解决和应用到社会实际中，所需的智力支持是一方面，更主要的是要有大量的、翔实的、可快速有效利用的历史档案信息资源作为基础。产生相对合理的复杂系统解决方案，应用到各个领域中，又在实际应用中产生新的简捷方案和方法，是推进社会进步的良性循环。促进步入良性循环才是开发、应用档案信息资源的根本目的。完备的法制建设和加强网络建设，是确保档案信息资源共建共享的顺利实施的重要保证。档案信息资源的共建共享是一个需要多行业参与和协作的系统工作，为了协调不同行业之间的利益和职责，需要制定相应的政策法规，规范各方面的行为，以确保各方的利益不受侵害保各方的利益不受侵害。