【关键词】病案质量；PDCA循环管理；基层医院
TheApplicationEffectofPDCAinMedicalRecordQualityManagement/ZHONGQi-yu，ZHANGXiao-ping，HUANGJie-ping.//MedicalInnovationofChina，2015，12（15）：135-138
【Abstract】Objective：Toprobeintotheapplicationeffectofbasic-levelhospitalsaccreditationstandardsinmedicalrecordqualitymanagement.Method：ThehospitalmedicalrecordqualityofterminalhighrepairratesituationfromJanuary2012toMarch2012wasanalysed，thenfoundreasonsofthisphenomenonandcarriedoutPDCAcyclemanagementfromApril2012toDecember2013.Thehospitalmedicalrecordqualityevaluationscores，screeningrepairrateandclassAmedicalrecordratewerecompared.Result：Thehospitalmedicalrecordqualityevaluationscores，screeningrepairrateandclassAmedicalrecordrateafterthePDCAcyclemanagementwerebetterthanthatbeforethePDCAcyclemanagement.Thedifferencewasstatisticallysignificant（P
【Keywords】Medicalrecordquality；PDCAcyclemanagement；Basic-levelhospital
First-author’saddress：TheSouthDistrictHospitalofZhongshanCity，Zhongshan528455，China
doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2015.15.046
基层医院中，由于临床科室片面追求经济效益，医师存在不同程度的重技术轻书写，病案质量管理控制不严格，责任落实不到位，各级质控存在流于形式，把病案质控的重心放在终末上，而病案的终末质控对发现的问题处理办法就是返回科室修改，此种修改只能对病案进行合法合规的修改，如对不可修改的病历缺陷进行修补将失去病案的真实性和法律性[1]。当今法律法规要求日趋严格、规范，社会媒体舆论的影响和患方强烈的维权意识，使得加强病案质量管理对医院管理者来说已是刻不容缓。因此，本研究针对病案终末质控中存在高返修的问题进行分析和思考，结合基层医院实际情况，运用PDCA管理模式，对病案质量进行全程监控，最终形成科学的病案质控体系，有效地提高医院的病案质量，防范医疗纠纷。
1资料与方法
1.1一般资料对PDCA循环管理前（2012年1-3月）的病案终末质量现状进行分析，从2012年4月-2013年12月开始采用PDCA循环法，通过计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、总结处理（Action）4个阶段对病案质量进行规范化管理[2-4]。
1.2观察指标每季为一个PDCA循环周期，评价PDCA循环管理前后住院病案质量评价表得分、甲级病案率和筛查返修率。以《广东省病历书写与管理规范》的评分标准作为病案分级标准：≥90分为甲级，75～89.9分为乙级，
1.3统计学处理采用EXCEL收集和汇总数据，SPSS19.0统计软件包进行数据处理，计量资料以（x±s）表示，比较采用t检验，采用字2检验分析计数资料，P
2结果
检查2012年4月-2013年12月出院病案8568份（住院时间不足24h不参加评分），与PDCA循环管理前的2012年1季度的1011份出院病案质量进行比较，住院病案质量评价得分、甲级病案率均有明显提升，筛查返修率显著下降，差异均有统计学意义（P
3讨论
病案质量反映医师的综合素质和医院的医疗、科研、教学服务质量和管理水平，同时它作为处理医疗纠纷和医疗事故鉴定、保险赔付主要采信的证据，具有极其重要的作用[5]。病案质控工作是医疗质量管理工作的重要内容，也是病案科的一项重要工作，但目前许多基层医院存在病案终末质控时间滞后，缺乏管理主动性等问题[6]。一旦发生纠纷病案被当场封存，病案中的种种缺陷就成了鉴定的依据，加剧了医患矛盾的对立。
本研究通过引入PDCA管理循环法，强调全员参与、持续改进、预防为主、过程控制的原则，使病案质量管理工作由被动变主动，从“事后处理”转变为“事前把关”[7]。通过不断循环、继续改进，使病案质量获得阶梯式的不断上升趋势，保障病案质量持续改进，从而既保证患者的合法权利，也保护医务人员的自身权利，从而最大限度的防范医疗纠纷[8-9]。
PDCA循环又称戴明环，此管理模式由计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）和处理（Action）4部分组成，目前，此方法逐渐被广泛应用于医院管理工作中[10-12]。主要从以下几个方面着手[13-15]。
3.1计划
3.1.1现状调查对2012年1季度终末病案缺陷存在问题汇总如下：（1）病案首页填写不完整、不准确。如住院次数、性别、年龄、出生日期、身份证号、婚姻状况等基本情况与患者真实情况不符；前后两次住院血型不一致；诊断漏填；诊断名称、手术名称、损伤与中毒外因书写不规范；抢救与成功次数错填；三级医师签字缺项；入院和出院日期、时间与前后不一致等。（2）入院记录病史描述不确切，复制病历；首程和入院记录体格检查描述不一致；次要诊断无依据；病程记录不能反映病情变化；医护记录不一致（如输血始止时间、生命体征等）；申请会诊记录缺主治或上级医师签字；手术安全核对单缺手术医师签字；未按规定时间内书写病历，以致病程记录不完整。（3）内容缺失：缺转科记录、医嘱单、体温单、麻醉师术前术后访视记录、缺输血前后记录、重大手术缺术前讨论记录、缺重要检查报告单等。（4）知情同意书缺诊断名称或拟实施手术名称，签字时间打印错误；输血前9项指标值缺记录。（5）辅助检查单张贴不规范；病案号出现一人多号或两人一号；打印不清楚；误打印前次住院病案等。
3.1.2原因分析运用鱼骨图进行原因分析，见图3。（1）病历书写不及时：随着人们健康意识增强和保险制度落实，住院患者量逐渐增多，先进的医疗技术大大缩短了平均住院日，使得原来人员配备不足的基层医院的医师超负荷工作，工作压力大，时间、体力和精力不足，以致病历书写不及时，拖延时间过长变成书写“回忆录”，病历就会失去其真实性、客观性、及时性和完整性。（2）科内一级质控不到位：上级医师没有完全发挥对下级医师的指导和监管作用，科主任业务行政工作较多，督促检查乏力，无暇顾及病历质量，在病案出科时只是形式上签字了事。（3）法律意识淡薄：临床医师往往重临床轻病案，导致病历书写粗疏漏项，医护记录不一致，医疗安全意识、责任意识、法律意识不强，忽略病历作为书证的作用，一旦发生医疗纠纷甚至封存病历，在举证倒置中医院将会陷入被动的尴尬境地。（4）培训不到位：医院长期以来侧重于“三基”培训，忽略普法教育和专题案例分析，对新进人员未进行有效岗前培训，临床医师和科内质控员未进行过系统规范化培训，不能很好地掌握病历书写规范，对评分标准不熟悉。（5）奖惩制度执行不力：由于怕得罪人，只对质控中发现的问题做记录，没有真正经济上的扣罚，往往只是雷声大雨点小，使处罚成为一纸空谈。而对于书写质量较好的科室和个人没有任何奖励机制，无法调动科室质控员和管床医师的积极性。（6）病案室工作流程有待优化：在基层医院中，人员配置不足，病案人员负责病案的回收、首页录入、终末质控、复印、提供、装订、上架，而且临床科室对病案的质控全依赖于终末质控，由于终末质控滞后，对发现问题未能及时与相关人员沟通，甚至有些病案已经复印，终末质控能提高入库病案质量，但医务人员对返修不积极，返修超过7d者达11.2%，返修次数超过3次者达6.8%。由此说明终末质控不能有利于提高医务人员的自我质量管理责任意识。
3.2执行
3.2.1规章制度无规矩不成方圆，规章制度是最具权威的约束力。根据《执业医师法》、《医疗机构病历管理规定》、《广东省病历书写与管理规范》、《中华人民共和国侵权责任法》、《医疗事故处理条例》等法律法规要求，细化各项规章制度，制定适合本院的《病历书写与管理制度》、《13项核心制度》、《电子病历管理规范》等。
3.2.2三级质控领导的重视是坚强的后盾，健全三级质控网络，成立由业务副院长为主任，医务科科长兼副主任，护理部、各临床科室主任和病案人员为委员的病案管理委员会。一级质控由科主任选派1名中级职称以上的医师担任科内质控员，负责指导下级医师的病案书写。对出科病案先由管床医师自查，再由科内质控员进行内涵质量、完整性和格式检查，最后由科主任把关。护理方面由责任组长每天质控各班护理记录，护士长做最终审核。二级质控由医务科负责，主要承担病历的环节质量监控。医务科质控人员不定期在网络监控查看运行病历。每月定期进行由业务副院长主持的大查房，医务科组织门诊部、护理部、院感部、药事管理专职人员、信息系统维护人员共同到科室审查，听取科室相关情况汇报，对存在问题作书面整改意见，限期整改。三级终末质量控制由病案室质控人员负责。明确各级人员职责和分工，有效优化病案质量管理，避免出现管理上的断层。
3.2.3加强培训加强培训是重要的一环院内举办相关知识讲座，科内业务学习，特别是对新进、低年资医务人员重点培训，培训内容有理论知识与相关知识，新业务、新理论，病历书写规范，质量检查标准等。结合平安医院的具体要求，加强法律法规培训和专题案例分析，以此使医务人员充分认识到病案的法律性、真实性、时效性、完整性、责任性和主体性。
3.2.4病案室工作流程优化病案室质控员每天下午回收病案时，对每份出科病案进行初步审核，主要是书写规范化、完整性和格式检查，对发现问题及时与管床医师、科内质控员和科主任反馈，尽量将问题消灭在源头。在首页录入时由录入人员再次审核首页内容，并通过电话、飞信、微信群、OA内网等形式及时反馈给责任人，责令其限时修改。以此最大限度降低终末质控返修率，缩短返修时间。
3.2.5奖惩制度落实将病案书写质量考核与绩效考核挂钩，以《医疗质量月报》形式在OA内网公示，并按院内规定落实奖惩制度，通过经济手段提高大家对病案书写的重视。
3.3检查计划实施后需要对结果进行监督和评判，因此，严格的检查显得非常重要。病案室每月通过质检病案，对各科室病历书写情况用EXCEL表格进行汇总，杜绝不合格病案归档上架。同时，进行重要缺陷原因分析，建立反馈制度和管理措施，以提醒在下一轮的工作中注意，也使得下一个循环有据可查，持续改进质控工作。
3.4总结再优化每月通过检查表收集数据、将检查情况进行分析和总结，总结上一循环的不足之处，通过分析问题，提出优化意见，并对下一轮工作目标重新设定计划，进入下一循环。
综上所述，应用PDCA循环法加强基层医院病案质量管理，运用先进的管理理念来改变医务人员传统的观念，充分调动其书写病案的积极性，提高书写能力，强化自我保护意识，以保证患者的合法权利，也保护医务人员的自身权利，在病案形成阶段达到高质量。不但降低了医院质量管理成本，减少医疗隐患和医疗纠纷，还可优化管理流程，促进质量监控效益，提高基层医院的病案质控水平和病案管理质量。
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2023年是医疗付费方式全面改革实施的一年，市医保DIP付费从2023年7月份开始，省医保DRGS付费开始从2023年1月1号开始实施；同时也是三级公立医院绩效考核进一步加强的一年；更是新版三级医院评审标准实施的一年。首页的质量控制和环节管理，影响病案首页数据质量，影响着考核的排名。尤其如何正确进行主要诊断的选择和准确编码会直接影响医保额度的拨付，影响医院绩效管理。病案管理部全年工作开展如下：
1、落实我院首页质控制度和质控标准，进行首页质量的完整质控，提升首页质量，保证上传首页到医保部门、卫生部门的准确性和完整性。
2、完成四川省卫生健康委《关于开展病案首页主要诊断编码正确率的通知》要求以及《日常监测数据填报表》(含三个表)内容。
3、建立我院《病案首页专项质控制度》，针对主要诊断编码正确率进行每年一次检查和总结，并根据结果进入PDCA循环。
4、根据《2023版病案管理质量控制指标》修订病案管理部《科室考核》，将所有指标纳入考核，由医务部和病案管理部共同完成这些指标的统计和提升改进。
5、为进一步提高病员满意度，全年采取全方位多途径提供病案服务。开通“微病案”服务+自助打印+现场办理，力争“线上线下”“自助他助”极大的方便患者，足不出户可以完成申请，急用、老年病人及其家属可以到现场不用排队等候，极大减轻病人复印病历等待时间，轻松完成病历提取。
6、按照国家规定，在职业病上报口径不断变化的情况下尽力人工完成职业病、慢病死因网络报送，并积极推进四川省职业病防治信息管理平台系统的对接工作，包括职业健康监护个案上报、院内职业病诊断流程重设，积极组织“体检中心、信息中心、第三方软件公司”进行三方会谈做体检系统、HIS系统院内适配性改造。目前完成80%工作量。
7、新库房的改造完成启用，解决了病历库房空间不足以及楼层裂口危险因素的问题。
8、完成三级医院评审标准要求的涉及病案统计的数据统计填报，并在病案系统要求工程师建立了单病种统计模块。
9、完成病案常规统计工作，包括卫生统计报表、专项统计、每月医疗数据简析。
10、完成三级医院绩效考核HQMS系统填报工作，并按照要求每月完成首页上传。
11、完成病案收集、整理、提供服务以及翻拍和归档工作。并形成病历归档率报表。
12、完成云平台、基于DRGS付费下全流程病案首页管理系统的参数设计和院内调研工作。
13、科室全年获得实用新型专利证书一个，发表文章2篇。
14、严格按照学院、医院规定完成党风廉政建设相关工作，并对本科室风险点落实防范措施并监督。
1疾控档案的分级管理问题
疾病预防控制机构业务档案的划分范围，应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则，将那些反映主要业务工作总体水平的档案资料、有一定的学术价值、保管时限长的基础监督监测档案划分为中心级档案，以确保中心业务档案能反映和概括本机构业务活动及工作水平。一是将疾病预防控制业务档案纳入疾控中心档案管理体系，由疾控中心办公室统一领导，疾控中心综合档案室组织实施。二是将业务档案分为一级、二级档案两级。一级档案：凡划归疾控中心管理的业务档案，由各科负责整理，定期移交给疾控中心综合档案室归档，统一保管和提供利用。二级档案：一般是指处、科、室档案。凡划归处、科、室管理档案，由各处、科、室收集整理归档，指定专人负责保管，提供档案信息为现实工作服务。
2疾控业务档案范围的划分
2.1一级档案范围。业务工作法规、标准及技术方法的研究档案，重要的请示与批复、重要的证书、调研报告、研究成果等；年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案、流行病学分析、疫情流行趋势预测、不明原因疾病调查等；年度或跨年度疾病监测总结分析；重大事故、重大疫情、中毒调查处理的有关资料，包括调查报告及现场调查分析总结；专题调查：包括调查设计、调查报告或总结、统计汇总资料。各项业务工作的统计月报、年报。全国、河南省、市级刊物上发表的业务论文。
2.2二级档案范围。疾控中心处、科、室级档案范围对辖区内疾病预防控制机构所提供的报表、总结等资料。因疾病流行规律，防治措施来自长期、大量的日常性监测工作的积累，不仅对当年的疫情分析有用，更可能是若干年发现或分析疫情流行规律有用，不少资料需要逐年加以补充。一些资料的保管周期不易确定，可随需而定。因此，这些一般性、经常性业务活动形成的资料应作为二级档案保管。二级档案可划分为：疾病监测报告，包括流行病学调查原始资料、调查方案；基层常规报表，包括月报、季报、年报等；重大暴发疫情的处理资料；疾病监测原始记录、督导检查记录及总结等。
3疾控档案应当具有专业特色
疾控工作发展到哪里，档案工作就应该延伸到哪里。当前，随着卫生体制改革工作的不断深化，疾病预防控制工作科研、监测、检验技术服务职能得到进一步的拓展和加强，疾控档案和资料的收集范围也在不断地扩大。这就带来了疾控档案部门职能、机构、制度、人员的加强，也为进一步开展疾控档案工作创造了良好的工作氛围。因此，要特别重视疾控档案资源体系、利用体系和安全体系建设，充分发挥疾控档案信息的作用，为和谐社会建设提供重要保障。
4加强新时期疾控档案工作
4.1加大疾控档案信息化建设力度。要通过建立疾控档案信息化中心为龙头，切实提高资源体系的信息化程度。建立科学的信息化网络平台，加快信息化资金投入，实现疾控档案数字化加工，真正把疾控综合档案室建设成为疾控中心信息保管和利用中心。
4.2建立切实可行的疾控档案管理体制。针对疾控档案种类多、利用率高的特点，制定科学合理的管理制度，建立以单位主要负责人牵头领导组织，制订符合实际的档案归档范围和分类方案，要加大疾控档案业务指导力度，科学标示，科学保管，切实提高疾控档案标准化、规范化程度。
4.3加强档案干部队伍建设。按照“政治强、业务精、作风硬”的总要求，加强对专兼职档案干部的配备、管理和继续教育，提高档案业务技能和水平。要积极开展业务协作组交流机制，学先进，比创新，重实绩。要关心爱护档案工作者，在工作和生活上给予帮助，充分发挥档案工作者的积极性和创造性。