关键词：民国时期；档案工作；档案机构；档案立法；档案教育
Abstract：Intheperiodoftherepublicofchina,withdomesticregimeschangedfrequently,thereisafrequentlychangesonarchivalwork,moreover,rulingclassandbrandingoftheagesaremarkedonitaswell.Thisarticlewillsummrizethecharacteristicsofarchivalworkchangesduringthisperiod,thosemainlyreflectinfollowingfouraspects:theinheritanceofarchivalwork,thedependenceofarchivalwork,thelaggingofthearchivalwork,andthemagnificationoftheobjectoffileservice.
Keywords：theRepublicofChina；ArchivalWork；Archivalpublicity；Recordslow-making；Archivaleducation
民国时期的档案工作，按照统治集团的不同，可以分为三个历史阶段：南京临时政府统治时期（1912年1月～2月28日）；北洋政府统治时期（1912年3月～1928年）；国民政府统治时期（1928年～1949年）。民国时期，我国近代档案工作处于萌芽、探索和变革阶段。其主要特征有四个方面，即档案工作的传承性、档案工作的依附性、档案工作的滞后性和档案服务对象的扩大化。
1档案工作的传承性
民国时期，尽管各个政权的档案工作呈现出不同的特点，但都是在继承前一阶段建设成果基础上的发展，其传承性主要体现在档案机构、档案立法、档案科研和档案教育等方面。
1.1档案机构的传承性。南京临时政府更新了机构设置，设置了新型的文书管理部门，即在若干部门设立了新型的秘书工作机构，其中，包括文书部门，如，在总统府设立秘书处，内设文牍一科；临时参议院也设有秘书机构，但尚未设置专门的档案机构。
北洋政府时期文书档案工作机构的设置，自上而下基本形成了体系。从中央到地方各级官署设置了文书处理机构，中央政府的文书档案机构主要集中在总统府和国务院。总统府和国务院都设有秘书厅，负责具体的文书档案工作。各部院也设有专门的文书和档案处理部门，如，财政部总务厅下设有秘书科、文书科、机要科、电务科、编辑处，分掌财政部公文的起草、收发、印信、登记、编号、统计、密码、译电和档案文件的编辑等项工作。民政公署时期（1913年1月8日～1914年5月23日），省政府下设总务处负责文书档案工作。1917年9月6日，省政府机构改称省长公署，文书档案工作仍由政务厅下的总务科负责。
北洋政府时期实行三权分立制度，在国会、参议院和众议院均设有秘书厅，掌管文书档案工作。在地方立法机关中，也设有相应的机构和人员负责此项工作。在司法机关中，同样，设有文书档案工作机构，如，最高审判机关——大理院，设有总务处，分设文书、卷牍、统计、会计四科，分理文书档案事务；最高检察机关——总检察厅，设有书记处，下设文牍、统计等四科，负责文书档案工作。[1]
国民政府初期，新政权接管了旧政权的档案，设置了档案管理机构，制定了相应的规章制度。国民政府中央各部、院都设立了“北平档案保管处”，负责接收和南运北洋政府有关部门的档案，并制定了保管处工作规则。内政部在总务司第二科下设总档案室，各司设立分档案室，外交部也设立了档案处。国民政府各级政权的建立，基本结束了“军阀纷争”的局面，各项工作逐渐步入正轨，机关档案工作也随之开展起来。近代意义的机关档案室体制在此阶段形成和建立。
综上所述，档案机构的传承性体现在：档案机构从南京临时政府时期的秘书处文牍科发展到北洋政府时期设置专门的文书档案处理机构，并基本形成了体系，到国民政府时期则确立了机关档案室体制。
1.2文书与档案管理工作立法的传承性。1912年1月26日，南京临时政府内务部《颁发公文程式咨各部文》称：“现今临时政府业已成立，所有行用公文程式，亟应规定，以期划一，而利推行。”临时政府用立法统一了公文格式，2月27日的《南京临时政府公报》了内务部咨文，文后附有“公文用折及封套式样”，并规定“文式勿论何项公文不限页数，随文而止”。临时政府还下令取消行文抬头制度和避讳，“行文除首尾职名人名及叙事中应行另提勿论外，其叙事终了处，即紧接此谕、此咨等字样”。[2]
关键词：档案；管理；对策；
中图分类号：：G271文献标识码：A文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
档案工作是各单位各项管理工作的基础，集中统一管理本单位形成的全部档案，是档案工作的基本原则，是档案法律法规对档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。随着各项制度的改革，档案体现了一个单位的历史足迹，只有在科学、规范地做好档案管理工作的同时，注重与时俱进，才能真正为单位的发展服好务，使其更加适应社会的发展，满足社会的发展需求。
一、实现档案管理工作的标准化建设
（一）全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以，首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
（二）重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
（三）结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
（四）统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
二、完善人事档案管理对策
（一）严格按程序交接
人事档案移交是一项仔细严肃、手续慎密、职责巨大的作业，要根据流程进行。档案移交步骤：第一，对所管理的档案开展一次整体的清点，要帐实一致；第二，针对借出去的档案要立即进行催促归还，收拾好借条，同时在借条上标注缘由和催还状况；第三，对没有进行归纳收拾的零散资料要按照类别放置好，收拾好之后要立即放在相应档案中；第四，根据档案交接需求开展转交，同时在转交手续上标注转交时间、位置、转交双方、证明人、转交数量等，还必须在转交文件上签署相关人员名字，对转交作业担负责任。
（二）强化档案管理意识，严格档案管理程序
建立规范的档案整理程序，保证档案信息覆盖到部门中的每一个人，保证对政策要求必须备案的信息无遗漏无纰漏的登记与备注。当前，我国社会快速发展，许多企事业单位近几年发展较快，新档案人员不断进入，由于档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，致使卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失问题出现。
（三）完善档案管制机制
创建档案作业机制一定要按照下面几点标准：1制定的规则要符合科学以及合理性的标准。建筑起来的规则一定要达到企业特征以及档案管制本质，符合企业档案管制的需求。2简单适用。机制一定要拥有可操纵性，其创建要按照便利适用、简单可行、操纵性强为宗旨，方便能够更好的施展机制的指挥以及标准用途。3保持机制限制的双向性。不仅限制主管也限制职员。主管的作风对机制的顺利开展有直接作用，而职员是企业的关键组成团体，是机制的关键限制目的和实施者。4保持机制实施的严厉性。档案机构不仅是拟定档案规则的主管机构，还是规则的实施机构。在规则的实施程序中，要做好奖惩的工作，充分表现出机制的威望。
（四）建章立制，有章可循，规范操作
主动热情的改好档案搜集作业，机制张贴上墙，操纵作业能够有规则可依据。建设职员借读档案记录，职员档案转入以及转出和进行交接的记录表格。针对因为历史缘由，的确搜集不到的档案资料，要注明缘由，为之后的搜索作业供应便利。所以，我们在整理档案材料的时候一定要勤快，立即追踪以及添加上新的材料，实现其原始根据用途。
（五）积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感
主动搞好宣扬作业，对搜集资料要仔细审查，把确凿可信的资料归入到人事档案中，确保品质。在档案辨别程序中，档案管制工作者要仔细负责、保证档案是完善真实的，充分了解到工作人员在管制作业中的关键性，持续改善作业形式、作业手段，改革作业形式，提升作业速度，提升工作品质。在辨别程序中，辨别对错，虚假材料定要拒绝，保护好人事档案的真实健全原则。
（六）加快档案信息化进程，提高工作效率
怎样使用电脑措施为人事档案开展资料储存、搜索，从而完成网络化管制，这已经是现在人事档案管制作业的关键问题。这就必须尽早创建人事档案资料库，推动人事档案的管制完成信息化以及网络化。并且，在制定有关运用权力的状况下，一些资料对机构以及员工来讲是开放的，创建公开通透的人事档案管制制度。这样，不仅可以加强人民档案思想，加强人事档案管制作业的通透度，还能够为企业挖掘人才，培育人才以及运用人才打下坚实的根基。
湖北省归档文件整理实施细则最新版第一条为了进一步规范归档文件整理工作，更好地适应信息化条件下机关档案管理工作的需要，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)和《归档文件整理规则》(DA/T22-20xx)的规定，结合湖北省实际，制定本实施细则。
第二条本细则适用于全省各级各类机关、人民团体、事业单位(以下简称机关)。企业可参照执行。
第三条本细则所称归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。
第四条归档文件的整理原则是：遵循形成规律、保持有机联系、区分保管期限、便于保管利用。
第五条归档文件质量要求
一、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。
二、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。
三、破损的文件进行了修复。
第六条归档文件按照分件、装订、分类、划分保管期限、排列、编号、编目、装盒的步骤进行整理。
第七条办理完毕的归档文件，以件为单位集中。一般一份文件为一件;在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件。
单份文件的正本与定稿为一件，正文与附件为一件;字迹模糊或褪变的文件应进行复制，原件与复制件为一件;报表、名册、图册、会议指南、介绍信存根、书刊等一册(本)为一件;简报一期为一件;会议记录一份或一本为一件。
办理同一事由工作形成的有密切联系的文件，如请示与批复、转发文与被转发文等，一组为一件;开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之间的联系和数量组成一件或若干件。
件内文件一般按照形成时间排序，有结论(果)的，应将结论(果)前置。同一份文件的正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;转发文在前，被转发文在后;复文(结论)在前，来文(或去文)在后。
多种语言分别书写的文件，无特殊规定的，中文(汉字)在前，其它语言在后。文件处理签随文件一并归档，发文处理签排在正本之后，定稿之前;收文处理签排在收文之前。
第八条归档文件在进行数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装，完成数字化处理后可采用扎线装订;向国家档案馆移交的档案，应当采用扎线装订。扎线不得使用化学线。装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形针、金属夹等金属物。书刊等印刷出版物可保持原装订。
第九条装订后的归档文件，应当以件为单位，用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号，空白页不编号。
编有文件页码的单份文件为一件的，可不再编制页号。页数为文件处理签、文件正本与定稿页数之和。
第十条归档文件一般采用年度机构(问题)保管期限三级分类。档案数量少的机关可采用年度保管期限两级分类。同一立档单位的分类方法应保持稳定。
归档文件按照文件办结年划归年度。当年办结的文件归入文件形成年;跨年度办结的文件，如请示与批复、转发文与被转发文等，归入办结年;开展专项活动形成的系列文件，可按活动阶段归入办结年;跨年度的会议文件，归入闭幕年;没有批复的请示，归入形成年。
采用内设机构分类的机关，两个机构共同办理的文件，分入主办机构。临时工作领导小组形成的文件，分入领导小组办公室挂靠机构。
第十一条归档文件按照经档案行政管理部门或上级主管机关审核批准的《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》划分保管期限。保管期限分为永久和定期两种，定期又分为30年和20xx年两种。
第十二条归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由(问题)结合时间(办结时间)排列。相同保管期限的会议文件、统计报表等成套形成的文件应排列在一起。
第十三条完成分类排列的归档文件，以件为单位，在文件首页上方空白处加盖归档章，编制档号。
归档章的项目包括：全宗号、年度、机构(问题)、保管期限、室编件号、馆编件号6项。其中，年度、保管期限、室编件号必须填写;全宗号、机构(问题)名称及馆编件号根据立档单位的实际，有则填写，无则空缺。归档章格式见附件图示1。归档章各项目的填写方法如下：
全宗号：填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的全宗代号。
年度：填写文件材料的分类年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如20xx。
保管期限：标注归档文件保管期限的全称或代号。使用代号时，可用Y代表永久，30代表30年，10代表20xx年。
室编件号：由档案室填写归档文件在同年度、同机构(问题)、同一保管期限内的排列顺序号。各年度的归档文件在最低一级类目内，从1开始逐件编流水号。
馆编件号：在档案移交进馆时，按进馆要求填写。
机构(问题)：按组织机构分类的，填写机构的全称或规范简称;按问题分类的，填写问题(职能)的分类名称。
第十四条归档文件应分年度、分保管期限编制归档文件目录。目录式样见附件图示2。目录填写项目有件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注7项。填写方法如下：
件号：逐件填写室编件号。
责任者：填写文件的署名者或发文机关的全称或规范简称。组合件填写本件第一份文件的责任者。
文号：填写文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度和顺序号。组合件填写本件第一份文件的文号。
题名：填写文件标题。文件没有标题或标题不规范(无检索意义)的，应根据文件的内容和形式特征自拟题名，补齐责任者、问题和文种等相关内容，使其具有检索意义。责任者应著录发文机关的全称或规范简称;问题应揭示文件的主题;文种应著录规范名称。组合件填写本件第一份文件的题名。自拟题名两端应加方括号。如：[湖北省局关于召开市、州、直管市、神农架林区局局长会议的]通知。
日期：填写文件的形成时间。组合件填写本件第一份文件的日期。以8位阿拉伯数字标注年月日，如20xx0616。一行写不下时，可分两行书写。
页数：填写每一件归档文件(包括来文、复文、发文定稿和文件处理签等)的总页数。
备注：填写对归档文件的简短说明文字，如与其它相关档案的参见号、文件缺损情况等。备注栏写不下时，可注明见备考表，并在备考表中说明。
归档文件目录应装订成册，一年一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。目录封面格式见附件图示3。
第十五条编目完毕的文件按室编件号顺序装入档案盒。不同保管期限的归档文件不得装入同一档案盒中。档案盒应釆用无酸纸制作，由档案行政管理部门统一监制。档案盒式样见附件图示4。档案盒封面应标明全宗名称，盒脊或底边填写项目有全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号6项。填写方法如下：
全宗号：同归档章填写方法。
年度：填写文件材料的分类年度。
保管期限：填写盒内文件的保管期限。分为永久、30年、20xx年三种。
机构(问题)：同归档章填写方法。
盒号：档案室用铅笔填写档案盒的排列顺序号;移交进馆的，按进馆要求填写。
起止件号：填写盒内归档文件的起始和终止件号，中间用号连接。
第十六条每个档案盒内均应在文件末尾放置备考表。备考表格式见附件图示5。备考表填写项目有盒内文件情况说明、整理人、检査人、日期4项。填写方法如下：
盒内文件情况说明：填写盒内归档文件的数量、缺损、修复、移出、鉴定、销毁及对特殊文件的说明等情况。
整理人：填写整理该盒归档文件的人员姓名。
检查人：填写检查归档文件整理质量的部门负责人姓名。
日期：填写归档文件整理完毕的日期。
第十七条实行无纸化办公的机关，应当输出纸质文件，办理审签手续后加盖印章，与电子文件一并归档。纸质归档文件整理完毕后，应当进行数字化处理。具体办法另行规定。
第十八条本细则由湖北省档案局负责解释。
第十九条本细则自之日起执行。原《湖北省归档文件整理实施细则(试行)》(鄂档〔20xx〕45号)同时废止。
如何进行归档【归档时间】：
1)要实行定期归档。定期归档，就是办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向档案室移交。
2)移交的时间一般在第二年上半年，一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件，可推迟至第二年的下半年。
【归档范围】：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
【归档案卷的质量要求】：
1)原件归档;
2)应归档的文件材料齐全、完整;