业务优势
所谓商业信函直邮行销法即是把一个公司的产品求购、招商引资等资料直接寄到能做决策的企业相关的负责人或终端用户的手中，引起收信人兴趣，再辅以其他方式完成商业交易。这种方式在中国虽然很少使用，在欧美却早就广为流行。它的好处主要就是：与其他行销方法相比费用低廉、有一对一的直接效果、有针对性。对于中国的企业来说，它是少数可以打入主流社会而不需天文数字投资的宣传方法。由于它是一种书面资料，还可以避免一般中国企业在国外没有办事处，中国与外国有时差，没有英文流利的员工可以随时接听、应答外商电话的烦恼。直邮行销法如与数据库营销配合，更可塑造一个现代化、国际化、数位化、高尚的整体企业形象，增加公司的商业魅力。
商务函电
商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。
商务信函的写作需要注意以下几点标准：
(1)准确。商务信函的内容多与双方的利益有着直接的利害关系，因而要完整、精确的表达意思，用于乃至标点符号都要做到准确无误，以免造成不必要的麻烦。
(2)简洁。在做到准确、周到的前提下，应用最少的文字表达真实的意思，不能拖沓冗长。
(3)具体。信函所要交待的事项必须具体明确，尤其要注意需要对方答复或会对双方关系产生影响的内容，绝不能语言不详。
(4)礼貌。要掌握礼貌、得体的文字表达方式，以有利于双方保持良好的关系。
(5)体谅。要学会换位思考，能够站在对方的立场上思考问题。这样容易获得对方的认同，有利于双方达成有效的沟通。
商务信函写作的注意事项
1.句子不要零碎。例子:hedecidednottoauditthelasttencontracts.becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.两个句子应该连在一起：hedecidednottoauditthelasttencontractsbecauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.
2.切忌主客不分或模糊。例子:decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.应改为decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.(we决定呀,不是report.)
3.结构对称,令人容易理解。例子:theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.应改为:theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.
4.单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。例如:anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.应改为authorizedpersonsmustshowthattheyhavesecurityclearance.
6.时态和语气不要转换太多。看商务英语(论坛)已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。
7.标点要准确。例如:hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.应改为:hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.
8.选词正确。像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。
关键词:外贸函电;“7c”原则;信函写作;重要性
一、引言
在全球经济飞速发展的今天,世界各国的贸易往来越来越频繁,商务信函已成为不同国家或地区的贸易双方在无法面对面谈判磋商的情况下,进行商务沟通、洽谈业务及合作的重要方式之一。众所周知,在不同的交易阶段,信函的内容和写作方法及所用专业术语都是不同的,然而,作为外贸函电写作的基本原则,“7c”原则是所有涉及交易的信函所必须遵循的写作规范。下面,笔者将从外贸函电写作概述以及“7c”原则的主要内容等方面入手,探讨“7c”原则在外贸函电写作中的重要性。
二、外贸函电写作概述
外贸函电写作是使用专业的外贸用语,与外商进行商务沟通和业务磋商的信函写作。在信息化高度发达的今天,外贸信函不再局限于纸质信件,也可以是电子邮件、传真或msn。信函种类主要包括:建交函、询盘函、报盘函、还盘函、通知函、订单函、确认函、催促函、抱怨索赔函等。
外贸函电的作用,一是索取信息或传递信息,二是处理商务交流中有关事宜,三是联络与沟通感情。
与一般的交往信函不同,外贸信函的写作不追求语言的华丽优美和感情的细腻丰富,而讲求用精准朴实的语言,礼貌且明确地表达出写信人的意图。这也充分体现出商业领域效率优先的特性。在有效地运用电函进行贸易磋商的同时,结交商业伙伴,并取得对方的信任和尊重,也是函电写作的重要目的。
三、何谓“7c”
“7c”原则是外贸函电写作的基本原则。“7c”是指评价外贸信函在选词、构句、内容、语气、写作态度等方面的7个以英文字母“c”开头的单词,即:
完整(complete)
正确(correctness)
清楚(clearness)
简洁(conciseness)
具体(concreteness)
礼貌(courtesy)
体谅(consideration)
1.完整(complete)
在外贸信函中,写信人必须要把需要说明的情况全面交待清楚,叙述问题要有头有尾、善始善终,不能出现上下句脱节。一个问题说明白之后,再引出与之相关的另一个问题。
例如:
1).wehaveestablishedthroughourbankanirrevocablel/cinyourfavor.(worse)
2).wehaveestablishedthroughourbankanirrevocablel/cinyourfavorwhichwillreachyouinjune15andremainvaliduntiltheendofjune.(better)
例句2所提供的信息比例句1要更加完整,说明了信用证的到达日期及有效期,符合出口商的期望。
2.正确(correctness)
一封用于商务交往的信函应该在各个方面都是正确的,其中包括格式、语法、单词拼写、术语选择等。错误的用词不仅容易造成双方的误解,导致交易出现纠纷,还可能对公司的形象和信誉产生不良的影响。例如:
1).thisgoods’priceishigh.(×)
2).thisarticleishighinprice.(√)
3.清楚(clearness)
在实务工作中,由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜。因此,信函中所述的问题必须让对方清楚明白,不会产生歧义或误解。例如:
1).thecreditwillremainvalidtheendofthismonth.(worse)
2).thecreditwillremainvaliduntilmay31,2009.(better)
4.简洁(conciseness)
商务信函应该用最少的文字礼貌地说明最完整的意思。这样不仅能节约双方的时间,让人一目了然,而且还能给对方以干练、高效、说话办事不拖沓的良好印象。例如:用now替换atthepresentof,用for替换forthepurposeof,用since替换forthereasonthat等等。
5.具体(concreteness)
商务信函的简洁并不意味着字数越少越好。在谈判磋商的关键问题上绝对不能马虎大意,必须有一说一,明确详细,不能模棱两可。例如:asignificantloss应改成a55%loss,inthenearfuture应改成byfridaynoon,lightinweight应改成featherlight等。
6.礼貌(courtesy)
礼貌是外贸函电的重要特征。友好的口吻和措辞对沟通双方之间的感情、实现信函所要达到的目标具有极大的推动作用。粗鲁生硬的表达对于建立贸易关系和保持长久合作都是极为不利的,应该力求避免。例如:
1).youarerequestedtoshipourgoodwithoutanydelay.(worse)
2).yourpromptshipmentofourorderwillbehighlyappreciated.(better)
7.体谅(consideration)
拟定信函时要处处从对方的角度去考虑问题,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。要做到体谅,写信人需注意以下两点:
1).使用“您”、“贵方”多于“我”或“我们”,例如:
youwillbehappytoknow…
yournewchargeaccountisnowopenforyourconvenience.
2).让对方时刻感受到你是站在对方立场上考虑问题的,例如:
wearenowenclosingthelatestpamphlettoyouforyourreference.
youearn4%discountwhenyoupaycash.
四、“7c”原则对外贸函电写作的重要性
从上述“7c”原则中,我们不难看出,用清晰、明确、简洁的语言,完整、正确、礼貌地表达出写信人的意图,最终达成交易是外贸函电写作的最终目标。因此,在写作的过程中,除了要确保单词拼写、语法句法和专业术语的正确性,还要注意谨慎选词构句,顾及对方在读到信函后的感受。“7c”原则作为一种重要的函电写作指导方法,不仅对信函从质量上提出了具体标准,还进一步地在写信人的态度和心境上提出了更高的要求。因此,它对外贸函电写作的重要意义,值得我们进一步深入探讨。
五、结束语
我们在详细地了解了外贸函电写作的特性以及“7c”原则在外贸函电写作中所起的重要作用之后,更加明确了一点,即学好外贸函电是良好商务沟通和交流的关键;而熟练掌握“7c”写作原则,则是写好外贸函电的关键。“7c”原则不仅从宏观上对信函写作提出了要求,还深入到心理学层面,要求写信人做到“沟通,从心开始”。一封“7c”信函能让远在天边的客户从字里行间看到一个诚信、负责、细致、周到的交易伙伴。
如果将外贸函电比喻成一座沟通海内外的桥梁,那么“7c”原则就是这座桥梁的灵魂与基石。只有基石牢固,才能一桥飞架南北,天堑变通途。
参考文献:
[1]梁树新.现代国际商务函电[m],北京,人民邮电出版社,2008.2:3-9.
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[3]甘鸿.外经贸英语函电与谈判(修订本)[m],上海对外贸易学院,上海科学技术文献出版社,1996.6:1-2