第一章总则
第一条为加强民营企业档案管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《江西省档案管理条例》和《企业档案管理规定》，结合本市实际，制定本办法。
第二条凡在本市行政区域内的个体、私营企业和国有企业改制后自然人控股或者收购的企业进行企业档案管理，应当遵守本办法。
第三条本办法所称民营企业档案，是指民营企业在各项活动中直接形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
第四条民营企业档案是企业全部活动的真实记录，是维护企业经济效益、合法权益的重要依据。企业应本着自我管理、自我完善、自我发展的原则，统一管理本企业全部档案，维护档案的完整与安全，实现档案的有效利用。
第五条民营企业应当依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或者人员，提高职工档案意识。
第六条民营企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力，积极参加档案业务进修和培训。
第七条市档案行政管理部门负责对本市行政区域内民营企业的档案工作进行监督和指导。
第二章档案收集与整理
第八条民营企业负责档案工作的部门应当建立健全各类文件材料的形成、积累、整理和归档等制度，确保企业各项活动的归档文件材料的完整、准确、系统。
第九条民营企业的文件材料的归档范围主要包括：
（一）企业开办和变更的申请、审批、登记、注册、企业章程、投资各方签订的合同以及终止破产后清算等方面的文件材料；
（二）董事会或者管理机构形成的文件材料；
（三）产品生产方面有关产品的设计、工艺、工装、图样和技术文件；
（四）经营管理的各种记录、合同等文件材料；
（五）设备仪器图样，设备仪器安装、调试、验收、维修改进过程中技术性、凭证性文件材料；
（六）生产技术管理的各种计划、统计报表及分析活动形成的文件材料；
（七）科学技术研究、技术引进、技术改造、技术转让方面的文件材料；
（八）基本技术工程竣工图纸及文件材料；
（九）劳动工资、人事、法律事务方面的文件材料；
（十）财务管理的各种账册、报表、凭证和文件材料；
（十一）情报信息和专利性文件材料；
（十二）对员工教育培训方面的文件材料；
（十三）其它具有利用和保存价值的文件、照片、录音、录像等。
第十条民营企业文件材料的形成、积累及立卷归档，可以由企业内部各部门负责。归档后的文件材料，应当定期向企业负责档案工作的部门移交，任何人不得据为己有。
第十一条民营企业在产品试制、课题研究、基建工程或者其它科技活动中形成的文件材料，应当在任务完成后15日内归档。其它文件材料在次年的第一季度归档。
第十二条民营企业在各种项目验收、技术引进和购置设备开箱时，企业有关业务部门应通知企业档案工作人员参与验收并及时指导整理归档。
第十三条归档文件材料应当参照国家有关档案管理的标准和规范进行科学分类立卷，编制档案目录及必要的检索工具，以便查找利用。
第三章档案的保管与利用
第十四条民营企业负责档案工作的部门应按照国家颁布的档案业务建设标准、规范，并依据有关规定，建立健全档案的保管、统计、保密和利用等制度。
第十五条民营企业应当采取有效措施对档案进行保管，确保档案的安全。
第十六条民营企业档案的分类与编号，规模较大的企业，按国家档案局《工业企业档案分类施行规则》进行分类编号；规模较小的企业，可自行分类编号。
第十七条民营企业根据档案的保存价值和国家有关规定，编制档案保管期限表。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。具有长远考查利用及研究价值的永久保存；在一定时期内有查考利用价值的，长期或者短期保存。
第十八条民营企业应当定期对档案进行鉴定，对无保存价值的档案列出销毁清册，按照国家有关规定报经批准后予以销毁。
第十九条民营企业向社会公布对国家和社会具有保存价值的档案时，应当遵守国家有关规定，不得损害国家、社会、集体的利益和其他公民的合法权益。
第二十条民营企业应当建立健全档案利用、查阅制度，不得修改、涂抹、拆取、标注和损毁档案。国家机关工作人员依法执行公务需要查阅企业档案时，民营企业应当及时、准确地提供。
第四章档案的归属与流向
第二十一条民营企业档案属企业所有，受国家法律保护。企业承担保护档案的义务。
第二十二条民营企业分立、合并、转让或者发生其它形式的权属变更时，其档案向变更后的企业或者个人移交，不得产权分离。但企业转让给外国公民法人和其他组织时，对国家和社会具有保存价值的档案，不得随之转让。
第二十三条民营企业与外方合资合作，企业终止、解散后其资产与产权变动时，属于中方部分的，企业档案由中方有关企业保存，也可寄存市档案馆。
第二十四条民营企业破产、关闭、解散时，其档案对国家和社会具有保存价值的或者涉及国家利益和安全的，应由所有者妥善保管，也可向市档案馆寄存、捐赠或者转让。向国家档案馆以外的任何单位或者个人转让或者赠送的，必须报经市档案行政管理部门批准。
第五章档案的指导与监督
第二十五条市档案行政管理部门通过以下形式对民营企业档案工作实行指导：
（一）宣传国家档案工作方针政策和档案工作法律、法规；
（二）召开信息会，传递档案工作信息；
（三）提供技术服务、业务咨询；
（四）其它方式。
第二十六条市档案行政管理部门对民营企业档案工作实施以下方面的监督：
（一）贯彻执行档案有关法律、法规情况；
（二）民营企业内部对国家和社会具有保存价值的档案的保管条件、处置与流向；
（三）档案工作开展的情况；
（四）档案的销毁。
第二十七条市档案行政管理部门对民营企业档案工作进行以下宏观管理：
（一）制定全市民营企业档案工作计划并组织实施；
（二）开展企业档案工作目标管理认定活动；
（三）举办档案业务培训；
（四）推荐档案人员参与职称评审；
（五）法律法规和上级规定的其它事项。
[关键词]民营企业；档案工作
民营企业档案，是民营企业在生产经营和管理等各项活动中直接形成的，对企业发展和国家、社会具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。民营企业档案反映了民营企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源，也是企业文化的积淀。
文件的积累是一项将企业各项活动中产生的有保存价值的文件材料加以适当集中的工作。
民营企业文件材料积累主要有以下二种方式：
1.职能部门积累，指由文件的形成或经办部门实行文件的积累工作，并有专人负责保管和登记（登记表式样见下图）。如：党政管理部门文件由企业办公室负责积累；生产经营文件由生产经营部门积累；科技文件由科技部门积累等。
2.档案部门积累，指由档案部门对民营企业文件实行统一积累与保管。各部门形成的文件材料一旦办结，即交给档案部门积累。
一、民营企业档案管理的现状、存在问题及原因
随着社会主义市场经济体系逐步完善，我市民营企业迅猛发展，在整个经济领域比例越来越大，在社会主义市场经济建设中占有重要的地位，发挥着国营企业不可替代的作用，为促进我市经济发展做出了突出贡献。但是与民营企业自身重要地位不相符的是，我市民营企业的档案管理工作发展还非常滞后，大多数企业还没建立标准化档案室，还存在着疏于档案管理工作，重生产、轻管理，重眼前利益、忽视长远利益等问题，企业档案材料收集不齐全、管理不规范、制度不健全、保管不安全、利用不方便已成为制约我市民营企业发展的主要瓶颈。究其根本原因在于：
1.思想认识不足。民营企业领导，特别是刚刚起步或者规模较小的企业，在激烈的市场竞争中，往往只顾眼前经济利益，对企业建档工作未加以重视。
档案形成者的档案意识比较淡薄，对工作涉及的内容没有日后作为档案保存的概念，缺乏对档案工作意义及其重要性的理解。不了解档案材料管理中的一些具体要求，在档案书写、纸张、内容上出现不规范现象，对一些原始材料处理不当。在收集材料的过程中事不关己或者敷衍了事。
2.档案材料收集不及时规范。由于多方面原因，档案形成者或者形成部门经常无意或者不愿将自己保管的材料交给档案收集者或档案管理部门，使得档案材料的收集不能做到及时、全面、规范。
3.档案事业人员经费不足。由于民营企业自身人员流动性较大，档案整理工作经常是办公室人员兼职，而且容易变动，导致对档案整理的连续性、材料收集的全面性造成影响。同时，由于未加重视造成档案用房狭小，管理设备陈旧，管理技术落后，使得已有的一些档案受到不同程度的损害，制约了档案事业的发展。
4.档案人员业务水平有限。由于人员流动性较大及其他种种原因，从事档案工作人员进修学习的机会较少，甚至未进行专业学习就从事档案工作。平时也未加强专业知识的学习和更新，基础知识差，相关学科知识缺乏，管理水平落后于时展要求。
二、做好民营企业档案管理工作的好处
1.服务企业生产经营。民营企业在生产经营、资质认证、融资上市、会计审计、项目验收等环节中需要提供大量的档案资料作为凭证和参考。档案工作做得不好，档案资料丢失严重，关键时刻拿不出原始的档案资料，常常会造成无法弥补的经济损失。不少民营企业都曾有过这样惨痛的教训。做好档案工作的第一个好处就是能够为企业积累丰富的档案资料，为企业的生产经营提供服务。
2.提升企业整体管理水平。档案管理是企业管理的重要组成部分，又是企业管理的基础，做好档案工作，不仅使档案管理更加完善，而且通过这一基础管理促进了企业整体管理水平的提升。“木桶法则”告诉我们，一只木桶能装多少水，取决于木桶上最短的那块板的高度。档案工作对于民营企业，就犹如桶上的一块板与整个木桶的关系。没有完善的档案管理，民营企业的管理就会出现难以弥补的漏洞，而这一漏洞很可能就是制约企业整体效益的一块“短板”。
3.建立企业诚信。企业诚信必须建立在实实在在的信用信息基础上，档案是公认的信用信息的核心资源。完善的档案管理可以为企业提供社会需要的信用信息，是展示企业诚信的一个窗口，如果企业能系统地保存有关企业资质、企业历史、合同协议、财务账册、纳税记录以及反映企业社会良好评价的证件和文字图片等材料，就会使人们对企业信用有直观的印象，从心理上赢得客户的信任。
4.保存企业历史。民营企业档案是民营企业在生产、经营和管理等各项活动中形成的各种形式的历史记录，一套完整的档案就是一部企业发展历史的教科书，可以再现民营企业创业的艰辛、成长的脚步，可以总结企业失败的教训。民营企业做好档案工作就是在保存民营企业的发展历史。
三、加强民营企业档案工作的新思路、新模式
我市紧紧围绕全市发展民营经济总体战略部署，坚持以发展为导向，以服务为中心，以企业需求为根本，不断适应形势发展要求，积极探索加强民营企业档案工作的新思路、新模式。
1.加大档案的宣传力度，提高企业档案意识。要使档案工作在民营经济领域得到很好的延伸，就必须在思想观念上实现大的转变。为此，我们在工作中，始终把对社会、对企业进行档案法制、档案工作重要意义以及业务操作流程等方面的宣教作为一条主线，贯穿于民企建档的全过程，按照“经济建设发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”的指导思想，采取多种形式，做好广泛深入的宣传引导。实践证明，对民营企业开展面对面的个案宣传，是保证宣传效果的最好手段和方法。
2.勇于开拓创新，实现多元服务。在市场经济条件下，民营企业档案工作的开展，单靠面上的简单宣传不行，靠行政的强制手段也不行，只有通过提供及时的档案法规信息、通过加强操作性较强的技术标准的研究和组织，向企业提供切实可行的档案管理技术规范标准，以便为民营企业档案工作科学管理提供依据。同时，应积极推动民营企业档案工作协会的建立，充分发挥企业档案工作协会的作用，利用协会，提升自律能力，定期不定期地进行座谈、交流，充分利用这一民间组织与档案行政部门联系、沟通、传递需求信息，使之在民营企业与档案职能部门之间架起一座桥梁。
一、积极引导，激发民企开展档案工作的内在动力
萧山区大量的民企已经走过初创时期，进入“二次创业”、素质提升的新阶段。正如萧山一位著名民营企业家所说，如果企业做一天算一天，就无所谓档案管理，而企业要持续稳定发展，做大做强，档案工作就很重要，不可缺少。企业发展之后，对档案工作有需求，我们档案部门就要因势利导，千方百计促使企业把潜在的需求和做好档案工作的内在动力释放出来，内外结合，形成合力，推动民企档案工作向前发展。一是抓当前。2004年初，我们对10家重点民企档案工作进行了调查、走访，大致摸清了基本情况。之后不久，我们又召开了民营企业档案工作座谈会，邀请26家产值亿元以上企业的分管领导和档案员参加，围绕“怎样做好‘二次创业’中的民企档案工作”开展研讨，倾听企业的意见，了解实际需求。我们还筹建了萧山区民企档案工作协作组，并组织了外出参观取经的活动。二是树典型。我们注重总结企业档案工作先进经验，并通过各种渠道，宣传万向、传化、航民、红山这些先进集团型企业的实例和做法，起到了很好的示范作用。三是谋长远。当今民营经济的发展壮大适逢其时。但企业面临的困难也很多。因此我们在开展民企档案工作时，应该多一分关心与理解，多一点亲和与主动，多开展一些直接面向企业的服务，增添一点档案服务人性化的魅力。同时，由于民营企业面广量大，需求不一，档案部门现有业务指导力量不足，要搞好服务，还必须另辟蹊径――组织社会力量，整合现有资源，开展横向、纵向联合，走社会化服务之路。我们准备根据企业的需求，一方面抓紧筹建档案中介服务组织，力争早日发挥其应有的作用。另一方面要更加扎实地做好业务指导工作，努力实现由微观管理向宏观管理的转变，增强档案服务工作的针对性、有效性。
二、诚心服务，积极为民企开展档案工作排忧解难
一是上门服务解难题。当企业档案工作碰到了难题的时候，我们档案部门即使人手再少、工作再忙，也要克服困难，搞好服务。如2004年年初，一家民营企业因要规范建档向我们求援。我局的分管副局长多次赶到现场指导，业务科的同志更是有叫必应，具体指导，并帮助物色合适的人手整理档案。在短短两个多月时间里，已为企业规范建档500多卷，帮助企业解了燃眉之急。二是加强培训。高素质的档案人才队伍，是做好企业档案工作的基础。但市场经济中的企业无不追求效益最大化。在民营企业中，机构的设置、人员的配备力求精干、高效，档案管理人员往往身兼多职。有些企业的档案管理人员不够稳定，造成档案工作徘徊不前。近年来，我们根据企业的意愿和要求，每年都举办档案业务培训和档案信息化知识培训，不断提高企业档案管理人员的专业知识水平和信息化操作能力，造就了一支年轻、精干、业务比较精通的基本队伍，为进一步开展全区民营企业档案工作创造了条件。2004年5月我们又举办了一期培训，参加人数达60人，大部分是企业人员。经过几年的学习、实践，一些民企档案管理人员不仅能用计算机辅助管理档案，而且能对档案进行一定程度的深加工，编制检索工具，编写各种专题资料，为企业发展服务，得到企业高层的肯定。
三、统筹兼顾，形成民企档案工作协调发展的新态势
萧山民营经济的比重已占了98％，全区民企达到12000多家。但从总体上来说，目前萧山区民企档案工作的发展还不够平衡。一是一些知名企业档案工作已具相当规范，处于档案管理的提高阶段。万向集团、传化集团等一批企业都是全国著名的民营企业。万向集团1991年档案管理就通过了国家一级认定，传化集团也早在几年前就达到国二级。这类民营企业不仅领导对档案工作都非常重视，而且档案管理体系比较完备、档案工作队伍素质较高，档案工作在硬件方面也具备较高水平，并且引进计算机管理技术，开展档案编研，能为民企发展提供全方位、全过程的服务。二是占民企大多数的中小企业档案工作参差不齐，部分企业存在较大的问题。在近年来快速成长的民企中，建档不规范或没有建档的仍占较大比重。开展规范建档任务很重。如果我们不加区别地加以推动，不仅力量不够，结果也必然是事倍功半。为此，我们确定了“因势利导，突出重点，统一筹划，分类指导，分步实施，全面推进民企档案工作协调发展”的总体要求。在具体操作上，①对于已规范建档的部分知名企业，我们组织它们的分管领导和档案管理人员参观民企档案馆――江苏波司登集团档案馆，并以此为基础，组建“萧山区民营企业档案协作组”，今后再发展成民企档案协会，交流信息，明确方向，促进企业档案工作水平的再提高。②对157家民企中档案管理基础较好的一些企业，要以增强档案工作的有效性、进一步发挥企业档案的作用为目标，积极推进档案与电子信息、情报资料的“一体化”管理模式，引导它们巩固提高企业档案管理水平。③对于档案工作基础较为薄弱的众多中小民企，要以“消除空白点，扩大覆盖面”为目标，提出基本要求，重点抓好建档。特别要指导企业收集好、整理好、保管好、利用好事关企业生存发展大计的经营、科研、财务、基建、人事、信用、质量等方面的档案，维护企业权益，促进企业发展。在这一方面，我们在杭萧钢构、众安房产、恒逸集团等企业的升级达标、业务指导中已经取得了一定经验。
四、依法监督，把民企档案工作逐步纳入法制化轨道