1数字档案信息技术外包服务的优势
1.1外包服务节约数字档案建设成本与时间
数字档案前期工作是需要比较专业并且要求高的设备进行信息采集与输入，而且纸质档案转化为数字信息需要工作人员具备IT行业的一些专业知识，所以数字档案信息技术采取外包模式可以大量地减少前期工作的人员与资金的投入，而且外包企业都是具有数字档案这方面娴熟的技术与先进的设备，外包比档案馆自己操作避免很多操作风险。外包公司具有优良的IT技术、合作协调的工作谈对、丰富的工作经验，这些因素都可以让外包公司具有比档案部门更高的工作效率。
1.2外包服务数字档案建设提高服务质量和服务水准
采用外包模式可以依托外包公司的技术优势和丰富研发经验加强对系统间的相互沟通，有效借鉴其他部门数据设计模式、兼容其他部门的数据设计格式、避免重复投入。同时在信息管理系统的设计上可以充分引进或利用现成的数据库，提高档案信息资源的利用，所以档案部门通过外包企业的帮助可以建立完整而且规范的电子数字档案库，为各部门、各单位提供优质、高效、便捷的在线查询和访问服务提供便利，使档案部门的服务水准得到提高。
2数字档案信息技术外包风险
2.1外包档案的保密问题风险
档案部门拥有许多保密档案与涉密文件，这些档案法律规定是具有保密性的，在一定的保密期限内是不能被随便外传的。因此在数字档案的外包中，必须保障涉密档案的安全，如果一味追求档案数字化外包的高效快速而不顾档案的保密要求，必然会导致档案部门的泄密问题，增加档案部门保密职能的风险。
2.2外包公司服务质量风险
外包公司尽管拥有先进的IT技术，但是他们对档案部门的业务并不熟悉档案部门业务需求，所以如果档案部门与服务商之间缺乏必要的沟通，就会导致外包公司对档案数字化的需求产生与档案部门不同的理解，就会给档案数字工作带来风险。外包公司的技术能力、财政支持能力、持续发展能力、等多种的因素都会造成外包工司的不确定风险，公司的不确定风险同样也会给数字化档案建设带来质量风险。
2.3数字化外包的管理风险
外包公司必需成立专门的工作小组到档案部门们去做前期工作，这个专门的工作小组是临时性的，只是处理相应的外包业务，不同的工作小组完成不同阶段的工作，整个外包由于多个不同的人组成不同的临时性的工作小组完成，这样工作小组的决策权和管理权限都是模糊不清，难于统一管理，互相协调的难度也大，很多档案馆用户会疏忽对外包工作小组的监督管理，所以会因为外包小组的不稳定性导致外包项目的质量受到影响。
3数字档案信息技术外包风险防范措施
3.1要选择专业、可靠的档案数字化业务外包公司
档案部门选择外包公司首先要向专家咨询专家意见，然后应该多方打听，收集社会评价，找那些社会反响好的外包公司，再根据专家的建议分辨外包公司的技术能力、业务处理能力、财务状况，找专家对外包公司的研制与开发能力进行专业的评价与审核，从投标的外包公司中选择那些真正有实力的公司。最后要核实一下外包公司在近几年完成的项目表，评定其在软件工程工具、配置管理方法、管理技术人员、控制项目成本和质量的能力及水平。
3.2要加强对档案数字化业务外包的管理
档案数字化外包的过程中，必须以业务技术应用管理者的身份加强监督管理：第一，要与外包公司签订合法有效的合同。合同必须合法，而且有可操作性，在合同中要明确双方的权利与义务责任。第二，档案部门应该成立有专家组成的监管小组，对外包公司的工作进度与质量进行定期或者不定期的监督，及时发现问题及时解决去问题。第三，要加强与外包公司的沟通与交流，定期举行研讨会，档案部门与外包公司一起制定项目的协调计划与工作进展计划。
关键词：高校历史档案数字化档案安全实践
高校历史档案一般是指1949年以前形成的档案，它是一所学校历史的真实写照，也是其独特的办学传统和优良学风得以形成、继承和发扬的物质载体。尤其是一些保存百年以上的珍贵档案更是研究我国高等教育起源、发展和改革的重要资料。我校档案馆现馆藏有近1万卷珍贵的历史档案，如1896年四川中西学堂和1910年华西协和大学创办资料，、郭沫若、江姐等一大批仁人志士在校求学档案，这些档案对研究近代中国西南地区的文化教育、宗教以及中西文化交流等有重要价值。但由于保存时间较长等诸多原因，这些宝贵的历史档案已出现了不同程度的破损，特别是近年大量而频繁的查阅历史档案，更加剧了档案的损坏程度。为了更好地保护这些珍贵的历史档案，同时，也为了能给大家提供更安全、高效、及时和便捷的档案查阅服务，我校档案馆启动档案数字化示范工程，实施历史档案数字化、信息化项目，同时采用缩微胶片形式对数字档案实施异质备份，保证数字档案信息的有效性和长期保存，努力建立一套安全有效的数字化档案信息资源长期保存体系。
1历史档案数字化建设模式
历史档案数字化建设目前主要有两种模式，即所谓的“内包”模式和“外包”模式。“内包”模式是指档案管理单位完全依靠自身力量实施数字化，该模式通过自己实施数字化加工过程，实际也是一个熟悉信息化、数字化软硬件设备和流程管理的过程。在进行档案数字化加工的过程中，由于经常操作计算机、扫描仪，使用扫描软件和档案管理软件，在不知不觉中提高了大家档案信息化知识水平，为适应档案信息化，为使用现代信息技术提高档案的利用率和利用效率打下坚实的基础。该模式数字化成本相对较低，能培养和锻炼队伍，但在档案数量巨大时，自行实施加工工期相对较长。“外包”模式即业务外包加工服务模式，随着社会分工日益细化、专业化程度日益增强以及数字化技术不断更新，社会上专门从事档案数字化、信息化加工的机构应运而生。通过选择专业化数字加工机构，可以在较短时间内完成较大量的档案数字化加工任务。本次档案数字化也尝试引入档案数字化加工服务的社会机构，实行业务外包，选择有一定经验和能力的专业公司协助完成历史档案的数字化工作。
2历史档案数字化建设内容及要求
我校档案馆历史档案数字化建设内容主要包括历史纸质档案整理、档案数字化扫描加工、扫描图像处理、档案目录著录、档案全文转录、数字化档案数据挂接以及采用缩微胶片实施异质备份等。
2.1档案整理
档案整理是实施档案数字化的第一步，也是保证档案数字化质量的重要程序。因此，数字化之前应根据实施数字化档案的实际情况制定档案出库档案交接档案拆卷档案修复档案扫描、著录档案装卷档案入库等一套完整的方案，并严格执行档案管理制度，保证在数字化过程中档案不丢失，不二次损失，对破损严重或褶皱的档案实施技术修复和作压平或熨平等相应处理。
2.2扫描加工及图像处理
采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。为更好地展现档案原貌，全部采用彩色单页.jpg的存储格式，扫描分辨率为300dpi；对于案卷中字迹较小、较密集的档案，可将分辨率提高到600dpi；照片档案分辨率应不小于600dpi。根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合，扫描后的原始图像需要进行优化处理，使成品图像清晰、端正，无图像歪斜、图像脏点、脏斑、字迹洇透、图像深浅不一等现象，图像拼接不能有明显的拼接痕迹。
2.3档案著录
全文转录信息以Word文件存储，全文转录的文字识别率和全文转录的合格率应达到相应要求。目录著录信息以Excel文件存储。
2.4异质备份
对数字化后的所有档案按16mm缩微胶片实施异质备份。缩微胶片制作符合《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》（DA/T44-2009）的有关要求。按GB/T18444-2001标准的要求，提供必要的长期包装存储装具，包装存储装具标示明确，便于检索利用等。
2.5成果提交要求
项目成果包括采用符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）规范要求的扫描图像、目录著录、全文转录的档案级光盘各一套和符合《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》（DA/T44-2009）有关要求的缩微胶片一套。
3历史档案数字化建设的风险防范
由于采用外包模式实施档案数字化，因此，档案安全等风险防范措施也是档案数字化的重点工作。主要风险体现在：（1）外包服务公司的选择，历史档案数字化场所以及历史档案数字化过程中外包服务公司的人员管理风险；（2）历史档案数字化的技术标准或技术规范以及历史档案数字化过程中档案的安全风险；（3）历史档案数字化成果形式及其质量控制。要求在外包服务公司的选择上须事先做好充分调研，加强对外包服务公司的资质审查，选择有较强从业经验、有较强技术人员和历史、档案专业类团队的公司。同时，要求外包服务机构必须在指定的工作场地完成项目内容；档案数字化实施过程中，不得擅自安装使用存储介质，不得擅自复制或留存档案文件和数据；不得将档案原件、复制件、数字信息等带出工作场地；工作场地可以辅助安装监控等措施加强现场的管理。根据档案实际事先确定技术标准或技术规范，并在实施工程中根据实际情况与服务公司及时沟通，实时调整技术标准或技术规范。严格质量控制，及时组织专家对工程质量和效果抽查，并反馈信息给外包服务公司，及时纠错或纠偏。由于历史档案多是竖排文字，古体文、繁体字且没有文件级题名，没有标点符号，因此，实施历史档案全文转录便是此次数字化的难点，这不仅需要信息技术人员，更需要具有历史知识和档案知识的专业人员。
4结束语
档案数字化是建设数字档案馆，实现档案资源整合、提高档案利用效率的基础。选择基于外包模式的历史档案数字化，档案数字化场所的安全、外包服务公司的资质要求以及对纸质档案的安全保护和服务人员的有效管理等是档案数字化得以顺利实施的保障，而数字档案信息资源的安全保存和有效整合，保证作为档案价值的有效性以及提高档案利用效率是实施档案数字化的根本目的。因此，提出一个保证档案安全和人员有效管理的档案数字化外包服务实施方案以及风险防范措施是非常重要的。同时，对数字化档案信息资源的长期保存机制和利用服务以及数字化档案信息资源作为档案价值的有效性进行探索是也档案数字化后续工作的重要任务之一。
参考文献
[1]张小亚，王文娟.高校历史档案数字化发展与实践探讨[J].陕西档案，2008（4）：9-11.
[2]史江，秦慧，赵德喜.历史档案数字化进程中的业务外包问题探索[J].档案学通讯，2010（1）：37-40.
关键词：计算机技术档案管理运用
一、计算机技术在档案管理中运用的必要性
（一）可以解决传统档案遗失的不可弥补性。传统的手工档案具有唯一性的特征，一旦遗失就难以弥补。而计算机技术运用下的电子档案可以很好的保存原有纸质档案并建立电子化案卷，起到补充作用，即使原有的纸档案遗失，也会在一定程度上降低损失。另外，纸质档案由于其载体的易损性导致对其管理与运用具有一定的局限性，而电子档案可以提高档案的运用与管理效率。
（二）方便档案的及时归档。计算机技术可以保证档案的及时归档，各个部门只需要将收文与发文输入计算机，并根据权限在网络上分级传阅这些文件，并加注处理意见，到年终时只需向档案室移交一份分类组卷清单，就可以完成档案的归档。
（三）可以降低工作成本。传统的纸质档案管理方式，需要较长的工作周期，而且用人较多，工作环节繁琐复杂，消耗了大量的人力与物力。而如果在档案管理工作中运用计算机技术，就可以在计算机上直接对文件材料进行拟稿、核稿、签发，文件一生成可以对文件进行分类、立卷和归档，实现了文书处理与档案管理的一体化，降低了工作成本，提高了工作效率。
（四）有利于档案信息的共享。由于计算机网络的地点分布广泛，这就在无形中拓宽了档案运用的时间与空间，只要运用人员拥有一台连接网络的电脑，就可以在任何时间、任何地点查阅自己需要的档案信息。另外，通过运用现代计算机网络通信技术，建立计算机检索系统，可以将传统的脱机检索、联机检索方式发展成为智能网络检索，真正实现档案信息的网络化和共享性。
（五）现代档案的应用需求要求计算机技术在档案管理中的运用。传统的纸质档案与传统的档案保存与管理方式都给档案的搜索与应用带来了很大难度，让搜索与应用变成了一项繁琐而且效率低下的工作。现代社会信息更新快速，这就使提高档案应用与管理的效率成为档案管理发展的必然趋势，而计算机技术的快速发展就为档案管理提供了一种新方式，通过建立数字化的网络档案数据库，让用户可以通过申请权限而检索、应用档案信息，满足现代档案的应用需求。
二、计算机技术在档案管理中的一些具体运用
（一）建立电子数字档案库。对传统的纸质档案进行电子化，就可以实现档案资料与信息的数字化，形成电子档案资源，然后对这些资源进行规范、整理，建立规范统一的档案录入、存储格式，使档案信息以数据库的存储形式存在，形成电子数字档案库。
（二）建立电子档案管理运用系统。在建立规范的电子数字档案库后，必须要建立专门的电子数字档案库管理运用系统，从而实现电子数字档案库的有效运用。
（三）建立电子数字档案库联网站点。电子数字档案库要想真正实现其运用价值和运用效率，必须将电子数字档案库联网使用，让拥有访问权限的用户可以不限时间、空间的进行运用，因此可以建立电子数字档案相应的网站站点和信息页面，提高电子数字档案库的运用与共享性。另一方面，在电子数字档案库公开与共享的同时，必须建立相应的档案信息管理系统从，而严密保障电子数字档案信息的安全性，并规范档案库用户的行为。
三、计算机技术在档案管理中运用存在的问题
（一）档案管理人员整体素质有待提高。档案管理计算机信息化建设不仅要求档案管理人员精通传统的档案业务，还必须掌握自动化的计算机技术。档案管理部门目前十分缺乏这种既懂档案管理业务，又精通计算机技术、网络技术和通讯技术的复合型人才。
（二）缺乏统一的网络化协调机构。由于受到我国档案管理的管理体制与运行机制的影响，大多数档案馆依然是采用封闭式的档案馆经营模式，其档案馆软硬件的购置以及电子档案数据库的建设都处于各自为政的低水平重复建设状态，造成了档案馆业人力、物力的严重浪费，也严重影响了我国档案管理自动化、标准化、信息化、网络化建设的进程。目前，我国尚缺乏一个统一的部门来组织、协调档案管理的网络化、信息化建设和档案资源的共享工作。
（三）电子数字档案信息安全问题日益突出。随着经济全球化、信息化、网络化时代的来临，以及互联网的开放性、全球性、动态性与共享性发展，使得网络用户都可以自由的连接因特网。将档案信息接入网络就必然会遇到非法的访问，目前的防火墙等技术面对黑客总是防不胜防，使得电子数字档案信息的安全收到了非常严重的威胁与挑战。
四、加强计算机技术在档案管理中运用的对策
（一）要重视档案信息存档的基础工作。电子数字档案库根据其档案的收集、处理、保管与运用等环节，在配置电子数字档案库的硬件时必须分考虑数字化的需求，在存储数据空间大小、图形运算能力、系统整体性能、系统兼容性等方面都要尽可能的满足电子数字档案库的基本运行。而且在电子数字档案库系统的开发过程中，要充分发挥档案管理单位与系统软件开发单位的有效合作，实现系统软件的合理设计，从而保障档案管理系统的长期发展。
（二）注重档案管理人才队伍的建设。档案管理工作已经从传统的劳动密集型向知识密集型转变，这就要求档案管理人员不仅要具有高素质的专业知识，还要求具有高超的信息管理技能。因此，在档案管理工作过程中，要加强档案管理人员的培训工作，学习档案管理专业知识的同时，加强计算机技术知识学习，提高档案管理人员的信息管理能力，加快档管理队伍信息化管理建设。
（三）加强电子文件的立法工作。只有加强电子文件的立法工作，用法律法规来确保电子数字档案信息的法律效力，保证电子数字档案信息的真实性、关联性与凭证性，从而保证电子数字档案信息的法律效力。
（四）继续做好传统档案管理工作。在未来的一段时期内，必须保证传统纸质档案与电子数字档案的“双套”保存，将传统纸质档案以文本方式进行备份，将电子数字档案信息以影像的方式进行备份与传递，并由档案主管部门制定完善、符合实际的现代档案管理制度，从而可以有效保障档案管理案技术化、网络化、信息化建设的安全和健康、有序的发展。