关键词高校新校区基建档案管理
中图分类号：G647.文献标识码：A
一、高校新校区基建档案管理存在的问题
高校基本建设档案是高校基本建设管理和基本建设工程项目的历史凭证，是竣工交付使用的必备条件，是学校基础设施新建、扩建、维修、危房鉴定、办理房产证、处理工程质量事故和调解经济纠纷等的重要依据，是学校档案的重要组成部分。但是，有些高校对基建档案的重要性认识不到，使得学校基建档案管理出现了很多问题，主要表现为：档案管理人员缺乏工程建设方面的专业知识，未能对工程项目各阶段形成的档案材料及时检查指导，加之施工单位的资料员不熟悉档案工作规范、分类方法及收集范围，导致基建档案收集工作滞后、收集不完整并且案卷质量不高等问题。
二、如何做好高校新校区基建档案管理
近年来，随着高等教育的迅速发展，高校的迅猛扩招，使得各高校加大对新校区的投资力度，新校区基础设施不断增加，大量的基建档案也随之出现，因此，在新校区建设之初，规范化管理新校区基建档案对学校及档案管理人员具有重要意义。本文针对基建档案存在的问题，就如何做好新校区基建档案管理工作提出几点认识。
1、领导重视，提前对新校区基建档案工作进行规划，设立分室，专人专管。学校领导的支持，是做好基建档案工作的前提，领导应将新校区基建档案管理工作纳入议事日程，并确定由分管新校区建设的校长直接管理；同时应在新校区建立档案分室，做到工程项目在哪，基建档案就在哪，不仅可避免新校区与校本部基建档案运输导致的材料丢失，还可实现新校区基建档案与学生、财会等其他档案的集中统一管理；此外学校基建部门也要有一位分管档案工作的负责人与档案部门的专职档案人员，相互协作，密切配合，责任到人，保证基建档案工作的顺利完成。
2、建立完善的新校区基建档案管理制度，是保证基建档案齐全、完整、准确的重要前提。在制度中要突出强调以下几点：
（1）完善基建档案的收集制度。一方面，扩大基建档案收集范围，不仅要收集工程项目产生的纸质档案，还要收集项目各阶段形成的不同载体、不同形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的整套电子图纸档案；另一方面，做到基建档案与基建项目同步进行。首先，理清学校基建部门、施工单位和设计单位各自的职责及归档范围，如基建部门要及时收集项目前期准备阶段形成的立项审批、可行性研究、施工许可证等档案资料；其次，学校档案部门要提前介入到工程项目建设中，保证学校基建档案工作一开始就与项目建设同步；基建档案收集工作与项目施工同步；基建档案移交与工程竣工验收同步。
（2）规范基建档案移交制度。各分包单位将档案资料收集齐全后，应根据基建文件形成规律，保持其有机联系，进行整理，按照工程项目阶段性进行组卷，并提交总承包单位汇总后，经基建部门审核通过后向基建处移交，再由基建处将项目前期准备、施工、竣工验收所有档案文件移交到档案馆，严禁施工单位直接向档案馆移交。
（3）利用保证金约束制度，保证归档齐全完整，提高基建档案案卷质量。在基建部门与施工单位签订合同时，就应把基建档案归档工作列入合同中，坚持基建档案工作与工程立项、建设、竣工验收同步，若竣工档案不合乎要求，将不予验收，并予以经济处罚。
3、加大对基建档案工作的经费投入。一方面，要加强基建档案管理设施的建设，为基建档案提供专门的保管场所，并为其配备标准的防火、防盗、防虫、防潮、防腐蚀设施。此外，要配备专门的档案管理现代化设备，如计算机、打印机、复印机、扫描仪等。另一方面，档案工作人员要不断学习档案及基建方面的专业知识，熟练掌握基建档案的归档范围及整理方法，并能通过现代化技术提高工作效率；档案部门要定期对学校基建部门和工程项目设计、施工、监理部门的兼职档案员进行业务培训，提高基建档案案卷质量，做到归档文件为原件，且字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。
关键词：人事高校人事档案有效管理
所谓人事制度，主要是指政府人事部门的人才交流机构根据国家有关政策法规，接受用人单位或个人委托，代为管理单位或个人的人事管理业务。当年国家人事部提出“人事”是人事管理改革的一项举措，也是为了适应社会发展需求而推行的一种新型的人事管理社会化方式。目前，许多高校正逐步建立起以人事关系和人事档案管理为主的人事机制，但在执行程中存在一些诸如机构与被高校间职责不清，相关的配套措施及管理不完善等问题，在一定程度上制约了高校人事档案管理工作的发展，这是高校人事档案管理工作需要思考的话题。
一、人事制下的高校人事档案管理内涵
人事制与高校人事档案：高校在适应社会发展的过程中，对新聘任教工的人事及档案关系由人才交流服务机构代为管理，高校与个人建立聘用关系的一种人事制度，具有灵活多变的用人机制。实行人事的人员在聘期内，高校依照聘用合同有关规定对其进行管理，解聘或不再续聘的转回人才服务机构，脱离与学校的关系。它的最大特点在于实现人事关系管理与人员使用分离，高校在聘任合同的约定下享有人才的使用权，承担相应的因使用人才而产生的按劳付酬、考核奖惩等义务，逐步使人才的使用权和所有权分离，把原来由单位承担的社会责任从本单位中分离出去，走向社会化管理。而在高校推行人事制度下的人事档案管理，旨在减轻高校有关人事的事务性工作负担，消除新接收人员对单位的依赖，以实现高校用人的自主权，尤其可以帮助解决高校在人才引进、毕业生接收、职称评审、人事档案管理、人员编制、户籍挂靠等方面遇到的问题；是为深化人事制度改革，增强高校生机和活力，而实行的人事制度，也是高校制度改革的一项重要内容。
代管的高校人事档案内涵：完善的代管档案主要有：干部履历和自传、鉴定和考核、学历和评聘职务、政审、党团、奖惩、工资、任免调动等十大类，根据用途分：如民主政治类：入团入党入伍，组织鉴定、考查考核，职务任免、奖励惩处、品德作风、业务能力、工作表现等；学历学位类：履历、自传、学历、学位、学籍、出国访问、进修培训等；专业技术类：职称评定、论文奖励、成果专利、科研成果等；社会保障类：如工资晋升、福利待遇、选举评优、购房和住房公积金、合同与协议等；教育卫生类：如学籍学位、履历、自传、计划生育、保健医疗等；安居乐业类：如房屋权属、婚姻和户籍、家庭成员、社会关系、、弃档与出国等保障权益的档案；民主党派类：各类任命、出国访问、代表登记等等；它们与被代管人的利益息息相关，是在他们在不断成长中产生的新生资源。
代管的高校人事档案性能：代管人事档案是高校“察民情、解民忧、维民权”的重要资源，具有较强的查考性、严肃性和权威性，她可用“凭据”帮你寻根溯源，用“数字”为你排忧解难和去伪存真；在个人的“成长发展、生老病死、衣食住行”中几乎都离不开它，如工资档案可核实工龄等，学籍和房产档案可办就业手续和确定房产权，婚姻档案可办购房贷款、遗产继承手续；又如晋职晋资、进修培训、医疗保险，产权公证，寻校友、求佐证等，都可显示它的“威力”，尤其在当今凭证作用和法制效应越来越凸显的年代，是一种难以估量的信息资源、文化资源、特色资源和效益资源。
二、人事制下的高校人事档案管理现状
近年来，随着高校各类档案资源的整合，档案馆就成为了人事档案的管理主体。高校实行人事制度后，人事档案管理主体实际上分成了两个部分，一是由学校档案馆对传统体制下的教职工档案进行管理；另一部分被租赁聘用的教工档案由当地人才交流服务中心进行管理，当一大批租聘者长时间被正式聘用后其档案才能转至校档案馆，期间有的需要相当长的时间才能被正式聘用，长时间被代管的档案都是人事机构管理，但的人事档案在管理存在不少问题。
1．机构与高校管理职责不清
制度的不健全和管理的不规范，使双方职责不明确，操作中容易失误；如机构侧重一般的接收保管和存放，重接收，轻管理，在接收材料时基本不审不看、不按章归类，不及时装订，更本谈不上整理和装卷，以及目录信息的著入等管理，出现代管的人事档案大多以原有结构状态存在，组卷较散乱，管理有失严肃，既使丢失了也无依据；同时，档案在未正式传入高校时，高校档案部门又不可能去查询和监督，以及查缺补漏，更谈不上及时进行标准化和现代化管理，转来的材料没有电子目录信息等，最基本的管理水平都未达到，致代管档案的质量受到影响。
2．代管的人事档案内容不齐全
人事档案的内容是随着个人成长在不断增加、是处于动态状，需要连续不断地补充与更新，才能真实地反映其现实面貌，但有的档案内容的补充和收集较缓慢，如人员在工作中形成的业绩考核、职称考评、继续教育、晋职晋资等材料十分丰富，收集缓慢影响了档案的查阅和利用；又如形成材料不齐全，如有的过去虽然是招工或转干、升学或晋职，但档案中无记载，有的材料无审批意见及个人签名等；还有的因多次调动或重新建档，出现了部分档案缺失等，减弱了凭证和依据功能；还有的组织考核、评鉴材料不全，在一定程度上影响对其本人的全面了解。
3．代管的人事档案材料不连续
高校接收或拟引进的人员即便是租赁制，对学历的要求最低也得在硕士以上，因此，学历材料是收集重点，如自高中到博士学历的原始材料，应具有报考表、入学登记表、学籍表、毕业生登记表或鉴定表、授予学位审批表等，但代管期间材料收集的不及时，致许多材料连续性不够。
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4．代管的人事档案查阅不方便
高校组织和人事部门在需要查阅代管档案，或各党支部办理入党或预备党员转正事宜、例行人事调查等时，需经由高校人事部门到机构去代为借阅或开具证明后自行前往查阅；或代管的个人在报考硕士、博士、评定职称、办理户口等需依据档案材料开据证明等，都需反复要走多个流程才能办成，利用起来极为不便。同时，高校人事部门对代管者的档案是先收集和整理，再不定期集中转递至机构，转递中易致档案实体损坏或散失，影响代管档案的管理和查阅质量。中国
三、人事制下的高校人事档案管理对策
档案管理工作是一项政策性、专业性很强的工作，双方管理机构不仅要规范管理，重要的是强化管理意识，熟悉和掌握人事档案管理技能，不断拓展和延伸服务功能，搭建交流沟通的平台,营造和谐工作环境，为双方提供优质、方便、快捷、高效的服务。
1．优化人事档案的服务环境
为促进人事制下的高校人事档案管理和服务效能，要及时完善更为科学合理的人事档案管理职责，提高双方档案管理者的政治和业务水平，要求他们不仅要有“一专多能”、爱岗敬业、精通业务，具熟练掌握人事档案材料的收集、研究、鉴别、分类、编排、归档、保护各个环节的技术，而且还要掌握自动化、信息化、网络化的知识和技能，提高档案管理技术水平，优化人事档案管理的服务环境。
2．规范人事档案的管理程序
高校与机构之间须加强沟通、协调工作，制定出切实可行、操作性强的具体程序和措施，同时，高校要积极配合机构做好档案材料的收集工作，机构也不能仅仅停留在档案保管上，双方都要做好协调工作，着力解决职责不清、范围不明、关系不顺、程序不规范、运行机制不畅、信息反馈不及时等问题，制定严格的合同，明确各自的职责范围、可操作的措施、具体工作程序以及各个工作环节间的运行机制等,建立健全包括材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查(借)阅、转递等规章，机构要按程序做好代管档案的收集、整理、保管、利用等工作，而高校也要积极地对代管人的学历变更、职务、职称变动、工资调整、及年度考核等材料进行初步的整理，并及时完整地转交给人事机构，使代管人事档案管理逐步实现规范化管理。
3．做好人事档案的收集整理
全面和及时地收集材料，是档案工作的重中之重，对每年新形成的材料针对性的收集和整理，如晋升、晋职、考核、任免、各种奖惩、出国访问、离任审计等材料，增强全程跟踪意识，认真加工甄别，鉴定取舍，力求真实完整，手续完备，严格把好归档材料质量关；机构与用人单位要注意沟通信息，方需及时把握材料形成的规律，掌握材料的来源和环节等，了解材料中经常出现的问题，主动与单位或个人取得联系，高校力争在材料生成之前给予指导和督促；及时建立健全人事档案信息交换联系制度，建立人事档案材料收集网络，机构把需归档材料的内容及范围以书面形式发到用人单位，定期联系，用人单位对人事材料及时收集、鉴定、登记，年终和机构进行档案移交，以确保代管人事档案材料的真实性、权威性、完整性、长期可读性。
4．拓展高校档案部门的管理功能
高校档案部门不仅要承担起传统的人事档案管理的职责，而且还要成为人事制度下人事档案管理和利用的枢纽或中转站；因此，高校人事部门需要在每年新进人员之后将即时更新的名单及时转给档案部门；在人事档案材料产生后，档案馆及时对人事处移交的人事档案材料进行分类和整理，并将人事制度下的人事材料及时向“中心”进行移交。同时，在业务上加强沟通，及时了解所在高校的人事档案情况；在人事档案材料产生后，档案部门对方移交来的人事档案及时进行整理和著入，集中统一管理，提供系统性、完整性的档案服务。
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5．建立代管人事档案信息管理体系
机构应及时建立代管人事档案的信息化管理，与高校建立系统的信息连接，实现信息共享，用人单位可以借助网络平台，快捷方便地查阅本单位所属人事人员的电子档案，并要有选择地对代管者的自然情况和基本信息等进行录入和采集，如晋职晋资、考察考核、培训教育、学历学位、职称职务、工作简历、家庭成员、社会关系等，通过分类加工、有序整理，使之成为完整的人事档案信息系统模块，但信息采集工作须建立在组织人事部门审核确认“三龄一历”的基础上，确保信息的准确性和唯一性；强化日常管理效能，建立查询、借阅、统计、分析等的现代管理体系，以便最大限度地满足高校对有关人事档案信息的需求。中国
在人事制度下，高校人事档案工作面临新的机遇和挑战，需要尽快形成与其相适应的人事档案管理的模式，明确职责、规范管理，发挥人事档案制度的优势，使人事档案在高校培养人才、使用人才中发挥更大的作用。
参考文献：
1张晓黎．高等学校实施人事制度的思考[j]．科技情报，2008（3）
2蔡颖．论网络环境下高校教工人事档案管理[m]．源于实践服务全局，中国档案出版社，2008.8
【关键词】外事档案；重要性；管理
高校外事档案管理乃是高校档案管理实体分类中的一类，主要包括外事工作管理和外事活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体等。
高校外事档案要收集的内容包括双方合作协议，备忘录，纪要，总结等相关重要文字材料。同时还有双方交流合作过程中形成的录像，影像，图片，电子信息等资料。也包括相互赠送的一些具有保存和纪念意义的实物等。加强对这些档案资料的收集、整理和使用，也体现了学校合作交流工作的水平，其重要性不容忽视。
社会各方面的迅猛发展使得上至国家下至学校都为不断充实自身的实力而寻求国际间的交流与合作，全球一体化的步伐更成为了形式多样，类型繁多的国际交流与合作的推动力。
高校外事档案已成为现代高校档案管理中十分重要的内容之一，它可以反映高校合作交流工作的概况和水平，对学校的建设和发展起着积极的作用。
高校外事档案可成为连接各合作单位，团体，个人的桥梁，是双方开展具体合作与交流工作的重要依据和见证。对加强与推进高校与合作交流方的进一步合作与交流具有十分重要的作用。
一、高校外事档案的重要性
改革开放20余年来，随着我国对外开放的深入开展，随着信息时代的悄然来临，随着国内高校间强强联合和不断扩大的对外交流与合作，高校外事档案的重要性也日渐凸现出来。由于其自身固有的特殊性，外事档案的管理已越来越受到各方面的高度重视。国家教育部在高校外事工作的基本原则中明确规定：外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用，外事档案工作必须纳入学校外事工作计划和管理制度中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到布置、检查、总结外事工作同步进行。
过去的外事档案管理更多的是把档案管理工作看作简单的资料保管，而档案管理者更象是仓库保管员，他们仅进行基本的归档材料收集整理，工作缺乏能动性。所以其工作方式和管理方式都显得极为被动，档案资料的信息、情报价值和使用价值几乎没有体现出来，更逞论大范围地开发利用了。这样，投入了大量人力、物力、财力进行收集处理的信息资源悄无声息地被流失和湮没，造成了巨大的资源浪费。随着社会更加开放、更加快速地发展，传统的管理方式已不能适应今天的社会需求。
高校的外事档案管理是高校档案管理的“特区”，是高校外事活动及对外发展的中枢。高校外事档案管理工作的成功与否，直接影响到外事工作水平的高低，影响到学校在国内外的知名度，影响到学校科研的发展及教育工作效率的提高，影响到学校教职工和广大学生面对全球范围竞争的心理和目标定位，影响到学校掌握国际、国内的科学动态并及时调整自身的发展战略等等。总之高校外事档案的工作技术、管理开发方式和管理水平的提高对高校的全面发展至关重要。
二、高校外事档案的技术化
做好高校外事档案工作除在思想认识上引起足够重视外，还应注意在实际工作中的技术支持。高校外事档案工作应以建章立制、规范管理为基础，以先进技术科学管理为条件，以情报收集和服务群体为核心。在目前建章立制、规范管理已基本完成的前提下，如何应用现代技术科学管理以服务于群体具有重要意义。
首先，引入信息网络技术已成为当务之急，把简单的外事档案管理发展成档案、信息、情报的管理系统就使这项工作本身有了更广泛的外延，把死的资料变成了活的资信，从而赋予它更大的社会价值。现代信息技术是以数字化、高速化、集成化和智能化为发展趋势的。计算机作为办公用具可以大大提高档案管理中的资信容量和办公效率，在此基础上建立的网络系统可以快速查阅各种类型的资料，这对现代化外事档案管理来说是不可或缺的。同时，学校的教职工和学生也可以利用该信息资源与外界进行沟通和交流，一了解最新的科技、教育、研究等方面的发展动态，为自己工作和学习做准备。利用好外事档案工作管理系统，一方面可使学校内部的管理组织机构间能相互协调，利于领导层的垂直管理；另一方面则可在国内外高校间起到横向联合的作用，容易做到取长补短，对学校建设、人才培养、科学研究产生积极的贡献。此外，我们还要注重对公开交换的信息资信做好认真地筛选，注意机密文档的保密工作等等。
三、高校外事档案的国际化
在高校国际化过程中，高校的外事档案起到了举足轻重的作用。高校国际化给外事档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。
高等学校国际化进程的推进，需要高校从外事档案的管理内容、方式和管理人员的素质水平方面加以改进及提高，为提高我国高等教育的现代化水平，促进我国高等教育体制的变革与创新等提供有利条件。
四、高校外事档案的电子化
随着高校外事工作的日益频繁，外事档案的数量随之增加，内容也日趋丰富。档案载体更加多样化，电子文件已成为档案载体中的新成员，如何有效地对电子文件进行保管和利用，是档案工作人员不可回避的问题。
建立健全档案信息化管理制度。明确各方面的职责要求，使每一个参与人员负其分工范围内的责任。建立和执行科学的归档制度，归档时应检查电子文件内容是否齐全完整，真实可靠。建立和执行严格的保管制度，归档电子文件应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子文件应作写保护处理，使之置于只读状态。加强对电子文件利用活动的管理，电子文件入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用。
加强对外事档案信息化管理人员的培训。明确具体管理措施，不断地提高电子档案制作者和管理人员的责任心，树立一丝不苟的工作作风，培养精益求精的技术水平是保证电子档案原始性、真实性的根本措施。
利用网络平台，搞好高校外籍专家、教师档案的管理工作。
建立外籍专家、教师个人信息的网络档案，省内各高校间可通过网络档案索取满足自己要求的外籍人才。方便、快捷、时效性强。几所高校还可共同聘请相同类型的外籍专家、教师，实现人才共享，避免人才资源浪费。