关键词：档案；管理；信息化；建设；攻关
1高校档案管理信息化的内容及意义
高校档案管理涉及多个相关学科，诸如计算机、网络、管理以及信息等。高校档案管理信息化建设的主要内容包括基础设施建设、应用系统开发、档案信息资源整合、标准规范以及安保体系等四个方面的建设。
1.1基础设施建设和应用系统开发
档案管理信息化建设的基础设施涉及硬件和软件两个方面。其中，应用系统的开发作为软件支持存在，其基本要求是软件操作简便，易于广泛推广，具备组卷、分卷、维护以及查询等多种功能；管理界面友好；软件可及时更新，修补漏洞；较高的兼容性。
硬件建设需要同时考虑以下三个问题。首先，数字化校园与数字档案和数字档案馆的建设同步，其次，将存储和备份电子文件的相关硬件设备作为内部局域网建设的重点，第三，提高本地备份及存储电子文件的硬件配置，建设异地备份设备及网络。
1.2档案信息资源整合
高校档案信息资源的整合需要注意以下几个方面的问题。第一，高校各单位档案部门收集并归档已有的电子文件，及时录入信息数据库，避免资源的流失；第二，对将要接收的电子文档提前做好准备工作，包括组织、技术和人员上的准备，建立数据中心，统一接收和管理高校各单位信息资源，开通检索服务；第三，建设档案网站或者数字档案馆，成立数字化服务中心，为各单位提交信息提供高效服务。
1.3标准和规范的制定
高校档案管理工作的重要职能之一是制定和完善标准、规范，其依据为《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》等相关政策法规。建立的规范和标准需要满足实际需求，能够科学的指导高校档案管理信息化建设的全过程，确保信息化建设、管理和运作过程有章可循，保证规范化、标准化以及制度化的档案管理信息化建设大方向不变。其主要职责为高校电子文件信息采集、管理、存储格式标准、执行细则等标准与制度的建立；制定电子文件归档、整理、公布、利用的格式要求和工作规范；建立和完善电子文件保管、存储及安全利用的制度等。
1.4安保系统的建设
信息安全是档案管理工作首先需要确保的重点之一。安保体系的建设主要包括计算机网络等硬件安全系统的建设，同时还包括内外网隔离、网络防火墙、文档加密、访问控制、用户访问认证以及网络密钥的管理，双管齐下，确保数字档案系统信息传递的安全。
2高校档案管理信息化建设的现状及问题
2.1高校档案管理信息化建设的现状
2.1.1基础设施薄弱，管理手段老化
目前国内许多高校在信息化基础设施建设上投入力度不够，用普通计算机代替专业服务器，在管理方式和方法上也一直沿用传统的管理手段，效率低下，缺漏较多。虽然在一定程度上利用了计算机存储和网络技术，但是并未形成一体化的系统。生成与接收电子文档，是高校档案管理系统的基础功用，但是目前的现状是高校档案管理的软件与配套程序建设速度慢，管理不科学，制约了信息化建设的步伐。
2.1.2档案管理方式落后、档案结构不合理
从目前的档案管理方式来看，从业人员缺少科学化管理的培训，多数从业者并非档案专业，专业知识匮乏，没有系统、科学的档案管理知识，对已有管理系统掌握不够深入。
从档案结构来看，目前多数高校关注的档案类别多为纸质，而对视频、音频以及其他实物档案的关注不够。而且从档案涉及的方面来说，多为教学、会议以及其他文字记录的档案，而对设备、基建档案，以及高校日常工作中的档案记录较为缺乏。此外，档案收集工作滞后，不够全面，导致了档案可复用性差，利用价值较低。
2.1.3高校档案管理开发利用率较低
目前，高校档案管理仍旧受到传统档案管理理念的影响，重保管轻利用，已经收录的档案资料无法惠及教职工与学生，利用效率低下，档案因此失去了应有的参考价值，导致高校档案资源的极大浪费，长此以往将会形成恶性循环，极大的影响档案管理工作的可持续发展。此外，档案利用的垄断局面仍旧存在，高校档案多数被行政人员利用，同时还有一部分科研人员，虽然目前各大高校已经致力于扩大档案利用人群，但是力度仍旧不够，同时宣传乏力，没有对宣传形成有效的纵深，因此收效甚微。如何打破传统的档案管理模式，改变落后的管理理念，推广先进、科学的管理方法，是档案从业人员需要认真考虑的问题。
2.2高校档案管理信息化建设进程出现的问题
2.2.1投资规模大与资金来源少的矛盾
档案信息化建设需要大量的资金作为后盾，其建设速度受到资金来源及稳定性的制约。信息化建设中基础设备的投资包括服务器、交换机、扫描仪、微缩设备等，这类设备需要大量的资金来购置。此外，内部局域网的建设，光纤接入以及购买带宽，购置、维护软件以及进行安全防护等，都需要资金支持。电子产品高速的升级换代和较短的生命周期也导致了大量资金的投入。但是由于资金来源较少，筹措困难，两者的矛盾日益激化，影响信息化建设的发展。
2.2.2建设任务重，进程缓慢
高校档案信息化建设的任务中，第一，需要对现存的档案资源进行处理，利用扫描、微缩等手段，将之数字化；第二，对数字化的文档按照档案管理标准进行分类整理，并录入数据库，便于检索和利用；第三，建设网络应用平台，给用户提供远程服务；第四，采用隔离技术，应用数据备份和加密对档案进行保护，防止来自网络的恶意访问，避免由于工作人员误操作而导致的删除、修改等，确保档案信息的安全以及可用；第五，不断升级管理系统的同时，要对现存电子文档进行升级转换，确保其可用，避免电子档案资源的损毁；第六，由于档案管理信息化建设进程的繁重任务导致其不可能在短时间内完成，因此对于档案管理人员来说，除进行数据化处理与维护外，还要对现存的纸质文档进行妥善的保管和处理，工作量较大，任务繁重。在档案管理信息化建设完全完成，并纳入档案工作运行管理体制之前，如果文档复制、扫描等技术没有较大发展，财政投入没有较大突破的前提下，这个过程将持续数年时间。
2.2.3队伍建设要求高与人才缺乏的矛盾
档案信息化管理人员需要具备新的思想观念，扎实的专业知识和技能，较高的写作水平以及综合素质。需要的人才类型是有熟练的计算机技能、网络安全技能、获取以及运用情报信息的能力、档案专业知识丰富的复合型人才。档案信息化人才引进的主要阻力首先是体制问题，难以引进有效的竞争手段，其次是冗余人员多，导致工资待遇普遍较低，难以吸引高层次人才。老面孔，老方法，效率低下，进展缓慢，是目前档案部门工作的现状。
2.2.4应对环境变化能力差，服务方式转变困难
由于长期以来的档案管理模式与管理理念影响，当前高校档案管理普遍表现出思想陈旧、不思进取的现状，抵御外来风险能力较差，缺乏核心竞争力。这种档案管理模式在信息化背景下已经不再适用，信息化背景下的档案管理以用户的需求作为主要目标，需要从业人员真正更新、转变服务理念，拓展档案管理的服务业务，提高服务质量。
3加快档案管理信息化建设的策略
3.1加快统一标准建立，统一管理
建立统一标准，有利于不同高校系统之间资源的共享与整合，同时也有利于对整个集成系统进行安全保护。系统可以按照标准进行相应的操作，提高系统可操作性，同时避免由于标准不一致而导致的系统内部漏洞等安全问题。该标准的制定由信息化部门进行安排、实施，保证接口以及底层设备和数据格式等的一致性，避免数据冗余和资金浪费现象。
3.2应用现有系统，整合信息资源
各高校应当以现有的应用系统作为基础，对校内各二级单位施行统一标准管理，以实现数据一次采集，长久利用的目的，节省人力物力和财力。第一，规划建设校级信息数据中心，整合各单位分散的资源，统一数据采集格式；第二，提高硬件水平，统一底层数据库以及相关接口，实现数据共享，加大应用系统投入。这样可以有效避免硬件的重复建设等问题的发生。
3.3加强安全保护体系的建设
信息安全问题包括两个方面，从技术层面来讲，各高校应当建立有效的用户认证机制，访问准入机制以及安全加密机制，应用各种硬件保护和软件保护技术对系统实现安全保护；从管理角度来考虑，首先应当健全管理制度，提高管理人员实施、监督等方面的警觉性，定期巡检、实时监控，明确各部门职责和相关负责人，定期进行安全培训，提高工作人员解决问题的能力；另外还应当建立应急反应体系，在发生网络安全事件时，能够及时、有效的进行处理，从问题的发现、处理以及事后补救等多个方面进行全方位考虑。
3.4变革组织机构，健全人才引进机制
变革现有的比较陈旧和落后的组织机构，对于加快档案管理信息化建设具有重要作用。新的组织机构和人才引进机制应当具有以下几个方面的优势。首先，能够充分调动基层工作人员的工作热情，使其能够将创造性的想法实施，增加部门工作活力；其次，分工明确，责任到人，各部门各司其职，提高系统整体的工作效率；第三，有利于人才的引进以及留用，组织机构的变革能够为部门发展带来新的活力，能够吸引高端人才的留用，有利于壮大人才队伍。
4结语
高校档案管理信息化程度是高校教学质量、学术水平以及管理水平的体现，也是构建数字校园的关键所在，是信息化社会给高校档案管理工作提出的必然要求。各高校应当积极建设统一标准，整合校内资源，加快建设信息化的档案管理系统，变革陈旧的思想观念与组织机构，提高竞争力，适应新环境下的变化，努力实现其标准化、制度化、科学化、现代化的高校档案管理信息化建设目标。
参考文献
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[关键词]历史档案；数字资源体系；集体记忆
历史档案承载国家、社会和组织的集体记忆，是历史研究的基础和“第一手资料”。档案数字资源体系建设能够提升历史档案资源管理的集成化和流程化[1]，同时能够提升历史档案的利用效率，为历史研究、文化传播提供基础条件。
一、我国历史档案数字资源建设体系的必要性
1.历史档案资源是国家和社会集体记忆的重要载体
档案作为社会各项活动的原始记录具有构建人类社会记忆的作用和价值。档案承载了组织、国家和整个社会的历史记忆[2]。档案是社会记忆的重要载体，档案记录了某个历史行为或事实的发生过程，档案与档案之间的联系则能反映出某一时期组织或者国家的全貌，能够最大程度地描述当时的历史过程。历史档案资源的重要作用要求从保存和传递社会记忆的高度来看待档案管理活动。
2.数字资源体系的建设有利于对我国历史档案的深度开发利用
在社会发展过程中，档案的载体形式丰富多样。由于不同时期条件的限制，档案的载体也各不相同。大多数历史档案都以竹简、布帛、金属等固态的形式存在，这在充分还原历史原貌的同时，也给档案的开发利用造成了较大的难度[3]。首先，传统载体的档案在传播上受限于客观条件，不便于远距离传输和利用。其次，基于档案保护的需要，历史档案的复制受到较大的限制。
历史档案数字资源体系的建设则能克服传统载体的档案在保存、传输和利用等方面的弱点，将历史档案进行数字化处理，便于不同的利用者在不同时间、地点方便快捷地利用档案资源[4]。建立全国范围内的历史档案数字资源体系，能够更好地提升历史档案的利用率和利用效果，在节省利用成本的同时，加强对原始档案的保护。
3.历史档案数字资源体系的构建将进一步完善我国档案资源建设
历史档案是我国档案资源的重要组成部分，是民族、国家和社会的历史记忆的重要联结，在国家档案资源中处于核心的地位。构建历史档案数字资源体系能够完善我国数字档案馆建设，对促进我国档案事业科学发展具有重要的推动作用，同时能够进一步完善国家信息化建设。
二、我国历史档案数字资源体系建设存在的问题
1.管理制度不健全
从全国层面上来看，缺乏国家级历史档案数字资源体系建设办法与方案。历史档案具有稀缺性、不可再生性等特点，在进行历史档案数字资源体系建设与数字化开发时，更需要制度上的保障。目前，《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》中仅对档案的保存和开放问题进行了统一规定，对档案数字资源建设问题并没有详细说明。
管理制度和标准的缺失这一问题已在各地历史档案数字化和数字历史档案馆建设的过程中显现出来[5]。由于各部门在进行历史档案数字化时缺乏统一规划、标准不统一，历史档案无法得到有效保护。在历史档案数字资源建设和开发难度较大，因档案保护问题无法得到有效解决而进展缓慢甚至是搁浅。因此，从面向服务的角度出发，采用前端控制原则，在建立历史档案数字资源体系之时，根据不同的档案类型、载体类型设定数字化标准。在历史档案数字化的基础上，为已有的历史档案信息制订标准的信息交换格式，提供转换手段，可以将信息转换为标准的交换格式在网络上传输或存入可移动媒体，这样才能为国家层面的历史档案数字资源建设打下基础。
2.数字化程度不高
我国历史档案数量非常丰富，分别保存在全国各级档案机构及博物馆、文化馆等其他文化机构中。、如中国第一历史档案馆保藏1000余万件明清档案，截至2013年8月底，，扫描档案图像约142万件，数字化程度约为14.2%[6]。四川省档案馆就保存着最珍贵、最完整的清代巴县地方政权档案11万卷以及民国档案45万卷，但数字化程度并不高[7]。
我国拥有丰富的历史档案资源，但目前绝大多数历史档案由于各种原因处于濒危状态，如不及时采取有效措施对其进行数字化处理，很可能造成人类记忆的断层，在一定程度上影响我国历史文化的多样性和完整性。
3.历史档案管理系统建设标准缺失
与其他类型的档案相比，历史档案更具特殊性。历史档案不仅具有作为凭证还原历史事实的功能，而且由于其年代久远具有载体上、内容上、形式上的特殊性[8]。如，大多数历史档案都是纸质载体的传统档案，且由于语言文字的变化这些档案的内容常常难以辨识。历史档案在载体、内容、形式上的特殊性要求其档案管理系统也应当具有一定的特殊性。在国际档案管理系统标准和中国档案管理系统标准中，几乎没有针对历史档案的条款。
标准的缺失会给历史档案管理带来较大难度，同时也不利于对历史档案的开发利用。在对历史档案进行数字化处理的过程中，难以构建有效的元数据体系，对历史档案进行元数据的获取和管理。同时，因缺乏统一的功能需求标准，历史档案管理系统的升级和扩展成为明显的难题[5]。不同系统中所规定的数据类型和数据接口不同，在进行历史档案管理系统的数据迁移、备份过程中，很难实现各个系统的有效兼容。
4.数字资源体系中开放与保密程度难以把握
部分时期的历史档案因其年代、所涉事件具有一定的敏感性，因此需要在利用过程中加以控制和保护。自民国时期以来形成的历史档案具有一定的政治性，同时部分档案中可能会涉及当代人的个人隐私。因此，在历史档案开发利用的过程中需要进行采取的保密措施[9]。历史档案开放利用的迫切性与保密的诉求的矛盾为历史档案利用带来了较大的挑战，这也是建立历史档案数字资源体系的一项关键难点。
数字化环境下历史档案的利用率、利用速度都得到了极大程度的提升[10]，而且难以对数据库中的每一份历史档案的保密要求进行审核，因此很容易产生泄密的问题。在历史档案数字资源体系建设过程中，需要对所有档案进行详细的密级设定，这无论在内容的辨识上还是在密级设定的工作量上都存在巨大的难度。开放与保密之间的矛盾以及它们所带来的问题影响了历史档案数字资源体系的利用模块，不利于对历史档案进行深度的开发和探索。
三、完善我国历史档案数字资源体系的对策
针对以上我国历史档案数字资源管理、利用等方面的问题，可以从法律制度、内容建设、标准建设、保护机制、密级设定这几个方面提出完善我国历史档案资源利用体系的对策。
1.完善针对历史档案的法律体系和管理制度
要建立历史档案数字资源体系，必须以有效的、完善的法律制度作为保障和依据。因此，完善我国档案法律体系中关于历史档案的条款，以及构建有效的历史档案管理制度，成为建立历史档案数字资源体系的基础性环节。完善历史档案相关法律体系和管理制度，需要从以下几个方面入手：
首先，在《中华人民共和国档案法》中加强对历史档案管理进行规范，增加对全国范围的历史档案工作具有指导功能的条款。《档案法》是我国档案领域中的基础性法律，是开展档案业务的法律依据。在《档案法》中明确对历史档案管理的规定，使得历史档案数字资源体系建设具有充分的法律依据。同时，在《档案法实施细则》中对具体的条款加以解释，使历史档案管理相关的法律更具可操作性。
其次，针对历史档案的特点，制定并实施历史档案管理的规章、条例。在《档案法》及《档案法实施细则》的基础上，制定相应的专门规章和条例，便于进一步规范历史档案工作，为历史档案数字资源体系建设提供更为细致的法律保障。
最后，完善各级历史档案管理制度，对历史档案的收集、鉴定、整理、著录、保存、利用等各个环节加以明确规定。与其他档案类型有所区别，历史档案在来源、形式、载体等方面都存在较强的特殊性。因此，各级档案管理机构尤其是历史档案管理机构应当完善内部管理体系，加强对历史档案数字资源的收集、保存、利用等方面的制度建设。
2.提升历史档案数字资源质量并丰富其内容
档案数字资源体系的建设离不开丰富的资源内容。内容是建立该资源体系的基础。中国第一历史档案馆自2008年5月停止提供在线查档的功能，我国大多数综合型档案馆也未能有效提供档案数字化在线查询的功能。这一方面受制于档案在线利用的制度和技术落后等问题，同时也受制于数字化历史档案的数量小、质量差等问题。建设历史档案数字资源体系，必须要提升其数字化程度和数字化的质量。
首先，开展历史档案数字化资源的收集和归档工作，同时加强历史档案的数字化工作。利用社会渠道收集历史档案的数字化资源，一方面能够丰富档案的来源，另一方面也能节省档案管理部门的数字化成本。同时，对于馆藏历史档案中具有重要参考价值、利用率较高的历史档案进行数字化扫描，以不断丰富历史档案数字资源。
其次，严格控制历史档案数字资源的质量。质量是历史档案数字资源体系的基础，也是该资源体系是否可信、可靠的关键所在。提升历史档案数字资源采集标准、采用先进的数字化扫描技术，是提高历史档案数字资源质量的有效措施。
3.构建历史档案数字资源管理系统标准
历史档案数字资源建设体系必然离不开历史档案管理系统的建设[10]。质量高、兼容性强、功能完备的历史档案管理系统对系统标准的成熟度依赖性也较高。规范系统建设标准可以明确历史档案数字资源管理系统的整理型需求、功能型需求等。其中，功能型需求可以结合历史档案自身以及管理的特点加以规范。
历史档案数字资源管理系统标准同时还应当包括历史档案元数据采集标准。对历史档案的系统化管理离不开元数据。因此，建立针对历史档案的元数据体系，能够提升历史档案资源在不同类型、不同级别系统中的兼容性。
4.建立历史档案数字化的保护机制
由于时间久远，历史档案十分脆弱，纸张等载体易于损毁、字迹易于消失。因此，需要对历史档案保护加以充分的重视，尤其是在对历史档案数字化的过程中，要保证档案载体、内容等不受破坏[11]。档案数字化主要是通过对档案的光学扫描形成图像的过程。在扫描过程中，光能会破坏纸张或档案载体的化学结构，造成档案载体脆化损毁、字迹褪色模糊等现象。在历史档案数字资源体系建设过程中，不可避免地要进行历史档案数字化工作，但需要从以下两个方面加强保护：
首先，建立数字化采集标准，增强数字化成果的兼容性和可重复利用性，尽量减少档案数字化的次数[12]。光能会对档案产生不可逆转的破坏。因此，减少数字化扫描的次数能够有效减少扫描对档案造成的破坏。同时，讲过系统、标准流程的数字化后的数字档案具有很强的重复利用性，而且不会因为重复利用给历史档案带来伤害。
其次，建立历史档案保护的问责机制，明确权责范围。在历史档案数字化造成的损毁中，很重要的一部分破坏来自于人为操作的失误和疏忽。因此，规范历史档案数字化流程，明确其中的权责体系，能够有效预防和降低人为原因给档案造成的损坏。
5.建立特殊历史档案的密级体系
历史档案数字资源体系的建设会增强档案开发、利用，提升档案传播效率。在这一数字资源管理体系中，应当更加重视对涉及国家秘密、组织秘密和个人隐私的档案加以保护。因此，应当针对特殊时期、与特殊事件和历史人物相关的档案进行密级鉴定和隐私保护，构建完善的密级体系。
首先，结合国家和组织秘密划定历史档案的密级。对于涉及国家秘密、组织秘密的历史档案，严格划定密级并设定时间范围，从而进行访问控制。如对于社会重大历史事件的档案，应当充分评估其密级，并限制访问。
其次，结合个人隐私保护的需要划定历史档案的密级。例如，民国档案对民国时期历史研究具有重要学术价值，应当加以开发利用。但是，这些档案中可能涉及当代人的隐私信息，对于该部分档案就要进行严格的保护，防止个人隐私被泄露。
四、结论
历史档案是国家、社会等集体记忆的重要载体，是解读历史事实、还原历史原貌的证据和依托。在数字化环境中，对档案的利用需求多元化、利用方式多元化对历史档案管理提出了数字资源建设的要求，同时利用技术多元化也为这一数字资源建设提供了技术条件。建设针对历史档案的数字资源体系，必须以健全的法律、政策、制度体系为保障，以历史档案资源内容为基础，以历史档案数字资源管理系统、数据标准体系为支撑，以密级体系、档案保护技术为防护措施。据此，建立可信、可靠、可用的历史档案数字资源体系。
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